施工企業(yè)信息管理與會(huì)計(jì)核算分析

摘要:文章結(jié)合施工企業(yè)的特點(diǎn)和管理要求,對(duì)內(nèi)部控制理論在施工企業(yè)的應(yīng)用進(jìn)行系統(tǒng)分析,在此基礎(chǔ)上,提出了施工企業(yè)事前控制、事中控制、事后控制等控制要素和多級(jí)(三級(jí))核算模式、集中(一級(jí))會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)設(shè)計(jì)與模式。

關(guān)鍵詞:施工企業(yè);信息管理;會(huì)計(jì)核算;多級(jí)(三級(jí))核算模式;集中(一級(jí))核算模式

中圖分類號(hào):TP311

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1009-2374(2009)19-0115-02

建筑業(yè)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的支柱產(chǎn)業(yè)之一,建筑施工企業(yè)是建筑市場(chǎng)的經(jīng)營(yíng)主體,擔(dān)負(fù)著向社會(huì)提供建筑產(chǎn)品的重任。但目前我國(guó)施工企業(yè)素質(zhì)的總體水平并不高,距離現(xiàn)代建筑生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的要求有較大差異,許多企業(yè)仍采用傳統(tǒng)分散經(jīng)營(yíng)、小而全的管理模式,沿用落后的施工工藝和粗放的管理方法,導(dǎo)致出現(xiàn)工程質(zhì)量差、物料消耗高、經(jīng)濟(jì)效益低的狀況。因此,迫切需要尋求有效之道,加強(qiáng)管理、提高施工企業(yè)素質(zhì),以適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和現(xiàn)代建筑業(yè)發(fā)展的需要。

一、信息的質(zhì)量要求

每個(gè)企業(yè)都應(yīng)當(dāng)建立自己的信息系統(tǒng),保證信息的搜集、儲(chǔ)存、加工、輸出和使用等各個(gè)環(huán)節(jié)的正常運(yùn)行,滿足企業(yè)的信息需求。一般而言,企業(yè)信息系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)達(dá)到以下要求:

1.企業(yè)的信息系統(tǒng)應(yīng)能保證信息提供的完整性。優(yōu)良的信息系統(tǒng)既要包括財(cái)務(wù)信息系統(tǒng),也要包括管理信息系統(tǒng)。財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)以會(huì)計(jì)系統(tǒng)為主,負(fù)責(zé)提供有關(guān)企業(yè)財(cái)務(wù)方面的信息;管理信息系統(tǒng)則負(fù)責(zé)提供與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)有關(guān)的非財(cái)務(wù)信息,如市場(chǎng)份額、法規(guī)要求、客戶投訴等。

2.企業(yè)的信息系統(tǒng)應(yīng)能保證信息提供的及時(shí)性。企業(yè)應(yīng)當(dāng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等多種先進(jìn)的手段來(lái)構(gòu)建企業(yè)的信息系統(tǒng),加快信息傳遞的速度。

3.企業(yè)的信息系統(tǒng)應(yīng)能保證信息提供的準(zhǔn)確性,減少信息傳遞過(guò)程中有意和無(wú)意的錯(cuò)漏。

二、信息化環(huán)境下的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制方法

(一)事前控制

1.權(quán)限控制。根據(jù)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)及員工的崗位責(zé)任,設(shè)置每個(gè)系統(tǒng)操作員對(duì)系統(tǒng)的操作權(quán)限以及對(duì)信息的查詢范圍。

2.錄入控制。會(huì)計(jì)憑證是所有會(huì)計(jì)信息的唯一數(shù)據(jù)源,它的正確與否關(guān)系到整個(gè)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的正確性。

3.預(yù)算控制。在信息化系統(tǒng)中有一項(xiàng)預(yù)算控制功能,啟用這一功能,進(jìn)行相關(guān)的預(yù)算控制設(shè)置可使企業(yè)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)進(jìn)行適時(shí)監(jiān)控,從而達(dá)到控制費(fèi)用的目的。

4.審計(jì)線索方面的控制。由于在信息化系統(tǒng)下,紙質(zhì)審計(jì)軌跡消失。這時(shí)要想加強(qiáng)審計(jì)線索的控制,就必須加強(qiáng)對(duì)磁盤和光盤等磁性存儲(chǔ)介質(zhì)為載體的審計(jì)軌跡的控制,也就是在內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)或簽審部門確認(rèn)的同時(shí),對(duì)原數(shù)據(jù)進(jìn)行備份或在不同部門形成相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)。

5.管理制度控制。管理制度控制是指企業(yè)為加強(qiáng)和完善對(duì)會(huì)計(jì)系統(tǒng)涉及的各個(gè)部門及人員的管理所建立的內(nèi)部控制制度。由于會(huì)計(jì)系統(tǒng)是一種分布式處理結(jié)構(gòu),計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分布于企業(yè)各業(yè)務(wù)部門,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)協(xié)同處理。因此原來(lái)集中處理模式下的行政控制轉(zhuǎn)變?yōu)殚g接業(yè)務(wù)控制。主要應(yīng)采取如下幾方面的措施:建立上機(jī)管理制度,包括輪流值班制度、上機(jī)時(shí)間安排、保存完備的操作日志文件;建立完備的設(shè)備管理制度。

(二)事中控制

1.日常業(yè)務(wù)操作的控制。日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是以信息的形式在各部門進(jìn)行傳遞的,信息化系統(tǒng)能自動(dòng)拒絕不符合規(guī)范的操作步驟。

2.會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的控制。首先,規(guī)范會(huì)計(jì)核算流程;其次,在系統(tǒng)中根據(jù)預(yù)先設(shè)計(jì)好的程序或公式,自動(dòng)完成計(jì)提或攤銷費(fèi)用、成本結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)等工作;再次,利用信息化系統(tǒng)自動(dòng)取數(shù)的功能,在報(bào)表中設(shè)置好單元公式或利用報(bào)表模板,根據(jù)會(huì)計(jì)憑證自動(dòng)生成報(bào)表,以保證會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)真實(shí)完整。

3.無(wú)痕跡修改的控制。信息化系統(tǒng)提供了修改、刪除、“反記賬”和“反結(jié)賬”等功能,對(duì)不正確的數(shù)據(jù)可以做到不留痕跡的修改,這樣其原有的重要特征徹底消失,給控制帶來(lái)一定難度,使數(shù)據(jù)的真實(shí)性令人擔(dān)憂。

(三)事后控制

1.數(shù)據(jù)審核。填制單據(jù)和審核單據(jù)不能為同一人(系統(tǒng)特點(diǎn))。

2.對(duì)未來(lái)可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估。

(四)系統(tǒng)安全控制

數(shù)據(jù)安全措施包括:實(shí)施數(shù)據(jù)處理與存儲(chǔ)相分離;進(jìn)行操作員身份密碼控制;實(shí)行操作員授權(quán)表制度:明確定義每一用戶對(duì)數(shù)據(jù)資源訪問(wèn)的范圍和內(nèi)容,并分別規(guī)定對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的查閱、修改、刪除等操作權(quán)限。

三、施工企業(yè)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)

會(huì)計(jì)核算是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的基礎(chǔ)工作。搞好會(huì)計(jì)核算工作,可以給企業(yè)財(cái)務(wù)管理、內(nèi)部控制、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理等帶來(lái)事半功倍的效果。一個(gè)有效的會(huì)計(jì)系統(tǒng)包括以下內(nèi)容:鑒定和登記一切合法的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù);對(duì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)適當(dāng)進(jìn)行分類,作為編制報(bào)表的依據(jù);計(jì)量經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的價(jià)值以使其貨幣價(jià)值能在財(cái)務(wù)報(bào)表中記錄;確定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間,以確保它記錄在適當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)期間;在對(duì)外財(cái)務(wù)報(bào)表中恰當(dāng)?shù)乇硎鼋?jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及有關(guān)的揭示內(nèi)容。

(一)施工企業(yè)會(huì)計(jì)核算流程

施工企業(yè)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)是一個(gè)十分嚴(yán)密的系統(tǒng),這個(gè)系統(tǒng)本身就具有一些牽制和監(jiān)督的功能。例如,會(huì)計(jì)崗位的設(shè)置和分工,會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表之間的勾稽關(guān)系,復(fù)式記賬規(guī)則、賬簿的平行登記、對(duì)賬、會(huì)計(jì)等式和試算平衡等,它們本身就能在日常的會(huì)計(jì)核算工作中防止、發(fā)現(xiàn)和糾正一些錯(cuò)誤,保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)準(zhǔn)確。下面是施工企業(yè)普遍采用的會(huì)計(jì)核算流程(如圖1所示):

(二)施工企業(yè)會(huì)計(jì)核算模式

由于施工企業(yè)生產(chǎn)和管理的特殊性,其組織結(jié)構(gòu)一般采用多級(jí)管理的形式,而企業(yè)的會(huì)計(jì)核算則可根據(jù)需要設(shè)置成集中核算、多級(jí)核算兩種模式,采用不同的會(huì)計(jì)核算模式,在會(huì)計(jì)核算流程上也會(huì)有一些差異。

1.多級(jí)(三級(jí))核算模式。傳統(tǒng)的施工企業(yè),一般采用多級(jí)核算,即把不同層級(jí)的所屬機(jī)構(gòu)作為內(nèi)部獨(dú)立核算單位進(jìn)行相應(yīng)的會(huì)計(jì)核算,比如一個(gè)擁有分公司及項(xiàng)目部的施工企業(yè),通常采用三級(jí)核算模式,該核算模式的特點(diǎn)是每一層級(jí)機(jī)構(gòu)作為內(nèi)部獨(dú)立核算單位進(jìn)行會(huì)計(jì)核算,填報(bào)相應(yīng)的會(huì)計(jì)報(bào)表并逐級(jí)上報(bào)(如圖2所示)。

2.集中(一級(jí))核算模式。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展,數(shù)據(jù)處理能力已非常強(qiáng)大,數(shù)據(jù)傳送也非常安全、方便,財(cái)務(wù)軟件也日漸成熟,在這種技術(shù)條件下,基于管理上的需要,越來(lái)越多的施工企業(yè)選擇集中核算模式。此模式的主要特點(diǎn)是只在公司總部建立一個(gè)賬套,整個(gè)公司實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一核算,二級(jí)以下單位實(shí)行報(bào)賬制,各分公司、項(xiàng)目部在處理完業(yè)務(wù)后,定期或?qū)崟r(shí)將數(shù)據(jù)錄入到公司的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng),二級(jí)以下單位不編制會(huì)計(jì)報(bào)表,會(huì)計(jì)報(bào)表由總公司負(fù)責(zé)編報(bào)(如圖3所示):

實(shí)行集中核算有利于對(duì)分公司、項(xiàng)目部進(jìn)行全方位監(jiān)控,可以保證財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)、真實(shí)、有效、準(zhǔn)確,還可以實(shí)現(xiàn)高效的資金管理及費(fèi)用控制。筆者認(rèn)為,施工企業(yè)應(yīng)該選擇采用集中核算模式,以確保財(cái)務(wù)報(bào)告的及時(shí)性、真實(shí)性和可靠性。

四、結(jié)語(yǔ)

建筑企業(yè)內(nèi)部控制是建筑企業(yè)管理最重要、最關(guān)鍵、最基本的一種管理方式。內(nèi)部控制制度的完善嚴(yán)密與否,執(zhí)行情況的好壞,直接關(guān)系到建筑企業(yè)的興衰成敗,大量實(shí)際案例表明:“得控則強(qiáng)、無(wú)控則亂、失控則亡”。由此可見,一個(gè)建筑企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理的成敗,與內(nèi)部控制制度和會(huì)計(jì)核算制度的完善嚴(yán)密與否有著內(nèi)在的聯(lián)系。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和現(xiàn)代企業(yè)制度的確立,企業(yè)將成為自主經(jīng)營(yíng)、自我約束、自我發(fā)展、自我完善的商品生產(chǎn)者和經(jīng)營(yíng)者,為了在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中求生存、求發(fā)展,在建筑企業(yè)內(nèi)部建立和完善內(nèi)部控制體系和合理的會(huì)計(jì)核算模式顯得比以往任何時(shí)候都重要。

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作者簡(jiǎn)介:丁小紅(1970-),女,湖南常德人,供職于湖南恒欣建設(shè)工程有限公司財(cái)務(wù)部,研究方向:財(cái)務(wù)管理。