以服務(wù)為宗旨　做好檔案開放利用工作

聶惠俊

檔案匯集了浩瀚的知識和豐富的信息,是社會信息資源的重要組成部分。然而我國由于歷史和現(xiàn)實的原因,社會檔案意識普遍淡薄,檔案利用率偏低。

一、影響檔案開放利用的因素

1.檔案自身因素

(1)從性質(zhì)上看:檔案信息具有本源性。檔案文件記錄和反映了各機關(guān)、單位已經(jīng)發(fā)生的活動、事件。最初保存檔案只是供以后備考,檔案信息在檔案室階段主要是面向其形成者的,外部需求不大。

(2)從內(nèi)容上看:檔案信息具有單一性。檔案信息的直接服務(wù)面比較窄,主要為學(xué)者、專家、教師、大學(xué)生及其他研究者,雖然通過學(xué)術(shù)利用所創(chuàng)造的知識成果能夠影響社會公眾,但這種間接取得卻使公眾忽視了檔案館應(yīng)起的作用。

(3)從特點上看:檔案信息具有機密性,其中有很多涉及國家安全、社會秩序、個人隱私的內(nèi)容。許多檔案在國家規(guī)定的一定期限內(nèi)拒絕向社會公開,這顯然將利用的檔案信息人減少,成為制約檔案進一步開放利用的瓶頸。

(4)從形式上看:檔案信息具有無序性。檔案信息是社會活動最原始的記錄,具有單一性、憑證性、權(quán)威性。檔案信息來源廣泛,內(nèi)容豐富,在整理、組卷方面形式多樣、主觀性比較強,對于普通人而言利用起來頗費時間。

2.檔案管理因素

(1)思想觀念落后。檔案館的歷史淵源性、檔案部門和檔案人員長時間的自我封閉,使得檔案館在社會公眾心目中成了一塊“禁地”。除了政府機關(guān)和歷史研究者,鮮有人會主動走進檔案館查閱。

(2)館藏檔案單一。由于歷史和現(xiàn)實的原因,檔案部門長期注重對政府機構(gòu)文書的收集,缺少對于社會變遷的記錄。因此,館藏檔案更像是“政府檔案室”,存在門類單一、載體單一、內(nèi)容單一等缺陷。

(3)檢索手段落后。受經(jīng)濟、人才以及其他因素的制約,我國檔案檢索大都沿用簿冊式、卡片式、縮微品膠片和微機錄入檔案條目。檔案利用者須上門查閱目錄,這種柜臺式的服務(wù)嚴重影響到檔案信息的利用。

(4)檔案信息開發(fā)層次淺。受“重保存、輕利用”思想的影響,一方面館藏檔案隨著時間延伸而日益膨脹,利用方式仍停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案層面上;另一方面檔案鑒定工作滯后,大量無用信息與有用信息混雜在一起。

二、解決的對策

1.著力轉(zhuǎn)變四個觀念

(1)加深對檔案工作重要性的認識。檔案工作是是聯(lián)系過去、現(xiàn)在、未來的紐帶,是各項工作的重要組成部分。我們黨的三代領(lǐng)導(dǎo)集體,對檔案和檔案工作的重要地位和作用都作過深刻的論述。江澤民集中全黨智慧提出過“檔案工作是各項事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)”的著名論斷,對檔案工作的地位作了準(zhǔn)確的定位。

(2)樹立“跳出檔案看檔案”的意識。檔案工作要與整個社會發(fā)展接軌,改變過去為整理而整理、為保管而保管、為編研而編研的思想,把維護檔案完整與安全的責(zé)任感和提供檔案為社會服務(wù)的使命感結(jié)合起來。

(3)樹立“以人為本”的理念。我國較長一段時間把檔案收藏看成是第一位的,認為檔案利用是次要的,把提供利用的范圍限制得很小。并且有國家機構(gòu)是檔案館主要用戶這樣的錯誤觀點,檔案館必須擴大接受各種載體的檔案和與群眾切身利益相關(guān)的檔案。

(4)樹立改革創(chuàng)新的理念。社會背景、技術(shù)手段發(fā)生了深刻的變化,而檔案工作相對封閉和滯后。檔案工作人員需要解放思想,變被動為主動,由滯后變超前,由封閉走向開放。

2.優(yōu)化與豐富館藏

(1)從內(nèi)容上拉近檔案與社會、檔案與公眾的距離。根據(jù)歷史和現(xiàn)實需要合理確定檔案收集范圍,將反映本地區(qū)經(jīng)濟、政治、文化發(fā)展情況的不同門類、載體的檔案完整接收進館。有計劃地征集散失在社會上的珍貴檔案,如戶籍檔案、婚姻檔案、村務(wù)檔案、民生檔案、公證檔案、歷史重大事件檔案等。

(2)豐富檔案記錄形式。要利用現(xiàn)代化手段開發(fā)照片、磁帶、光盤、膠片、錄音錄像、縮微片等檔案。

3.完善檔案檢索方式

檔案館通過協(xié)作建設(shè)各種文獻數(shù)據(jù)庫,共同開發(fā)檔案信息資源,實現(xiàn)網(wǎng)上信息資源共享。逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接,提供網(wǎng)上目錄檢索、全文存貯和檢索、網(wǎng)上在線閱讀和下載、館際互借、網(wǎng)上預(yù)約等,為利用者提供豐富多彩的網(wǎng)上信息。檔案部門還可以根據(jù)利用者提出的需要,借助搜索引擎尋找、搜集各種檔案信息源,將檢索獲得的各類信息分門別類,按照一定的主題進行過濾、分解、梳理及歸納。編制與之相配套的二次文獻,通過加工、整合,形成符合特定利用者需要的、序列化的有效信息資源,這樣可以大大節(jié)省用戶的查找時間和通信費用。

4.抓好檔案宣傳工作

(1)舉辦檔案專題展覽。檔案學(xué)家威爾弗雷德?I?史密斯說過:“普及檔案材料常用的方法是舉辦展覽?！毕蛏鐣_放檔案展覽可以引起公眾的興趣和新聞界的關(guān)注,增進公眾對檔案部門工作的全面了解和認識,提高檔案工作的社會認同程度?？梢悦磕甓ㄆ谂e辦具有檔案特色的專題展覽,如配合政府部門舉辦建國60年大型圖片展、改革開放30周年教育成果展等。

(2)舉辦檔案科普周活動。定期組織檔案科普周,向公眾印發(fā)有關(guān)檔案館的宣傳冊、檔案館編印的報刊、雜志,播放檔案館的宣傳片,介紹檔案工作政策、法規(guī)和成就。使公眾熟悉檔案的地位和作用,認識檔案館中保管的豐富資源,增強公民的檔案意識和檔案法制觀念,提升檔案館的公眾形象。

(3)利用新聞媒體進行宣傳。以社會公眾為目標(biāo),利用電視、報刊、廣播、電影等社會媒體開展介紹檔案館藏,以及對利用效益實例等的宣傳。將音像檔案諸如圖片、影片應(yīng)用于歷史節(jié)目和影片中,提高檔案的影響力。如中央檔案館利用館藏革命歷史檔案資料,制作以宣傳中國共產(chǎn)黨光輝歷史為題材的大型紀錄片《紅旗飄飄——中國共產(chǎn)黨歷史上的今天》。

(4)建好檔案館門戶網(wǎng)站。建立網(wǎng)上檔案館作為對外宣傳和利用的窗口,及時更新網(wǎng)站內(nèi)容,為社會提供開放檔案和目錄等公益性信息服務(wù)和交流平臺。最大限度地實現(xiàn)檔案信息的共享,為社會提供方便、快捷、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

(5)舉辦檔案培訓(xùn)。將檔案課程納入干部教育培訓(xùn)課程,加深各級、各單位對檔案重要性的認識,進一步向社會公眾普及檔案知識。舉辦有深度、有新意的檔案工作人員在職教育培訓(xùn)活動,提高其專業(yè)素質(zhì)和管理水平,為檔案事業(yè)發(fā)展提供技術(shù)支持和人才保障。

三、對檔案工作未來的展望

1.檔案工作要與社會經(jīng)濟發(fā)展相融合

經(jīng)濟建設(shè)和社會事業(yè)發(fā)展到哪里,檔案管理工作就應(yīng)該延伸到哪里,適應(yīng)國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的實際需要。

2.要加強檔案法制建設(shè)、制度建設(shè)

檔案部門要認真履行檔案法賦予的職責(zé),健全各類檔案規(guī)章制度,為檔案工作提供制度環(huán)境,實現(xiàn)依法治檔。面向基層群眾開展檔案法制宣傳,明確公民利用檔案的權(quán)利和范圍,提高全員的檔案法制意識和檔案執(zhí)法能力。

3.檔案工作要圍繞中心,服務(wù)大局

開發(fā)檔案、開放檔案是檔案工作的重要內(nèi)容。發(fā)揮檔案對經(jīng)濟社會發(fā)展的貢獻力要抓好農(nóng)業(yè)、農(nóng)村檔案工作,為“三農(nóng)”做好服務(wù);深化社區(qū)檔案工作,為城鎮(zhèn)居民服務(wù);加大私營企業(yè)檔案工作力度,規(guī)范企業(yè)管理行為;加強對“重大活動”、“重點建設(shè)工程”檔案的監(jiān)督指導(dǎo)工作;做好小城鎮(zhèn)建設(shè)和拆遷檔案管理工作,挖掘城市記憶檔案,使檔案更好地為城市建設(shè)服務(wù)。

(作者單位:浙江商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院)