貨運代理操作方式的改進研究

盧少平　袁春滿　陳友姬

摘要:貨運代理操作方式是貨運代理企業(yè)運作的具體體現(xiàn),直接決定企業(yè)的經(jīng)營效率與效益。本文在分析兩種傳統(tǒng)的貨運代理操作方式:區(qū)域劃分法和環(huán)節(jié)劃分法及其優(yōu)缺點的基礎(chǔ)上,提出了三種改進的操作方式:混合應用法、環(huán)節(jié)壓縮法和環(huán)節(jié)重疊法并對改進的操作方式與傳統(tǒng)操作方式進行了對比分析,給出了改進的三種操作方式的適用范圍。

關(guān)鍵詞:貨運 貨運代理 操作方式

中圖分類號:F570.81

文獻標識碼:A

0 引言

貨運代理為無船承運人,不提供遠洋運輸船舶,自己沒有任何運輸工具,主要從事貨運代理工作,即為貨主需要運輸?shù)呢浳锫?lián)系車行或船東,準備保證貨物順利運輸?shù)囊磺惺掷m(xù),然后將貨物交給有船承運人,由有船承運人將貨物運到目的地。貨運代理是貨主和有船承運人之間的中介,是貿(mào)易和運輸?shù)幕韭?lián)系機構(gòu),在貨運行業(yè)中起著重要的連接作用[1]。

貨運代理企業(yè)的核心是貨運代理操作,只有合適的貨運代理操作方式才能使企業(yè)得以生存并且持續(xù)發(fā)展。因此,提高貨運代理操作效率對于貨運代理企業(yè)來說具有根本性的意義,也是當前貨運代理企業(yè)所極力追求的目標之一。

1 貨運代理操作基本流程

貨運代理企業(yè)的經(jīng)營范圍包羅萬象,比如國際國內(nèi)空運代理、集裝箱拼裝及運輸代理和國際快運代理等。無論何種貨運代理,其工作流程主要包括以下三項內(nèi)容:首先與客戶洽談,獲得客戶的貨運代理權(quán);其次是確定貨運事宜,包括獲取客戶相關(guān)的運輸信息(裝車地點,目的港,運輸要求等)、訂艙、拖車、裝柜、報關(guān)等主要操作,以及補料、對單、安排交款、催單、催款和交單等協(xié)助操作;最后跟蹤貨物,以隨時向客戶反饋貨物的相關(guān)信息[2,3]。

為了研究方便,不再具體考慮貨運代理企業(yè)的經(jīng)營范圍和規(guī)模大小,統(tǒng)一認為貨運代理企業(yè)操作流程主要包括以下基本活動:攬貨、訂艙、拖車、報檢、報關(guān)、補料、對單、跟貨等。上述基本活動也可以說是貨運代理基本操作流程,如圖1所示。

在貨運代理企業(yè)中,上述基本活動(有些企業(yè)可能有專門的部門負責攬貨方面的業(yè)務(wù),不再將攬貨作為操作部門的活動內(nèi)容)均由操作部門負責實施。貨運代理操作部門是整個企業(yè)的核心部門,其運作方式直接關(guān)系到企業(yè)的根本利益。因此,怎樣做或者選擇怎樣的操作方式使得貨運的整個操作運作流程能夠更加暢順、快捷、方便,成為貨運代理企業(yè)必須要著重思考的重點。

2 傳統(tǒng)的貨運代理操作方式

在當前的貨運代理企業(yè)中,操作部門一般沿用下面兩種操作方式:區(qū)域劃分法和環(huán)節(jié)劃分法。

2.1 區(qū)域劃分法 區(qū)域劃分法是根據(jù)運輸目的地的不同劃分出不同的區(qū)域范圍,由不同的操作人員負責相關(guān)區(qū)域所有貨運操作工作的一種貨運代理操作方式。在采用區(qū)域劃分法的貨運代理企業(yè)中,通常由一人負責一個或多個地區(qū)的貨運操作。該操作方式如圖2所示。比如,某國際貨運代理公司的業(yè)務(wù)范圍遍布全世界,能夠代理運送到世界各大港口的貨物,操作人員A負責歐洲這一地區(qū)的所有貨運操作,那么該公司接到的所有去歐洲的貨運操作的整個運作流程都是由A負責。即從接到訂單后,A就要參與其中:開始建立客戶信息,向客戶獲取運輸資料;跟著確定裝柜日期,然后向相關(guān)的船公司或航空公司及其代理訂艙;再下來就是找合作的拖車行去換單,提柜;然后安排裝柜,安排報關(guān)、補料和追出提單;最后安排財務(wù)付款,催款,跟蹤貨物情況,拿到正本提單和一切所需的文件后還要寄給客人,最后將相關(guān)的資料存檔。

2.1.1 區(qū)域劃分法具有以下優(yōu)點:①操作人員全程跟蹤整個運作過程,能夠較好的把握全部的信息,有助于更好的調(diào)節(jié)其時間表,合理安排各項工作內(nèi)容。另外,操作人員可以更好地掌握整條貨運操作鏈,發(fā)揮個人的特色,充分顯示個人能力。②整個運作流程都由固定人員操作,所有的貨運信息都由固定人員自己來掌握,不用跟其他同事交接,因此該操作方式不但不會產(chǎn)生交接不清的問題,而且還能夠確保不同操作環(huán)節(jié)之間更順暢、更緊密的銜接,使得整個操作流程能夠暢通無阻的運作下去。③能夠提高操作人員的整體能力和對所負責的客戶或線路的熟悉程度,使得其在操作過程中能夠根據(jù)各種不同客戶的需求或相關(guān)貨運線路的特點來安排整個貨運操作過程,能夠更好的滿足客人的需要,順利完成貨運操作流程。

2.1.2 區(qū)域劃分法具有以下不足:

①工作量分布不均衡,甚至出現(xiàn)較大差距。雖然每家貨運代理公司都具有自己的營業(yè)范圍,但客戶需求不是一成不變的。如:在某個月份,去非洲的貨柜可能有100個,而去歐洲的就只有30個,那么負責非洲這一區(qū)域的操作人員這個月的業(yè)務(wù)量就是負責歐洲區(qū)域的3倍多;但這些數(shù)據(jù)又是不穩(wěn)定的,也許到下個月,去歐洲的貨柜有50個,而去非洲的卻只有10個。雖然可以進行某些調(diào)整,將工作量進行均衡,但這樣也存在很多問題。由于負責區(qū)域的不同,有可能對其他區(qū)域的相關(guān)要求不熟悉,很容易發(fā)生問題,同時還會拖延工作進程,影響整個工作效率。

②工作步驟過多。貨運的整個操作鏈有很多步驟,整條鏈都由一個人來操作是很吃力的。要熟悉每一個操作環(huán)節(jié)并保證順利完成有一定難度。有可能會因增加相關(guān)操作環(huán)節(jié)的時間,影響整條貨運操作鏈的運作進程。

2.2 環(huán)節(jié)劃分法 環(huán)節(jié)劃分法是將操作流程劃分為多個不同環(huán)節(jié),由不同的操作人員專門負責相關(guān)環(huán)節(jié)內(nèi)所有貨運操作工作的一種貨運代理操作方式。整個貨運代理操作流程可以劃分為四個環(huán)節(jié):訂艙、拖車、報檢報關(guān)(包括報檢、報關(guān)兩項活動)、補料跟貨(包括補料、對單和跟貨三項活動)。因此,在一般的貨運代理企業(yè)里,一共需要四個主要操作人員ABCD就行了:A負責訂艙。公司里所有的貨運業(yè)務(wù)都由他來安排訂艙;B負責拖車。A把訂艙單轉(zhuǎn)給B,B負責安排拖車行、打單、提柜、裝貨;C負責報檢、報關(guān)。B拿到柜號、封條號和裝箱單后,把相關(guān)的資料交給C,C負責安排報檢和報關(guān);D負責補料跟貨。D根據(jù)B和C提供的資料補料給船東,進行對單、出提單,并跟蹤貨物運輸情況,及時向客戶反饋貨物信息。

2.2.1 環(huán)節(jié)劃分法具有以下優(yōu)點:①熟能生巧,各有所精。各操作人員對自己所負責的環(huán)節(jié)非常熟悉,對各自相合作的企業(yè)也非常了解和友好,比如訂艙的同事與船公司及其代理;拖車、報關(guān)同事與拖車行、報關(guān)行等。這樣的長期合作關(guān)系使他們工作起來更方便、更快捷,在解決應急問題方面的成功率也更大。同時使整個操作過程的效率也得到了很大的提升。②工作量分布較為平均。因為每一單業(yè)務(wù)每一個操作人員都參與其中,區(qū)別就在于對突發(fā)事件的處理能力和個人工作能力。這樣能更充分地利用好每一個操作人員的勞動力和反映出各自的事件處理能力。另外,分工合作更能相互推動、相互監(jiān)督,使整個操作流程和工作環(huán)境充滿活力。③加強工作環(huán)境內(nèi)人與人之間的交流和互動。由于是分工合作,共同完成一個任務(wù),交流是不能缺少的,這樣整個操作部門就成了一個真正的團隊,一個活躍的團隊,互相鞭策,共同前進。

2.2.2 環(huán)節(jié)劃分法具有以下不足之處:①存在交接不清問題。由于存在很多責任模糊的地帶,并且不是獨自掌握整個運作流程,在交接過程中,總會出現(xiàn)誤會或交接不清的情況,這會對整個運作流程的順利合作造成一定的影響。比如,有一票貨物預定在這個星期三裝柜,訂的艙位在星期五中午12點截關(guān),由于船提前截補料,星期四中午12點截補料完畢。訂艙方面認為這是補料方面的工作,應該由負責補料操作人員來跟進。但補料方面卻認為這應該是在訂艙時就應該了解清楚的,應該由訂艙方面向船公司或其代理了解清楚后告訴他,最后兩人都沒去了解該事情,造成延遲補料,產(chǎn)生了費用,同時拖延了整個貨運操作鏈的運行。

比如,A是負責文件的,所有的文書工作都由A來負責,也就是說裝柜的清單和客戶的資料都由A來掌握,B是負責拖車報關(guān)的,負責與拖車行和報關(guān)行聯(lián)系,在一票貨運業(yè)務(wù)中,B要安排拖車前問了A關(guān)于裝柜的貨物種類,A本身對拖車報關(guān)是不熟悉的,并不知道B問題中的用意,再加上B沒解釋。在回答時,因為裝柜的貨物種類太多了,A只告訴了B其中的幾種,結(jié)果B叫了車,裝柜之后車卻動不了了,原因是A只告訴了B的貨物種類是梯子和柜子,B根據(jù)經(jīng)驗判斷這些貨物并不重,就只叫了10噸的車,結(jié)果貨物里還有30多個方的瓷磚,整只柜起碼15噸,最后的結(jié)果是要請拖車行派另一輛車來拖同時還要找吊車把裝好的柜吊到空車上,這樣既浪費了時間又大大的增加了費用。

②由于每個操作人員都有各自特點,所以,對于分工協(xié)作,共同完成一個任務(wù)是需要相互配合,相互遷就的,這就相應的增大了分工合作這種操作運作方式的應用難度。

3 改進的貨運代理操作方式

上述兩種傳統(tǒng)的貨運代理操作方式是目前應用最為普遍的兩種操作方式,各有優(yōu)劣。為了提高操作效益,可以在上面兩種操作方式的基礎(chǔ)上對操作方式進行改進。改進的操作方式應基于上面兩種操作方式的優(yōu)勢進行考慮,一方面要充分發(fā)揮區(qū)域劃分操作方式的整體把握、統(tǒng)籌兼顧的優(yōu)點,另一方面也要充分考慮環(huán)節(jié)劃分操作方式中分工協(xié)作、共同進步的優(yōu)勢。下面給出三種改進的操作方式。

3.1 混合應用法 所謂的混合應用法,就是將區(qū)域劃分法、環(huán)節(jié)劃分法兩種操作方式融合后形成的一種操作方式。在該操作方式中,首先根據(jù)不同區(qū)域由專門操作人員負責統(tǒng)籌的基礎(chǔ)上,再根據(jù)不同操作環(huán)節(jié)由相應專業(yè)人才進行具體操作。通過融合區(qū)域劃分和環(huán)節(jié)劃分兩種操作方式,增強了兩者的優(yōu)點,同時互補了各自的不足,

混合應用操作方式具體內(nèi)容如下:首先,根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)范圍、規(guī)模以及工作量等歷史數(shù)據(jù),將貨運范圍劃分為幾個較大的區(qū)域,每一區(qū)域指定由一個操作人員負責統(tǒng)籌安排,把握整個操作過程;其次,確定出每個操作環(huán)節(jié)的操作人員,由其具體負責實施具體環(huán)節(jié)中的業(yè)務(wù);第三,具體環(huán)節(jié)操作人員要統(tǒng)一調(diào)度。

在混合應用操作方式中,具體操作環(huán)節(jié)中的業(yè)務(wù)還是由專門的操作人員負責實施,但統(tǒng)一由操作人員調(diào)度部門進行調(diào)度安排;負責區(qū)域統(tǒng)籌安排的操作人員主要任務(wù)是獲取信息、傳遞信息、把握整體、負責協(xié)調(diào),以保證環(huán)節(jié)之間的順利銜接和整個操作流程的順利完成。

混合應用操作方式如圖4所示,區(qū)域負責人A、B、C分別具體負責地區(qū)1、地區(qū)2、地區(qū)3的貨運業(yè)務(wù);在具體業(yè)務(wù)操作過程中,由調(diào)度部門根據(jù)實際情況對不同環(huán)節(jié)的人員進行調(diào)度。

混合應用操作方式比較復雜,并且可能需要增加人員數(shù)量和建立新的部門,考慮運營成本,該操作方式比較適合于業(yè)務(wù)量和經(jīng)營規(guī)模都比較大的大型貨運代理企業(yè)。當業(yè)務(wù)范圍較大,工作過程較為繁瑣時,單純應用區(qū)域劃分操作方式或環(huán)節(jié)劃分操作方式出現(xiàn)問題的幾率急劇增加,并且對公司整體運營的影響也較大。此時采用混合應用操作方式,可以大大降低出錯概率。另外,操作人員的劃分更加精細,可以更好發(fā)揮各自的特長,統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力強的可以作為區(qū)域負責人進行全局掌控,具體環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)能力強的可以具體負責相關(guān)業(yè)務(wù)工作,這樣使得整個操作部門的系統(tǒng)性更強。

當然,也可以在原有操作人員和部門的基礎(chǔ)上采用混合應用的操作方式,這需要從以下幾個方面進行考慮:①操作人員調(diào)度工作由現(xiàn)有的某個部門承擔,可以建立人員調(diào)度系統(tǒng),提高人員調(diào)度效率和科學性;②由于區(qū)域負責人不需要負責具體業(yè)務(wù),僅是負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作,因此在進行區(qū)域劃分時,可以更加粗略,與區(qū)域劃分操作方式相比,此時的區(qū)域數(shù)量可能會有一定程度的減少;③區(qū)域負責人可以從原操作人員中選取,選擇原則可以偏重于掌控全局能力和協(xié)調(diào)能力;④具體環(huán)節(jié)操作人員通過統(tǒng)一調(diào)度,工作量更加均衡,不會因為人員減少(選取出了區(qū)域負責人,但區(qū)域負責人數(shù)量較少)而大大加重個人的工作負擔。

因此,混合應用操作方式與區(qū)域劃分、環(huán)節(jié)劃分兩種操作方式相比,具有更大的優(yōu)勢,可用性更強。

3.2 環(huán)節(jié)壓縮法 環(huán)節(jié)壓縮法是指在環(huán)節(jié)劃分操作方式的基礎(chǔ)上通過形式上減少操作環(huán)節(jié)來進行貨運操作的一種貨運代理操作方式。所謂形式上減少操作環(huán)節(jié)指的是將聯(lián)系比較緊密的環(huán)節(jié)合并為一個環(huán)節(jié)。這樣原來由兩個或多個操作人員負責的業(yè)務(wù)就變?yōu)橛梢粋€操作人員負責。該操作方式的思路是通過減少環(huán)節(jié),降低環(huán)節(jié)之間的交接,進而降低由于交接而出現(xiàn)問題的概率。比如,訂艙的操作人員負責訂艙、接觸客戶、獲取所有信息、制作所有相關(guān)文件資料(包括補料、對單)、跟貨等;而拖車、報檢報關(guān)的工作由另一位操作人員負責。這樣,整條操作鏈的所有環(huán)節(jié)歸納成兩部分。由兩個人負責操作整條貨運操作鏈,能大大減少出錯概率。如圖5所示。

壓縮環(huán)節(jié),減少操作人員,但是工作量不變,必然會增加現(xiàn)有操作人員的工作量。因此,對于業(yè)務(wù)量大的貨運代理企業(yè)來說,環(huán)節(jié)壓縮操作方式的優(yōu)勢看起來并不明顯。但是,在應用環(huán)節(jié)壓縮操作方式時,如果企業(yè)的業(yè)務(wù)量和經(jīng)營規(guī)模比較大,可以像獨自操作那樣將其分成幾大塊,由兩人一組的形式負責完成,組的數(shù)量可以根據(jù)不同企業(yè)的不同需求做出相應的改動。這種操作運作方式除了能夠解決多環(huán)節(jié)造成的缺點外,還能避免某些操作環(huán)節(jié)中勞動力浪費的現(xiàn)象?？s短貨運操作流程既能夠降低環(huán)節(jié)交接發(fā)生問題的概率,又能降低由一個人獨自運行整條操作鏈所帶來的不便等問題。同時,還可以通過組與組之間的競爭來推動整個企業(yè)的進步,使企業(yè)在貨運代理行業(yè)中更具有競爭力。在劃分組時,可以根據(jù)企業(yè)規(guī)模、業(yè)務(wù)量來對組的數(shù)量進行動態(tài)調(diào)整,以適應企業(yè)的不同需求。這些都是環(huán)節(jié)壓縮操作方式所具有的明顯優(yōu)勢。

3.3 環(huán)節(jié)重疊法 環(huán)節(jié)重疊法是指在環(huán)節(jié)劃分操作方式的基礎(chǔ)上,通過擴展操作人員的環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)范圍來進行貨運操作的一種貨運代理操作方式。在該操作方式中,一個操作人員至少要負責兩個環(huán)節(jié)的具體業(yè)務(wù),但在所負責的兩個環(huán)節(jié)中,有主次之分。比如,操作人員A負責訂艙和拖車兩個環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù),但在訂艙這個環(huán)節(jié)上為主要負責人,在拖車環(huán)節(jié)上為次要負責人;操作人員B負責拖車和報檢報關(guān)兩個環(huán)節(jié),在拖車環(huán)節(jié)上為主要負責人,在報檢報關(guān)環(huán)節(jié)上為次要負責人,依次類推。這樣在每個環(huán)節(jié)上都有兩個人負責。如在拖車這個環(huán)節(jié)上,由A、B負責,由于A繼續(xù)跟蹤拖車環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù),盡管不是主要負責人,但與B的交接就會有效避免產(chǎn)生交接不清的問題。該操作方式如圖6所示。

環(huán)節(jié)重疊法在不增加操作人員的基礎(chǔ)上,有效避免了環(huán)節(jié)劃分法帶來的交接不清的問題。但由于每個環(huán)節(jié)同時由兩個操作人員承擔,一方面增加了操作人員的工作量,另一方面可能會對公司業(yè)務(wù)承接方面造成一定的影響。這個問題可以通過以下方式進行解決:首先,在每個環(huán)節(jié)中,次要負責人不需要全程跟蹤該環(huán)節(jié),當交接清楚,主要負責人能夠順利展開工作后,可從中脫離出來,繼續(xù)其主要環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作;其次,公司在人員安排方面,注意人員的搭配,并且平時就做好相鄰環(huán)節(jié)人員之間的溝通協(xié)調(diào)。

4 貨運代理操作方式的比較分析

混合應用法是在區(qū)域劃分法、環(huán)節(jié)劃分法兩種操作方式的基礎(chǔ)上設(shè)計的,具有兩種操作方式的綜合性優(yōu)點,具體對比分析見表1。

環(huán)節(jié)壓縮、環(huán)節(jié)重疊是在環(huán)節(jié)劃分的基礎(chǔ)上改進而來的,主要是為解決環(huán)節(jié)劃分中交接不清的問題而設(shè)計的。這兩種操作方式分別通過兩種不同的途徑降低了交接不清而產(chǎn)生問題的概率,具體對比分析見表2。

5 結(jié)束語

隨著貨運行業(yè)的持續(xù)發(fā)展,貨運代理的形式也越來越多元化。要想適應不斷變化的貨運代理過程,貨運操作方式也應該進行改進。本文在分析傳統(tǒng)操作方式的基礎(chǔ)上,給出了三種改進的操作方式,并與傳統(tǒng)操作方式進行了對比分析。在給出的三種改進的操作方式中,混合應用法結(jié)合了區(qū)域劃分、環(huán)節(jié)劃分兩者的優(yōu)點,同時彌補了各自的不足,具有更強的適應性,非常適合業(yè)務(wù)范圍廣、規(guī)模大、業(yè)務(wù)量多的大型貨運代理企業(yè);環(huán)節(jié)壓縮、環(huán)節(jié)重疊兩種操作方式是在環(huán)節(jié)劃分操作方式的基礎(chǔ)上,通過進一步改進,保留分工協(xié)作的優(yōu)勢,分別通過減少環(huán)節(jié)、增強銜接降低因交接不清出現(xiàn)問題的概率。當然,改進的三種操作方式也不是盡善盡美,它們在解決一些問題的時候也帶來了一些新的缺點,但相對于傳統(tǒng)操作方式則具有明顯優(yōu)勢,能夠更好的適應貨運代理企業(yè)的運作,并且也會在實際運用過程中,針對其不足之處,給出相應的解決對策。

參考文獻:

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