電力基建物資倉儲信息管理淺析

張素英

摘要：華能上安電廠三期工程屬于擴(kuò)建工程，物資信息管理應(yīng)用方面已有了成熟的經(jīng)驗。電力基建物資與一般電力物資相比，具有一次專用性強(qiáng)、時間要求快、庫存時間短等特點。為貫徹“兩高一低”的建設(shè)方針，迫切需要使用計算機(jī)管理，達(dá)到管理高效、信息共享。為領(lǐng)導(dǎo)及時決策提供準(zhǔn)確的依據(jù)。

綜合管理：由倉庫管理崗位一人進(jìn)行管理。按照出庫單的原始憑證進(jìn)行入錄、按專業(yè)統(tǒng)一編碼、進(jìn)行集中管理；并由計算機(jī)進(jìn)行過程控制.出賬設(shè)備名稱等字段進(jìn)行選錄，必須是“合同臺帳”范圍內(nèi)的項目；出帳數(shù)量不能大與合同數(shù)量、入帳數(shù)量；概算項目由計算機(jī)自動分解；能導(dǎo)出Excel表進(jìn)行綜合分類；能通過網(wǎng)絡(luò)做到信息共享；為領(lǐng)導(dǎo)及時決策提供準(zhǔn)確的依據(jù)；達(dá)到快速準(zhǔn)確為工程決算服務(wù)的目的。

關(guān)鍵詞：基建物資物資信息管理計算機(jī)

1 概述

華能上安電廠三期工程屬于擴(kuò)建工程，物資管理信息化建設(shè)方面已經(jīng)有了較先進(jìn)的理念和成熟的經(jīng)驗，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)覆蓋各崗位，許多物資管理及辦公軟件已經(jīng)得到了應(yīng)用，經(jīng)過多年的普及和計算機(jī)應(yīng)用的培訓(xùn)，形成了有較高素質(zhì)的應(yīng)用群體，在三期工程建設(shè)中實施物資信息化管理有非常好的軟硬件環(huán)境。鑒于我廠三期工程建設(shè)的特點，為貫徹“兩高一低”的建設(shè)方針，在沿用原先基建物資管理模式的基礎(chǔ)上還擴(kuò)展了管理的深度和廣度，導(dǎo)致人力不足的矛盾相當(dāng)突出，迫切需要借助信息技術(shù)做到精細(xì)化管理，提高管理水平及管理效率，做到信息實時、準(zhǔn)確、高效、共享。

2 三期基建物資倉儲管理的信息系統(tǒng)介紹

主要功能介紹：基建期設(shè)備管理基于對設(shè)備合同的管理實現(xiàn)設(shè)備的出入帳、稽核、催交業(yè)務(wù)的信息化管理；通過對設(shè)備的零部件的接收、分發(fā)、備品備件、專用工具的管理：完成基建期設(shè)備實物的使用跟蹤管理。通過設(shè)備的KKS編碼和全過程管理，建立設(shè)備的身份證和全生命周期過程的臺賬，為生產(chǎn)期計算機(jī)物資管理系統(tǒng)提供設(shè)備管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。設(shè)備管理要從技術(shù)和費用兩方面進(jìn)行，形成全生命周期(基建部分)設(shè)備管理、竣工決算和投資控制的主要信息基礎(chǔ)。設(shè)備管理產(chǎn)生的費用作為投資控制的一部分，即設(shè)備合同及付款自動歸集到概算項目的計劃模塊中去。

功能結(jié)構(gòu)如下：

3 基建物資倉儲信息綜合管理

通過對物資的合同、入庫、出庫及退庫等數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合處理，完成物資費用動態(tài)分析、定額預(yù)警、庫存檢查；實現(xiàn)按施工單位、概算項目、物資分類編碼歸集和分析物資消耗量和費用，達(dá)到基于工程物資設(shè)計量對使用量的有效控制的目的。

按物資分類編碼，進(jìn)行物資用量統(tǒng)計分析。按使用單位、用途，進(jìn)行物資用量統(tǒng)計分析。

3.1 功能：設(shè)備出賬主要用于各種決算及清算，每當(dāng)設(shè)備合同明細(xì)中，一個設(shè)備的零部件出庫完畢，即設(shè)備領(lǐng)用完成，該設(shè)備就應(yīng)該進(jìn)行出賬，設(shè)備出賬分為出賬單和出庫明細(xì)兩部分。①數(shù)據(jù)錄入功能。數(shù)據(jù)的自動計算使你的計算器可以扔掉，大寫金額的自動生產(chǎn)、重復(fù)錄入數(shù)據(jù)的記憶、標(biāo)準(zhǔn)單價的提示等，會讓你充分感到系統(tǒng)對你的關(guān)愛，料單的錄入非常符合以往采用手工記賬用戶的開料單習(xí)慣。警戒領(lǐng)料額限制更為省心省力。②數(shù)據(jù)檢索功能。采用發(fā)料單任意項檢索顯示方式，該功能可以按點發(fā)料單中的任何一個數(shù)據(jù)項快速檢索，查看相應(yīng)料單。③數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能。采用簡潔的方式實現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計操作。④數(shù)據(jù)查詢功能。提供了動態(tài)查詢功能，方便地進(jìn)行各種數(shù)據(jù)查詢。⑤數(shù)據(jù)打印功能。實現(xiàn)了打印清單功能。⑥數(shù)據(jù)維護(hù)功能。數(shù)據(jù)刷新功能使你的第一次登記到最后一次錄入數(shù)據(jù)，進(jìn)行重新賬務(wù)生成。⑦系統(tǒng)安全管理。本系統(tǒng)通過密碼登錄，可以防止非物資人員進(jìn)入。工作記錄可以準(zhǔn)確記錄工作的起止時間。數(shù)據(jù)的壓縮備份可以使你的系統(tǒng)數(shù)據(jù)得到安全的保護(hù)。防止電腦系統(tǒng)崩潰造成重大損失。⑧數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移功能?？赏ㄟ^數(shù)據(jù)導(dǎo)出把數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到任何一臺裝有office的計算機(jī)上。⑨圖表顯示功能。系統(tǒng)可以把統(tǒng)計數(shù)據(jù)自動導(dǎo)出為Excel圖表，使統(tǒng)計數(shù)據(jù)更形象直觀。

3.2 工作流程：首先打開“華能上安電廠三期2*600MW擴(kuò)建工程”“e”標(biāo)志的瀏覽器，進(jìn)入基建設(shè)備管理系統(tǒng)。

第一步：輸入用戶名，密碼，點擊“登錄”，進(jìn)入電廠基建管理信息系統(tǒng)。

第二步：首先入錄出庫單信息(紅色為必須添入項)，然后單擊“保存”安鈕保存出庫單信息；單擊[增加明細(xì)]按鈕，在出賬單下增加出賬明細(xì)，出賬明細(xì)來源于出賬單中所選合同明細(xì)及入庫單的入庫明細(xì)，如果已到貨，字體為蘭染色，已部分入賬為綠顏色，已完全入賬為紅顏色，為紅顏色時，此條項目可完全出賬，為綠顏色時只能部分出賬，為藍(lán)顏色時，不能出賬(因沒有入賬)；單擊[編輯明細(xì)]按鈕修改出庫明細(xì)信息；單擊[刪除明細(xì)]按鈕刪除出庫明細(xì)；單擊[繼續(xù)輸入]按鈕增加下一條出庫單；并保存本條出庫單所作的修改；單擊[復(fù)制]按鈕拷貝當(dāng)前的出庫單，但不包括出庫單明細(xì)。

[編輯]對所選出庫單及其明細(xì)進(jìn)行修改。

[刪除]刪除所選出庫單及其明細(xì)。

[打印]打印設(shè)備出庫單(此項在我廠沒有使用)。

數(shù)據(jù)項說明：

3.2.1 出庫單 出庫單編號：用手工錄入，為了便于區(qū)分要保證編號的唯一性，按專業(yè)進(jìn)行編碼。

出庫日期：設(shè)備出庫日期。

合同編號：選擇合同時自動帶入，不能改動。

合同名稱：入庫時，選擇合同時自動帶入，不能改動。

供貨單位：合同的乙方單位，自動帶入，不能改動。

倉庫：人工選擇倉庫。

3.2.2 出庫明細(xì)

設(shè)備名稱：來源于入庫明細(xì)，在入庫明細(xì)中產(chǎn)生。

出庫單編碼：手工入錄。

規(guī)格型號：來源于入庫明細(xì)。

計量單位：來源于入庫明細(xì)。

出庫數(shù)量：手工輸入，但不能大于入庫數(shù)量及合同數(shù)量。

單價：來源于入庫明細(xì)。

總價：等于數(shù)量*單價。

以上這些計算機(jī)信息流程，由倉庫管理崗位一人進(jìn)行管理，通過對信息的分析、整理、及時發(fā)現(xiàn)在計劃、采購、合同簽定和執(zhí)行等環(huán)節(jié)存在的不足，查漏補(bǔ)缺、防患于未然，這樣才能減少失誤，把今后的工作做的更好。由于收集的信息很多，因此，信息分析的階段很重要的一點是抓住重點、有所側(cè)重，找出客觀存在的不足和錯誤，并對其原因進(jìn)行透徹分析。汽機(jī)、鍋爐、熱工及電器等各專業(yè)的出庫憑證入錄、核對及出庫稽核，按合同臺賬和出庫單的原始憑證，進(jìn)行集中管理，按專業(yè)統(tǒng)一編碼、輸入，并由計算機(jī)進(jìn)行過程控制?？稍诔绦騼?nèi)自動篩選合同名稱、出庫日期、工程編碼、供貨單位、領(lǐng)用單位、機(jī)組號、出庫總價、合同總價，保管員姓名及倉庫等，還可以導(dǎo)出Excel表進(jìn)行各種信息的篩選及綜合分類，更重要的是能及時公開，做到數(shù)據(jù)信息共享。相關(guān)人士能及時查詢，領(lǐng)導(dǎo)方便管理，工作能及時協(xié)調(diào)。建立了信息集成、資源共享、功能強(qiáng)大的跨地區(qū)、跨單位的工程項目管理工作平臺；有利于基建工作人員、工程監(jiān)理、設(shè)計單位、施工單位的協(xié)同工作，用信息手段協(xié)調(diào)參建各方的管理，達(dá)到對工程投資費用、進(jìn)度、質(zhì)量的有效控制，提高工程建設(shè)的管理水平和經(jīng)濟(jì)效益。通過使用我廠基建設(shè)備、材料系統(tǒng)，能為工程決算提供詳細(xì)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，達(dá)到快速準(zhǔn)確進(jìn)行工程決算的目的。

4 實施效果及待改進(jìn)的幾個方面

4.1 實施效果 工程建設(shè)階段的物資數(shù)據(jù)管理主要集中在三個方面：物資入帳、出庫及出賬、與合同的對照平衡。

對三期工程設(shè)備、材料出賬情況，進(jìn)行系統(tǒng)整理、編碼、輸入、對照合同等，共整理設(shè)備、材料出賬13400項、25.48億元，全部符合要求，出入資金與合同相平衡。

基建計算機(jī)物資管理系統(tǒng)實現(xiàn)了以下幾個方面：①使物資方面的費用、進(jìn)度、質(zhì)量有全面的監(jiān)視。②使物資管理的任何事宜在計算機(jī)上有記錄，并能形成臺賬。如：出庫臺賬。③物資出、入、質(zhì)量的信息得以全面的保留。④提高辦事效率。⑤實現(xiàn)了物資各崗位管理人員在同一平臺上協(xié)同管理。⑥實現(xiàn)遠(yuǎn)程物資信息管理。⑦實現(xiàn)了機(jī)組運行168小時后，竣工決算基本完成。

4.2 待改進(jìn)的幾個方面：①電力信息管理軟件只是一個工具，而要做好電力基建物資信息管理需要廣大專業(yè)人員做更多細(xì)致的采集、輸入、整理等項工作。②自動形成月份臺賬。其字段有：出庫單編號，出庫日期，工程編碼，項目名稱，合同編號，合同名稱，合同總價、供貨單位，入庫數(shù)量、入庫單價、入庫總價、出庫數(shù)量、出庫總價，機(jī)組號，領(lǐng)用單位，物資大類，倉庫，倉庫保管員等。③自動形成月份明細(xì)臺賬。其字段有：出庫單編號，出庫日期，工程編碼，項目名稱，合同編號，合同名稱，設(shè)備名稱，規(guī)格型號，單價，數(shù)量，出庫數(shù)量，出庫單價，出庫總價，入庫數(shù)量，入庫總計，供貨單位，合同總價，出庫總價，機(jī)組號，領(lǐng)用單位，物資大類，倉庫，倉庫保管員等。④自動形成合同明細(xì)臺賬。其字段有：合同名稱，設(shè)備名稱，規(guī)格型號，單價，數(shù)量，出庫數(shù)量，入庫數(shù)量，供貨單位，合同總價，入庫總價，出庫總價，機(jī)組號，領(lǐng)用單位，物資大類，倉庫等。⑤需要各級人員簽字的出庫單，在基建計算機(jī)物資管理系統(tǒng)中，根據(jù)合同進(jìn)行打印憑證，這樣能保證資金的正確及數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確，為最后的竣工決算打下好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。⑥在使用基建設(shè)備、材料管理系統(tǒng)查看模塊添加時，及時增加，倉庫、保管員，兩個欄目，這樣便于查找及責(zé)任分明，能夠快而準(zhǔn)確的索引出需要的數(shù)據(jù)及責(zé)任人。⑦在入錄中增加已出庫數(shù)量的顯示字段，這樣為后期的出庫入錄、查找減少了工作量。因出庫入錄是在入庫及合同的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，再次入錄時，已出庫后的整個合同項目還會顯示在屏幕上，沒有出庫數(shù)量，就像大海撈針，顯示了已出庫數(shù)量，和入庫數(shù)量進(jìn)行對比，就不會重復(fù)選擇。這樣能提高工作效率。⑧增加每張出庫單合計自動生成的功能。

總之，按照以上方法進(jìn)行基建物資信息管理，進(jìn)行設(shè)計、編程、應(yīng)用就會收到省時、省力、快捷、數(shù)字準(zhǔn)確、信息共享、便于管理、便于決策、利于決算等好的效果。