淺議新時(shí)期做好干部人事檔案工作的若干思考

郭月卿

摘要：新時(shí)期干部人事檔案工作淺析探討

關(guān)鍵詞：干部人事檔案改進(jìn)管理服務(wù)

0 引言

按照胡總書記“科學(xué)發(fā)展觀”要求做好新時(shí)期干部人事檔案工作顯得尤為重要。隨著我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，干部人才工作出現(xiàn)了不少新情況，干部人事檔案工作也面臨不少新的挑戰(zhàn)，檔案工作如何與時(shí)俱進(jìn)，加快發(fā)展，充分發(fā)揮職能作用，更好地為干部人事工作服務(wù)，筆者進(jìn)行了以下思考。

1 部人事檔案管理，與新時(shí)期對(duì)干部工作的要求有許多不適應(yīng)的地方

調(diào)查顯示：目前干部人事檔案管理，在管檔意識(shí)、管理機(jī)制、管理方法上與新時(shí)期對(duì)干部工作的要求有許多不適應(yīng)的地方。

1.1 管檔意識(shí)滯后。干部人事檔案工作是干部工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是做好干部工作的基礎(chǔ)和前提，搞好干部人事檔案管理，對(duì)于全面地了解干部，正確選拔使用干部具有重要意義！從事干部工作的許多同志，干部檔案意識(shí)是比較強(qiáng)的，對(duì)干部人事檔案工作的認(rèn)識(shí)是明確的。但也應(yīng)清楚地看到，由于干部人事檔案工作是一項(xiàng)內(nèi)部性、保密性很強(qiáng)的工作，是一項(xiàng)并不引人注目的、默默無聞的工作，因此有的同志常?？床坏竭@項(xiàng)工作的重要性，有的同志認(rèn)為，現(xiàn)在使用干部重在現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，干部檔案沒有多大作用；還有的同志認(rèn)為干部檔案工作是干部檔案工作人員的事情，與己無關(guān)；也有的同志雖然口頭上講干部檔案工作的重要性，但實(shí)際工作中卻不夠重視，這些情況表明，相當(dāng)一部分人員對(duì)干部人事檔案工作的意識(shí)還是不強(qiáng)的。

1.2 管理機(jī)制滯后。目前的干部人事檔案管理還是沿用長(zhǎng)期以來形成的以“計(jì)劃管理”為核心的各項(xiàng)制度，“計(jì)劃”色彩濃厚，缺少應(yīng)有的生機(jī)與活力，機(jī)制滯后，已不能適應(yīng)干部工作發(fā)展的需要。一方面檔案材料收集制度過分“行政”化。材料收集是干部人事檔案工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，目前，主要是依賴于政府的行政手段，但隨著政府職能的轉(zhuǎn)變，這項(xiàng)工作的難度將越來越大。另一方面，目前干部人事檔案管理工作中材料收集范圍和如何對(duì)進(jìn)檔材料進(jìn)行鑒別等各項(xiàng)制度與新時(shí)期對(duì)干部考察任用時(shí)需提供材料提出的新要求不相適應(yīng)。

1.3 管理方法滯后。目前的干部人事檔案管理方法，局限于“看堆式”的管理。重管理，輕服務(wù)，方法繁鎖，不易操作，反應(yīng)較慢，現(xiàn)代化管理水平不高。

2 檔案管理工作的改進(jìn)

干部人事檔案管理方法滯后于干部人事制度改革的進(jìn)程。干部考察任用對(duì)干部個(gè)人經(jīng)歷和個(gè)人基本情況主要依據(jù)是干部檔案所記載的，這就要求干部檔案在管理上要主動(dòng)適應(yīng)干部工作的要求，不能處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)。檔案方法的繁鎖很大程度上是由于檔案工作本身的繁鎖所造成的，這就要求必須改進(jìn)檔案管理方法。

2.1 加快思想觀念更新轉(zhuǎn)變 隨著干部人事制度改革的不斷深入，干部人事檔案管理工作水平也有著不同程度的發(fā)展和提高，但就目前的狀況來看，干部檔案管理工作改革還落后于干部工作發(fā)展的需要，當(dāng)今處于信息化時(shí)代，干部人事檔案管理的現(xiàn)代化已提上日程。因此，從領(lǐng)導(dǎo)到具體的工作人員，要跟形勢(shì)的需要，就必須更新觀念，深入進(jìn)行檔案管理工作的改革，更好地跟上干部人事工作的飛速發(fā)展。檔案工作要適應(yīng)新形勢(shì)的需要，更好地為黨的干部管理和中心工作服務(wù)，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)具有全局意義的根本轉(zhuǎn)變，在干部人事檔案管理工作上要沖破傳統(tǒng)的干部人事檔案材料的管理模式，立足于干部檔案資源的開發(fā)利用，改變傳統(tǒng)的干部人事檔案工作中的陳舊觀念，調(diào)整宏觀思路。要真正做到選賢任能，知人善任，選拔德才兼?zhèn)涞暮酶刹浚捅仨殞?duì)干部進(jìn)行客觀地、全面地了解。因此，要適應(yīng)新時(shí)期對(duì)干部工作的要求，就必須不斷地完善和改進(jìn)干部人事檔案的工作。

2.2 切實(shí)改進(jìn)干部人事檔案管理 近年來，隨著干部人事制度改革的不斷深入，公開選拔、實(shí)績(jī)考核、引咎辭職等新舉措不斷涌現(xiàn)，干部的競(jìng)爭(zhēng)擇優(yōu)和正常流動(dòng)機(jī)制正在形成。為適應(yīng)這一發(fā)展，干部人事檔案工作必須狠抓改進(jìn)和管理。

2.2.1 理順檔案管理體制。在新的發(fā)展時(shí)期，人員流動(dòng)日益加速，人員的隸屬關(guān)系不斷變化等原因，干部檔案工作出現(xiàn)了一些新情況新問題。一是關(guān)系較亂。主要表現(xiàn)在企、事業(yè)單位部分人員的檔案有的在人事部門，有的在人才交流中心，還有的在勞動(dòng)部門，管理的主體不清。二是人檔脫節(jié)。在人員流動(dòng)中，少數(shù)職能單位檔案意識(shí)淡漠，造成人檔分離，棄檔、“死”檔和無檔現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。三是管理盲區(qū)。部分單位在招聘人員時(shí)，擅自保存所聘人員檔案，少數(shù)柔性流動(dòng)人才及一時(shí)沒有落實(shí)工作的大中專畢業(yè)生和退伍軍人，私自截留檔案的現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生，要解決這些問題，必須理順管理體制。

2.2.2 健全檔案管理制度。適應(yīng)不斷發(fā)展的新形勢(shì)，對(duì)現(xiàn)行的檔案查借閱制度、材料收集制度、檔案的傳遞制度、檔案整理工作制度、鑒別歸檔制度、檢查核對(duì)制度、保管保密制度等進(jìn)行完善，同時(shí)，針對(duì)體制改革、人員流動(dòng)等新情況、新問題，制定一些新的制度。

2.3 積極加快檔案工作信息化建設(shè)。加快檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。檔案工作的信息化、自動(dòng)化是機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化的重要組成部分，是提高干部工作效能的重要方面和必然要求。

2.3.1 建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實(shí)施干部人事檔案動(dòng)態(tài)管理。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將干部檔案資料整理輸入微機(jī)，將文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，使干部檔案數(shù)據(jù)化、信息化，實(shí)行微機(jī)化操作。同時(shí)，檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)建成后，可以記錄干部工資、職級(jí)、學(xué)歷、崗位變動(dòng)等動(dòng)態(tài)信息，一旦干部基本情況發(fā)生變化時(shí)，可以隨時(shí)快速準(zhǔn)確地將最新信息錄入微機(jī)，保證干部檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

2.3.2 建立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，實(shí)施干部人事檔案的分級(jí)管理。建立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，重點(diǎn)要解決好使用權(quán)和管理權(quán)問題。在使用權(quán)上，可以根據(jù)不同用戶的情況，通過密碼和身份確認(rèn)，提供所需的檔案資料。在管理權(quán)上，可以實(shí)行分級(jí)管理制度，要堅(jiān)持誰管理誰負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按管理權(quán)限由主管部門負(fù)責(zé)檔案的日常管理和修改維護(hù)。建立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，可以保證各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部根據(jù)不同的工作需要，隨時(shí)調(diào)閱所需檔案資料，從而提高信息利用的效率。同時(shí)，使信息充分得到共享，提高勞動(dòng)效率與工作質(zhì)量。

2.3.3 建立干部個(gè)人電子檔案系統(tǒng)，實(shí)施干部人事檔案自動(dòng)化管理?？梢詫⒏刹總€(gè)人中能夠公開部分的內(nèi)容以類似于IC卡的形式，制成電子檔案。個(gè)人電子檔案的建立，可以有效地減少棄檔、“死”檔和無檔現(xiàn)象，同時(shí)，減輕了檔案工作的工作量，反檔案人員從繁瑣的腦力勞動(dòng)和體力勞動(dòng)中解脫出來。不僅如此，還可以減少紙質(zhì)案卷因磨損而造成的毀壞。

2.4 充分發(fā)揮干部人事檔案作用 為干部人事工作服務(wù)，是干部人事檔案工作的根本目的。

2.4.1 發(fā)揮干部檔案的歷史作用。干部檔案是個(gè)人歷史的真實(shí)記錄和個(gè)人本來面目的客觀反映，是做好干部工作不可缺少的材料。實(shí)際工作中經(jīng)常會(huì)碰到年齡、工齡、學(xué)歷和待遇等方面的問題，不少都比較棘手。堅(jiān)持以檔案為基準(zhǔn)，以歷史材料變依據(jù)，對(duì)照政策，認(rèn)真核對(duì)，及時(shí)準(zhǔn)確地為相關(guān)職能部門提供有價(jià)值的信息，為正確解決問題提供第一手資料。

2.4.2 發(fā)揮干部檔案在選用干部上的基礎(chǔ)作用。選拔使用干部，關(guān)鍵是知人善任。干部檔案是全面考察了解和選拔使用干部的一個(gè)重要依據(jù)，檔案治理部門應(yīng)及時(shí)維護(hù)更改干部信息，保證信息的真實(shí)可靠，為領(lǐng)導(dǎo)選拔各種類型的領(lǐng)導(dǎo)干部和管理人才，準(zhǔn)確提供重要的依據(jù)，讓選拔上來的干部真正能夠“為官一任，造福一方”。

2.4.3 發(fā)揮干部檔案在治理工作上的作用。在日常工作中，干部檔案的服務(wù)功能還體現(xiàn)在能為干部個(gè)人提供歷史公正的憑證，可以為干部工作出據(jù)歷次任職憑證、工資變動(dòng)憑證、社會(huì)關(guān)系憑證、黨團(tuán)關(guān)系憑證、業(yè)務(wù)職稱憑證、學(xué)歷層次憑證等，總之，做好新時(shí)期干部人事檔案工作，為創(chuàng)建和諧社會(huì)做出我們的積極貢獻(xiàn)。