賬務(wù)處理與報表系統(tǒng)的菜單設(shè)計及實現(xiàn)方法

李國紅

賬務(wù)處理與報表系統(tǒng)是整個會計電算化軟件的核心部分，其基本任務(wù)是：①由原始憑證填制記賬憑證（包括憑證的輸入、修改和審核等）；②由已審核的記賬憑證登記總賬、明細賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬；③根據(jù)總賬和明細賬編制資產(chǎn)負債表和損益表等會計報表。對應(yīng)于這些基本任務(wù)，賬務(wù)處理與報表系統(tǒng)應(yīng)由若干相應(yīng)的功能模塊組成，各模塊又分別由若干子模塊組成。要把這些模塊較好地組織起來，最好的辦法就是利用菜單技術(shù)。本文主要以Visual FoxPro 6.0（以下簡稱VFP）為開發(fā)工具來探討賬務(wù)處理與報表系統(tǒng)的菜單設(shè)計及實現(xiàn)方法。

1 賬務(wù)處理與報表系統(tǒng)的功能模塊

賬務(wù)處理與報表系統(tǒng)是一種極為重要的管理信息系統(tǒng)，主要實現(xiàn)會計科目設(shè)置、記賬憑證處理、登記賬簿、編制會計報表、賬表的預(yù)覽與打印、結(jié)轉(zhuǎn)等功能。由于賬務(wù)處理與報表系統(tǒng)是由特定的操作人員使用的，它還應(yīng)當能夠提供包括增加操作員、刪除操作員及修改口令在內(nèi)的用戶管理功能。另外，與其他管理信息系統(tǒng)一樣，該系統(tǒng)使用完畢后應(yīng)能夠退出。賬務(wù)處理與報表系統(tǒng)的功能模塊結(jié)構(gòu)如圖1所示。

其中，賬表預(yù)覽與打印模塊下的各子模塊又分別包括預(yù)覽和打印兩個功能子模塊，例如：總賬子模塊下包括總賬預(yù)覽、總賬打印子模塊。

2 賬務(wù)處理與報表系統(tǒng)的菜單規(guī)劃

由于賬務(wù)處理與報表系統(tǒng)由若干功能模塊組成，各模塊又由若干子模塊組成，因此，系統(tǒng)實現(xiàn)時最適合以菜單方式對各模塊進行組織與設(shè)計。為方便論述，這里將賬務(wù)處理與報表系統(tǒng)所在的最高層模塊稱為0級模塊，0級模塊所直接包含的各模塊稱為一級模塊，一級模塊的直接下級模塊稱為二級模塊，余類推。根據(jù)這種約定，圖1中“賬表預(yù)覽與打印”、“總賬”、“預(yù)覽”模塊就分別對應(yīng)于一、二、三級模塊。設(shè)計菜單系統(tǒng)時所用的模塊結(jié)構(gòu)圖中一般不多于三級模塊。

進行菜單規(guī)劃時通用的做法是，將組成系統(tǒng)的一級模塊的名稱（或含義相同的替代名稱）作為菜單欄上各菜單項的名稱，若模塊下還有子模塊，則將各模塊下的子模塊的名稱（或含義相同的替代名稱）作為相應(yīng)菜單項下的子菜單項的名稱，菜單的層次一般不超過3層。根據(jù)圖1，賬務(wù)處理與報表系統(tǒng)的菜單欄由會計科目設(shè)置、記賬憑證處理、登記賬簿、編制報表、賬表預(yù)覽與打印、結(jié)轉(zhuǎn)、用戶管理、退出等菜單項組成，除“退出”菜單項外的其余菜單項下又由若干對應(yīng)的子菜單項組成。如會計科目設(shè)置菜單項下包括輸入科目、查詢科目、修改科目、刪除科目等子菜單項；賬表預(yù)覽與打印菜單項下包括總賬、明細賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、資產(chǎn)負債表、損益表、利潤分配表、現(xiàn)金流量表等子菜單項，這些子菜單項下又分別由預(yù)覽、打印子菜單項組成。

為方便用戶操作，規(guī)劃菜單時可以根據(jù)需要為菜單欄的每個菜單項設(shè)計熱鍵，為每個菜單項下的各子菜單項設(shè)置訪問鍵、快捷鍵，并設(shè)置必要的分隔線。利用VFP設(shè)計的賬務(wù)處理與報表系統(tǒng)的部分菜單界面如圖2和圖3所示，其中“會計科目設(shè)置”菜單的熱鍵是K，“輸入科目”項的訪問鍵為S、快捷鍵為Ctrl+S，橫線為分隔線，余類推。

3 菜單功能的實現(xiàn)方法

菜單設(shè)計是在VFP的菜單設(shè)計器中完成的。啟動VFP后，在“文件”菜單下選擇“新建”命令，在彈出的“新建”對話框選中“菜單”項，然后單擊“新建文件”按鈕，再在彈出的“新建文件”對話框中單擊“菜單”按鈕，即可進入菜單設(shè)計器界面。也可在項目管理器的“全部”或“其他”選項卡的樹型目錄區(qū)選中“菜單”項，再單擊“新建”按鈕，以類似的方法進入菜單設(shè)計器界面，進行菜單的設(shè)計。

3. 1菜單欄設(shè)計

菜單欄設(shè)計主要是設(shè)計出現(xiàn)在菜單欄的菜單項名及對應(yīng)的熱鍵。一般將系統(tǒng)所包含的功能模塊的名稱（或含義相同的替代名稱）作為菜單欄的菜單項名，將菜單項名對應(yīng)的漢語拼音（或英文單詞）縮寫中的、最有助于人們理解菜單項功能的某個字母作為菜單項的熱鍵，并將各菜單項按照事先設(shè)計好的順序進行排列。按照上述方法進入菜單設(shè)計器后，可以看到設(shè)計器的菜單級對應(yīng)為“菜單欄”，可對照圖1所示的模塊名稱并按照設(shè)置熱鍵的規(guī)則，或依據(jù)第2節(jié)所作的菜單規(guī)劃，在“菜單名稱”欄依次輸入對應(yīng)的菜單項名并設(shè)置相應(yīng)的熱鍵，如圖4所示。

其中，T是“退出”項的熱鍵，執(zhí)行該項可退出VFP。由于退出VFP可用quit命令實現(xiàn)，所以在對應(yīng)的“結(jié)果”欄選擇“命令”，再在其右邊的文本框輸入quit即可。其他各菜單項都對應(yīng)有下拉菜單，所以在結(jié)果欄均選擇“子菜單”。這樣，運行菜單后，也可以通過按“Alt+T”組合鍵執(zhí)行“退出”功能。

3. 2下拉菜單設(shè)計

菜單欄中的每個菜單項都可根據(jù)需要對應(yīng)于一個一級或不多于三級的下拉菜單。在圖4所示界面的“菜單名稱”欄輸入某菜單項名，在“結(jié)果”欄選擇“子菜單”，并單擊其右邊的“創(chuàng)建”（或“編輯”）按鈕后，即可進入該菜單項的下拉菜單設(shè)計界面，圖5和圖6分別是“會計科目設(shè)置”和“賬表預(yù)覽與打印”的下拉菜單設(shè)計界面。

“會計科目設(shè)置”下拉菜單的菜單項由“會計科目設(shè)置”模塊所包含的子模塊名組成。假設(shè)每個子模塊對應(yīng)于一個已設(shè)計好的表單文件（擴展名為.scx），如“輸入科目”模塊對應(yīng)于表單文件“輸入科目.scx”，保存在默認目錄下，則菜單設(shè)計器中的各菜單項對應(yīng)的結(jié)果欄應(yīng)選擇“命令”，其右邊的命令輸入框中應(yīng)輸入相應(yīng)的可執(zhí)行命令，如“輸入科目”菜單項對應(yīng)的命令為“do form 輸入科目.scx”。若在菜單項之間插入分隔線，則菜單名稱為“-”，結(jié)果欄選“子菜單”即可。若在“菜單級”對應(yīng)的下拉組合框中選擇“菜單欄”，即可返回菜單欄設(shè)計界面（即返回到圖4）。

由于賬表預(yù)覽與打印模塊下包含若干子模塊，各子模塊又分別包括預(yù)覽和打印兩個功能子模塊，所以“賬表預(yù)覽與打印”下拉菜單應(yīng)包含一個二級菜單結(jié)構(gòu)，需要分別進行設(shè)計。首先以上述類似的方法進入賬表預(yù)覽與打印的下拉菜單設(shè)計界面（圖6），分別將賬表預(yù)覽與打印模塊下的各子模塊名（及其訪問鍵）作為菜單項名輸入菜單名稱欄，在結(jié)果欄選擇“子菜單”，并設(shè)置必要的分隔線，就完成了一級下拉菜單的設(shè)計。然后，對于每個菜單項，單擊結(jié)果欄右邊的“創(chuàng)建”（或“編輯”）按鈕，可進入二級菜單設(shè)計界面，例如，單擊“總賬”項結(jié)果欄右邊的“創(chuàng)建”（或“編輯”），即可進入總賬子菜單的設(shè)計界面（圖7）。這里，假設(shè)各報表文件（擴展名為.frx）均已設(shè)計好，比如總賬的報表文件為zz.frx，并保存在默認目錄下，則在菜單名稱欄分別輸入“預(yù)覽”、“打印”（及相應(yīng)的訪問鍵）作為菜單項，在結(jié)果欄選擇“命令”，在“預(yù)覽”項結(jié)果欄右邊的命令輸入框輸入report form zz.frx preview，在“打印”項結(jié)果欄右邊的命令輸入框輸入report form zz.frx to printer。

需要說明的是，在結(jié)果欄選擇“命令”時，其右邊的命令輸入框中應(yīng)輸入相應(yīng)的可執(zhí)行命令，可以是VFP命令或SQL語句。除執(zhí)行表單、報表文件命令外，還可以是執(zhí)行程序文件（擴展名為.prg）、查詢文件（擴展名為.qpr）等的命令，而且所輸入的命令必須是執(zhí)行對應(yīng)菜單項功能的命令，命令的語法和格式也必須完全正確。例如，登記總賬的程序名是djzz.prg，則對應(yīng)的命令用do djzz.prg；編制損益表的程序名是bzsyb.prg，則對應(yīng)的命令用do bzsyb.prg。

其余模塊對應(yīng)的菜單、子菜單可參照上述方法在菜單設(shè)計器中進行設(shè)計與修改。

整個菜單設(shè)計完成后，可單擊常用工具欄的“保存”按鈕進行保存，生成擴展名為.mnx的菜單設(shè)計文件，比如生成“賬務(wù)處理與報表系統(tǒng).mnx”，該文件可以隨時進行編輯與修改。

3. 3菜單的運行

設(shè)計好的菜單必須生成可執(zhí)行的菜單程序文件才能正常運行。選中菜單設(shè)計器，在VFP系統(tǒng)菜單欄中選擇“菜單”項下的“生成”選項，將彈出“生成菜單”對話框，單擊“生成”按鈕后，即可生成主文件名與菜單設(shè)計文件的主名相同、擴展名為.mpr的可執(zhí)行菜單程序文件，比如菜單設(shè)計文件名為“賬務(wù)處理與報表系統(tǒng).mnx”，則菜單程序文件名為“賬務(wù)處理與報表系統(tǒng).mpr”。

生成可執(zhí)行菜單程序后，就可運行該菜單，運行方法有多種。例如，可以利用VFP“程序”菜單下的“運行”命令，也可以將“賬務(wù)處理與報表系統(tǒng).mnx”添加到項目管理器后利用“運行”按鈕，還可以在VFP的程序文件或命令窗口中執(zhí)行命令：do 賬務(wù)處理與報表系統(tǒng).mpr。

4 結(jié) 語

綜上所述，利用VFP設(shè)計應(yīng)用系統(tǒng)菜單時，首先要通過分析和規(guī)劃，畫出不多于三級的系統(tǒng)模塊結(jié)構(gòu)圖；然后根據(jù)模塊結(jié)構(gòu)圖規(guī)劃菜單系統(tǒng)，包括確定菜單欄所包含的菜單名及相應(yīng)的熱鍵，設(shè)計出每個菜單名對應(yīng)的下拉菜單所包含的菜單項及相應(yīng)的訪問鍵、快捷鍵、分隔線等，并確定哪些菜單項還要有子菜單；最后利用菜單設(shè)計器創(chuàng)建菜單和子菜單，并按照實際要求為沒有子菜單的菜單項指定所要執(zhí)行的任務(wù)或命令。設(shè)計好的菜單文件需要生成擴展名為.mpr的可執(zhí)行菜單程序文件后才能運行該菜單，從而最終實現(xiàn)菜單的功能。

主要參考文獻

［１］ 朱順泉，姜靈敏． 管理信息系統(tǒng)理論與實務(wù)［Ｍ］． 修訂版. 北京：人民郵電出版社，２００４.

［２］ 陳洛資，陳昭平． 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及應(yīng)用基礎(chǔ)［Ｍ］． 第２版. 北京：清華大學(xué)出版社，北京交通大學(xué)出版社，２００５.