緊跟時代發(fā)展步伐，做好高校檔案工作

摘要:近年來,我國高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展,與之相反,高校檔案工作卻進(jìn)展緩慢。如何緊跟時代發(fā)展步伐,實(shí)現(xiàn)檔案工作的可持續(xù)性發(fā)展,是擺在每個高校檔案工作者面前的問題。文章就將對此發(fā)表一些粗淺的看法。

關(guān)鍵詞:高校檔案工作;可持續(xù)發(fā)展;規(guī)范檔案管理

中圖分類號:G437文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1674-1145(2009)27-0191-02

自1998年中央國家機(jī)關(guān)進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革以來,各地高校也都相繼進(jìn)行了機(jī)構(gòu)改革,目前不少學(xué)校機(jī)構(gòu)改革已告一段落,還有一些高校的改革正在深化。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大和招生人數(shù)的增加,檔案數(shù)量也越來越多。在這種情況下,如何跟上快速發(fā)展的形勢,實(shí)現(xiàn)檔案工作的可持續(xù)性發(fā)展,成為當(dāng)務(wù)之急。筆者認(rèn)為,應(yīng)著重從以下幾方面入手,借高校發(fā)展之東風(fēng),為做好檔案工作創(chuàng)造良好的內(nèi)部環(huán)境和外部條件。

一、加大宣傳力度、爭取領(lǐng)導(dǎo)重視

檔案是人類活動的真實(shí)記錄,是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案,可以更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來。高校檔案工作是學(xué)校工作的重要組成部分,是學(xué)校管理不可獲缺的環(huán)節(jié)。然而,目前各高校分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),大都把精力和資金放在本單位業(yè)務(wù)建設(shè)上,花在檔案工作上的相對不多。部分領(lǐng)導(dǎo)不熟悉檔案工作的內(nèi)涵,甚至認(rèn)為檔案工作可有可無。這就需要高校檔案部門利用各種機(jī)會和場合,宣傳檔案和檔案工作的地位和作用,爭取進(jìn)一步得到領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心、重視和支持,加強(qiáng)對檔案工作的指導(dǎo),增加對檔案工作的投入,不斷改善檔案工作的環(huán)境和條件,推動檔案管理制度的貫徹、實(shí)施。

此外,高校檔案部門還要努力完善自身工作,提高服務(wù)水平,為學(xué)校各項(xiàng)工作服好務(wù),為廣大師生查詢利用提供方便,使檔案工作真正成為學(xué)校工作離不開、缺不了的重要工作。

二、完善規(guī)章制度、實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理

首先,各項(xiàng)規(guī)章制度是高校檔案工作有序發(fā)展的根本前提和重要保證,但僅有制度是不夠的,還要將規(guī)章制度在實(shí)際工作中落到實(shí)處,避免只停留在表面,成為一紙空文。比如部門立卷、平時預(yù)立卷和“三納入”、“四同步”等制度,都要在實(shí)際工作中切實(shí)實(shí)施起來,為此,有必要建立相應(yīng)的檔案配套考核制度,定期或不定期對各部門進(jìn)行考核,并與年終考評掛鉤,以保證制度的實(shí)施。對于已落后于形勢的規(guī)章制度,則要及時修改和補(bǔ)充,使其能適應(yīng)新的發(fā)展形勢的要求。

其次,還要嚴(yán)格執(zhí)行關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)要求。比如檔案資料要收集齊全,整理規(guī)范,而不是簡單地往檔案盒子一放就大功告成;要嚴(yán)格執(zhí)行檔案借(查)閱利用制度,盒內(nèi)資料借出時,檔案人員要嚴(yán)格把關(guān)并及時敦促其歸還;檔案移交手續(xù)要規(guī)范,雙方清點(diǎn)移交材料后,在移交目錄上簽字,各持一份,等等。

然而目前的實(shí)際情況是,大多數(shù)高校檔案考核制度執(zhí)行不嚴(yán),一些制度缺乏可操作性,流于形式,不可避免地挫傷了部分檔案工作者的積極性,沒有起到應(yīng)有的積極作用。很多高校特別是那些剛剛完成機(jī)構(gòu)改革的高校,檔案室還隸屬于辦公室,一般只配1～2名檔案員,沒有按照相關(guān)政策成立檔案館,有關(guān)業(yè)務(wù)開展不起來,只能停留在原來的水平。所以說,高校檔案工作的制度化、規(guī)范化管理既迫在眉睫又任重道遠(yuǎn)。

三、做好基礎(chǔ)工作、提高服務(wù)水平

高校檔案工作的價值要通過各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的良好運(yùn)轉(zhuǎn)才能實(shí)現(xiàn),因此,做好各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)工作是檔案工作生存的基礎(chǔ)。

首先,要做好檔案的收集整理工作。高校檔案部門要更好地為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù),必須以豐富的館藏為前提。目前,高校檔案從館藏結(jié)構(gòu)說雖稱得上“門類齊全”,但通常是被領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)利用的文書檔案占大多數(shù),科技檔案、聲像檔案等很少;從館藏內(nèi)容上看,則是一般事務(wù)性的文件居多,真正具有查考利用價值的合同、協(xié)議較少。館藏匱乏成為影響高校檔案工作職能發(fā)揮的重要因素,這就要求檔案工作人員具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和極大的工作熱情,克服重量不重質(zhì)的缺陷,正確判定收集檔案的價值,及時收集有關(guān)信息確定收集目標(biāo),并將這項(xiàng)工作作為一項(xiàng)經(jīng)常性、長期性、連續(xù)性的工作來抓,確保將有保存價值檔案資料收集齊全完整。在此基礎(chǔ)上,對收集來的資料合理分類、科學(xué)管理,從而保證查詢利用工作的順利開展。

其次,要做好檔案的提供利用工作。檔案最大的價值就在于提供利用,檔案工作的最終目標(biāo)還是提供利用,在任何情況下,檔案工作都不能脫離這一終極目標(biāo),否則檔案工作就將失去其存在的意義。檔案利用也是實(shí)現(xiàn)檔案潛在價值的重要途徑,它可以將檔案的有用性和可用性變成社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。因此,要樹立良好的服務(wù)意識,加大檔案開發(fā)利用的力度。要善于發(fā)現(xiàn)、總結(jié)、推廣檔案工作為學(xué)校服務(wù)的新經(jīng)驗(yàn)、新方法,拓寬服務(wù)的領(lǐng)域,豐富服務(wù)的形式,改進(jìn)服務(wù)的手段。

再次,要做好檔案的編研開發(fā)工作。編研工作是檔案提供利用的較高形式,直接關(guān)系到檔案部門的服務(wù)水平。但編研工作周期長、見效慢,故在一些高校沒有得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視,在機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備和職能安排上存在一些問題,增加了編研工作開展的難度。只有加強(qiáng)編研力量,增加人、財(cái)、物的投入,為編研工作開展創(chuàng)造良好的外部條件,才能保證編研工作的正常開展,不斷提高編研工作的水平,撰寫出具有較高使用價值、實(shí)用性較強(qiáng)、易于傳播的編研成品。提高編研產(chǎn)品的質(zhì)量還要求編研人員必須堅(jiān)持實(shí)用性的原則,并且要將這一原則貫穿編研工作的始終。

四、加快信息化步伐、拓展自身職能

伴隨高新技術(shù)的飛速發(fā)展、信息高速公路的開通應(yīng)用、辦公自動化的迅速普及、電子文件的大量產(chǎn)生,檔案工作面臨信息化的新挑戰(zhàn)。作為檔案工作者,必須盡快轉(zhuǎn)變觀念,順應(yīng)歷史潮流發(fā)展,學(xué)習(xí)、運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)知識和技術(shù)手段,加快檔案現(xiàn)代化管理步伐,使檔案工作盡快融入信息社會。

信息化、數(shù)字化是檔案工作現(xiàn)代化管理的發(fā)展方向。在信息化實(shí)現(xiàn)進(jìn)程中,既要解決好信息的標(biāo)準(zhǔn)化問題,又要解決好檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公自動化的銜接問題。文檔一體化是檔案工作的發(fā)展趨勢,各校要盡快解決好電子文件的傳輸、歸檔、保管、利用及技術(shù)保護(hù)等問題。

此外,要搞好檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)。系統(tǒng)建設(shè)要有前瞻性,要符合信息化發(fā)展的趨勢。要吸收成熟而先進(jìn)的技術(shù),系統(tǒng)構(gòu)成體系和整體發(fā)展思路要有較高的起點(diǎn),留有充分發(fā)展的余地,確保系統(tǒng)能不斷擴(kuò)展和提升,適應(yīng)多媒體技術(shù)。系統(tǒng)要有開放性,不同的設(shè)備和軟件能按公共標(biāo)準(zhǔn)協(xié)調(diào)一致運(yùn)行,保證添加的設(shè)備和軟件能較好地融為一體,為實(shí)現(xiàn)資源共享打好基礎(chǔ),向國家標(biāo)準(zhǔn)靠攏。系統(tǒng)還應(yīng)具有充分安全保密措施,檔案館網(wǎng)絡(luò)應(yīng)設(shè)置多級安全機(jī)制,不同人員應(yīng)有不同訪問權(quán)限。

總之,為使高校檔案工作達(dá)到一流水平,檔案部門應(yīng)具有一流意識,開闊視野,制定工作計(jì)劃和奮斗目標(biāo),并通過不懈的努力,真正把檔案館辦成具有一流水平的功能齊全的檔案館,使其既成為管理學(xué)校檔案資料的基地、校史研究的基地和愛國主義教育、精神文明建設(shè)的基地,又成為為黨和學(xué)校中心工作服務(wù)的信息中心。

五、加強(qiáng)兼職檔案員培訓(xùn)、提升專職檔案員素質(zhì)

通過加強(qiáng)兼職檔案員培訓(xùn)、提升專職檔案員素質(zhì),建立起一支高素質(zhì)的專兼職檔案人員隊(duì)伍,是做好檔案工作的前提。

目前,多數(shù)高校的兼職檔案員是由部門領(lǐng)導(dǎo)指定的,人員變動相對頻繁。對于新手來說,由于不熟悉檔案業(yè)務(wù)和工作流程,缺乏必要的工作經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐鍛煉,在一定程度上影響檔案工作完成的質(zhì)量;而對于那些資歷較長的兼職檔案員來說,則容易因?yàn)橐蜓嘏f、墨守成規(guī),影響檔案工作完成的質(zhì)量。此外,高校兼職檔案員往往身兼數(shù)職,事務(wù)繁忙,故一些責(zé)任心不強(qiáng)的人對待檔案工作就不會認(rèn)真。分析造成這種狀況的原因不難發(fā)現(xiàn),除了檔案工作本身的特點(diǎn)之外,兼職檔案人員沒有得到相應(yīng)的培訓(xùn)機(jī)會及福利待遇也是一個非常重要的原因。為此,應(yīng)考慮實(shí)行一些傾斜性的政策,增加兼職檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會,對他們的兼職工作提供津貼,讓他們感到從事檔案工作同樣有奔頭,從而調(diào)動他們的工作積極性和創(chuàng)造性。

專職檔案工作人員素質(zhì)在檔案工作發(fā)展中的作用更為明顯,特別是在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的新形勢下,隨著檔案事業(yè)規(guī)模的日益擴(kuò)大,檔案內(nèi)容日益豐富、檔案信息載體日益多樣、檔案管理手段日益先進(jìn)、檔案利用需求日益提高,對檔案人員素質(zhì)的要求愈來愈高。因此,要努力提高專職檔案人員素質(zhì),提高他們政治修養(yǎng),提升他們業(yè)務(wù)水平、工作能力和現(xiàn)代化管理的技能。要積極創(chuàng)造條件,組織引導(dǎo)檔案工作人員努力學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識和相關(guān)學(xué)科知識,不斷更新自己的知識結(jié)構(gòu),掌握檔案現(xiàn)代化管理的有關(guān)技術(shù)技能,適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展和現(xiàn)代化管理的需要,成為既懂管理又懂計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才,保證檔案事業(yè)沿著現(xiàn)代化的方向不斷前進(jìn)。

作者簡介:李麗環(huán)(1980- ),女,供職于燕山大學(xué)綜合檔案室。