淺談中職學(xué)校學(xué)生檔案管理存在的問題及對策

王冬英

摘要：中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作是學(xué)生工作的一個(gè)重要組成部分，學(xué)生檔案是用人單位選拔使用、培養(yǎng)人才的最基本依據(jù)，它記述和反映一個(gè)學(xué)生在校的學(xué)習(xí)情況和德才表現(xiàn)的文件載體，使用人單位做出知人善任、選賢舉能，既是考察和了解學(xué)生的重要依據(jù)，又是做好學(xué)生管理工作的重要手段。但是，目前中職學(xué)校學(xué)生檔案管理還存在一些問題，所以，應(yīng)完善學(xué)生檔案管理相關(guān)制度，加快學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的建設(shè)，充分挖掘檔案的利用價(jià)值，為畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校學(xué)生檔案管理問題對策

0引言

中職學(xué)校學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是學(xué)生家庭社會(huì)關(guān)系、經(jīng)濟(jì)狀況的主要原始材料，也是中職學(xué)生就業(yè)及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)，更是每個(gè)學(xué)生由學(xué)校走向社會(huì)的重要人生履歷。在目前就業(yè)競爭激烈的情況下，中職學(xué)校學(xué)生檔案作為畢業(yè)生的一項(xiàng)重要憑證，有著難以替代的作用。

1中職學(xué)校學(xué)生檔案管理存在的問題

中職學(xué)校學(xué)生檔案管理旨在對學(xué)生在校期間，以及在畢業(yè)生追蹤調(diào)查中所形成的各種材料進(jìn)行整理、歸檔，提供學(xué)生檔案的查閱、借閱服務(wù)及畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作。長期以來，由于諸多原因，中職學(xué)校學(xué)生檔案未能得到應(yīng)有的重視，致使檔案材料收集不全，質(zhì)量不高，不能準(zhǔn)確全面地反映中職學(xué)校學(xué)生的全貌，甚至出現(xiàn)檔案丟失等現(xiàn)象。當(dāng)前中職學(xué)校學(xué)生檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的問題：

1.1學(xué)生檔案不受重視，管理體制不完善。學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的一個(gè)分支，但是，中職學(xué)校往往只重視教學(xué)和其它管理的檔案工作，對于學(xué)生檔案工作的重要性沒有認(rèn)識(shí)到位，沒有將學(xué)生檔案管理工作提到議事日程，在檔案管理二級機(jī)構(gòu)中沒有配備專職人員，沒有進(jìn)行必要的檢查監(jiān)督和指導(dǎo)，沒有將學(xué)生檔案管理的好壞與檔案管理部門的業(yè)績掛鉤，沒有進(jìn)行有關(guān)的制度建設(shè)，學(xué)生檔案管理工作缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視，管理體制明顯不完善。

1.2學(xué)生檔案的收集整理不規(guī)范。目前中職學(xué)校學(xué)生檔案的管理一般由學(xué)生管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，并將學(xué)生檔案的整理交由院系來完成。由于學(xué)生管理部門沒有配備專職人員，加上學(xué)校缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)生檔案在收集整理過程沒有走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，出現(xiàn)這樣或那樣的錯(cuò)誤，如文字材料紙張規(guī)格不一、書寫不規(guī)范、用圓珠筆書寫、出現(xiàn)錯(cuò)別字、學(xué)年度班主任鑒定千篇一律、材料缺失等等。

1.3學(xué)生檔案的查閱、借閱等服務(wù)環(huán)節(jié)功能不完備。因檔案的收集不及時(shí)，整理、服務(wù)環(huán)節(jié)跟不上，學(xué)生檔案只成為“廢紙”一堆，無人查閱，也無法查閱、借閱，不利于中職學(xué)校教師了解學(xué)生，對學(xué)生因材施教。

1.4畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作不盡完善。目前，中等職業(yè)教育學(xué)校學(xué)生檔案在畢業(yè)時(shí)可移交人才交流中心保管，成人檔案仍由學(xué)校管理，這兩種方法都有相同的弊病。

2加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的對策

針對以上存在的幾個(gè)問題，筆者認(rèn)為應(yīng)該著力進(jìn)行以下幾方面的工作：

2.1狠抓組織和人員落實(shí)工作。中職學(xué)校學(xué)生檔案的管理要做到組織機(jī)構(gòu)落實(shí)、人員落實(shí)、庫房落實(shí)。實(shí)踐表明，要搞好中職學(xué)校學(xué)生檔案管理，首先必須理順管理體制，做到組織機(jī)構(gòu)落實(shí)。不論當(dāng)前中職學(xué)校對學(xué)生管理采取何種模式，都要根據(jù)學(xué)校工作的實(shí)際情況，建立學(xué)生檔案管理組織機(jī)構(gòu)：不論學(xué)生檔案是放在何處，必須有專人負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的管理工作。要根據(jù)學(xué)生檔案的數(shù)量，配備適當(dāng)編制的專業(yè)人員。筆者認(rèn)為，為了確保學(xué)生檔案的管理質(zhì)量，應(yīng)該實(shí)行集中式管理。管理機(jī)構(gòu)可設(shè)置在學(xué)生工作處下，并配備專職檔案管理人員。如果中職學(xué)校已經(jīng)設(shè)立綜合檔案館，那么學(xué)生檔案可應(yīng)歸綜合檔案館統(tǒng)一管理。對于采用分散管理模式的，一定要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，以保證學(xué)生檔案的歸檔和整理質(zhì)量。

2.2加大學(xué)習(xí)宣傳力度，強(qiáng)化師生檔案意識(shí)。通過學(xué)習(xí)宣傳，提高師生對學(xué)生檔案工作的認(rèn)識(shí)，積極關(guān)心支持學(xué)生檔案工作。讓大家認(rèn)識(shí)到，學(xué)生檔案是關(guān)系到中職學(xué)校全面推進(jìn)素質(zhì)教育、向社會(huì)輸送合格人才和中職生畢業(yè)就業(yè)的大事。一份高質(zhì)量的檔案，對用人單位是具有強(qiáng)烈的誘惑力和吸引力的。每一位學(xué)生都應(yīng)該重視檔案材料的填寫，做到如實(shí)填寫、書寫清楚、格式規(guī)范，檔案制成材料符合要求。同時(shí)，在校期間努力爭取創(chuàng)造優(yōu)良的業(yè)績，書寫自己的歷史。

2.3建立健全歸檔材料的形成、收集和傳遞制度。

2.3.1規(guī)范歸檔材料的要求。按照干部人事檔案管理規(guī)定，歸檔材料必須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的耐久性較好的紙張，字跡材料應(yīng)是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復(fù)寫紙、紅墨水、純藍(lán)墨水及鉛筆書寫，也不宜采用噴墨打印件歸檔，應(yīng)選用激光打印件或靜電復(fù)印件歸檔。凡是不符合要求的，必須退回原形成材料單位重新處理后方可歸檔。

2.3.2建立歸檔材料收集制度。雖然中職學(xué)校學(xué)生檔案材料的形成渠道多、來源廣，但材料形成大多是比較有規(guī)律的，只要你留心去觀察，是不難掌握的。如中職學(xué)校學(xué)生的檔案材料的收集工作，大致可以分為三個(gè)階段：第一個(gè)階段是收集招生時(shí)形成的和中職學(xué)校入學(xué)前的檔案材料，這些檔案材料應(yīng)在招生錄取時(shí)和學(xué)生入學(xué)時(shí)就著手抓緊收集。第二個(gè)階段檔案材料的收集，除了平時(shí)有規(guī)律地收集學(xué)生在學(xué)期間的所形成的德智體能、各類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、各種競賽及各類證書復(fù)印件等材料外，還要從黨、團(tuán)組織收集他們加入黨、團(tuán)組織的材料，向教務(wù)處、團(tuán)委和學(xué)生會(huì)收集評優(yōu)評獎(jiǎng)等材料。第三階段是最重要的收集階段，即畢業(yè)之際對學(xué)生在中職學(xué)校期間德智體能的總結(jié)和評價(jià)材料，大致可形成的材料有：畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、成績總表和積分表、中職學(xué)生體育合格登記卡、畢業(yè)生體檢表等材料。此外，還應(yīng)建立學(xué)生檔案收集歸檔制度，形成收集網(wǎng)絡(luò)。形成學(xué)生檔案材料的單位都要明確一位負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)對各階段形成的檔案材料及時(shí)收集與傳遞。這樣既有利于學(xué)生檔案材料的及時(shí)收集歸檔，又有利于材料收集過程中的保密與安全。

2.3.3嚴(yán)格畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞制度。一方面必須認(rèn)真執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)遞制度，嚴(yán)格按照檔案轉(zhuǎn)出的程序進(jìn)行：如填寫轉(zhuǎn)遞單——填寫轉(zhuǎn)檔登記——嚴(yán)密包封——通過機(jī)要轉(zhuǎn)遞——檢查收存回執(zhí)——回執(zhí)未退的及時(shí)催查(應(yīng)在一月之內(nèi))。同時(shí)，還應(yīng)注意接收單位是否具備文件中規(guī)定的“縣(團(tuán))級以上的組織、人事部門或縣級c含縣)以上人才服務(wù)中心”等具有管理檔案資格的機(jī)構(gòu)。若用人單位不具備保管條件的，應(yīng)送到人事部門所屬的人才流動(dòng)服務(wù)中心保管。這樣就可以有效避免檔案轉(zhuǎn)遞出去后造成檔案丟失的現(xiàn)象發(fā)生。另一方面，對中職學(xué)校畢業(yè)生檔案中能夠體現(xiàn)在學(xué)期間德智能績的綜合材料，如畢業(yè)生登記表、學(xué)生成績總表、畢業(yè)生基本情況表(積分總表)等材料形成一式二份，其中一份存放在畢業(yè)生本人檔案中，另一份存放在學(xué)校的學(xué)籍檔案中。這樣做的好處是便于今后部分學(xué)生的檔案丟失后重新建檔(即畢業(yè)生通過原所在學(xué)校保存的學(xué)籍檔案的復(fù)印件來重新建檔)，同時(shí)也可以避免有些畢業(yè)生利用重新建檔的機(jī)會(huì)弄虛作假，如做假材料、開假證明，涂改成績等的現(xiàn)象發(fā)生。

2.4加速學(xué)生檔案工作現(xiàn)代化的步伐。隨著信息化社會(huì)的到來與辦公自動(dòng)化的普及，隨著中職生數(shù)量的劇增和檔案內(nèi)容和數(shù)量的不斷增加，傳統(tǒng)的手工操作已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代改革的需要。中職學(xué)校學(xué)生檔案管理人員要與時(shí)俱進(jìn)，不斷改變觀念，更新管理意識(shí)，勇于實(shí)踐，敢于開拓創(chuàng)新，充分利用新技術(shù)、新設(shè)備，有計(jì)劃、有步驟地實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化。學(xué)生檔案管理人員應(yīng)該積極開發(fā)實(shí)用、高效、功能強(qiáng)大的學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)，加速檔案管理的現(xiàn)代化的步伐。

總之，中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，又做到主動(dòng)提供服務(wù)，使檔案的價(jià)值得以充分體現(xiàn)。檔案人員既要熟悉室藏檔案資料，注重檔案的收集質(zhì)量，提高檔案的利用率，還要及時(shí)對利用的反饋信息進(jìn)行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學(xué)的態(tài)度，把學(xué)校檔案工作做得更好，使之發(fā)揮出更大的作用。

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