張寶杰：ＣＩＯ必備“三塊金磚”

竇彥莉

2004年末,張寶杰來到了天津吉祥如意國際海運公司(以下簡稱天津吉運),當(dāng)時公司信息化建設(shè)情況非常糟糕,除了十幾臺電腦外加一個運行著海運管理系統(tǒng)的高配PC版服務(wù)器外,別無他物。

面對這樣的情況,張寶杰說:“考察一個CIO的能力,首先是在于做事的態(tài)度。這樣的環(huán)境對于有著豐富項目經(jīng)驗的人來說,等于是創(chuàng)造價值的一張白紙,非常有利于搭建統(tǒng)一的IT格局。正好可以借此全面部署公司的信息系統(tǒng),實施V計劃,來驗證創(chuàng)造價值的理論?！?/p>

什么是V計劃?張寶杰說:“我將用以實現(xiàn)‘三塊金磚理論的具體計劃、方案和項目統(tǒng)稱為V計劃。”一般說來,一個項目落實上線、穩(wěn)定運行后,IT部門就可以交差了,而在V計劃中,這才是真正的開始,是創(chuàng)造價值的起點,企業(yè)的IT投資能否產(chǎn)生價值取決于這三塊金磚。

第一塊金磚:成功的總體設(shè)計

成功的總體設(shè)計=IT戰(zhàn)略目標+IT戰(zhàn)略框架設(shè)計+CIO能力。

天津吉運發(fā)展了十年,公司的戰(zhàn)略目標指向“在本行業(yè)做全國的NO.1”。那么這個目標如何轉(zhuǎn)化為IT戰(zhàn)略目標呢?

張寶杰說:那就是用IT武裝企業(yè),讓企業(yè)在更低成本、更高效率、更可控的前提下更早達到這個目標。

基于這個認識,IT戰(zhàn)略框架設(shè)計自然也就出來了:利用信息技術(shù)增強公司的銷售能力、協(xié)同能力,并將企業(yè)文化信息化,把公司的整體管理理念利用IT系統(tǒng)化,而職員作為這個系統(tǒng)流程中的某個環(huán)節(jié),將大部分的工作行為和軟件系統(tǒng)流程綁定、銜接,使整個公司變成一個可控的系統(tǒng),這個系統(tǒng)能夠以驚人的效率復(fù)制,并且不斷改善、調(diào)整。這契合了時下“建設(shè)智慧型企業(yè)”的這個呼聲。

由此,海運ERP、財務(wù)系統(tǒng)、HR系統(tǒng)、企業(yè)郵局、電子商務(wù)平臺、協(xié)同辦公系統(tǒng)、傳真系統(tǒng)、VoIP、企業(yè)通信、視頻會議系統(tǒng)等逐步出現(xiàn)。

基于對整體框架的確定和對整體項目所需資源總數(shù)的計算,張寶杰胸有成竹地提出第一份采購申請——購買路由器。張寶杰購買的第一個路由器,其能力在公司的IT環(huán)境翻天覆地的變化后依然能夠滿足需要。這在當(dāng)時申請采購時,讓領(lǐng)導(dǎo)覺得有些貴的設(shè)備,現(xiàn)在反而讓領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)心,這么便宜的關(guān)鍵設(shè)備行嗎?張寶杰肯定地回答:沒問題,因為,今天的網(wǎng)絡(luò)使用量和開銷,在5年前已經(jīng)計算出來了。從結(jié)果看,這個設(shè)備實際上是沒多花1分錢,而它所具有的功能由開始只使用上網(wǎng)、DDNS、NAT等簡單功能,到現(xiàn)在的全部功能都被使用。

這種超前采購的理念,滲透在每一項IT采購中。就這樣,所有的規(guī)劃和準備都在張寶杰的頭腦中一天天成熟,落實項目的工作也從基礎(chǔ)設(shè)施采購開始,逐步完成。

第二塊金磚:成功的項目

成功的項目=正確的方向+適當(dāng)?shù)慕鉀Q方案+不斷改進。

公司原有一套VB+SQL Server的C/S系統(tǒng),權(quán)限系統(tǒng)過于簡單,沒有接口文檔。原開發(fā)公司已經(jīng)倒閉,不具備繼續(xù)改進的條件,自身的功能連當(dāng)前的需要都不能完全滿足,更不用說以后5年、10年的需要了,所以必須更換。那么更換什么樣的ERP?完全開發(fā)定制還是采購現(xiàn)有產(chǎn)品?用哪家公司的產(chǎn)品?怎么用?這些問題都需要解答。

張寶杰根據(jù)對公司當(dāng)前和未來以后5年的發(fā)展需要制定的條件為:開放型數(shù)據(jù)庫+C(B)/S混合模式+可持續(xù)提供改進和接口。

張寶杰說:“我們采用招標方式,公平競爭,天津吉運的招標選擇經(jīng)歷了半年多時間,確定了廠商后又對第一期客戶化方案進行反復(fù)修改,歷經(jīng)了1年多,才正式上線運行。這時距離必須用新ERP來支撐公司的下一步戰(zhàn)略所需要的時間剛剛好。也就是說2008年需要做的事情,我在2006年就推動公司開始做了,而我自己是在2005年就開始做準備了,而付款是2008年上線后1個月的事了,這樣做,對保證核心項目的成功有著深遠的影響?！?/p>

而財務(wù)預(yù)算問題,張寶杰是這樣解決的:

第一步,選擇一家國內(nèi)有規(guī)模的軟件開發(fā)公司,有能力提供長期的改進和優(yōu)化;先買成型的公版;

第二步,購買最貼近公司需求的成型軟件,公版軟件一般都比較便宜;

第三步,對新購買的ERP進行第一次客戶化,花有限的資金,先滿足現(xiàn)有的需要,同時簽訂二期、三期客戶化的合同;

第四步,上線運行,在實際運行中不斷改進,等先期投資在整個企業(yè)發(fā)揮了信息支柱作用的前提下再進行后期投資,就好比買了汽車,再給汽車花錢加油一樣,壓力小了很多;

第五步,在改進減少到一定數(shù)量時,進行ERP基礎(chǔ)上的電子商務(wù)建設(shè)。

第三塊金磚:成功的系統(tǒng)

成功的系統(tǒng)=精準的需求+簡單的界面+穩(wěn)定運行。

張寶杰說:“公司每個采購的系統(tǒng),都要經(jīng)過我設(shè)計的采購流程。這個流程的重要一環(huán),就是試用,無論是企業(yè)通信系統(tǒng),還是OA協(xié)同系統(tǒng),或者是防病毒網(wǎng)關(guān)、防火墻,都要經(jīng)過實際進入生產(chǎn)環(huán)境長時間免費試用,從而確定是否真正滿足辦公的需要。”

每個開發(fā)定制的產(chǎn)品,或是客戶化的產(chǎn)品都需要所有使用者親自到場開會,提需求、試開發(fā),模擬業(yè)務(wù)測試,每個人都同意了,才算初步通過,然后再進入生產(chǎn)環(huán)境實測。事實證明,在測試上多花些功夫是非常值得的。

張寶杰說:“以我們的海運ERP為例,界面調(diào)整是第一期客戶化必須做的內(nèi)容,按鈕的位置、文本框的大小,都盡量和我們原有的紙質(zhì)單據(jù)保持一致,和原來的ERP軟件保持一致,和公司獨有的操作習(xí)慣一致,能簡化的簡化,能合并的合并,這樣一來,新的ERP上線后,員工只需簡單的適應(yīng)即可使用,省去了很多的培訓(xùn)工作。”

張寶杰認為,CIO一定要具備系統(tǒng)設(shè)計師的思維和能力,具備數(shù)據(jù)庫的分析、攔截、排錯能力,具備3種編程語言以上的基本使用能力,同時最好還要具備多種IT技能經(jīng)驗,如掌握網(wǎng)絡(luò)、網(wǎng)管、VPN搭建、網(wǎng)絡(luò)安全、策略等技能,以便于CIO在整個企業(yè)的系統(tǒng)中隨時發(fā)揮四兩撥千斤的功能。

所以,對CIO而言,要做到系統(tǒng)穩(wěn)定運行,就要有能力高效解決突發(fā)問題,就需要具備上述的多方面能力。保持整體系統(tǒng)的穩(wěn)定性,把出問題的影響程度降到最低,公司就等于擁有了穩(wěn)定的系統(tǒng)。這當(dāng)然是CIO創(chuàng)造商業(yè)價值的一個體現(xiàn)。