檔案信息交流的趨勢分析

張　玲

摘 要：本文對信息高速公路與檔案信息交流的相互作用進行了論證，對檔案信息交流的趨勢進行了分析和探討。

關鍵詞：檔案交流；信息；趨勢

伴隨著信息時代的飛速發(fā)展，檔案信息交流也必然會有一個更加美好的前景。究竟這項工作是個什么樣的發(fā)展趨勢，檔案界仁者見仁，智者見智。我認為檔案信息交流的走勢，包括兩個方面：首先在信息交流的手段上要引入信息高速公路構想；其次在信息交流的范圍上將打破國界，向國際化發(fā)展。

1 信息高速公路與檔案信息交流

1.1 信息高速公路簡介

信息高速公路及其功能。信息高速公路作為信息領域發(fā)展的一個重要方向，從1993年至今在國際社會引起了巨大震動，所謂信息高速公路指的是在現(xiàn)代技術條件下建設的一個以超大容量光纖傳輸網(wǎng)為骨干，以高性能計算機為樞紐，以多媒體終端為連結和操作手段的寬帶、高速、智能信息網(wǎng)。它可以將計算機聯(lián)網(wǎng)服務、電話、有線電視、無線電通訊系統(tǒng)等所有功能融于一體，作為科教、衛(wèi)生、金融、商業(yè)、娛樂等服務項目的載體，為機關、企業(yè)、大學、科研所、家庭等各種機構和人員提供廣泛的信息服務。

目前世界范圍內(nèi)已著手進行信息高速公路建設的國家有：美國、歐共體、日本、新加坡、英國、加拿大、韓國等。

信息高速公路之所以風靡全世界，是由其卓越的功能所致。它的傳輸容量和速度比現(xiàn)存的高速數(shù)字網(wǎng)絡要大或快1000倍至100000倍；由它傳輸?shù)男畔⒚襟w更加多樣化，如語言、文字、圖形、影像等信息均可同時傳送或兼容處理，而且在計算機技術支持下，信息完全數(shù)字化，保證了傳輸?shù)母哔|(zhì)量和信息網(wǎng)絡的智能化，它加速了多媒體時代的到來，多媒體信息處理被認為是計算機應用的革命性變革，使計算機的“數(shù)據(jù)處理”概念上升為更完整的“信息處理”概念，“信息高速公路”則與多媒體計算機是極為合適的“搭檔”，它們的結合將給人類社會帶來空前的變化，人類社會文明會向前挺進一大步。

信息高速公路將檔案信息交流有著巨大的促進作用。信息高速公路將使檔案信息管理實現(xiàn)網(wǎng)絡化，這為檔案信息交流提供了良好的前提條件。一般來說，計算機應用效率與網(wǎng)絡程度是成正比的，即網(wǎng)絡規(guī)模越大，每臺入網(wǎng)的計算機發(fā)揮的作用也就越大。從目前國外一些有效利用計算機進行檔案信息管理與交流的國家來看，有這樣一種發(fā)展趨勢：計算機把上下級聯(lián)系起來，構成一種綜合性管理決策系統(tǒng)，我國目前檔案信息交流也在向這種趨勢發(fā)展，雖然它離信息高速公路這種信息交流與傳輸方式較遠，但卻是向信息高速公路邁進的第一步。

信息高速公路會使檔案管理在工作方法上發(fā)生質(zhì)的飛躍，必將導致檔案信息交流的改進和提高。我們過去在考慮建立檔案信息數(shù)據(jù)庫時，只著眼于一個館（室），而忽略了整體檔案信息資源的聯(lián)合開發(fā)，信息高速公路計劃促使我們對以往工作方法的改革，要從全局著眼，在最大范圍內(nèi)運用計算機等先進通訊設備，提高檔案信息數(shù)據(jù)庫的規(guī)模和容量，以確保其最大程度上的完整性，提高檔案信息交流的時效，這無疑是加速檔案信息交流的有力措施。

1.2 各級各類檔案館（室）檔案信息交流工作面臨著信息高速公路計劃這種新的形勢，應當做好以下三個方面的準備工作：

第一，在制定檔案信息交流工作的規(guī)劃時，應將信息高速公路計劃及其進展使用情況納入通盤考慮之中，以免造成工作上的被動。目前我國信息高速公路建設進展速度很快，檔案部門在考慮檔案信息交流的組織和建設方面應當重視技術發(fā)展進程和動態(tài)，比如我國建的三個國家級目錄中心，事先不僅要考慮現(xiàn)在所面臨的問題，而且還需要考慮將來進入計算機網(wǎng)絡的問題，以求與最新技術盡快接軌，避免返工與浪費。

第二，要加快檔案工作標準化的進程。眾所周知，檔案工作標準化就是科學地制訂、貫徹、修訂各項標準，使檔案工作逐步走向規(guī)范化、統(tǒng)一化的工作。面對要實行計算機管理檔案、進入信息高速公路的發(fā)展前景，滯后的檔案工作標準化問題必須盡快解決，否則會由于非標準化現(xiàn)象的嚴重存在，致使計算機存貯軟件難以統(tǒng)一，達不到信息的高速交流與傳遞。以我國建設的國家經(jīng)濟信息網(wǎng)來說，就涉及到各行各業(yè)，要使用包括高速傳輸、寬帶交換、網(wǎng)絡管理和傳輸監(jiān)控等幾乎所有現(xiàn)代通信技術，要使用大量的現(xiàn)代電子工業(yè)產(chǎn)品和計算機及其軟件技術，要對信息系統(tǒng)的應用環(huán)境和業(yè)務要求有更深入的了解，要求有高度統(tǒng)一的通信規(guī)程、技術規(guī)范和信息格式，因此標準化要求是非常高的，檔案信息交流要想快速實現(xiàn)，標準化工作不容忽視。

第三，要重視檔案信息的機讀化準備工作。數(shù)據(jù)信息不足是某些計算機管理系統(tǒng)不能正常發(fā)揮作用的主要原因，大的信息網(wǎng)絡的建立必須要有充足的數(shù)據(jù)信息作為保證。就檔案信息網(wǎng)來說，也是如此。目前我們對機讀檔案目錄的制作已有一些經(jīng)驗，但對聲像檔案的信息處理還不太熟悉，因此加快這方面的工作亦很急迫，否則檔案信息交流在內(nèi)容上就會缺少一部分。

2 檔案信息交流的趨勢

檔案信息交流的趨勢是指檔案信息交流要突破國界，向世界范圍發(fā)展，這是在檔案信息交流的手段向信息高速公路方向發(fā)展的趨勢下的一種必然結果，特別是在解決當今世界性熱點問題--散失在國外檔案的回收問題時，這種國際間的檔案信息交流的作用是不可低估的。我們應做的第一件事情就是調(diào)查研究，了解到底發(fā)生了什么事情？檔案散失在何處？誰對檔案采取了什么行動等……進行這類調(diào)查研究的絕好途徑就是開展國際間的檔案信息交流，通過交流，即可弄清楚散失檔案的保存地點、數(shù)量及保管現(xiàn)狀等問題，當然這只是國際間檔案信息交流在解決實際問題方面的一個突出的例子，實際上檔案信息交流在國際間開展的最根本作用還是最大程度上發(fā)揮檔案館（室）檔案信息存貯地和文化傳播的功能，實現(xiàn)信息資源共享，在世界范圍內(nèi)，不管是資本主義國家，還是社會主義國家，檔案館（室）均具備檔案信息的貯存功能，這些檔案信息都是人類文明史的重要組成部分，對于各國的文化建設均有突出的作用，所以加強國與國之間檔案館（室）檔案信息交流是發(fā)展人類文明與進步的一種必然要求，對于整個人類知識信息的交流和傳播均具有重大意義，就目前狀況來看，這種國際間檔案信息交流尚處于一種展望階段，存在著不少障礙，具體來講有以下幾種：

2.1 政策障礙

各國政府出于國防建設、對外貿(mào)易和其他一些考慮，對一些尖端技術、新的研究成果、技術經(jīng)濟指標和數(shù)據(jù)等，總是采取種種限制措施，使這部分檔案信息只固定在一定范圍內(nèi)交流與傳播，這樣做當然有利于本國利益，但卻給檔案信息交流造成障礙，我們應當把這種障礙限制在最小范圍內(nèi)，例如及時解密相對陳舊的高、精、尖技術檔案信息，實行專利申請制度，進行技術發(fā)明成果登記并且實行技術的有償轉(zhuǎn)讓等。

2.2 術語障礙

檔案術語是進行檔案學研究和檔案信息傳播的基礎，但目前國際上術語很不統(tǒng)一，這給國際間的檔案信息交流造成了巨大障礙，引起了國際檔案界對術語建設高度重視，1969年國際標準化組織成立了文獻標準化委員會；1964年國際檔案理事會術語委員會把主要在歐洲國家常用的檔案詞匯匯編出版了《檔案術語詞匯》；1977年他們又組織各國專家編輯了多語種的《檔案術語詞典》，該詞典在1984年已正式出版。盡管如此，目前檔案術語的統(tǒng)一問題還需研究，筆者認為術語建設應本著專指性、簡潔性、系統(tǒng)性、對應性、發(fā)展性的原則來進行，經(jīng)常保持國際間檔案信息交流活動的順利開展。

2.3 經(jīng)濟技術障礙

由于世界各國經(jīng)濟發(fā)展水平參差不齊，用于檔案信息交流的技術設備也顯示出巨大的差異。我國目前經(jīng)濟雖然發(fā)展很快，但在現(xiàn)代通訊技術和設備方面距離先進國家還存在很大差距，造成我國檔案館（室）與國外檔案館（室）在檔案信息交流方面的障礙。由此可見，我們只有加快社會主義市場經(jīng)濟體制的建設，提高經(jīng)濟水平和技術水平，才能使檔案信息交流在國際范圍內(nèi)開展起來，使檔案工作在社會主義市場經(jīng)濟建設中發(fā)揮更大的作用。