對(duì)查處某學(xué)校違反檔案法規(guī)事件的分析

林子問(wèn)，翟霣遠(yuǎn)答

林子反映的情況令筆者極為震驚。在法治日益健全的今天，一個(gè)高中竟然20年未整理文書(shū)、學(xué)籍等各種檔案。幾乎沒(méi)有保存其形成的文件材料。這種恣肆踐踏檔案法律法規(guī)的事件，雖然是個(gè)別現(xiàn)象，但造成的影響極壞，必須予以懲處。

因林子沒(méi)有說(shuō)明具體的情節(jié)，筆者只能對(duì)案情和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任初步推測(cè)為以下幾種情況：一是按照《檔案法實(shí)施辦法》第五條的規(guī)定，該學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作依法開(kāi)展，而該學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不履行或者不正確履行職責(zé)。二是按照《檔案法》第七條、第十條和《檔案法實(shí)施辦法》第九條的規(guī)定，該學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的檔案管理制度，確保檔案的安全：該學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)收集保管本單位的檔案：而該學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)沒(méi)有建立科學(xué)的管理制度，檔案工作人員不履行指導(dǎo)本單位文件材料的形成、積累和歸檔的職責(zé)，不向?qū)W校有關(guān)職能部門和人員收集文件材料。三是按照《檔案法》第十三條和《檔案法實(shí)施辦法》第十二條的規(guī)定，該學(xué)校的有關(guān)部門和人員對(duì)應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，應(yīng)按照規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，而有關(guān)部門和人員沒(méi)有將應(yīng)該歸檔的文件材料向該學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)或人員移交。四是按照《檔案法》第七條和《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》2，3條的規(guī)定。該縣教育局檔案部門和檔案工作人員應(yīng)對(duì)該學(xué)校的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，而該縣教育局檔案部門和檔案工作人員不履行或者不正確履行職責(zé)。

對(duì)第一種情況，筆者認(rèn)為。該學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)違反了《檔案法實(shí)施辦法》第五條的規(guī)定，犯玩忽職守的錯(cuò)誤。該縣檔案局可提請(qǐng)?jiān)摽h紀(jì)檢、監(jiān)察部門依據(jù)《中國(guó)共產(chǎn)黨紀(jì)律處分條例》、《行政機(jī)關(guān)公務(wù)員處分條例》有關(guān)條款，給予該學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)黨紀(jì)政紀(jì)處分；對(duì)檔案造成嚴(yán)重?fù)p失的，該縣檔案局可提請(qǐng)縣司法機(jī)關(guān)依照《刑法》追究該學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的玩忽職守罪。

對(duì)第二種情況。筆者認(rèn)為，該學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員違反了《檔案法》第七條、第十條和《檔案法實(shí)施辦法》第九條的規(guī)定。這些行為不僅違反立卷歸檔制度，而且也違反檔案保管保護(hù)制度。如果這種違法行為情節(jié)輕微，該縣檔案局應(yīng)按照《檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查工作暫行規(guī)定》第十條的規(guī)定，依法向該學(xué)校簽發(fā)《檔案行政執(zhí)法監(jiān)督檢查通知書(shū)》，責(zé)令其限期改正；如果這種違法行為情節(jié)嚴(yán)重，造成檔案損失的，該縣檔案局應(yīng)按照《檔案法》第二十四條和《檔案法實(shí)施辦法》第二十七條的規(guī)定。依法向該學(xué)校簽發(fā)《違法行為處理通知書(shū)》，責(zé)令該學(xué)校對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分。

對(duì)第三種情況，筆者認(rèn)為，該學(xué)校的有關(guān)部門和人員違反了《檔案法》第十條和《檔案法實(shí)施辦法》第十二條的規(guī)定。按照《檔案法》第二十四條和《檔案法實(shí)施辦法》第二十七條的規(guī)定，該縣檔案局應(yīng)依法做出以下處理：如果這種違法行為情節(jié)輕微，該縣檔案局應(yīng)依法向該學(xué)校簽發(fā)《檔案行政執(zhí)法監(jiān)督檢查通知書(shū)》，責(zé)令其限期改正；如果這種違法行為情節(jié)嚴(yán)重，該縣檔案局應(yīng)依法向該學(xué)校簽發(fā)《違法行為處理通知書(shū)》，責(zé)令該學(xué)校對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分。

對(duì)第四種情況，筆者認(rèn)為，該縣教育局檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員違反了《檔案法》第七條和《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》2.3條的規(guī)定，犯玩忽職守的錯(cuò)誤?？商嵴?qǐng)?jiān)摽h紀(jì)檢、監(jiān)察部門依據(jù)《中國(guó)共產(chǎn)黨紀(jì)律處分條例》、《行政機(jī)關(guān)公務(wù)員處分條例》有關(guān)條款。給予有關(guān)人員黨紀(jì)政紀(jì)處分；對(duì)檔案造成嚴(yán)重?fù)p失的，可提請(qǐng)?jiān)摽h司法機(jī)關(guān)依照《刑法》追究有關(guān)人員的玩忽職守罪。

經(jīng)調(diào)查、取證、查實(shí)，不管上述那一種情況如造成檔案損失的。該縣檔案局應(yīng)按照《檔案法實(shí)施辦法》第二十九條的規(guī)定，根據(jù)損失檔案的價(jià)值，責(zé)令該學(xué)校有關(guān)部門或直接責(zé)任人員賠償損失。

上述是筆者對(duì)案情。對(duì)有關(guān)機(jī)構(gòu)、人員可能承擔(dān)的責(zé)任所做的初步分析，僅作為進(jìn)一步解決問(wèn)題的思路，至于到底是什么樣的案情以及責(zé)任由誰(shuí)承擔(dān)，還需要做深入細(xì)致地調(diào)查來(lái)確認(rèn)。

林子在上文中提到的“但具體不知道該怎樣動(dòng)手”、“那么到底怎樣去操作呢”這一問(wèn)題。實(shí)際上是如何查處的問(wèn)題。在此，筆者僅就查處此案的程序談些許建議。

這是林子和同行在日常監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案違法案件。從林子反映的案情看，該縣檔案局對(duì)此案件的查處應(yīng)采用一般程序。按照《檔案行政處罰一般程序》的規(guī)定。對(duì)在日常監(jiān)檢督查中發(fā)現(xiàn)的案件的處罰。立案前應(yīng)按要求進(jìn)行初步調(diào)查核實(shí)，對(duì)符合立案標(biāo)準(zhǔn)的，予以立案，并成立3人以上的辦案組負(fù)責(zé)此案件的調(diào)查和處理。

調(diào)查取證是查明案情、獲取證據(jù)。并為案件處理奠定基礎(chǔ)的關(guān)鍵階段。調(diào)查人員在調(diào)查取證時(shí)應(yīng)出示“行政執(zhí)法證”。每次調(diào)查不得少于2人。被檢查單位的領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)責(zé)任人員有義務(wù)據(jù)實(shí)反映情況，對(duì)妨礙公務(wù)的，應(yīng)依法追究其法律責(zé)任。調(diào)查取證完畢后，應(yīng)撰寫調(diào)查報(bào)告，處理建議報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)違法證據(jù)不足?；蜻`法行為輕微，不需給予行政處罰的，予以銷案；對(duì)依法應(yīng)當(dāng)給予處分和刑事處罰的。提出處分和處罰建議。移送司法部門或任命機(jī)關(guān)處理。對(duì)依法應(yīng)當(dāng)給予行政處罰的，制作并送達(dá)《行政處罰事先告知書(shū)》，告知被處罰當(dāng)事人做出行政處罰決定的事實(shí)、理由及依據(jù)，并告知其有陳述和申辯的權(quán)利；在宣布并送達(dá)處罰決定時(shí)，要告知違法當(dāng)事人，如不服從處罰決定?？缮暾?qǐng)行政復(fù)議或者提起行政訴訟的途徑和期限。

從林子提供的“現(xiàn)在的校長(zhǎng)才來(lái)一年，對(duì)以前的事情也不知道，現(xiàn)在的檔案員是新校長(zhǎng)安排的一個(gè)不能教書(shū)的老同志”的情況看，20年來(lái)該學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員多次變動(dòng)。同樣。該縣教育局領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員也會(huì)發(fā)生變動(dòng)。這就涉及一個(gè)責(zé)任劃分的問(wèn)題。按照權(quán)力與責(zé)任對(duì)等、崗位與責(zé)任對(duì)等的原則，筆者認(rèn)為，新校長(zhǎng)調(diào)任之前的責(zé)任，歸原校長(zhǎng)；新校長(zhǎng)調(diào)任之后的責(zé)任。歸新校長(zhǎng)。新檔案員調(diào)任之前的責(zé)任，歸原檔案員；新檔案員調(diào)任之后的責(zé)任，歸新檔案員。依此類推。教育局有關(guān)人員的責(zé)任劃分也是如此。即使交接時(shí)沒(méi)有辦理檔案移交手續(xù)。也要進(jìn)行調(diào)查，按新檔案員調(diào)入之日、原檔案員調(diào)離之日算起。劃分責(zé)任。

筆者希望林子和同行，在執(zhí)法和實(shí)施相關(guān)的處罰時(shí)，一定要以事實(shí)為依據(jù)，以法律為準(zhǔn)繩。做到事實(shí)清楚，證據(jù)確鑿，定性準(zhǔn)確，處理恰當(dāng)，手續(xù)完備。不能因?yàn)樵搶W(xué)校“財(cái)務(wù)上也欠帳300多萬(wàn)元，”而出現(xiàn)“我們想罰其款都不忍心”的情況。要清楚的是。在法律法規(guī)的適用上，所有的人都平等，所有單位都平等。

另外，按照《檔案法》第六條“縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)。并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督的指導(dǎo)”的規(guī)定，筆者認(rèn)為，該學(xué)校發(fā)生的“20年未整理文書(shū)、學(xué)籍等各種檔案，幾乎沒(méi)有保存現(xiàn)存的文件材料”的事件，從嚴(yán)格意義上講，該縣檔案局也難辭其咎。也應(yīng)

承擔(dān)一定的責(zé)任。最起碼講，該縣檔案局存在檔案法律法規(guī)宣傳不力，監(jiān)管、指導(dǎo)不到位的問(wèn)題。如果該事件比較嚴(yán)重，有關(guān)部門就會(huì)追究該縣檔案局行政不作為的責(zé)任了。希望該縣檔案局要舉一反三，從此事件中汲取教訓(xùn)，切實(shí)履行好《檔案法》賦予的職責(zé)。目前，最重要的是。要改變?cè)摽h檔案局領(lǐng)導(dǎo)班子和檔案干部隊(duì)伍不適應(yīng)檔案工作發(fā)展需要的現(xiàn)狀，要依法配足、配齊機(jī)關(guān)股室的工作人員，要提高領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)。

最后，筆者提醒林子和同行，對(duì)重大檔案行政處罰案件應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)檔案行政管理部門。

編輯老師：

為了開(kāi)展民生檔案工作，最近。我縣檔案局和縣人大聯(lián)合對(duì)全縣43個(gè)涉及民生檔案的單位進(jìn)行了民生檔案執(zhí)法檢查。其中。我們將以前失控的教育系統(tǒng)中8所高中、1所職業(yè)中專、2所中心小學(xué)列為基層民生檔案工作重點(diǎn)檢查對(duì)象，但檢查結(jié)果很不理想。在檢查中甚至發(fā)現(xiàn)其中一個(gè)普通高中20年來(lái)整理文書(shū)、學(xué)籍等各種檔案，而且現(xiàn)存的文件材料幾乎沒(méi)有，就學(xué)籍檔案還有一點(diǎn)散存的資料，我們想對(duì)其進(jìn)行處罰，但具體不知道該怎樣動(dòng)手?

90年代。縣教育局專門制定過(guò)學(xué)校檔案分類方案和保管期限表，也開(kāi)過(guò)會(huì)議，但從沒(méi)有下基層去檢查、指導(dǎo)?？h教育局綜合檔案宣的工作一直做得很好，每年及時(shí)整理檔案，管理上也很規(guī)范，并且多年來(lái)都完成《檔案時(shí)空》30份以上。基本上每所學(xué)校都訂了一份，只是各學(xué)?？赡芎苌儆腥巳タ催@個(gè)雜志。所以對(duì)《中華人民共和國(guó)檔案法》和檔案業(yè)務(wù)工作都不怎么懂，也就沒(méi)有重視起來(lái)。我們縣檔案局去年以前只對(duì)3所重點(diǎn)高中進(jìn)行了監(jiān)督和指導(dǎo)，這個(gè)有問(wèn)題的普通高中從未去過(guò)?？h教育局對(duì)我們2個(gè)多月前發(fā)出的檢查通知書(shū)沒(méi)有引起重視，各學(xué)校也就更不重視了。所以檢查結(jié)果才會(huì)這么不理想。

此中學(xué)90年代還算紅火，曾經(jīng)幾年每次招生也有2000多學(xué)生。只是現(xiàn)在生源不好，今年只招了400多學(xué)生。財(cái)務(wù)上也欠賬300多萬(wàn)元，我們想罰其款都不忍心?，F(xiàn)在的校長(zhǎng)才來(lái)1年，對(duì)以前的事情也不知道，現(xiàn)在的檔案員是新校長(zhǎng)安排的一個(gè)不能教書(shū)的老同志。業(yè)務(wù)素質(zhì)不是很好。按校長(zhǎng)的說(shuō)法因?yàn)榻?jīng)濟(jì)緊張沒(méi)有辦法確實(shí)是在照顧閑人。教育系統(tǒng)一般只注意抓教學(xué)質(zhì)量和生源，對(duì)檔案工作是不會(huì)放在重要位置上的，甚至于忽視不顧，所以我局本想借這次執(zhí)法檢查促進(jìn)基層檔案工作。但教育局辦公室不認(rèn)為直接有監(jiān)管責(zé)任，還說(shuō)要我們檔案局出錢去把他們基層的人員召集起來(lái)開(kāi)會(huì)，這樣才會(huì)幫我們把檔案工作做好，好像檔案工作就是檔案局的事情。而我局現(xiàn)在的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員力量很薄弱，業(yè)務(wù)股和法規(guī)股沒(méi)有一個(gè)人。由我這個(gè)工會(huì)主席兼任，還有一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)分管業(yè)務(wù)，一個(gè)新來(lái)的紀(jì)檢組長(zhǎng)分管法規(guī)(她連檔案業(yè)務(wù)都還不熟悉)。就我而言，前幾年是做辦公室工作，執(zhí)法培訓(xùn)班都沒(méi)有參加過(guò)。也沒(méi)有正式辦過(guò)一例違法案件。能夠把機(jī)關(guān)單位的檔案工作都督促做好已經(jīng)算盡力了。

我們局到現(xiàn)在還沒(méi)有罰過(guò)一個(gè)機(jī)關(guān)單位的款，所以很為難，但這樣放任卻又是失職，那么到底怎樣去操作呢?請(qǐng)編輯老師賜教!

《檔案界》會(huì)員林子