論高校團學辦公自動化系統(tǒng)

徐政治

摘要：科技不斷發(fā)展的今天，辦公自動化系統(tǒng)這個概念早已深入的各行各業(yè)，利用自動化的優(yōu)勢，能夠進一步提高工作效率，也得到了廣大用戶的一致認可。而近幾年隨著高校擴招，在校生人數的不斷擴大，在高校團學工作線上。也有必要引入辦公自動化系統(tǒng)。以更好的提高工作效率。

關鍵詞：辦公自動化；團學工作；可行性

中圖分類號：TP317.1文獻標識碼：A文章編號：1672-3198(2009)10-0250-01

辦公自動化這一概念的含義是；在辦公體系中綜合運用現(xiàn)代電子科學技術和管理理論，融組織、控制、情報、通信、協(xié)同工作為一體，實現(xiàn)辦公信息化，信息采集、傳遞、處理自動化和決策方法科學化。保障對高校人員、部門和物資實施高效管理的一種重要手段。

高校辦公自動化系統(tǒng)旨在為高校建立起一種開放的、網絡化的、高效的辦公新環(huán)境，以一套完善的支持群體協(xié)作、流程控制、信息查詢及管理功能的信息系統(tǒng)，為學校內部管理和外部交流提供基本信息的傳遞、處理渠道。辦公自動化系統(tǒng)的成功運行，將會帶動其他信息系統(tǒng)的處理需求，使學校逐漸進入到與時代發(fā)展同步的數字化校園。

1高校團學現(xiàn)狀及特點

高校團學工作作為整個共青工作全局的一個重要組成部分，是整個高等教育不可或缺的有機組成部分，是充滿生機和活力的高校學生教育管理工作，在高等教育中發(fā)揮著極其重要的作用。特別是學生全面素質教育和大學生思想教育的重要內容。由于高校共青團組織制度健全，學生團員比例相當大，團員青年整體素質較高，所以高校共青團工作既有共青團工作的一般性，也有其特殊性。

經過長期的摸索實踐，高校各級團學工作組織逐步形成了以團總支為主，以學生會和社聯(lián)為輔的工作格局。如我校團學工作逐步形成了自己的特色，著重加強了組織建設、思想教育、學術科技、文藝教育、社會實踐、志愿服務、權益保障、濟困助學、立志導航和校際交流等方面的工作。

近幾年，隨著高校人數不斷擴招，高校團學工作壓力也不斷加大。主要有如下體現(xiàn)；

1.1人口流動性大

近幾年隨著國家對高校實行擴招后。每年有大量的高中畢業(yè)生擠過獨木橋來到大學這個殿堂，也有大量的畢業(yè)生從大學畢業(yè)，走上社會。那么對于高校來說。如此龐大的人流量給教育工作帶來了巨大的壓力，而過程式的教育過程中的經驗積累確非常有限。

1.2數據統(tǒng)計量龐大

高校團學工作，在一定程度上肩負了，學生在校期間除了學習以外的大部分環(huán)節(jié)，包括評獎評優(yōu)、處分處罰、思想教育、社團管理、社會實踐、第二課堂學分等等一系列的工作。因此，每個高校要做好少則5000～5000，多則幾萬人的各類數據統(tǒng)計工作?？梢姽ぷ髁恐嫶蟆?/p>

1.3社團數量、種類繁多

隨著社會多元化的發(fā)展，大量新的信息在第一時間涌入了高校。新興社團也在不斷出現(xiàn)，而且數量也在不斷壯大。如何鑒別社圃性質，進一步加強管理。也需要團學工作老師花費大量的精力。而且在社團的發(fā)展過程中，有許多活動、宣傳、組織、策劃等方面，工作量也非常大。

2實現(xiàn)辦公自動化的優(yōu)勢

(1)能提高辦公事務工作的效率。減少文字起草、收發(fā)時間，公文電腦寫作一般要比手工寫作的速度提高5～10倍。能減少無效工作時間，如：電話占線或找人不在，查找、校讀文件等，每天要占用大量工作時間，一旦使用自動化工具可使工作效率大大提高。

(2)提高文書處理質量。做到文件處理標準化、規(guī)范化，可使文書處理大大減少出錯率，還可大大提高編輯、排版、印刷質量與速度。

(3)減少手工操作，減輕勞動強度。傳統(tǒng)辦公室中的紙張文件，改用電子文件的形式存儲和傳遞后，收發(fā)室再也看不到堆積如山的印刷品了，搬用、訂正、復制、歸檔、收發(fā)也全部實現(xiàn)了自動化。文字處理機的使用把人們從繁重的抄抄寫寫的手工作業(yè)中解放了出來。

(4)便于協(xié)調管理。電子通信系統(tǒng)為學校各部門之間及時協(xié)調各種關系提供了方便條件。

(5)降低了辦公費用。電子文件使紙張消耗大量下降，現(xiàn)代通訊及會議系統(tǒng)還減少了工作人員的差旅費。

(6)可以實現(xiàn)無紙張辦公室。因為一切文字資料均存放在磁盤里。利用電子郵件，人們可在終端上閱讀有關文件資料。

(7)實現(xiàn)辦公自動化以及建設一個計算機應用環(huán)境。將有利于培養(yǎng)學生的能力及幫助學生樹立自動化的觀念。

3高校團學辦公自動化的可行性分析

3.1大量統(tǒng)計類工作交由計算機自動完成

在日常的工作中，有一些重復性的工作內容，如獎學金成績排名、學生日常獎懲信息、貧困生情況、第二課堂學分計算等等。此類信息在錄入和保存過程中，由于高校人數眾多。普遍存在勞動重復性多，容易計算錯誤、信息保存困難、可讀性差等特點。那么結合自動化系統(tǒng)，這些數據的錄入、保存、調用就非常方便了。

3.2發(fā)揮網絡媒體的宣傳優(yōu)勢

隨著高校社團數量的不斷龐大，伴隨舉辦的各類社團活動也此起彼伏，如前幾年國家推行的大學生暑期社會實踐、各類調研。進幾年的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)等等，以及新興的網絡類、戶外類、科技類的社團活動類型也不斷豐富。而傳統(tǒng)的通過布置開會、海報、廣播等等形式也很難適應此類活動的推廣。因此，利用互聯(lián)網平臺的方便快捷優(yōu)勢，可以第一時間將各類文字、圖片、動畫等新聞宣傳出去。

3.3會議、交流網絡化

高校團學工作，其實也是一個上情下達、下情上傳的工作。因此工作中與學生，特別是學生干部之間的聯(lián)系非常緊密。經常性的會因為一個通知、一個文件需要召開學生干部會議、班長會議、團支書會議等等。

如此一來，既占用了大量的學生時間，而且時間一久，學生干部多少會出現(xiàn)消極情緒。這樣往往不利于工作開展。而通過辦公自動化平臺，我們完全可以將學生，按不同身份分組，按不同組別需要，通過網絡平臺進行工作布置。這樣只需規(guī)定學生干部每天在規(guī)定時間花幾分鐘時間看下是否有需要落實就可以。哪怕是遇到緊急情況，也可以利用平臺的短信功能，給學生干部發(fā)送一條提醒短信。不當減輕了工作量，也給了學生干部更大的工作自由度，從而提高他們的工作積極性。

4應用前景分析

高校中普遍用戶是教師和大學生，在知識和技術上具有一定的優(yōu)勢，而且近幾年高校的硬件信息化建設工作一直走在各行業(yè)的前列。因此高校推廣團學辦公自動化系統(tǒng)，在硬件成本和人員培訓上具有先天優(yōu)勢。

通過網絡系統(tǒng)的資源共享，可以輕松實現(xiàn)；(1)各個環(huán)節(jié)的無紙化管理。減輕了工作人員的負擔，提高了工作效率，規(guī)范了管理，(2)極大地提高了高校團學工作信息億建設與應用水平，節(jié)約了人力、物力，降低了管理成本，減少了能耗。

因此，不管是從工作效率、人力資源投入、辦公費用等等方面分析，高校辦公自動化系統(tǒng)都具有很好的應用前景和推廣價值。