某外貿(mào)企業(yè)信息管理系統(tǒng)整體策劃方案

馬文勝

前言：企業(yè)信息管理系統(tǒng)(EIMS)是運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方法，采用電子計(jì)算機(jī)、軟件及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、開發(fā)、制造、供應(yīng)、人力等各方面資源進(jìn)行整合，對(duì)運(yùn)行流程中的信息進(jìn)行收集、存儲(chǔ)、加工、分析，從而跟蹤、監(jiān)督、控制、調(diào)節(jié)整個(gè)管理過程的人機(jī)系統(tǒng)。它能及時(shí)地為企業(yè)的“三層決策”系統(tǒng)(戰(zhàn)術(shù)層、戰(zhàn)略層、決策層)提供準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)信息，幫助企業(yè)優(yōu)選決策方案，使企業(yè)做出迅速的反應(yīng)，加強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加快，IT技術(shù)發(fā)展與廣泛應(yīng)用，人類社會(huì)從過去的工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代進(jìn)入到電子信息時(shí)代。企業(yè)生存與發(fā)展不再是孤立的，必須實(shí)現(xiàn)信息化才能融入這個(gè)經(jīng)濟(jì)生態(tài)鏈中。身置世界經(jīng)濟(jì)浪潮之中，信息化管理對(duì)于一個(gè)企業(yè)的管理創(chuàng)新、成本控制、新產(chǎn)品開發(fā)、市場(chǎng)研究、營銷策略和客戶服務(wù)，乃至生存至關(guān)重要。

項(xiàng)目需求分析

經(jīng)濟(jì)一體化大大加劇了企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)壓力。信息化管理是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的必由之路

企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)壓力來自低成本生產(chǎn)商的不斷涌現(xiàn)，快速變化的個(gè)性需求方式，市場(chǎng)分割不斷擴(kuò)大和產(chǎn)品壽命周期的縮短。經(jīng)濟(jì)一體化使外貿(mào)企業(yè)面臨激烈的貿(mào)易競(jìng)爭(zhēng)，要求外貿(mào)企業(yè)在短期內(nèi)改變經(jīng)營理念和手段。我們正處在傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)向新經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變，區(qū)域經(jīng)濟(jì)向世界經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變，人工管理向電子化管理的時(shí)代。歐盟國家，如芬蘭、瑞典、丹麥、德國、愛爾蘭、挪威、比利時(shí)、奧地利等發(fā)達(dá)國家的企業(yè)信息化管理都已經(jīng)相當(dāng)成熟。所以要適應(yīng)瞬息萬變的世界，在國際大環(huán)境下生存，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化管理已成為不可逆轉(zhuǎn)的潮流。

推行企業(yè)信息化管理是某外貿(mào)公司自身快速發(fā)展的要求

企業(yè)信息化管理的特點(diǎn)是：(1)一對(duì)一訂單式設(shè)計(jì)制作，針對(duì)性解決實(shí)際問題的特性。除了通用的管理軟件和MRP(物料資源計(jì)劃)、OA(辦公自動(dòng)化)、wFs(工作流系統(tǒng))外，大多軟件都需要做詳盡的需求分析，咨詢顧問專家和企業(yè)管理者在總結(jié)企業(yè)發(fā)展要求的基礎(chǔ)上，根據(jù)企業(yè)實(shí)際量身定做，或在標(biāo)準(zhǔn)版本上做適應(yīng)性修改。(2)管理系統(tǒng)從企業(yè)戰(zhàn)略的角度出發(fā)，具有系統(tǒng)性和整體性。從企業(yè)的人員機(jī)構(gòu)管理、產(chǎn)品物流管理、財(cái)務(wù)管理、銷售管理、采購管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等系統(tǒng)的角度，考慮戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)性和信息的關(guān)聯(lián)、制約性。(3)具有信息的積累性和共享性。信息管理系統(tǒng)能夠?qū)⒏鞑块T工作中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中，并能根據(jù)權(quán)限查閱和調(diào)用。(4)具有決策的支持性。各種數(shù)據(jù)可以經(jīng)過計(jì)算機(jī)的處理從不同的角度得到各種分析結(jié)果，并通過報(bào)警提醒的方式，使決策者在第一時(shí)間得到相關(guān)信息。(5)動(dòng)態(tài)特性。由于信息的時(shí)效性和關(guān)聯(lián)性，當(dāng)系統(tǒng)中某一信息要素發(fā)生變化時(shí)，與之相關(guān)聯(lián)的其他信息均發(fā)生變化。

某外貿(mào)企業(yè)的現(xiàn)狀是：外貿(mào)系統(tǒng)由業(yè)務(wù)處和多個(gè)獨(dú)立法人子公司組成，目前有員工1000余名，分散的生產(chǎn)單元點(diǎn)多處，各種設(shè)備500余臺(tái)套，場(chǎng)地面積2萬余平方米，產(chǎn)品有航空產(chǎn)品、石油機(jī)械、食品機(jī)械、半導(dǎo)體產(chǎn)品等多個(gè)門類，客戶有GE、RR、PWA、PWC等多家國際型大公司，對(duì)于這些大范圍的分散獨(dú)立的制造單元，現(xiàn)在還屬于人工管理，管理難度大，效率低，反應(yīng)慢，成本高，管理很難協(xié)同，缺乏實(shí)際數(shù)據(jù)，有時(shí)造成決策滯后和失誤，這很難適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)大規(guī)模生產(chǎn)，很難與國際企業(yè)信息化管理的大趨勢(shì)相接軌。而企業(yè)信息化管理的作用和特點(diǎn)是解決這些管理難題的最好辦法。

建立企業(yè)信息化管理系統(tǒng)是國際客戶的要求

本企業(yè)的客戶主要位于北美和歐洲，上世紀(jì)70年代，在北美與歐洲發(fā)達(dá)國家中，企業(yè)信息化管理率先誕生和發(fā)展。此次新客戶意大利的AVIO公司對(duì)我們審核中，在審核風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告中提出兩點(diǎn)要求：一是建立ERP控制系統(tǒng)；二是建立項(xiàng)目管理電子化管理系統(tǒng)，降低項(xiàng)目運(yùn)營的風(fēng)險(xiǎn)，達(dá)到與國際接軌的要求。看來企業(yè)信息化管理已經(jīng)成為與國際性公司合作的基礎(chǔ)。

目前他們與客戶的日常業(yè)務(wù)交流基本采取電子商務(wù)的形式進(jìn)行，如網(wǎng)上報(bào)價(jià)、訂單預(yù)測(cè)、圖紙獲取、零件發(fā)貨等。但這只應(yīng)用了信息管理系統(tǒng)很小的部分功能，離真正的信息化還很遠(yuǎn)。如果再不及時(shí)進(jìn)行企業(yè)信息化的建設(shè)，今后將失去和國際性行業(yè)伙伴合作的機(jī)會(huì)。

外貿(mào)系統(tǒng)管理方面急需解決的問題

外貿(mào)業(yè)務(wù)方面

由于國際客戶的多樣性，形成貿(mào)易多幣制，造成財(cái)務(wù)核算程序復(fù)雜；

貿(mào)易涉及多個(gè)國家，外部環(huán)境的變化會(huì)導(dǎo)致業(yè)務(wù)的不確定性；

頻繁多變的報(bào)價(jià)計(jì)算及大量單證、發(fā)票處理，給業(yè)務(wù)人員帶來大的工作量；

按照傳統(tǒng)手工庫存業(yè)務(wù)處理，會(huì)導(dǎo)致出口業(yè)務(wù)與生產(chǎn)備貨環(huán)節(jié)脫節(jié)，容易造成發(fā)貨延誤或庫存積壓；

為保證各環(huán)節(jié)工作得到有效監(jiān)督，需增加關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管理審批，而審批工作無法根據(jù)業(yè)務(wù)需求多層多級(jí)設(shè)置，容易造成企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)監(jiān)控不嚴(yán)。

內(nèi)部制造流程方面

對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)人員、設(shè)備、工具、毛料，在制品存貨占用的調(diào)配控制薄弱，信息不暢，流程和行為不能在進(jìn)行中得到有效控制，而變成了事后總結(jié)和糾正，

生產(chǎn)管理中，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)、生產(chǎn)計(jì)劃、投料、退料、工裝夾具查詢、工序記錄、工時(shí)統(tǒng)計(jì)、下線記錄、產(chǎn)成品統(tǒng)計(jì)、維修計(jì)劃、報(bào)表輸出等信息獲得全依靠手工進(jìn)行，反應(yīng)速度慢；

在插入臨時(shí)新增訂單，一些訂單自動(dòng)延遲，一些訂單自動(dòng)提前時(shí)，生產(chǎn)計(jì)劃很難重排，對(duì)生產(chǎn)任務(wù)的臨時(shí)調(diào)整會(huì)導(dǎo)致不可預(yù)測(cè)事件的發(fā)生；

供應(yīng)鏈常常出現(xiàn)脫節(jié)或者堵塞的狀況，如采購、物流等環(huán)節(jié)難以很好協(xié)調(diào)，首尾無法貫通，

產(chǎn)品質(zhì)量控制方面：毛料驗(yàn)收、工序檢驗(yàn)、特種工藝、成品發(fā)貨、超差呈報(bào)、廢品處理，SPC統(tǒng)計(jì)分析、質(zhì)量體系認(rèn)證和內(nèi)外部審核等多項(xiàng)流程，無法進(jìn)行有效的監(jiān)控；

技術(shù)文件的調(diào)研、制訂、更改、審批流程復(fù)雜，信息隱性化；數(shù)控程序的編制、傳輸、模擬、控制缺乏應(yīng)有的平臺(tái)，工作效率低；

對(duì)采購或毛料延遲、生產(chǎn)延遲、設(shè)備故障、人員效率、技術(shù)問題等意外事件快速響應(yīng)能力差，不能自動(dòng)進(jìn)行模擬調(diào)整；

財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)不能及時(shí)獲得有效數(shù)據(jù)，給成本核算、預(yù)算、結(jié)算、資金運(yùn)營帶來困難。

內(nèi)部自動(dòng)化辦公方面

文件制度的編制、審閱，會(huì)簽、公布、傳遞以及各種資料表格的填寫上報(bào)還使用傳統(tǒng)方法，效率低，程序繁雜，信息不能共享；

工作日程，會(huì)議、車輛、人員的安排、更改、狀態(tài)等信息無法做到即時(shí)可視化管理；

對(duì)需要外出開展業(yè)務(wù)的人員，無法實(shí)現(xiàn)域外移動(dòng)辦公，每位員工不可能直接登陸國際互聯(lián)網(wǎng)辦公，域外域內(nèi)通訊不暢；

對(duì)人員的管理，如績效考核、出勤、工作日志無法電子化管理。

外貿(mào)信息管理系統(tǒng)構(gòu)建規(guī)劃

根據(jù)客戶需求和公司外貿(mào)業(yè)務(wù)管理存在的問題，結(jié)合公司業(yè)務(wù)流程特點(diǎn)，初步對(duì)外貿(mào)信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建規(guī)劃如下：

遵循的原則

系統(tǒng)的、整體規(guī)劃原則。企業(yè)信息系統(tǒng)可以分解為一組相關(guān)的子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)之間相互關(guān)

聯(lián)、配合，共同實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的總目標(biāo)，各系統(tǒng)之間要統(tǒng)一、協(xié)調(diào)、關(guān)聯(lián)、相互促進(jìn)，才能達(dá)到事半功倍的效果。

一把手參與原則。開發(fā)工作周期長、耗資大、系統(tǒng)復(fù)雜，涉及到企業(yè)的方方面面，需要各部門人員的配合協(xié)作，影響到企業(yè)的制度、文化、管理方式等深層次問題，所以開發(fā)的成敗很大程度上取決于領(lǐng)導(dǎo)層的支持和參與。

與外貿(mào)公司的實(shí)際相結(jié)合原則。企業(yè)信息系統(tǒng)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)，是用來解決實(shí)際問題的，所以開發(fā)前期必須進(jìn)行大量實(shí)際情況調(diào)研，認(rèn)真進(jìn)行整體規(guī)劃，細(xì)致做好每階段工作，絕不能想著一蹴而就；

謹(jǐn)慎、靈活、務(wù)實(shí)的原則。實(shí)施時(shí)要以某一個(gè)生產(chǎn)單元為試點(diǎn)，初步成功后再逐步推廣，不能一下子求快、求大、求全，也不能認(rèn)為企業(yè)信息管理系統(tǒng)是萬能的，只要用了它，就包治百病。事實(shí)上，我國盲目快進(jìn)上ERP的企業(yè)，失敗的不在少數(shù)，只有通過謹(jǐn)慎、靈活、實(shí)用來規(guī)避這樣的風(fēng)險(xiǎn)。

技術(shù)統(tǒng)一原則。采用Oracle數(shù)據(jù)庫作為后臺(tái)，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫集約管理；采用統(tǒng)一的碼制，明細(xì)編碼級(jí)次，建立共享數(shù)據(jù)安全機(jī)制，保證數(shù)據(jù)的可回溯性和一致性。

機(jī)構(gòu)設(shè)置

要充分認(rèn)識(shí)企業(yè)信息化的作用，全面有效地推動(dòng)企業(yè)信息化工作，擬成立外貿(mào)信息化工作委員會(huì)，設(shè)立信息主管(CIO)，信息主管必須由企業(yè)的高層擔(dān)任，具體分工(略)

系統(tǒng)整體功能框架設(shè)計(jì)

針對(duì)某外貿(mào)公司存在的管理問題，其信息管理系統(tǒng)初步設(shè)計(jì)為4個(gè)子系統(tǒng)，隨著發(fā)展以后在此基礎(chǔ)上再建設(shè)其他子系統(tǒng)。

OA自動(dòng)辦公系統(tǒng)

辦公桌(新聞、日程)

未閱信息(未閱通知、待辦信息)

公文管理(收文、發(fā)文、檔案)

公共信息(規(guī)章制度、電子期刊)

在線交流(網(wǎng)絡(luò)尋呼、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議)

個(gè)人辦公(工作日記、個(gè)人信息、計(jì)劃部結(jié))

行政辦公(車輛管理、會(huì)議、用品、圖書管理)

人力資源(招聘、合同、績效、考勤、工資、報(bào)銷、培訓(xùn))

系統(tǒng)管理(權(quán)限、保護(hù)、安全)

ERP資源計(jì)劃系統(tǒng)

供應(yīng)鏈管理(物流毛料、庫存、發(fā)貨、海關(guān)，采購工裝、刀具，現(xiàn)場(chǎng)需求)

技術(shù)管理(技術(shù)文件、圖紙、規(guī)范查閱，數(shù)控程序傳輸)

質(zhì)量管理(不合格品審理、特種工藝、質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)、SPC統(tǒng)計(jì)分析)

生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)管理(生產(chǎn)計(jì)劃、臨時(shí)任務(wù)、在制品、故障信息，設(shè)備、人員狀態(tài))

客戶管理(訂單需求、客戶營銷、開發(fā))

財(cái)務(wù)系統(tǒng)(成本控制、資金運(yùn)營，預(yù)算結(jié)算)

外貿(mào)電子商務(wù)系統(tǒng)

日常工作(消息欄、任務(wù)管理、執(zhí)行審批)

客戶管理(國外客戶、生產(chǎn)廠家)

商品管理(商品管理、樣品管理、查詢統(tǒng)計(jì)分析)

出口管理(報(bào)價(jià)單、預(yù)審合同、成本分析、出口定單、明細(xì)單、購貨合同、托單管理、出口業(yè)務(wù)進(jìn)程、運(yùn)輸管理)

進(jìn)口管理(進(jìn)口合同、成本分析、進(jìn)口業(yè)務(wù)進(jìn)程)

資金管理(費(fèi)用管理、銷售臺(tái)帳、應(yīng)收款、應(yīng)付款)

綜合分析(統(tǒng)計(jì)分析、統(tǒng)計(jì)匯總、查詢統(tǒng)計(jì))

系統(tǒng)管理(基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)參數(shù)、編碼規(guī)則、操作日志)

外貿(mào)項(xiàng)目管理

項(xiàng)目需求(型號(hào)需求、主制信息)

定單管理(訂單跟蹤、在手訂單)

收匯管理(貨款回收、票據(jù)預(yù)警)

戰(zhàn)略決策(監(jiān)控、分析、決策)

結(jié)語

信息化時(shí)代，信息化、數(shù)字化將是企業(yè)升級(jí)換代的必由之路，但在進(jìn)行信息化之前必須對(duì)企業(yè)自身進(jìn)行全面縝密的管理診斷。企業(yè)診斷是信息化前很關(guān)鍵的一步，如果不診斷就盲目進(jìn)行信息化，就像醫(yī)生給病人不檢查就開藥一樣。所以我們要找準(zhǔn)企業(yè)的癥結(jié)所在，然后有針對(duì)性地設(shè)計(jì)企業(yè)信息化方案，從整體和根本上對(duì)企業(yè)進(jìn)行一次變革，那樣才會(huì)達(dá)到事半功倍的效果，讓企業(yè)如虎添翼。