信息技術(shù)的應(yīng)用給企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)活力

楊　帆

摘要:本文就計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用給企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)了巨大的變化展開(kāi)討論,分別從企業(yè)檔案管理的轉(zhuǎn)變、企業(yè)檔案管理集中統(tǒng)一管理等等幾個(gè)方面闡述了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理信息化中,不僅有利于維護(hù)檔案的完整與安全,而且有利于企業(yè)進(jìn)行科學(xué)決策,有助于強(qiáng)化企業(yè)管理;還能發(fā)揮企業(yè)信息的整體功能,促進(jìn)企業(yè)檔案資料的信息交流和資源共享同時(shí),為企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展提供有力的空間保障。

關(guān)鍵詞:信息技術(shù)應(yīng)用 企業(yè)檔案管理

0 引言

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展,信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程進(jìn)一步加快,企業(yè)檔案管理的建設(shè)與研究成為檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)。檔案的本質(zhì)是信息,信息對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。隨著檔案信息化建設(shè)的逐步展開(kāi),人們?cè)絹?lái)越多地意識(shí)到,檔案信息化建設(shè)不僅涉及大量管理問(wèn)題,還涉及許多從未碰到過(guò)的技術(shù)問(wèn)題。對(duì)絕大多數(shù)檔案管理部門(mén),特別是企業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)而言,在實(shí)踐中單純依靠其過(guò)去的管理模式很難順利進(jìn)行有關(guān)信息化內(nèi)容的建設(shè)。據(jù)作者調(diào)查,目前已經(jīng)或正在進(jìn)行檔案網(wǎng)站與數(shù)字檔案館建設(shè)和檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換的單位,都不同程度實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。可以認(rèn)為,各級(jí)檔案管理部門(mén)在檔案信息化建設(shè)中利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將成為一種普遍性的做法。從表面看,這是一個(gè)技術(shù)問(wèn)題,但實(shí)質(zhì)上它是計(jì)算機(jī)技術(shù)和管理策略整合的問(wèn)題。

在現(xiàn)代企業(yè)的社會(huì)化大生產(chǎn)中,勞動(dòng)密集型的發(fā)展模式已不能滿足于大機(jī)器生產(chǎn)的需求,而技術(shù)集約型發(fā)展則成為主導(dǎo)。在此過(guò)程中,計(jì)算機(jī)信息技術(shù)將扮演重要的角色。目前,計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)管理活動(dòng)的各個(gè)領(lǐng)域。人們利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可進(jìn)行產(chǎn)品的輔助設(shè)計(jì)(CAD)和輔助制造(CAM),計(jì)算機(jī)可參與企業(yè)管理系統(tǒng)的文件制作、統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)處理,進(jìn)而發(fā)展成為把集合3C的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)(PDM)與有關(guān)人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷(xiāo)的管理信息系統(tǒng)(MIS)和制造資源計(jì)劃系統(tǒng)(MRP)等組合在一起的現(xiàn)代企業(yè)信息集成系統(tǒng)。

在企業(yè)信息集成系統(tǒng)中,計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用給企業(yè)檔案管理工作帶來(lái)了巨大的變化,具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1 企業(yè)檔案載體的轉(zhuǎn)變

在企業(yè)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)全程管理后,適時(shí)實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的共享和處理。在企業(yè)進(jìn)行的各項(xiàng)管理活動(dòng)中,電子文件以其快捷的辦文速度度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)取代手工制作。借助計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)的產(chǎn)品圖紙的存儲(chǔ)、查詢和修改變得既快捷又方便。例如,生產(chǎn)或開(kāi)發(fā)一項(xiàng)較大項(xiàng)目的產(chǎn)品就需設(shè)計(jì)制作大量的圖紙,其中許多產(chǎn)品是在現(xiàn)代產(chǎn)品設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化和改善而開(kāi)發(fā)出來(lái)的,在此情況下,電子圖紙比紙質(zhì)圖紙顯示出旺盛的生命力和廣闊發(fā)展前景,另外,保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時(shí)、省力,具有較大的經(jīng)濟(jì)意義。

2 實(shí)現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理

實(shí)現(xiàn)了集中統(tǒng)一管理便于保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系,發(fā)揮其整體優(yōu)勢(shì),有利于企業(yè)檔案的保管和利用。這種“集中統(tǒng)一”是個(gè)相對(duì)概念,強(qiáng)調(diào)的是在總體上和制度上要管住企業(yè)檔案目錄,并不是把一個(gè)企業(yè)的全部檔案集中到一起,保管在一處庫(kù)房里,而是在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度的前提下,分級(jí)負(fù)責(zé),分庫(kù)保存檔案實(shí)體。這樣做有兩個(gè)前提條件:一是便于保管,二是便于利用,兩者缺一不可。這樣既有利于維護(hù)檔案的完整與安全,又有利于企業(yè)進(jìn)行科學(xué)決策,有助于強(qiáng)化企業(yè)管理,便于企業(yè)檔案的有效利用。

3 企業(yè)檔案的分類(lèi)變化

過(guò)去的企業(yè)關(guān)于文書(shū)檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案和人事檔案等傳統(tǒng)分類(lèi)方案將被打破,取而代之的是在企業(yè)信息集成系統(tǒng)中對(duì)各個(gè)管理模塊和流程的設(shè)置。一份完整詳實(shí)的檔案信息被放置在各個(gè)管理模塊中,計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作需求隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類(lèi)目。各企業(yè)檔案信息的分類(lèi)不盡相同,但可以肯定的是在計(jì)算機(jī)管理過(guò)程中企業(yè)的檔案分類(lèi)更能貼近企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等各方面狀況,分類(lèi)也將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。

4 企業(yè)檔案和情報(bào)資料的“一體化”管理發(fā)揮了企業(yè)信息的整體作用

企業(yè)檔案和情報(bào)資料“一體化”管理是指企業(yè)將檔案和情報(bào)資料納入企業(yè)總的信息管理體制中,以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)信息資源的統(tǒng)一管理,具體地說(shuō),就是把企業(yè)所有的檔案、情報(bào)作為一個(gè)有機(jī)整體集中到企業(yè)信息中心,由企業(yè)統(tǒng)一組織管理,統(tǒng)籌協(xié)調(diào)企業(yè)的檔案工作和情報(bào)資料工作,并使三者有機(jī)地結(jié)合起來(lái),實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息淘汰和綜合利用的一種信息管理體制。企業(yè)實(shí)行檔案、情報(bào)資料“一體化”管理,建立了企業(yè)信息綜合管理系統(tǒng),由檔案工作和情報(bào)資料工作等各個(gè)子系統(tǒng)組成,其功能是對(duì)企業(yè)檔案、情報(bào)資料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理,為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供“全、準(zhǔn)、精、快”的信息。這樣,實(shí)行一體化管理后,各子系統(tǒng)產(chǎn)生了橫向聯(lián)系,形成一個(gè)多層次、多元化的立體網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的相互檢索利用,發(fā)揮了企業(yè)信息的整體功能,促進(jìn)企業(yè)檔案資料的信息交流和資源共享。

5 企業(yè)檔案接收和保管上的改變

在計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)中,檔案管理人員可按規(guī)定的操作流程或模塊定義規(guī)則,對(duì)檔案的接收和保管進(jìn)行遠(yuǎn)程或過(guò)程操作,以確保最終歸檔的信息具有有效性、可靠性、實(shí)時(shí)性、完整性和確鑿性。例如,在計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)過(guò)程中,要求計(jì)算機(jī)詳細(xì)記錄設(shè)計(jì)和加工過(guò)程中的原始資料及相應(yīng)的更改信息,要在不同的版本上注明當(dāng)前的有效資料,以達(dá)到最終歸檔使用的是完整和確鑿版本的圖形或圖紙。

6 充分發(fā)揮檔案的依據(jù)、憑證作用

積極引導(dǎo)企業(yè)開(kāi)發(fā)、利用檔案,實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值,為企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展提供有力的空間保障。檔案是企業(yè)生存與發(fā)展的歷史記錄,是企業(yè)的寶貴財(cái)富,檔案管理是企業(yè)管理的一部分,它在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)等工作中起著重要的憑證作用。檔案可以轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力,管好檔案、用好檔案可以為企業(yè)增加效益,可以維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。同時(shí),用好檔案可以及時(shí)地了解競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況,收集相應(yīng)的材料,有目的地展開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)。

7 充分利用系統(tǒng)文檔“一體化”管理

利用系統(tǒng)文檔“一體化”管理,達(dá)到信息共享,提高檔案的利用效率。運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案,實(shí)行檔案的自動(dòng)編目、自動(dòng)檢索、自動(dòng)統(tǒng)計(jì),并按照不同要求,編制出全宗目錄、分類(lèi)目錄、目錄索引等,達(dá)到檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,有力地促進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。這樣,檔案工作者可以從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái),從而提高檔案工作的工作效率,檔案工作者有更多的時(shí)間從事檔案的編研工作和學(xué)習(xí)新的理論知識(shí),使企業(yè)的檔案管理工作達(dá)到人盡其才,物盡其用的一種良性循環(huán)的狀態(tài)。

由此可見(jiàn),計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理信息化中有著舉足輕重的作用。一方面,有利于維護(hù)檔案的完整與安全,又有利于企業(yè)進(jìn)行科學(xué)決策,有助于強(qiáng)化企業(yè)管理;另一方面,發(fā)揮了企業(yè)信息的整體功能,促進(jìn)企業(yè)檔案資料的信息交流和資源共享同時(shí),為企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展提供有力的空間保障。但是,在企業(yè)檔案管理信息化的過(guò)程中,有的企業(yè)采用了信息技術(shù)外包策略。在信息技術(shù)外包過(guò)程中,檔案管理部門(mén)要不斷賦予外包商完成其工作職責(zé)的權(quán)利,而伴隨這一過(guò)程則可能出現(xiàn)檔案管理部門(mén)主動(dòng)控制權(quán)的喪失及信息秘密的安全和有關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的歸屬等問(wèn)題。建立起一套科學(xué)、安全、多功能、高效、靈活和緊盯市場(chǎng)的企業(yè)檔案信息管理體系,勢(shì)必是企業(yè)檔案管理工作者今后研究的課題。