淺議檔案社會功能的發(fā)揮

沈　藝

檔案社會功能所涉及的范圍很廣，本文試從以下三個方面加以分析。

1檔案的社會信息服務(wù)功能的發(fā)揮

檔案是一種信息資源，即使其所有權(quán)屬于國家，屬于某個社會團(tuán)體，但是其服務(wù)社會功能卻是客觀存在的。各級檔案部門和各類檔案館作為公共服務(wù)部門，對檔案只擁有管理權(quán)、開發(fā)權(quán)和公布權(quán)。其社會目標(biāo)是滿足社會的客觀需求，實現(xiàn)服務(wù)社會、為社會提供信息資源的職責(zé)。

信息社會的來臨使得檔案社會功能的發(fā)揮在總體社會功能不變的情況下，服務(wù)的對象發(fā)生了一定的變化。也就是說，在由原來的“深閨”走向大眾的同時，在其服務(wù)功能得以強化的同時，它的重要性也日益凸顯。從另一個角度來講，一般的檔案或者過了若干時間段在部分文檔解密以后，正在面向多群體開放，這時的社會功能可能更多的是服務(wù)功能的體現(xiàn)，是其重要性為人們所認(rèn)識。同時，由于社會物質(zhì)文明的提高，社會與家庭的勞動強度和勞動的時間正在逐步減弱、減少，個人自由支配的閑暇時間日漸增多。人們休閑時間的增多導(dǎo)致了包括檔案利用在內(nèi)的文化需求的攀升。在信息共享的休閑社會，人們不僅可以參與道德社會的民主化管理，也可以借助檔案維護(hù)自身的權(quán)利。可以說，檔案作為一種資源豐富的信息源，只有在面向社會最廣大利益群體時，才具有最現(xiàn)實的使用功能。眼下走入檔案館大門的非職務(wù)利用者越來越多，目的是為了維護(hù)自身權(quán)益，有的是業(yè)余研究，有的是為了知悉、監(jiān)督政務(wù)。因而有專家預(yù)言，現(xiàn)代人和未來人對歷史的興趣會越來越濃厚，一些過去看來“不起眼”或根本無暇顧及的歷史問題會成為人們競相刨根問底的熱門話題，到那時，檔案會是人們眼前揮之不去的“亮點”，檔案館、檔案室就成為了熱鬧的去處。

2檔案的社會效益功能的發(fā)揮

檔案的社會效益功能一般有以下類型：第一，從館藏檔案的作用看，可分為社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。社會效益就是檔案利用過程中的資政和教育作用，如利用檔案資料著書立說或舉辦展覽，可以起前人之鑒后世之師的作用。經(jīng)濟(jì)效益是指檔案在利用之后可以起到知識傳播或技術(shù)轉(zhuǎn)讓作用，一方面可使后人少花費代價應(yīng)用前人成果；另一方面可使后人開拓視野，啟迪靈感，創(chuàng)造出前所未有的業(yè)績，產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。第二，從館藏檔案的價值大小看，可分為宏觀效益和微觀效益。微觀效益是指從多方面滿足社會人的多種需求。宏觀效益是指從多方面滿足國家及其系統(tǒng)工作流程的需求。第三，從館藏檔案的信息時間性看，可分為瞬間效益和潛在效益。瞬間效益是在短時間內(nèi)表現(xiàn)出來的結(jié)果。潛在效益是指需要在較長時間才能表現(xiàn)出來的結(jié)果。檔案資料起了潛在作用，為其科研成果發(fā)揮了潛在效益。第四，從館藏檔案的信息開發(fā)看，可分為直接效益和間接效益。直接效益是指檔案信息直接用于生產(chǎn)效益顯著增長，表現(xiàn)為檔案的直接效益。間接效益是指檔案信息經(jīng)過曲折復(fù)雜的演變、漫長的周期、繁雜的環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)化為一定的成果，創(chuàng)造出新的效益，這種間接效益不能排除檔案信息的原始效能。這些成果又會轉(zhuǎn)換新的檔案資料，循環(huán)往復(fù)，永無止境。

3檔案的社會誠信功能的發(fā)揮

檔案的社會誠信功能也就是其價值所在、魅力所在。一個社會迫切需要誠信，那么檔案就是提供誠信的源泉所在。其根本原因在于，誠信的本質(zhì)是“真”，檔案的本質(zhì)也是“真”。檔案是人類對誠信控制的心理需求的產(chǎn)物。檔案是真實與誠信的重要載體，檔案是人們對事務(wù)真實性控制的理想模型。在重建社會誠信的過程中。無論社會團(tuán)體、企業(yè)、中介組織還是個人，只有借助檔案的“真”和檔案對事務(wù)“真”的控制功能，才能昭示自身的誠實，獲得社會的信任，也才能對他人的“真”有所把握，為社會參與提供依據(jù)。

人們把檔案的原始記錄稱為“社會的活化石”，因而是區(qū)別于其它文獻(xiàn)的信息“元資源”，具有權(quán)威的憑證價值。檔案的“真”源于它作為人類對文件的一種結(jié)構(gòu)形式和控制方式，即檔案功能所決定的真實性。悠久的檔案工作傳統(tǒng)，在賦予其神秘性的同時，也累積起人們心理上對它的信任。面對同樣一份文件的拷貝，人們更愿意相信來自檔案中的那一份。這種穩(wěn)定而普遍的認(rèn)同，賦予檔案以社會誠信價值，也是如今信用檔案建設(shè)的社會心理基礎(chǔ)。單份文件固然可以反映一定的社會真實，但它只能對應(yīng)于個別或局部的事實。由于檔案信息與社會的對應(yīng)與同構(gòu)，我們似乎更應(yīng)把檔案看成具有廣泛來源聯(lián)系的社會“原生信息系統(tǒng)”。檔案信息的集合性程度愈高，在一定程度上反映為內(nèi)容的連續(xù)性和完整性，反映的來源聯(lián)系愈清楚，檔案“真”的程度就愈高。

“信用檔案”是直接以誠信控制為目的所形成的新門類專門檔案，它的提出是社會規(guī)則意識、誠信意識和檔案意識綜合作用的結(jié)果。