高校檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)涵

高萌萱

從管理學(xué)上講，管理創(chuàng)新的實(shí)質(zhì)就是把握適應(yīng)組織外部環(huán)境和內(nèi)部條件的變化，有效地配置、整合和利用可得到的有限資源，以實(shí)現(xiàn)本組織既定目標(biāo)的動(dòng)態(tài)的創(chuàng)造性活動(dòng)。高校檔案管理創(chuàng)新就要用現(xiàn)代的管理理念和現(xiàn)代的管理體系，創(chuàng)造出更多的管理成果，最大限度地發(fā)揮檔案的作用，體現(xiàn)檔案的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

1建立科學(xué)的檔案管理體系

建立科學(xué)的檔案管理體系，一要有科學(xué)管理的觀念和辦法：二要有科學(xué)的論證體系，從檔案館建制規(guī)模。到檔案管理人員配置，都要結(jié)合本校實(shí)際，進(jìn)行科學(xué)合理地評(píng)估，確保各項(xiàng)工作的開展；三要有科學(xué)管理的手段：四要有科學(xué)管理的設(shè)施和裝備。

1.1檔案管理的制度化

按照最新頒布的《高校檔案管理辦法》，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定《高校檔案管理辦法》實(shí)施細(xì)則，把《高校檔案管理辦法》真正貫徹執(zhí)行下去，是完善檔案管理制度體系、規(guī)范高校檔案管理工作的根本保證。加強(qiáng)檔案工作制度化建設(shè)。一是要加強(qiáng)宣傳教育，提高全校教職員工對(duì)依法治檔的重要性的認(rèn)識(shí)；二是要建立獎(jiǎng)懲制度：三是要明確職責(zé)：四是檔案工作制度化管理，并實(shí)施有效。

1.2檔案管理人員的配置和業(yè)務(wù)水平要求

檔案工作是一項(xiàng)特殊性的工作，它要求工作人員不僅有精湛的業(yè)務(wù)能力，而且要有很高的政治水平。造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的復(fù)合型高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，對(duì)高校檔案工作的科學(xué)、快速發(fā)展至關(guān)重要。高校檔案館要堅(jiān)持以思想教育為主線，以素質(zhì)教育為主題，加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍的繼續(xù)教育，著力提高檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)。

1.3先進(jìn)的檔案管理設(shè)備

先進(jìn)的檔案管理設(shè)備是現(xiàn)代化管理手段的根本保證。現(xiàn)代化管理手段靠先進(jìn)的設(shè)備得以實(shí)現(xiàn)和發(fā)展。隨著現(xiàn)代化檔案管理模式的不斷創(chuàng)新，高?，F(xiàn)代化管理檔案不僅僅是指計(jì)算機(jī)檢索檔案條目，而是指利用數(shù)字化管理模式進(jìn)行檔案管理。其中包括自動(dòng)化調(diào)溫、除濕，數(shù)字化目錄檢索和檔案全文檢索等管理系統(tǒng)。

2加強(qiáng)檔案信息資源的全面整合

在人類社會(huì)進(jìn)入信息社會(huì)的今天，知識(shí)和信息已成為重要的戰(zhàn)略資源，占有的資源多、信息量大就能贏得信息時(shí)代的制高點(diǎn)，就有決策的主動(dòng)權(quán)，因此，檔案信息資源一定要全面整合，集中管理。

2.1檔案信息資源集中管理體制

隨著高校合并和學(xué)校二級(jí)學(xué)院的增多，檔案信息資源量急劇上升，很多高校都建立有分檔案室，因此檔案管理也應(yīng)隨之進(jìn)行不斷地完善和調(diào)整。所謂檔案信息資源集中管理體制，就是統(tǒng)一業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一分類辦法。為各檔案分室檔案的整合奠定基礎(chǔ)。

2.2檔案信息資源的共享

作為國(guó)家信息資源重要部分的高校檔案，應(yīng)當(dāng)改變由來已久的傳統(tǒng)管理方式，向資源共建與共享型轉(zhuǎn)變，最大化地發(fā)揮出檔案的作用。這不僅使高校檔案信息服務(wù)有可靠的依托和發(fā)展后勁，而且有利于增強(qiáng)高校與社會(huì)的聯(lián)系，在現(xiàn)代化進(jìn)程中利用網(wǎng)絡(luò)提升高校檔案功能，促進(jìn)其自身的發(fā)展。

3建立科學(xué)的檔案服務(wù)體系

檔案信息服務(wù)是檔案管理工作的最終目的，作為高校對(duì)外服務(wù)的一個(gè)重要窗口，怎樣為學(xué)校和社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)和便捷的服務(wù)，是高校檔案館管理工作的重中之重。要轉(zhuǎn)變觀念求發(fā)展。所謂轉(zhuǎn)變觀念，就是檔案工作者不能安于現(xiàn)狀，采用現(xiàn)代化檔案管理模式，把檔案工作從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。檔案管理工作要堅(jiān)持以人為本，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，拓展服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，增強(qiáng)服務(wù)工作的預(yù)見性和前瞻性，千方百計(jì)為學(xué)校及社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.1建立檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)

網(wǎng)絡(luò)具有快捷、便利等顯著特點(diǎn)，檔案服務(wù)要充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)提高檔案服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。首先，要建立檔案服務(wù)主頁，把檔案管理制度、管理辦法、辦事程序等在不同的頁面上顯示出來，一是要對(duì)檔案工作的宣傳；二是要提高辦事效率。其次，可以把檔案工作動(dòng)向及檔案文化通過網(wǎng)絡(luò)信息傳播出去，讓更多的人了解檔案和檔案工作。第三，結(jié)合局域網(wǎng)信息資源庫的內(nèi)容，有選擇地公開共享。

3.2建立檔案編研隊(duì)伍

要利用高校有利資源，深入開展學(xué)術(shù)研究，從而加大人們對(duì)檔案和檔案工作的關(guān)注。檔案部門可以通過加大對(duì)科研成果的獎(jiǎng)勵(lì)力度。來增強(qiáng)檔案工作人員的科研熱情，不僅可以促使檔案人員開拓進(jìn)取、勇于創(chuàng)新的積極性和對(duì)檔案工作的興趣，而且還可以穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，徹底扭轉(zhuǎn)檔案工作沒人干和沒人愿意干的被動(dòng)局面。

3.3實(shí)現(xiàn)檔案查詢現(xiàn)代化

檔案信息化建設(shè)是國(guó)家對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)目標(biāo)要求，積極改進(jìn)現(xiàn)行檔案管理和利用模式，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，是檔案現(xiàn)代化管理必不可少的工作。作為高等院校有著強(qiáng)大的技術(shù)和人才支持，對(duì)提升高校檔案現(xiàn)代化水平、突破傳統(tǒng)手工檢索的管理模式、實(shí)行計(jì)算機(jī)管理具有較強(qiáng)的基礎(chǔ)保證。只有實(shí)現(xiàn)檔案查詢現(xiàn)代化，才能為學(xué)校和社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)、高效、豐富的檔案信息服務(wù)。