對(duì)企業(yè)檔案管理服務(wù)機(jī)關(guān)工作的思考

喬振濤

企業(yè)檔案的利用服務(wù)，是指采用多種有效的方式，直接提供企業(yè)檔案及其信息加工材料，及時(shí)、準(zhǔn)確地滿足用戶對(duì)企業(yè)檔案的利用需求。企業(yè)檔案開發(fā)利用服務(wù)工作是企業(yè)檔案及其信息加工材料與用戶之間的橋梁，檔案工作的服務(wù)性集中體現(xiàn)在這一環(huán)節(jié)，企業(yè)人員就是通過(guò)這項(xiàng)工作了解檔案和檔案工作的，在對(duì)機(jī)關(guān)服務(wù)中顯得尤為重要。

1保證企業(yè)檔案信息的安全

現(xiàn)代企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)，不但是生產(chǎn)能力和經(jīng)營(yíng)策略之間的競(jìng)爭(zhēng)，還是一場(chǎng)獲取和利用信息的較量。企業(yè)檔案信息屬于企業(yè)內(nèi)部信息，在一定時(shí)間和范圍內(nèi)帶有一定的秘密性，如非專利技術(shù)檔案帶有技術(shù)機(jī)密，營(yíng)銷決策方案屬于商業(yè)機(jī)密。

1.1企業(yè)檔案信息內(nèi)容。對(duì)不同機(jī)密程度的企業(yè)檔案信息要分別對(duì)待，比如，一般的企業(yè)檔案可以提供閱覽、借閱，技術(shù)專利、商業(yè)機(jī)密則須嚴(yán)格保管，只有具有利用權(quán)限的用戶才能接觸得到其內(nèi)容。

1.2企業(yè)檔案用戶。在企業(yè)內(nèi)部，檔案信息秘密是相對(duì)的，沒(méi)有絕對(duì)機(jī)密的檔案信息。所謂機(jī)密性，是指檔案信息被控制在一定的企業(yè)成員范圍內(nèi)，該范圍之外的企業(yè)員工不知曉該信息的內(nèi)容。因此，要保證檔案信息的安全，一條主要的措施是對(duì)不同級(jí)別的用戶分別對(duì)待，授予不同的用戶以不同的利用權(quán)限，內(nèi)外有別，上下有別。特別是要把有關(guān)辦法寫入企業(yè)的規(guī)章制度中，并建立相應(yīng)的監(jiān)督體系，保證實(shí)施。

2實(shí)現(xiàn)檔案信息全天候的服務(wù)

2.1主動(dòng)服務(wù)。儲(chǔ)存在企業(yè)檔案中的信息，內(nèi)容廣泛、門類眾多，僅等企業(yè)人員主動(dòng)到檔案部門查看檔案，會(huì)極大地限制企業(yè)檔案價(jià)值的發(fā)揮。企業(yè)檔案工作者應(yīng)當(dāng)改變過(guò)去“看攤守業(yè)”的服務(wù)方式，抓住企業(yè)信息需求量大的特點(diǎn)，主動(dòng)上門為企業(yè)各部門服務(wù)，采取各種方法、手段和技術(shù)，使蘊(yùn)藏在企業(yè)檔案中的靜態(tài)信息與生產(chǎn)力各要素相結(jié)合，變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，為企業(yè)創(chuàng)造效益。主動(dòng)提供利用服務(wù)，一方面，要求他們熟悉檔案館藏的種類及其內(nèi)容成分，對(duì)哪些檔案能為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供參考和依據(jù)，做到心中有數(shù)：另一方面，要了解企業(yè)中各種檔案用戶的利用需求的規(guī)律和特點(diǎn)。

2.2有針對(duì)性地服務(wù)。主動(dòng)開展的企業(yè)檔案利用服務(wù)只有具有針對(duì)性。即針對(duì)不同利用者的需求，采取不同的服務(wù)方式，才能獲得預(yù)定的效果。企業(yè)檔案直接形成于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)踐中，其管理和利用的最終目的都是為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)踐服務(wù)。

2.3及時(shí)服務(wù)?，F(xiàn)代信息的生命周期在不斷縮短，企業(yè)檔案信息作為企業(yè)的一項(xiàng)戰(zhàn)略性資源，如果長(zhǎng)時(shí)間被束之高閣，得不到及時(shí)的利用。很大一部分檔案信息就會(huì)失去利用價(jià)值，科技檔案尤其如此，無(wú)疑是對(duì)企業(yè)信息資源的極大浪費(fèi)；另一方面。時(shí)間對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，意味著機(jī)會(huì)和效益，企業(yè)在決策、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中需要及時(shí)獲取各種信息，以滿足競(jìng)爭(zhēng)和發(fā)展的需要。

3構(gòu)建檔案信息服務(wù)的公開平臺(tái)

現(xiàn)代企業(yè)需要的是綜合性信息。而不是某一單方面的信息。單純的檔案信息利用，不能滿足企業(yè)所有的信息需求。企業(yè)檔案的利用服務(wù)只是企業(yè)信息服務(wù)工作的一部分，在機(jī)關(guān)服務(wù)中采取跟蹤服務(wù)、專題服務(wù)等多種形式，把整合信息提供給用戶。

3.1社會(huì)化服務(wù)。是指企業(yè)檔案的利用面向全社會(huì)的運(yùn)行機(jī)制，這是新時(shí)期對(duì)企業(yè)檔案利用服務(wù)提出的新要求，也是企業(yè)檔案利用服務(wù)的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)。信息是現(xiàn)代社會(huì)的一種戰(zhàn)略性資源，企業(yè)信息不僅對(duì)企業(yè)內(nèi)部有用，對(duì)外部社會(huì)也能發(fā)揮作用：每個(gè)企業(yè)自身形成的檔案信息資源為該企業(yè)所獨(dú)有，因而是稀缺資源，對(duì)外提供能為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，如科技成果檔案信息的復(fù)制轉(zhuǎn)讓、企業(yè)對(duì)外宣傳等都要用到企業(yè)檔案。

3.2多元化服務(wù)。多元化服務(wù)是有針對(duì)性服務(wù)要求的必然補(bǔ)充，是由企業(yè)檔案的特點(diǎn)和企業(yè)對(duì)檔案信息需求的特點(diǎn)決定的。企業(yè)檔案的門類眾多、載體復(fù)雜，各種類檔案的利用價(jià)值有所區(qū)別，企業(yè)利用檔案的部門和人員種類多，目的不同，各種活動(dòng)、各個(gè)工作環(huán)節(jié)中都可能利用到檔案。