創(chuàng)新檔案工作實現(xiàn)數(shù)字化管理

張錦輝　高　歌　趙曉青　楊學(xué)田

1優(yōu)化企業(yè)檔案管理的方法

為了全面提升公司檔案管理水平，提高檔案信息的利用效率，信陽供電公司開展了檔案信息化建設(shè)。

1.1 隨著公司0A辦公自動化系統(tǒng)投入應(yīng)用，電子文檔的管理成為檔案工作的重點，為適應(yīng)現(xiàn)代化、標準化工作需要，充分應(yīng)用信息技術(shù)拓展檔案管理的發(fā)展空間，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)加強檔案管理，依靠數(shù)字化手段，對原有文書、聲像檔案進行數(shù)字化處理。共錄入1983年以來的文書檔案1744卷、7959件，聲像檔案轉(zhuǎn)錄光盤362盒。同時開展對工程案卷、圖紙的數(shù)字掃描、上網(wǎng)和網(wǎng)上借閱查詢，實現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化。

1.2不斷挖掘現(xiàn)存檔案信息資源的使用價值，注重做好檔案資源的開發(fā)和利用工作。檔案的最終目的是提供服務(wù)，公司檔案室始終堅持把檔案的開發(fā)利用作為一項重要工作，為了使檔案更好地發(fā)揮作用，我們利用庫藏檔案編制和參與編制了《大事記》、《組織沿革》、《220千伏變電站工程匯編》、《信陽電業(yè)志》、《配網(wǎng)制度匯編》、《生產(chǎn)安全事故匯編》、《信陽地調(diào)電網(wǎng)事故處理應(yīng)急預(yù)案》、《公司重要文件目錄》等多種編研材料，利用效果顯著。近年來，共提供利用檔案718人次，3000余卷次，查全率99％，查準率100％，為編寫電業(yè)史、技術(shù)改造、解決經(jīng)濟糾紛等工作提供大量的原始憑證和技術(shù)依據(jù)，得到了公司領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的認可。

1.3不斷豐富檔案信息資源。在原有的檔案管理工作中，對專題檔案的收集一直是一項薄弱環(huán)節(jié)，為使這些專題活動資料得以完整良好的保存，檔案室加強了專題檔案的收集歸檔。近年來，利用數(shù)據(jù)光盤容量大、易保存的特點，將公司歷年來重要活動、工作專題錄像、照片等制作成光盤，并用多媒體檔案專用柜存放。截止目前已收集、制作不同時期反映企業(yè)發(fā)展的專題片光盤30余套。針對今年以來發(fā)生的重大事件，檔案室開展了抗冰搶險、抗震救災(zāi)、奧運保電、爭創(chuàng)全國文明單位等專題檔案的資料收集。這些資料的收集歸檔，是記載公司改革和發(fā)展歷程的重要環(huán)節(jié)，不但豐富了檔案管理門類，同時也使公司歷史重大事件得以良好的記錄和保存。

1.4充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，搭建檔案資源共享的平臺。電腦網(wǎng)絡(luò)具有傳播速度快、普及面廣、便于共享的優(yōu)點。為此，檔案室充分利用公司局域網(wǎng)絡(luò)，開設(shè)了檔案管理專題網(wǎng)站，設(shè)立了檔案管理法律法規(guī)及管理制度、分類檔案目錄、公司大事記、公司歷年榮譽等版塊。新竣工的工程項目歸檔完畢后，及時利用網(wǎng)站發(fā)布公告，方便各單位借閱，有效提高了檔案的利用率。初步實現(xiàn)了歸檔電子化、存儲數(shù)字化、查閱網(wǎng)絡(luò)化、利用全員化和資源共享的目標。該網(wǎng)站的建設(shè)在省電力公司系統(tǒng)內(nèi)走在了前列。

1.5實現(xiàn)法律案卷的文檔一體化。每一個法律案件結(jié)案后都會形成大量的案卷材料。內(nèi)容繁雜，后期的查詢利用非常不便。為加強涉電案件的歸檔管理，從2006年開始，在省公司系統(tǒng)內(nèi)率先開展法律案件收集歸檔工作。檔案室一方面將法律案卷收集歸檔，對歷年來的法律案件相關(guān)資料按照文書類目進行組卷；另一方面將法律案卷全部掃描上網(wǎng)，建立了電子文檔目錄。做到了文檔一體化，解決了以前法律案件資料無處可歸的問題，同時豐富了檔案門類，為以后案件辦理、資料查閱奠定了良好基礎(chǔ)。

1.6積極開展檔案庫房管理的自動化建設(shè)。針對信陽雨水充分、濕度時間長、比率高的實際情況，2008年，檔案室以《提高檔案庫房溫濕度合格率》為課題，開展技術(shù)攻關(guān)，設(shè)計、安裝了庫房溫濕度自動監(jiān)控系統(tǒng)。該系統(tǒng)的投入運行，實現(xiàn)了庫房溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備的自動控制，排除了工作中的人為干擾，并降低了檔案工作人員勞動強度。通過微機對溫濕度設(shè)備的進行自動控制，確保了檔案庫房溫濕度控制的精確度，溫濕度數(shù)據(jù)的采集和記錄實現(xiàn)自動化，更便于統(tǒng)計分析、微機聯(lián)網(wǎng)實施遠程監(jiān)控。自此，公司檔案庫房的自動化管理水平邁上一個新的臺階，在省公司范圍內(nèi)得到推廣應(yīng)用。

2實施后的效果

2.1檔案數(shù)字化管理，提高了工作效率。檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理，將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來，全部檔案信息實現(xiàn)計算機管理，大大節(jié)省了時間，極大提高了工作效率。

2.2信息價值增值，改善了服務(wù)質(zhì)量。充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特點，開通網(wǎng)上查詢和檢索功能，通過網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)達到檔案信息資源共享，加快了信息傳遞速度，提高了自動化程度，進一步發(fā)掘出檔案信息的潛在價值。

2.3改善了檔案工作管理手段和信息環(huán)境。數(shù)字檔案以新的技術(shù)與手段改變了文件寫作、傳輸、接收、存儲、檢索、拷貝、加工控制等手段，利用網(wǎng)絡(luò)與各單位聯(lián)結(jié)，為館藏檔案進行數(shù)字轉(zhuǎn)化提供高速、便利的信息通道，實現(xiàn)跨越時間與地域獲取資料。我公司檔案的數(shù)字化管理，改善了傳統(tǒng)的管理手段，提高了管理質(zhì)量和效率。