特色學(xué)校創(chuàng)建中的檔案管理工作初探

鄭新杰

當(dāng)前，創(chuàng)建特色學(xué)校、走內(nèi)涵式發(fā)展之路已成為學(xué)校建設(shè)的重要目標(biāo)之一。因此，特色學(xué)校的檔案管理就顯得十分重要，檔案是否真實(shí)、完整、富有特色將直接影響到特色學(xué)校的建設(shè)。

特色學(xué)校的檔案管理必須要做到規(guī)范。檔案工作的規(guī)范管理能給學(xué)校的教育教學(xué)工作提供有力的支持和幫助，特別在每年上級(jí)組織的督導(dǎo)、驗(yàn)收、評(píng)比和爭(zhēng)創(chuàng)示范性高中等工作中能提供有力的證據(jù)支持，真正地感受到搞好檔案工作的積極作用，加深了對(duì)檔案管理意義的認(rèn)識(shí)。所以，必須建章立制，完善檔案工作的管理。

特色學(xué)校檔案信息資源的開發(fā)和利用是一項(xiàng)細(xì)致而又系統(tǒng)、嚴(yán)謹(jǐn)而又科學(xué)的工作，認(rèn)真收集、整理、保管檔案的同時(shí)，必須始終堅(jiān)持圍繞學(xué)校特色建設(shè)這一主線為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)的原則。

第一，注意收集本校辦學(xué)方向的有關(guān)文件材料。學(xué)校在貫徹教育方針、樹立現(xiàn)代化教育觀念時(shí)，根據(jù)學(xué)校具體的環(huán)境條件制定適合學(xué)?？傮w發(fā)展的規(guī)劃、年度工作計(jì)劃和專題工作總結(jié)，每年召開中層領(lǐng)導(dǎo)干部討論研究學(xué)校教學(xué)發(fā)展方向及學(xué)校管理等形成的文件材料，學(xué)校組織教職員工、黨政領(lǐng)導(dǎo)班子學(xué)習(xí)教育法律法規(guī)、依法治校的會(huì)議記錄、專題材料、簡(jiǎn)報(bào)，還有各處、室依據(jù)制定的實(shí)施辦法、工作細(xì)則等。學(xué)校檔案工作人員，隸屬校辦公室，對(duì)及時(shí)了解學(xué)校重大活動(dòng)有著得天獨(dú)厚的有利條件，應(yīng)充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，主動(dòng)跟蹤學(xué)校的重大活動(dòng)，了解學(xué)校長期規(guī)劃和年度計(jì)劃的主要內(nèi)容，根據(jù)各類文件材料的形成規(guī)律，制定文件材料收集計(jì)劃，特別要在各項(xiàng)重大活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)向相關(guān)部門和人員收集應(yīng)歸檔的文件材料，其中圖片、照片、錄像等聲像材料應(yīng)請(qǐng)相關(guān)部門和人員做好文字說明。有關(guān)辦學(xué)方向的檔案材料，體現(xiàn)了一個(gè)學(xué)校的辦學(xué)水平和學(xué)校管理的總體能力，是上級(jí)對(duì)學(xué)校工作進(jìn)行考核時(shí)必查的檔案資料，因而是學(xué)校檔案工作中的一個(gè)重點(diǎn)，其表現(xiàn)在是不能按常規(guī)在學(xué)年結(jié)束后進(jìn)行文件材料的收集，而應(yīng)在學(xué)校重大活動(dòng)結(jié)束后，隨時(shí)收集，以保證歸檔文件材料的完整性、針對(duì)性和時(shí)效性。

第二，要加強(qiáng)收集學(xué)校教師隊(duì)伍建設(shè)的文件材料。學(xué)校從應(yīng)試教育轉(zhuǎn)到素質(zhì)教育后，學(xué)校教師隊(duì)伍的素質(zhì)在不斷地探索中提高，不僅要求教師具備一定的專業(yè)知識(shí)水平。而且還要從各個(gè)環(huán)節(jié)充實(shí)提高教師的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)。首先，以《中小學(xué)教師職業(yè)道德規(guī)范》嚴(yán)格要求教師，遵紀(jì)守法；其次，在新課程改革大潮的驅(qū)動(dòng)下，教師應(yīng)大膽嘗試著用新理念的教學(xué)方法去撰寫教學(xué)反思，以作為教學(xué)中的第一手資料；加大教師培訓(xùn)計(jì)劃，以“請(qǐng)進(jìn)來，走出去”的思想觀念來大大激勵(lì)每一位教師。每年度要建議每一位教職工每月寫一篇關(guān)于師德、師風(fēng)、教學(xué)管理及教學(xué)心得的論文，并匯編成冊(cè)形成資料保存，以此鼓勵(lì)鞭策大家。積極參加各類繼續(xù)教育的學(xué)習(xí)，使其在教學(xué)工作實(shí)踐中總結(jié)出有益的經(jīng)驗(yàn)，鼓勵(lì)教師撰寫論文在區(qū)、市、省級(jí)及各類刊物上發(fā)表。教師隊(duì)伍在提高自身素質(zhì)過程中形成的有特色的教案、論文、年度考核材料，教師指導(dǎo)學(xué)生參加各類競(jìng)賽活動(dòng)的文件材料和獲獎(jiǎng)證書等，充分體現(xiàn)了一個(gè)學(xué)校的師資水平，這部分的文件材料是學(xué)校對(duì)教師進(jìn)行培養(yǎng)、使用的重要參考資料。學(xué)校檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)這方面文件材料的收集，按教研組進(jìn)行分門別類，以便提供利用。

第三，要注意整理學(xué)校常規(guī)管理文件材料。學(xué)校檔案管理是學(xué)校常規(guī)管理的組成部分，學(xué)校常規(guī)管理的主要內(nèi)容有：學(xué)校教師根據(jù)教學(xué)大綱研究教材、編寫教案、批改作業(yè)、組織測(cè)試，反饋學(xué)生的知識(shí)掌握情況和健康狀況，對(duì)后進(jìn)生轉(zhuǎn)化工作，每個(gè)教學(xué)階段都要做教學(xué)質(zhì)量分析：學(xué)校圖書館、教學(xué)設(shè)備使用情況，儀器設(shè)備購置利用后一般都要進(jìn)行造冊(cè)登記：學(xué)校進(jìn)行基本建設(shè)和各種建筑物質(zhì)量達(dá)標(biāo)驗(yàn)收等過程中形成了專門的基本建設(shè)檔案：學(xué)校進(jìn)行財(cái)務(wù)管理，會(huì)計(jì)核算時(shí)形成的會(huì)計(jì)檔案；安全工作是學(xué)校管理一個(gè)不可缺少的環(huán)節(jié)，都制定了一系列安全管理制度、責(zé)任書等。學(xué)校常規(guī)管理過程中形成的各種文件材料，是學(xué)校檔案的重要組成部分，它對(duì)提高學(xué)校日常管理質(zhì)量和工作效率有著重要的參考作用，但這些文件材料一般分散在學(xué)校各職能部門，要有效地提高學(xué)校檔案的利用效率，就需要學(xué)校所有檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，以便統(tǒng)一開發(fā)檔案信息資源，有效地為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。

第四，要把學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的文件材料當(dāng)作學(xué)校檔案管理的主體，學(xué)校教學(xué)質(zhì)量是學(xué)校檔案至關(guān)重要的內(nèi)容。例如，學(xué)校在德育方面形成的文件材料為學(xué)校教學(xué)質(zhì)量檔案增添了新的內(nèi)容：學(xué)校在日常教學(xué)實(shí)踐中形成的課程安排、教學(xué)計(jì)劃，學(xué)生各學(xué)科成績冊(cè)，體能、技能測(cè)試的材料及學(xué)生入學(xué)、畢業(yè)名冊(cè)等文件材料，是學(xué)校正常教學(xué)管理和評(píng)估教學(xué)質(zhì)量的重要檔案。建立完善的教學(xué)質(zhì)量檔案是分析教學(xué)質(zhì)量、提高教學(xué)質(zhì)量不可或缺的第一手資料。學(xué)校檔案管理應(yīng)根據(jù)學(xué)校教學(xué)工作的規(guī)律，在學(xué)年結(jié)束后及時(shí)收集有關(guān)材料，按年段、班級(jí)進(jìn)行分門別類，編制檢索工具。不斷提高學(xué)校檔案管理水平，直接關(guān)系到學(xué)校特色辦學(xué)的質(zhì)量，完整齊全的檔案材料并經(jīng)系統(tǒng)整理的檔案能科學(xué)地、系統(tǒng)地為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。