扶溝縣電子文件生成情況調(diào)查

黃永利

1調(diào)查基本情況

本項調(diào)查采用問卷方法。對象分為扶溝縣部分縣屬機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機構(gòu)及縣屬機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的內(nèi)設(shè)部門兩個層次。調(diào)查范圍為扶溝縣及所轄鄉(xiāng)鎮(zhèn)。時間為2009年3月。調(diào)查內(nèi)容包括單位基本情況、電子文件基本情況2類8個問題。調(diào)查共發(fā)放單位問卷40份，收回有效問卷32份，回收率80％。調(diào)查中重點向6個縣屬機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的內(nèi)設(shè)機構(gòu)發(fā)放單位內(nèi)設(shè)部門問卷60份，收回有效問卷54份，回收率900％。綜合有效回收率85％。

調(diào)查涉及行政機關(guān)22個，占68.75％；事業(yè)單位7個，占21.88％：企業(yè)3個，占9.38％。調(diào)查涉及內(nèi)設(shè)機構(gòu)管理部門16個。占29.63％；業(yè)務(wù)部門26個，占48.15％；輔助部門8個，占14.82％；服務(wù)部門2個，占3.7％；其他單位2個，占3.7％。

2電子文件生成情況主要特點

2.1普遍存在。比例不同。從調(diào)查的情況看，電子文件已普遍存在于縣屬機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機構(gòu)及內(nèi)設(shè)部門。被調(diào)查的單位或內(nèi)設(shè)部門中沒有一個沒有電子文件。無論是單位還是內(nèi)設(shè)部門。電子文件在現(xiàn)行文件中的比例，80％以上的數(shù)超過了1/3.50％以上的超過了半數(shù)，19％以下的分別只占31.25％和16.67％。

2.2總量日增，數(shù)量懸殊。參加調(diào)查的32個單位共產(chǎn)生電子文件總量6354913件，1766.244GB。平均每單位產(chǎn)生電子文件198591件。55.19GB。產(chǎn)生最多的單位為387152件。279.52GB；最少的單位為20件，0.069GB；相差387132件，279.451GB。

參加調(diào)查的54個單位內(nèi)設(shè)部門共產(chǎn)生電子文件總量605463件，533.773GB。平均每部門產(chǎn)生電子文件11212件，9.88GB。產(chǎn)生最多的部門為364728件，65GB；最少的部門為12件，0.015GB：相差364716件，64.985GB。

2.3系統(tǒng)單一，微軟獨大。從調(diào)查的情況看。32個單位與54個部門中，除各有1個使用其他操作系統(tǒng)外，均使用微軟各版本W(wǎng)indows操作系統(tǒng)。其中Windows XP所占比例最大，占84.38％(單位)和94.44％(部門)，其他版本依所占比例高低分別是Windows2003、Windows

2000/NT、Windows 98/ME。在同一單位或同部門內(nèi)有同時使用多個不同版本操作系統(tǒng)的情況，但所占比例不高。

2.4軟件龐雜，外購為主。被調(diào)查單位形成電子文件的應(yīng)用軟件系統(tǒng)十分龐雜，并以外購為主。具體情況是：

電子文件來源于電子政務(wù)系統(tǒng)平臺的單位6個，占18.75％，系統(tǒng)外購與自行開發(fā)的各4個，各占66.67％；部門12個，占22.22％；系統(tǒng)外購7個，占58.33％。

源于辦公自動化(OA)系統(tǒng)的單位11個，占34.38％；部門15個，占27.78％，系統(tǒng)全部外購。

源于通用字處理軟件的單位28個，占87.5％：部門37個，占68.25％。

源于掃描、數(shù)碼照相、攝像等數(shù)字化方式所形成的單位10個，占31.25％；部門14個，占25.93％。

采用CAD技術(shù)形成的單位3個，占9.38％：部門3個，占5.56％。

源于各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的單位10個，占31.25％，其中系統(tǒng)外購6個。占60％：部門4個，占7.41％，其中系統(tǒng)外購與自行開發(fā)各2個，各占50％。

源于其他方式的單位1個。占3.12％。

2.5格式多種，文本居多。從調(diào)查的情況看，被調(diào)查單位及內(nèi)設(shè)部門產(chǎn)生的文件格式多達(dá)18種。其中占據(jù)前四位的同為WPS(單位87.5％；部門72.22％)、DOC(單位81.25％；部門72.22％)、TXT(單位31.25％；部門42.59％)和JPEG(單位31.25％；部門29.63％)，四種格式中有3種是文本文件，可見基層信息技術(shù)的運用還處在以文字處理軟件處理文字為主的階段。單位中產(chǎn)生文件格式最多的有7種，最少的1種：部門中產(chǎn)生文件格式最多的有6種。最少的1種。

單位及內(nèi)設(shè)部門均使用較少的(10％以下)有TIFF、MP3、MDB、PDF、WAV、AVI等6種，單位使用較少的(10％以下)有DBF、XML等2種，部門中使用較少的(10％以下)有HTML、BMP、MPGE、GIF、RTF等5種。數(shù)據(jù)庫文件的較少使用表明基層信息化處在單個文件的管理與作用上。各種應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫建設(shè)相對滯后。

2.6“紅頭”過半，認(rèn)證甚少。參加調(diào)查的單位與部門中電子文件使用套印紅頭電子模板的均已超過50％，但電子印章通過CA認(rèn)證的單位只有2個，占6.25％；部門12個，占22.22％。在沒有使用電子印章的單位與部門中，系統(tǒng)沒有此功能的占70％以上：有此功能沒有開通的占10％左右。

2.7多頭管理，主體不明。從調(diào)查的情況看，電子文件管理的責(zé)任人比較分散，管理主體不明確。在參加調(diào)查的32單位中，電子文件管理責(zé)任人屬檔案管理人員的26人，占81.25％；文件管理人員的13人，占40.62％；信息技術(shù)人員的12人，占37.5％：業(yè)務(wù)人員的10人，占31.25％；其他人員的1人，占3.12％。