關(guān)于館藏量統(tǒng)計單位

溪羨魚：館藏量是檔案事業(yè)發(fā)展的一個重要統(tǒng)計指標(biāo)，與檔案館的經(jīng)費、編制等都掛著鉤。以前館藏量的統(tǒng)計，檔案是以“卷”為主，資料是以“冊”為主。隨著文書檔案“卷”改“件”?，F(xiàn)在檔案的統(tǒng)計，既有“卷”又有“件”。但這兩個概念是不對等的，所以有的地方就又有了按“盒”來統(tǒng)計的做法，當(dāng)然也還有延長米的統(tǒng)計方法，但總體來說統(tǒng)計的指標(biāo)不太統(tǒng)一。另外，還有電子檔案、聲像檔案等，館藏量究竟按什么單位來統(tǒng)計更科學(xué)呢?

滄海一粟：這確實是檔案統(tǒng)計工作中經(jīng)常碰到的一個現(xiàn)實問題，在此談點個人看法：其一，關(guān)于館藏檔案的統(tǒng)計單位。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)型文書檔案，我認(rèn)為以“卷”為統(tǒng)計單位存在著不能準(zhǔn)確反映檔案的數(shù)量、難以衡量檔案工作量和不能全面、真實地體現(xiàn)檔案利用的量值及其內(nèi)涵等不合理性，以“件(或份)”為統(tǒng)計單位較為科學(xué)，理由主要有四：一是以“件(或份)”為統(tǒng)計單位可以使檔案統(tǒng)計的絕對數(shù)字更為精確可信，因為“件(或份)”是檔案能夠獨立存在的最小單位；二是以“件(或份)”為統(tǒng)計單位更有助于揭示檔案管理的內(nèi)涵，從而能夠為我們對檔案及時地、有針對性地實施管理措施提供科學(xué)依據(jù)；三是以“件(或份)”為統(tǒng)計單位保證了檔案絕對數(shù)字的準(zhǔn)確性，從而使得其他統(tǒng)計指標(biāo)的相對數(shù)字也具有了實際意義：四是目前已在檔案管理中得到廣泛應(yīng)用的計算機具有極強的運算功能和巨大的存儲量，使得以“件(或份)”為統(tǒng)計單位成為可能。對于電子檔案、聲像檔案等新型載體檔案可以考慮根據(jù)新型載體的性質(zhì)以相應(yīng)的“盒”、“盤”、“張”等作為統(tǒng)計單位，其二，關(guān)于館藏資料的統(tǒng)計單位。我認(rèn)為傳統(tǒng)的紙質(zhì)型資料以“冊”為統(tǒng)計單位為宜，對于一些新型載體的資料可以考慮根據(jù)新型載體的性質(zhì)以相應(yīng)的“盒”、“盤”、“張”等作為統(tǒng)計單位。

臨溪羨魚：討論館藏量的統(tǒng)計單位有兩點考慮：一是便于橫向比較。我們可能都聽到過這樣的說法，某某檔案館是個大館，館藏超百萬卷(冊)。這說法的前提是檔案館保存的非紙質(zhì)檔案很少，紙質(zhì)檔案(文書、專門、科技)均以卷為統(tǒng)計單位；資料則以冊為統(tǒng)計單位。而卷和冊是基本對等的。現(xiàn)在時代不同了，不僅有電子檔案、聲像檔案的問題，而且紙質(zhì)文書檔案也開始以“件”為單位。滄海一粟先生“以‘件(或份)為統(tǒng)計單位較為科學(xué)”的觀點不失為一種解決辦法，但館藏檔案和館藏資料仍無法合并統(tǒng)計。因為大多數(shù)檔案館都保存了許多按檔案來進(jìn)行管理的珍貴資料(如建國前地方志)，而“件”和“冊”還是不對等的。也許“×××檔案館館藏檔案資料××萬卷冊”的說法將會成為歷史。二是為了提高統(tǒng)計數(shù)字的準(zhǔn)確性。如以“件”為基本統(tǒng)計單位，那么文書檔案里請示與批復(fù)是算1件還是算2件，科技檔案里的圖紙是1張算1件還是1套算1件呢?同樣。以延長米做基本統(tǒng)計單位。誤差也很大。據(jù)我了解，檔案館在統(tǒng)計延長米時是不大可能按檔案的實際排列長度來統(tǒng)計的，一般的作法是按檔案柜每節(jié)的長度乘以檔案柜的節(jié)數(shù)，這樣統(tǒng)計出來的數(shù)字誤差小不了，數(shù)字到了省里到了國家誤差就更大了。更何況我們的檔案，且不說盒的厚度，好多檔案盒其實是裝不滿的。

滄海一粟：我個人認(rèn)為，對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)型文書檔案，以“件(或份)”為統(tǒng)計單位較為科學(xué)，而對于科技檔案里的圖紙沒有必要非得以“件(或份)”為統(tǒng)計單位，完全可以以“張”或“套”為統(tǒng)計單位(二者相比較而言，我比較傾向于以“張”為統(tǒng)計單位)；對于電子檔案、聲像檔案等新型載體檔案也可以考慮根據(jù)新型載體的性質(zhì)以相應(yīng)的“盒”、“盤”、“張”等作為統(tǒng)計單位。至于對館藏資料的統(tǒng)計，我認(rèn)為也沒有必要非得和檔案的統(tǒng)計對等，以“件(或份)”為統(tǒng)計單位，完全可以以“冊”為統(tǒng)計單位。當(dāng)然，對于一些新型載體的資料，也可以考慮根據(jù)新型載體的性質(zhì)以相應(yīng)的“盒”、“盤”、“張”等作為統(tǒng)計單位。

白樺：我認(rèn)為館藏量的每一項統(tǒng)計指標(biāo)都應(yīng)當(dāng)使用準(zhǔn)確的計量單位進(jìn)行計算，否則指標(biāo)值就失去了準(zhǔn)確性和可比性，定量分析也就無從談起。現(xiàn)行的檔案統(tǒng)計計量單位沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，文書檔案用“卷”、“件”，科技檔案用“卷”、“盒”。圖紙用“張”?！熬怼被颉昂小倍际侨藶榈慕M合，各單位在組卷方法的理解和掌握上有很大區(qū)別。做法不盡一致，因人為的主觀因素而異。統(tǒng)計數(shù)字在調(diào)查范圍內(nèi)不能保持一致性，也就不能充分、精確地說明問題。因此，我認(rèn)為檔案統(tǒng)計也應(yīng)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的計量單位。比如在制定案卷標(biāo)準(zhǔn)時。對案卷“卷”、“盒”容量進(jìn)行定量規(guī)范化，確定標(biāo)準(zhǔn)的量值。如果標(biāo)準(zhǔn)的案卷容量難于確定。是否可采用下述方法：文字材料按“件”或“份”。排架長度按“米”計量；圖紙統(tǒng)統(tǒng)折合成A4大小的圖按吲∈”計量：資料按“冊”計量。

亓?xí)匀A：2000年之前，館藏檔案以案卷的形式管理為主，統(tǒng)計單位常采用卷：2000年以后。檔案以文件級形式管理為主，統(tǒng)計單位多采用件。檔案年報要求統(tǒng)計口徑。以前為卷、頁、米，現(xiàn)在為件、頁。隨著信息化的飛速發(fā)展，又出現(xiàn)了數(shù)字化檔案，把檔案存入計算機和光盤、軟盤之中保存。又增加了新的統(tǒng)計單位KB、MB、GB等等?？傊骷墮n案行政管理部門對檔案數(shù)量統(tǒng)計問題，口徑不一，要求各異，有必要達(dá)成共識。找出既相對合理又切實可行的統(tǒng)計單位。

savvy：從定量的角度，檔案統(tǒng)計完全可以精確到頁(有字頁。一面為一頁。兩面為兩頁，尺寸可以1~，2A4幅面為標(biāo)準(zhǔn)。小于A4算A4，大于A4可進(jìn)行折算)。依據(jù)主要有三：其一是按卷管理的時候，每卷是從頭至尾編頁數(shù)的：其二是按件管理，同樣每件也編有頁數(shù)；其三是計算機的應(yīng)用，實現(xiàn)精確到頁統(tǒng)計。并不困難。

zhz：統(tǒng)計到“頁”的提議，也只能解決紙質(zhì)檔案的統(tǒng)計單位，聲像、電子、實物檔案的統(tǒng)計單位總不能以“頁”統(tǒng)計吧。館藏檔案還有一種統(tǒng)計單位未見列出，檔案館在歷次機構(gòu)改革中收集了不少撤銷單位的印章，印章的統(tǒng)計單位通常為“枚”。字畫檔案的統(tǒng)計單位是什么?裝裱過的書法作品總不能用“頁”為統(tǒng)計單位吧。館藏資料中的“冊”同樣也存在不對等的問題，即“自然冊”和人為的“裝訂冊”。例如：報紙有一月裝訂一冊的、有一季度裝訂一冊的、也有半年或一年裝訂一冊的：期刊也是如此。

王茂躍：館藏量統(tǒng)計單位，不可一概而論。就傳統(tǒng)的文書檔案而言，以前是卷，現(xiàn)在是件。但無論卷還是件，都難以絕對準(zhǔn)確地反映出館藏檔案量，因為過去的卷有厚有薄?，F(xiàn)在以件為單位，同樣存在厚薄差異很大的問題。既然以卷或件作為統(tǒng)計單位是有不足的，那么為了具有可比性，同時還應(yīng)有一個統(tǒng)計單位，國際上通行的是米。在使用卷或件的同時(當(dāng)然，其他載體的檔案有另外的

統(tǒng)計單位)。再用米來表示館藏檔案，即館藏檔案長度為多少米。這樣就比較能夠說明問題了。

zhz：“館藏量統(tǒng)計單位”是一個既簡單又復(fù)雜的問題，說其簡單無非是以加法計算數(shù)量的問題；說其復(fù)雜，是說統(tǒng)計單位很難統(tǒng)一以精確反映真實數(shù)量。先說檔案。文書檔案通常以卷、盒、件為統(tǒng)計單位，科技檔案通常以套、張為統(tǒng)計單位。聲像檔案通常以盤、張為統(tǒng)計單位，專門檔案的統(tǒng)計單位視具體情況而定，如字畫檔案要以“幅”為統(tǒng)計單位，實物檔案中的錦旗、獎杯、印章通常要以“面”、“個”、“枚”為統(tǒng)計單位，標(biāo)本檔案也要視具體情況而定，(早期的檔案統(tǒng)計單位還有箱、捆、袋等)上述統(tǒng)計單位凡屬單數(shù)的，如盤、張、個等，也只能反映檔案載體的數(shù)量：而屬于復(fù)合數(shù)統(tǒng)計單位的，如卷、盒、件等，就很難準(zhǔn)確反映檔案載體的數(shù)量了，如“卷”，有幾頁、幾十頁、幾百頁不等；“盒”的空間厚度一般有2、4、6厘米，個別定制的也有8、10厘米的，其間所裝檔案幾件、幾十件：“件”既可反映單數(shù)，也可反映復(fù)合數(shù)，文書檔案中“件”少的只有1頁，多的有100多頁。再說資料。資料的常用統(tǒng)計單位是“冊”，有些資料也用“件”、“張”的?！皟浴庇址肿匀粌院脱b訂冊，如期刊、報紙等。自然冊有幾頁、幾十頁、幾百頁不等；裝訂冊更是五花八門，其厚度有不足1厘米的，也有7、8厘米的。

王茂躍：盡管長度(米)也是相對的，但再結(jié)合卷或件加以比較，還是基本上能夠反映出館藏量來，因而就更具有可比性。當(dāng)然，如果我們到網(wǎng)上搜索一下，就會發(fā)現(xiàn)館藏統(tǒng)計單位的使用情況有差異，也有共性。有單純以件為單位的，如中國第一歷史檔案館館藏檔案1,000多萬件：有單純以卷為單位的，如2007年南陽全市14個檔案館館藏檔案1007002卷：有檔案(卷)與資料(冊)不分的，如洛陽市第一檔案館、第二檔案館館藏檔案資料172805卷(冊)；有檔案(卷)與資料(冊)分開的，如中央檔案館館藏檔案80余萬卷，資料80余萬冊；有卷與長度單位同時使用的，如中國第二歷史檔案館館藏130多萬卷，案卷上架排列總長度i為35000米：有檔案資料結(jié)合長度的，如北京市檔案館館藏檔案資料159萬卷冊，排架長度近12公里。在不同的統(tǒng)計單位中，由于文書檔案占絕大多數(shù)，所以基本上是以卷或件為單位，如果再給出長度單位就更加直觀。當(dāng)然，還有其他載體的檔案，其統(tǒng)計單位有的是難以用卷或件或長度來加以表示的。有的檔案館在介紹館藏時，由于數(shù)量不大，就忽略不計了。就目前而言，由于聲像檔案等載體的檔案數(shù)量少，所占比例低，那么用卷或件，再結(jié)合檔案上架排列總長度來反映館藏檔案量，既相對合理，又切實可行。