如何做好城建檔案利用工作

夏安莉

城建檔案的利用工作，是發(fā)揮城建檔案作用，實(shí)現(xiàn)城建檔案為城市建設(shè)服務(wù)的重要手段。它具有綜合性、整體性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性等特點(diǎn)。城建檔案信息資源是無限制可以重復(fù)使用的資源，它具有提供原始憑證、傳播知識、幫助決策、節(jié)約勞力、節(jié)約資金、交流技術(shù)等多種功能。因而它在提高社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的過程中所表現(xiàn)出來的價值是無法估量的。

轉(zhuǎn)變觀念加強(qiáng)隊伍建設(shè)

城建檔案工作長期以來都處于被動和半封閉狀態(tài)，人們沒有認(rèn)識到城建檔案的價值。重收集整理、輕開發(fā)利用。要轉(zhuǎn)變這種狀況，首先是提高認(rèn)識，端正態(tài)度。從思想上認(rèn)識到城建檔案利用的重要性。建立一種主動服務(wù)的緊迫感和責(zé)任感，克服因循守舊、看門守攤、不思進(jìn)取的傳統(tǒng)觀念。要勇于把握和感知國家政策的脈搏，為新需求服務(wù)，在行業(yè)內(nèi)樹立起檔案工作“有為才有位，有位更有為”的向上風(fēng)氣。加強(qiáng)隊伍建設(shè)是檔案利用工作的根本保證。城建檔案工作具有專業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣、各種知識相交叉的特點(diǎn)。要求從事城建檔案工作人員，既要懂得檔案學(xué)理論知識、計算機(jī)、檔案保護(hù)、復(fù)制技術(shù)、編纂等，還要熟悉城市建設(shè)、建筑業(yè)學(xué)科的相關(guān)業(yè)務(wù)知識、管理程序和方法。隨著信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子檔案的大量出現(xiàn)，檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)對檔案信息的開發(fā)、網(wǎng)絡(luò)知識的學(xué)習(xí)，不斷掌握計算機(jī)操作、錄入等現(xiàn)代化管理新技術(shù)，從現(xiàn)代化的角度去探索新的服務(wù)方法，提高服務(wù)的質(zhì)量和水平。因此，要根據(jù)實(shí)際情況制定出長遠(yuǎn)規(guī)劃和短期目標(biāo)，進(jìn)行系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織參觀考察，使在職人員不斷更新知識，開闊眼界，提高綜合素質(zhì)，并逐步建立與市場經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的崗位競爭機(jī)制、人才流動機(jī)制，激發(fā)專業(yè)技術(shù)人員的進(jìn)取意識和創(chuàng)新精神。

豐富和熟悉館藏是開發(fā)利用的基礎(chǔ)

城建檔案部門要加強(qiáng)城建檔案的接收和征集工作。從社會需求的角度來看，首先，館藏與檔案利用的效果是成正比的，館藏齊全、豐富，為社會提供利用服務(wù)的機(jī)會就越多。俗話說：“巧婦難為無米之炊”，要擴(kuò)大收集范圍，豐富館藏內(nèi)容，一是要把好數(shù)量關(guān)。及時對不斷增加和變化的城建檔案進(jìn)行吸納整理和補(bǔ)充，擴(kuò)大館藏范圍，調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)。最大限度地增加館藏量，以滿足社會各界對城建檔案利用的需求。二是要把好質(zhì)量關(guān)。城建檔案人員在收集、接收、審核城建檔案時，要檢查檔案資料的形成是否齊全、真實(shí)、系統(tǒng)，是否符合城建檔案特殊要求。其次，熟悉檔案內(nèi)容，在“知己知彼”的基礎(chǔ)上，有的放矢，開展利用工作，才能有效地為各項工作服務(wù)，例如，淮北煤氣公司曾在高岳鎮(zhèn)博莊村征地過程中，有一魚塘承包戶不愿讓出征地范圍內(nèi)的魚塘土地，引起土地糾紛，出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象，以致于工作無法開展。公司檔案人員及時了解這一情況后，立即調(diào)出了當(dāng)時征地的原始憑證和合同，使得魚塘承包戶無話可說，問題很快就得到了解決，為公司的經(jīng)濟(jì)效益做出了貢獻(xiàn)。還比如，建筑工程檔案中有部分所建小區(qū)籌建時用一個名稱，建設(shè)中或竣工后又改為另一個名稱，與人們的習(xí)慣稱呼不同，給查閱利用帶來了不便，這就要求檔案人員熟悉檔案內(nèi)容。由此可見，要做好檔案利用工作，必須熟悉館藏的數(shù)量、成分、內(nèi)容、價值、存放位置等，才能迅速調(diào)出檔案，準(zhǔn)確地解答和研究利用者提出的各種問題，了解客觀需要，做好服務(wù)工作。

開展和深化城建檔案的編研工作

城建檔案的編研工作是城建檔案信息開發(fā)利用的重要手段，是開發(fā)城建檔案信息資源，服務(wù)于城市建設(shè)的有效途徑。不能僅僅停留在材料匯總、數(shù)字表格的統(tǒng)計、年終總結(jié)上。要積極開展城建檔案編研工作，系統(tǒng)地提高檔案信息。必須時刻注意經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，隨時掌握城市建設(shè)的動態(tài)，提高編研水平，把編研工作自覺融入經(jīng)濟(jì)建設(shè)大潮中，有的放矢地收集建設(shè)資料，才能創(chuàng)造出社會真正需要的編研成果。擴(kuò)大利用范圍，加大編研工作的深度和廣度，成為聯(lián)系城市建設(shè)和用戶的一種有效工具，提供超前、優(yōu)質(zhì)、快捷、高效的服務(wù)。

重視信息反饋

城建檔案作為一種信息資源，不僅要開發(fā)利用，還要掌握利用效益信息的反饋，建立城建檔案利用信息反饋系統(tǒng)。首先，城建檔案利用工作系統(tǒng)的信息反饋系統(tǒng)和管理系統(tǒng)應(yīng)構(gòu)成一個統(tǒng)一整體。二是應(yīng)保證需要決策的各個環(huán)節(jié)或組成部分得到最必須的切實(shí)可靠的信息資料。三是信息的收集、處理、儲存都應(yīng)密切結(jié)合城建檔案利用活動和組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行。四是城建檔案利用工作系統(tǒng)的信息儲備，應(yīng)能滿足各部門對城建檔案信息的實(shí)際需要。城建檔案工作者要做好城建檔案利用情況統(tǒng)計分析，主動收集城建檔案利用工作外部信息反饋，分析城建檔案利用情況，加強(qiáng)用戶跟蹤調(diào)查，及時搜集城建檔案利用效果的信息材料，聽取用戶意見和要求，彌補(bǔ)和改進(jìn)工作中的不足，進(jìn)一步推動和搞好城建檔案利用工作。

廣泛宣傳擴(kuò)大影響

對城建檔案進(jìn)行各種宣傳既是檔案工作的組成部分，也是檔案利用的一種形式，是促進(jìn)城建檔案信息廣泛傳播和利用的一條有效途徑。首先將館藏檔案，在不泄密的前提下，采取開架閱覽，制定檔案副本和證明，舉辦展覽，利用廣播、電視、報紙等媒體大力開展城建檔案工作的宣傳活動，進(jìn)一步提高城建檔案的知名度、影響力，提升市民的城建檔案意識，加深其對城建檔案工作的印象，使城建檔案深入人心，引起廣大市民的普遍關(guān)注和對城建檔案工作的大力支持。二是通過建設(shè)信息網(wǎng)，宣傳利用城建檔案的意義，使社會了解城建檔案工作性質(zhì)和職能，提高市民對利用檔案的認(rèn)知度。三是制作反映城市建設(shè)成就專題片，讓更多的人直觀地認(rèn)識城建檔案，充分利用城建檔案，擴(kuò)大城建檔案工作的社會影響。為城建檔案的有效利用傳輸知識，營造氛圍，奠定基礎(chǔ)。

總之，檔案工作在加強(qiáng)科學(xué)管理的基礎(chǔ)上必須把重點(diǎn)及時轉(zhuǎn)移到對檔案資源的開發(fā)利用上來，服務(wù)于城市規(guī)劃、建設(shè)和管理，提高城建檔案的利用率，努力把城建檔案館建設(shè)成城市規(guī)劃、建設(shè)管理信息中心和城市建設(shè)重要數(shù)據(jù)的備份中心。這既是經(jīng)濟(jì)建設(shè)和改革開放的需要，也是檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要。我們要抓住當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大好時機(jī)，通過加快檔案工作的改革，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)有一個大的發(fā)展。

(作者單位：淮北市城建檔案館)