城市規(guī)劃管理檔案的特點

姚婷婷　于雪菲

摘要：在整個城市規(guī)劃工作的鏈條中，城市規(guī)劃管理占據(jù)重要位置。在進行規(guī)劃管理各項活動中，都將產生大量的具有工作查考和保存價值的規(guī)劃管理檔案。規(guī)劃管理檔案是城市規(guī)劃管理部門在城市規(guī)劃管理工作中依法實施管理的真實記錄。

關鍵詞：城市規(guī)劃管理 檔案特點

在整個城市規(guī)劃工作的鏈條中，城市規(guī)劃管理占據(jù)重要位置。其主要任務是制定城市規(guī)劃的方針和政策，組織領導城市規(guī)劃的編制、審批與實施，維護城市規(guī)劃的法治和秩序，制止違反城市規(guī)劃的行為，保證城市規(guī)劃有步驟、有秩序地實施，從而最大限度地提高城市的綜合效益。城市規(guī)劃管理的具體工作內容主要包括：建設項目的選址定點，下達建設用地范圍和面積，建筑設計方案的審定，核發(fā)建設工程規(guī)劃許可證，規(guī)劃實施監(jiān)督管理等。在進行規(guī)劃管理各項活動中，都將產生大量的具有工作查考和保存價值的規(guī)劃管理檔案。規(guī)劃管理檔案是城市規(guī)劃管理部門在城市規(guī)劃管理工作中依法實施管理的真實記錄。

由于城市規(guī)劃管理是保證城市規(guī)劃編制和實施的重要手段，因此，在實施具體的城市規(guī)劃管理活動中，每時每刻都離不開城市規(guī)劃管理檔案。如在建設用地管理工作中，涉及建筑用地的申請，審批工程選址、施工放線等，都要有有關的批準文件，工程設計圖紙等文件材料作為工作憑證?？梢哉f在整個規(guī)劃管理工作各個環(huán)節(jié)中，都與規(guī)劃管理檔案有著直接或間接的聯(lián)系。規(guī)劃管理檔案是進行規(guī)劃管理各項工作的前提和條件，沒有規(guī)劃管理檔案或規(guī)劃管理檔案不完整、不準確，都將給規(guī)劃管理工作帶來困難。因此，可以說，規(guī)劃管理檔案是規(guī)劃管理工作的核心，也是規(guī)劃管理工作成果最終實現(xiàn)形式。

規(guī)劃管理檔案的內容主要分為兩大部分：規(guī)劃前期管理檔案資料和規(guī)劃后期管理檔案資料。規(guī)劃前期管理檔案資料主要有：建設單位(個人)建房申請書、基建計劃批準文件、建設(定點、用地、工程)規(guī)劃申請表、建房用地申請書、建房踏勘報告書、征用土地批準書、征用土地協(xié)議書、規(guī)劃用地紅線圖、征用土地紅線圖、建設用地(工程)規(guī)劃審批單存根、建設工程紅線圖，以及其它有關工程建設的文件材料。只有當這些材料齊全完備，才能說明該工程是一個合法的建設工程。在這些材料中，土地征用紅線圖、規(guī)劃用地紅線圖、工程建設紅線圖、征用土地協(xié)議書、規(guī)劃(用地)建房申請書，以及建設用地(工程)規(guī)劃審批單存根，是規(guī)劃管理檔案的核心部分，其日后檔案的查考利用的重心也就在這部分。

從以上可以看出，規(guī)劃管理檔案與工程竣工檔案具有明顯的區(qū)別。工程竣工檔案主要反映工程的施工情況，諸如隱蔽工程記錄、各種原材料的試拉試壓報告、工程質量的驗收與評定等，主要反映了工程建設的技術性和質量可靠性。而規(guī)劃管理檔案則是集中記錄了建設單位(個人)在工程建設前期所辦理的各種手續(xù)和所做的各項前期準備工作，主要反映了建設工程的政策性和合法性。規(guī)劃管理檔案作為城建檔案的主體之一，從某種意義講，它比工程竣工檔案顯得更為突出和重要。

規(guī)劃后期管理檔案資料主要是指對違法違章的查處。如超面積、違反規(guī)劃紅線的工程建設，其內容主要有立案審批表、調查筆錄、送達證、停工通知書、復工通知書、行政案件討論記錄、行政處罰決定書存根、結案審查表以及補辦“一書兩證”等文件材料。

城市規(guī)劃管理檔案形成于城市規(guī)劃管理各項活動中，涉及的部門和單位也不同，因此，應區(qū)分不同情況，要將城市規(guī)劃管理文件材料的收集與歸檔納入日常工作管理和有關制度規(guī)定之中。首先應建立專門的檔案室，配備專(兼)職的檔案管理人員，做到人員、設備、裝具的落實。其次，建立專門的文件材料歸檔制度，規(guī)定相關部門和相關人員的職責權限，保證各類文件材料的收集和歸檔。以項目為單位，對涉及的所有文件材料進行收集歸檔。相關部門和單位要按照《檔案法》的要求，積極主動地將城市規(guī)劃管理文件材料向城市規(guī)劃管理部門移交，以確保城市規(guī)劃管理檔案的齊全、完整。

城市規(guī)劃管理檔案是城市規(guī)劃管理工作的具體體現(xiàn)和城市規(guī)劃管理人員智慧的結晶，具有重要的憑證作用和查考保存價值。因此，必須對城市規(guī)劃管理檔案實行集中統(tǒng)一管理，以保證城市規(guī)劃管理檔案的安全和有效利用。集中統(tǒng)一管理就是將各個工作部門、單位分散保管的城市規(guī)劃管理文件材料按照相關的歸檔制度統(tǒng)一交城市規(guī)劃管理部門檔案室進行保管。在現(xiàn)階段，集中統(tǒng)一管理主要分為兩個層次：一是城市規(guī)劃管理部門檔案室保存階段。這個階段指城市規(guī)劃管理檔案從形成、保管到移交前的階段。因為城市規(guī)劃管理文件材料在項目規(guī)劃建設期間需要經常使用，因此，在項目建成的兩年之內宜由城市規(guī)劃管理部門檔案室保存為宜，可以最大限度地發(fā)揮檔案的實際效能。二是城市建設檔案館保存階段。按照國家有關規(guī)定，城市規(guī)劃管理檔案在城市規(guī)劃管理部門保存兩年之后，要移交城市建設檔案館永久(長期)保存。這主要是為了最大限度延長城市管理檔案的壽命，發(fā)揮檔案的綜合作用，方便各部門、各單位利用。

城市建設檔案館是保存城市規(guī)劃管理檔案的最終基地。由于城市規(guī)劃管理檔案數(shù)量巨大，傳統(tǒng)的手工檢索既費時又不準確，更不能從多角度檢索。因此，要開發(fā)利用城市規(guī)劃管理檔案信息資源，首選必須應用先進的技術裝備，實現(xiàn)檢索的電子化，保證能從多角度檢索到館藏檔案。對城市規(guī)劃管理檔案信息資源進行有效開發(fā)。要圍繞城市規(guī)劃、建設、管理中心工作，圍繞重點工程、重大事件，重要活動等對城市規(guī)劃管理檔案進行開發(fā)，如編輯城市規(guī)劃管理審批年度目錄、城市規(guī)劃管理數(shù)據(jù)匯編、公建住宅小區(qū)檔案匯集等文件材料，有針對性地提供上級領導和有關部門，把“死”檔案變成“活”信息，發(fā)揮出意想不到的作用。按照國家有關開放檔案的規(guī)定，適時公布城市規(guī)劃管理檔案信息，使社會各界，包括公民個人都能充分利用已開放的城市規(guī)劃管理檔案。通過查閱城市規(guī)劃管理檔案，解決辦理土地使用證、房產產權證、建筑遮光、小區(qū)環(huán)境建設標準等關系老百姓切身利益的問題，使城市建設檔案館真正成為城市建設檔案資料的存貯、咨詢和服務中心。

總之，隨著國家各項法律法規(guī)的健全和完善，規(guī)劃管理檔案的內容勢必更加充實完整，我們各級規(guī)劃管理部門應該高度重視，嚴格要求，努力把規(guī)劃管理檔案收集更齊全、完整，在城鄉(xiāng)規(guī)劃管理工作中發(fā)揮出它應有的作用。