匯文系統(tǒng)３．５版在編目模塊中的應(yīng)用

馬超君

【摘 要】本文闡述了匯文系統(tǒng)3.5版在編目工作中的應(yīng)用，從編目模塊的應(yīng)用、使用匯文編目模塊應(yīng)注意的問(wèn)題以及有待改善之處3個(gè)方面的談了使用匯文Libsys3.5系統(tǒng)的體會(huì)，并提出了一些改進(jìn)建議。

【關(guān)鍵詞】匯文系統(tǒng) 編目模塊 圖書(shū)編目

武警上海政治學(xué)院圖書(shū)館從2008年開(kāi)始引進(jìn)匯文系統(tǒng)，使用1年多的時(shí)間里，我館MARC著錄的速度和正確率都有明顯提高，深刻體會(huì)到匯文系統(tǒng)為我館的各項(xiàng)工作帶來(lái)的便利，下面就編目模塊談一下使用匯文系統(tǒng)的體會(huì)。

1 匯文系統(tǒng)編目模塊的應(yīng)用

1.1各種編目數(shù)據(jù)均能適應(yīng)

匯文編目模塊能夠有效地處理各種編目數(shù)據(jù)，包括CN-MARC以及US-MARC。各類型MARC均按照原格式存放、編輯，并且在必要時(shí)可互相轉(zhuǎn)換，除了對(duì)常見(jiàn)的中外文普通書(shū)刊編目外，還能對(duì)視聽(tīng)資料、光盤等進(jìn)行編目。

1.2復(fù)本合并

圖書(shū)編目時(shí)，會(huì)經(jīng)常對(duì)復(fù)本進(jìn)行合并著錄。復(fù)本合并是在編目查重時(shí)發(fā)現(xiàn)有相同的圖書(shū)，為了防止一書(shū)兩種記錄的現(xiàn)象而將兩個(gè)記錄實(shí)施合并。復(fù)本合并不僅要合并業(yè)務(wù)窗口，同時(shí)要合并MARC記錄。操作時(shí)，先打開(kāi)兩個(gè)記錄，必須置于瀏覽狀態(tài)，在視圖中選擇橫向平鋪，點(diǎn)擊右鍵將工具欄條拖到另一個(gè)MARC記錄的相應(yīng)位置，并將不用的MARC記錄刪除。

1.3一般保存與審校存盤

匯文系統(tǒng)的正常編目需要一般保存和審校存盤(待編、已編、審校)，要求相當(dāng)嚴(yán)格。編目后首先要對(duì)MARC記錄進(jìn)行一般保存，一般保存后的MARC記錄狀態(tài)是已編。在MARC字段檢查無(wú)誤后才能審校存盤，正常編目的圖書(shū)只有經(jīng)過(guò)審校存盤才能進(jìn)行典藏。一般保存適用于回溯編目，但有時(shí)會(huì)出現(xiàn)“經(jīng)過(guò)檢測(cè)MARC存在錯(cuò)誤，不能存盤”的現(xiàn)象。其解決辦法是在系統(tǒng)設(shè)置中取消“普通保存是否檢測(cè)MARC正確性”這一選項(xiàng)，再次保存即可。

1.4快捷鍵的使用

匯文系統(tǒng)還提供了很多快捷鍵。以提高編目速度。例如：Fl是字段提示幫助快捷鍵。同時(shí)在分配索書(shū)號(hào)窗口里也是種次號(hào)自動(dòng)生成快捷鍵：F2是自動(dòng)生成拼音字段快捷鍵。

1.5正常編目與回溯編目

匯文系統(tǒng)適用正常編目和回溯編目。一般情況下，圖書(shū)必須經(jīng)過(guò)采訪環(huán)節(jié)，通過(guò)送編交接才能正常編目。正常編目的圖書(shū)必須分配索書(shū)號(hào)，經(jīng)過(guò)典藏環(huán)節(jié)確定每本書(shū)的狀態(tài)、是否送交等事項(xiàng)。回溯編目，適用圖書(shū)回溯建庫(kù)。此類書(shū)不必經(jīng)過(guò)采訪和典藏兩個(gè)環(huán)節(jié)，因?yàn)榛厮莸膱D書(shū)均有索書(shū)號(hào)，只需錄入原有的索書(shū)號(hào)即可。

2 編目中容易出現(xiàn)的問(wèn)題及注意事項(xiàng)

(1)編目數(shù)據(jù)時(shí)，最好嚴(yán)格遵循“采訪——編目——典藏”這一正規(guī)工作流程，盡量不在回溯狀態(tài)下編輯記錄。根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)．凡在回溯狀態(tài)下編輯的數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)工作比較麻煩。

(2)發(fā)現(xiàn)多余或無(wú)效的MARC數(shù)據(jù)須及時(shí)刪除，以免日積月累，書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)變得龐大、繁雜，影響檢索效率。同時(shí)應(yīng)注意，只有在無(wú)下掛財(cái)產(chǎn)號(hào)、索書(shū)號(hào)的情況下MARC才可以刪除。

(3)種次號(hào)建立要嚴(yán)格把關(guān)。在編目過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)在設(shè)置完最大種次號(hào)后，由于合并記錄等情況，使某些原先設(shè)定好的種次號(hào)間出現(xiàn)斷號(hào)現(xiàn)象。遇到這種情況，應(yīng)及時(shí)將此分類號(hào)下的“最大種次號(hào)”刪除，這樣便于提醒編目人員在下次著錄數(shù)據(jù)碰到此分類號(hào)時(shí)將空號(hào)及時(shí)補(bǔ)上。

(4)修改已審校存盤的MARC記錄的索書(shū)號(hào)時(shí)，必須在編輯狀態(tài)下點(diǎn)開(kāi)“分配索書(shū)號(hào)”窗口進(jìn)行修改，否則索書(shū)號(hào)字段無(wú)法自動(dòng)更正。

(5)回溯編目中，在查到書(shū)時(shí)一定要點(diǎn)擊“回溯一添加”功能鍵，然后添加相應(yīng)的數(shù)據(jù)?；厮菥幠拷Y(jié)束，取消回溯功能鍵。

(6)復(fù)本合并時(shí)，應(yīng)從低級(jí)記錄向高級(jí)記錄合并或平級(jí)向平級(jí)合并，否則合并操作就不能成功。

3 匯文模塊改進(jìn)建議

3.1提供“回收站”功能，對(duì)誤刪的數(shù)據(jù)可以恢復(fù)。

為確保數(shù)據(jù)安全，須提供被刪除記錄的恢復(fù)功能，即類似于回收站的功能，以備在對(duì)數(shù)據(jù)刪除后隨時(shí)可以進(jìn)行補(bǔ)救。

3.2改進(jìn)撤銷功能鍵

編目模塊中有撤銷功能鍵。但只能在編輯狀態(tài)下撤銷前一次的刪除、復(fù)制、剪切等操作的結(jié)果。應(yīng)增強(qiáng)撤銷功能，對(duì)任何狀態(tài)下前一步或前幾步的誤操作均能撤銷。

3.3錯(cuò)誤信息提示自動(dòng)顯示功能

希望匯文系統(tǒng)錯(cuò)誤信息提示能夠明確詳細(xì)些。例如增加索書(shū)號(hào)時(shí)遇索書(shū)號(hào)重復(fù)，系統(tǒng)都會(huì)提示錯(cuò)誤信息“主鍵唯一沖突”。此時(shí)只得退出索書(shū)號(hào)分配窗口，通過(guò)圖書(shū)檢索窗口查看檢索結(jié)果，手工找到?jīng)_突原因，再重新打開(kāi)索書(shū)號(hào)窗口，分配正確的索書(shū)號(hào)，這樣既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。應(yīng)設(shè)計(jì)為沖突書(shū)目記錄能自動(dòng)顯示，使編目員能夠方便的修改索書(shū)號(hào)。

3.4完善編目模塊的統(tǒng)計(jì)功能

編目模塊的統(tǒng)計(jì)功能雖然使用方便，但是此模塊下統(tǒng)計(jì)出的工作量數(shù)據(jù)只是單一工號(hào)的數(shù)據(jù)。根據(jù)編目部的實(shí)際需要，應(yīng)該可以統(tǒng)計(jì)所有編目員的工作量情況，以便通過(guò)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，適時(shí)調(diào)整工作進(jìn)度。

3.5書(shū)標(biāo)打印靈活性不足

匯文系統(tǒng)書(shū)標(biāo)打印對(duì)于采用回溯建庫(kù)方式編目加工的圖書(shū)，無(wú)法進(jìn)行批打印。這樣個(gè)別處理打印書(shū)標(biāo)比較麻煩，而且書(shū)標(biāo)打印輸出時(shí)都是從整張的開(kāi)始位置打印。但在實(shí)際工作中，每批書(shū)標(biāo)到最后一頁(yè)大部分都很難用完，有的甚至只有了兩三個(gè)書(shū)標(biāo)，造成了很大浪費(fèi)。應(yīng)在書(shū)標(biāo)打印輸出設(shè)置處增加一項(xiàng)設(shè)置輸出位置選項(xiàng)，讓書(shū)標(biāo)從書(shū)標(biāo)紙的某個(gè)特定位置開(kāi)始打印，以減少浪費(fèi)。

3.6索書(shū)號(hào)查重設(shè)置有待改進(jìn)

該系統(tǒng)索書(shū)號(hào)查重設(shè)置欠缺。同一類目同一著者的2種圖書(shū)，一種是單本，一種是上下冊(cè)，匯文系統(tǒng)不做區(qū)分查重處理，容易造成異書(shū)同號(hào)。建議該系統(tǒng)在更新版本時(shí)對(duì)這一問(wèn)題加以考慮。

與國(guó)內(nèi)其它圖書(shū)館集成管理系統(tǒng)比較而言，匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)較為成熟、穩(wěn)定，具有較好的適應(yīng)性，適合大中型圖書(shū)館使用。但在各個(gè)模塊功能方面還需不斷反復(fù)推敲和精雕細(xì)刻，汲取國(guó)內(nèi)外最新技術(shù)，在多媒體檢索技術(shù)、海量信息存儲(chǔ)管理、個(gè)性化和自動(dòng)化服務(wù)等諸方面進(jìn)行新的探索和研究，盡早構(gòu)筑新型的適應(yīng)數(shù)字圖書(shū)館運(yùn)作機(jī)制的系統(tǒng)模型。

參考文獻(xiàn)：

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