國(guó)外商業(yè)性文件中心的現(xiàn)狀特點(diǎn)評(píng)析

黃霄羽

筆者曾撰文論述美國(guó)商業(yè)性文件中心的發(fā)展歷程和演變特點(diǎn)，事實(shí)上，當(dāng)前商業(yè)性文件中心的足跡早已遍及全球，不僅發(fā)展勢(shì)頭喜人，而且整體行業(yè)的成熟度較高。筆者依據(jù)相關(guān)文獻(xiàn)和網(wǎng)站資料，歸納評(píng)析國(guó)外商業(yè)性文件中心的現(xiàn)狀特點(diǎn)，供國(guó)內(nèi)同行參考。

一、國(guó)外商業(yè)性文件中心分布廣泛

從20世紀(jì)90年代起，國(guó)外商業(yè)性文件中心的數(shù)量大幅增長(zhǎng)。1980年成立的商業(yè)性文件中心協(xié)會(huì)(ACRC)曾經(jīng)統(tǒng)計(jì)了90年代會(huì)員數(shù)量的增長(zhǎng)情況——1991年，會(huì)員數(shù)量為380；到90年代末，會(huì)員數(shù)量增加到500。預(yù)計(jì)到21世紀(jì)初，會(huì)員數(shù)量將超過650個(gè)。到2008年，根據(jù)國(guó)際文件與信息管理服務(wù)行業(yè)協(xié)會(huì)(PP,ISM Inmma-donal，下文簡(jiǎn)稱PP，ISM)發(fā)布的數(shù)據(jù)，會(huì)員公司已達(dá)573個(gè)，在全球52個(gè)國(guó)家和地區(qū)建立了2000多個(gè)分支機(jī)構(gòu)其實(shí)，并非所有商業(yè)性文件中心都是該協(xié)會(huì)的會(huì)員，因此其實(shí)際數(shù)量只會(huì)更多。有學(xué)者曾經(jīng)對(duì)美國(guó)商業(yè)性文件中心的數(shù)量做過研究，提出美國(guó)擁有近2000家文件管理公司，其市場(chǎng)占有率達(dá)到40％。筆者認(rèn)為這種估算可能包括一些小公司以及提供文件管理專門化服務(wù)的公司。國(guó)外商業(yè)性文件中心數(shù)量眾多已是不爭(zhēng)的事實(shí)。

國(guó)外商業(yè)性文件中心的第一個(gè)鮮明特點(diǎn)是分布廣泛，遍及全球。根據(jù)PRISM最新統(tǒng)計(jì)，商業(yè)性文件中心已遍及全球各大洲52個(gè)國(guó)家和地區(qū)。美國(guó)是擁有商業(yè)性文件中心數(shù)量最多的國(guó)家，在PRISM的573家會(huì)員公司中，美國(guó)就擁有374家，分布遍及全國(guó)49個(gè)州。此外，加拿大和英國(guó)也是擁有商業(yè)性文件中心數(shù)量居世界前列的國(guó)家，加拿大擁有27家PRISM會(huì)員；英國(guó)則有21家PRISM會(huì)員。就我國(guó)而言，香港建立了商業(yè)性文件中心，大陸和臺(tái)灣則擁有國(guó)外商業(yè)性文件中心的“分號(hào)”。

PRISM最新發(fā)布的“資源指南”列出了會(huì)員公司的全球地理分布。從地域上看，會(huì)員在歐洲、北美洲、中南美洲、亞洲、非洲和大洋洲均有分布。其中，擁有會(huì)員的國(guó)家和地區(qū)主要集中在歐洲、亞洲和美洲。筆者用表1列出商業(yè)性文件中心的地理分布及各大洲的占有比例，幫助讀者形成直觀認(rèn)識(shí)。

表1：PRISM會(huì)員的大洲分布及各大洲的占有比例PRISM會(huì)員的大洲分布

二、國(guó)外商業(yè)性文件中心典型突出

國(guó)外商業(yè)性文件中心的第二個(gè)鮮明特點(diǎn)是典型突出。這里的“典型突出”有兩層含義，既指分布的典型性，又指?jìng)€(gè)案的典型性。

一方面，商業(yè)性文件中心集中分布在美國(guó)。在PRISM的573家會(huì)員公司中，美國(guó)就擁有374家，可以說是超過了“半壁江山”。從分布情況看，美國(guó)49個(gè)州都建立有商業(yè)性文件中心，可以說是“遍地開花”。筆者依據(jù)PRISM網(wǎng)站信息列出兩張表格，表2是PRISM會(huì)員在各國(guó)(地區(qū))的數(shù)量分布情況，表3是PRISM會(huì)員在美國(guó)各州的分布情況，讀者可以清晰看到商業(yè)性文件中心在美國(guó)具有數(shù)量大、分布廣的巨大優(yōu)勢(shì)，這是其他任何一個(gè)國(guó)家無法與之抗衡的。

另一方面，國(guó)外商業(yè)性文件中心經(jīng)過優(yōu)化整合，出現(xiàn)了規(guī)模龐大、產(chǎn)值驚人、分支機(jī)構(gòu)跨越全球的行業(yè)龍頭。這在美國(guó)表現(xiàn)得最為明顯。經(jīng)過優(yōu)化整合，美國(guó)出現(xiàn)了兩家商業(yè)性文件中心的“領(lǐng)頭羊”，成為美國(guó)、也是全世界知名度最高的行業(yè)龍頭。

排在首位的是Iron Mountain。其歷史可追溯到1951年，總部設(shè)在馬薩諸塞州的波士頓。通過1997～2000年和2004-2006年完成幾次并購(gòu)，它發(fā)展成為美國(guó)以及全球規(guī)模最大的商業(yè)性文件中心，目前其業(yè)務(wù)市場(chǎng)面向全球，在北美洲、南美洲、歐洲、亞洲和大洋洲的37個(gè)國(guó)家和地區(qū)建立了600多個(gè)分支機(jī)構(gòu)，擁有12萬客戶。它作為規(guī)模龐大的跨國(guó)公司，產(chǎn)值驚人且不斷上升。2007年其產(chǎn)值超過23億美元，在美國(guó)財(cái)富1000企業(yè)中排名第780位；到2008年，其產(chǎn)值達(dá)到30億美元，在財(cái)富1000企業(yè)中排名上升到第720位。

位居次席的是Recall Corporation。其總部設(shè)在格魯吉亞州的諾克羅斯(Norcross)。1999年完成并購(gòu)后采用此名稱。目前其業(yè)務(wù)市場(chǎng)也面向全球，在北美洲、南美洲、歐洲、亞洲和大洋洲的21個(gè)國(guó)家和地區(qū)建立了300多個(gè)分支機(jī)構(gòu)，擁有8萬客戶。盡管筆者未能找到Recall Cor-poration年產(chǎn)值的具體數(shù)據(jù)，但PRISM網(wǎng)站信息足以證明Recall“領(lǐng)頭羊”的地位。PRISM介紹會(huì)員規(guī)模時(shí)指出，95％的會(huì)員都是小公司(年產(chǎn)值約為300萬美元)；只有兩家大公司，一家是Iron Mountain，另一家就是Recall Corporation。

綜合以上兩方面，國(guó)外商業(yè)性文件中心無論是分布的典型性，還是個(gè)案的典型性，都以美國(guó)居首。筆者認(rèn)為原因有多方面，既有商業(yè)性文件中心在美國(guó)起步最早的因素，也基于美國(guó)經(jīng)濟(jì)實(shí)力雄厚、市場(chǎng)需求旺盛、技術(shù)水平先進(jìn)、效益意識(shí)突出等諸多因素。一言以蔽之，國(guó)外商業(yè)性文件中心盡管分布遍及全球，但就影響力而言，美國(guó)的“統(tǒng)領(lǐng)地位”毋庸置疑。

三、國(guó)外商業(yè)性文件中心整體行業(yè)成熟

國(guó)外商業(yè)性文件中心的第三個(gè)鮮明特點(diǎn)是整體行業(yè)成熟。在展開論述這一特點(diǎn)之前，筆者認(rèn)為有必要簡(jiǎn)單追溯商業(yè)性文件中心的行業(yè)發(fā)展歷史。

美國(guó)商業(yè)性文件中心組建聯(lián)盟始于1980年成立的商業(yè)性文件中心協(xié)會(huì)(ACRC，Association of Commercial Records Centers)。1996年，ACRC與國(guó)家安全數(shù)據(jù)保險(xiǎn)庫(kù)協(xié)會(huì)(NASDV，National Association of Secured Data Vaults)合并，組成了前文提到的國(guó)際文件與信息管理服務(wù)行業(yè)協(xié)會(huì)(PRISM International，Professional Records&Information Services Management)。目前，PRISM被界定為“商業(yè)性信息管理行業(yè)的非營(yíng)利性行業(yè)協(xié)會(huì)(the not-for-profit trade OClatlon for the commer-cial information management industry)”，這表明商業(yè)性文件中心發(fā)展成為一個(gè)行業(yè)(Industry)已經(jīng)得到國(guó)際公認(rèn)。盡管商業(yè)性文件中心行業(yè)的發(fā)展時(shí)間不過短短30年，行業(yè)的成熟度卻表現(xiàn)得較為明顯，可以歸納為三點(diǎn)。

首先，整個(gè)行業(yè)建立了宗旨明確、成員廣泛的領(lǐng)導(dǎo)中心——PRISM，為行業(yè)的有序運(yùn)轉(zhuǎn)提供了組織保障。PRISM確立了五點(diǎn)宗旨：提供最佳行業(yè)教育；向政府機(jī)構(gòu)、標(biāo)準(zhǔn)化組織、媒體和消費(fèi)者持續(xù)倡導(dǎo)行業(yè)價(jià)值；組織論壇，用以指導(dǎo)和交流行業(yè)信息和經(jīng)驗(yàn)，在會(huì)員間形成良好關(guān)系；研發(fā)對(duì)會(huì)員有回報(bào)價(jià)值的新產(chǎn)品、服務(wù)和信息；通過執(zhí)行行業(yè)準(zhǔn)則和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)專業(yè)性和行業(yè)的影響力”。這些宗旨清晰明確，表明PRISM代表的商業(yè)性

信息管理行業(yè)致力于為公私機(jī)構(gòu)提供有效的文件和信息服務(wù)，幫助客戶降低管理成本、減少訴訟和審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)、提高業(yè)務(wù)效率，實(shí)現(xiàn)信息資產(chǎn)的良好組織和維護(hù)。PRISM的會(huì)員廣泛性在前文已有論述，從名稱上也能看出其國(guó)際性特點(diǎn)。在PRISM領(lǐng)導(dǎo)下，整個(gè)行業(yè)呈現(xiàn)穩(wěn)定增長(zhǎng)的發(fā)展態(tài)勢(shì)。雖然各大洲的行業(yè)發(fā)展規(guī)模存在差距——美國(guó)的全球市場(chǎng)占有率為4¨50％，歐洲的全球市場(chǎng)占有率略高于10％，其他大洲沒有明確統(tǒng)計(jì)，市場(chǎng)占有率從高到低依次為亞洲、中南美洲、大洋洲和非洲。但是，整個(gè)行業(yè)據(jù)估算年增長(zhǎng)率達(dá)到10％左右。PRISM的建立可謂是商業(yè)性文件中心行業(yè)成熟的標(biāo)志。

其次，整個(gè)行業(yè)制定了成熟規(guī)范的行業(yè)準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn)制度，為行業(yè)的自律和監(jiān)管提供了制度保障。PRISM最新制訂的行業(yè)準(zhǔn)則(2007年5月)包含針對(duì)客戶、會(huì)員以及公眾的內(nèi)容。其中，對(duì)客戶的行業(yè)準(zhǔn)則是“擬定合同條款并嚴(yán)格履行；維護(hù)客戶信息的秘密和安全；提供信息管理服務(wù)的最佳實(shí)踐和質(zhì)量控制；確保設(shè)施、員工、控制和程序都適宜履行專業(yè)職責(zé)”。對(duì)會(huì)員的行業(yè)準(zhǔn)則是“承認(rèn)對(duì)客戶信息資產(chǎn)共同具有重要責(zé)任；加強(qiáng)溝通與協(xié)作以維持高標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)；開展信息交流促進(jìn)行業(yè)完善；合作提升行業(yè)整體形象”。對(duì)公眾的行業(yè)準(zhǔn)則是“虛心接受并認(rèn)真解決投訴；確保會(huì)員公司遵紀(jì)守法并履行社會(huì)責(zé)任；致力于持續(xù)提高行業(yè)知識(shí)、資源、實(shí)踐、產(chǎn)品和服務(wù)；引導(dǎo)其他組織和個(gè)人關(guān)注信息管理問題”。這些準(zhǔn)則明確揭示了商業(yè)性文件中心行業(yè)的專業(yè)職責(zé)和社會(huì)責(zé)任。同時(shí)，PRISM還制定有一系列標(biāo)準(zhǔn)制度，包括標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議、員工保密協(xié)議、災(zāi)害計(jì)劃手冊(cè)、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移指南、文件保管期限表、排架標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)等等，要求會(huì)員統(tǒng)一執(zhí)行。此外，PRISM還注重遵循國(guó)際、國(guó)家等層面的各種法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)整個(gè)行業(yè)實(shí)行有效監(jiān)管。例如，國(guó)外商業(yè)性文件中心行業(yè)要遵循國(guó)際文件管理者和指導(dǎo)者協(xié)會(huì)(ARMA)和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)IS015489的相關(guān)規(guī)定，也要遵循各國(guó)法規(guī)針對(duì)文件、信息管理的相關(guān)條款。典型例子是美國(guó)2002年在發(fā)生安然、世通等公司財(cái)務(wù)欺詐事件后頒布了《公司會(huì)計(jì)改革和投資者保護(hù)法案》，明確規(guī)定了篡改文件的刑事責(zé)任。美國(guó)商業(yè)性文件中心的經(jīng)營(yíng)就必須遵循該法案的相關(guān)規(guī)定。當(dāng)然，行業(yè)準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn)制度盡管不像法律法規(guī)那樣具有強(qiáng)制性和約束力，但它與法律法規(guī)共同配合，對(duì)規(guī)范行業(yè)發(fā)展起到了良好作用。

再次，整個(gè)行業(yè)頻繁開展交流和各項(xiàng)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)了行業(yè)的經(jīng)驗(yàn)交流和信息共享，樹立起良好的行業(yè)形象。在PRISM的帶動(dòng)下，國(guó)外商業(yè)性文件中心行業(yè)的交流和活動(dòng)十分頻繁，比較有代表性的活動(dòng)一是舉辦年會(huì)，討論會(huì)員共同關(guān)注的問題；二是編輯雙月通訊和季度期刊，匯集行業(yè)最新動(dòng)態(tài)信息；三是編制信息管理資源名錄(包括紙質(zhì)版和電子版)，將所有會(huì)員提供的產(chǎn)品和服務(wù)匯集成冊(cè)，便于會(huì)員共享；四是組織行業(yè)教育或培訓(xùn)，不斷提升會(huì)員的專業(yè)素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量。這些活動(dòng)推動(dòng)了國(guó)外商業(yè)性文件中心行業(yè)的經(jīng)驗(yàn)交流和信息共享，既受到會(huì)員的重視和好評(píng)，也促進(jìn)了會(huì)員的溝通與協(xié)作。此外，PRISM十分注重加強(qiáng)與客戶、合作伙伴的聯(lián)系，定期組織商貿(mào)展銷會(huì)、專業(yè)講座甚至社交聯(lián)誼活動(dòng)，宣傳行業(yè)動(dòng)態(tài)，樹立起良好的專業(yè)形象。這種形象被描述為“國(guó)外商業(yè)性文件中心行業(yè)是一種至關(guān)重要的外包型服務(wù)行業(yè)，能幫助客戶降低文檔管理成本、抵御自然和人為災(zāi)害、確保機(jī)密信息安全、銷毀期滿文件、有效管理迅速增長(zhǎng)的電子文件。實(shí)踐也充分證明，從20世紀(jì)80年代到目前，國(guó)外商業(yè)性文件中心行業(yè)的發(fā)展態(tài)勢(shì)良好穩(wěn)定，欣欣向榮。