加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)

瞿苗苗

檔案管理是企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要內(nèi)容。檔案是企業(yè)信息的載體，是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)和寶貴財(cái)富。進(jìn)入信息時(shí)代，信息對(duì)企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)，甚至是生存發(fā)展都有至關(guān)重要的作用，為提高企業(yè)管理水平，我們必須重視檔案的信息化工作。

檔案信息化是檔案部門運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用。它把分散的信息資源以信息化的形式儲(chǔ)存，以標(biāo)準(zhǔn)化的方法管理，以網(wǎng)絡(luò)化的方式連接，從而提高資源的利用率，實(shí)現(xiàn)資源共享。它主要包括檔案信息數(shù)字化、檔案網(wǎng)站建設(shè)以及數(shù)字檔案館建設(shè)三個(gè)不同的階段和方面。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在諸多問題

1、企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡。有些企業(yè)開展了檔案信息化建設(shè)，有些則沒有，特別是一些中小企業(yè)。同時(shí)，企業(yè)的減員增效也波及到企業(yè)的檔案部門，相當(dāng)數(shù)量的企業(yè)檔案部門的生存和發(fā)展受到了威脅，信息化建設(shè)也就無(wú)從談起，即使已開展信息化建設(shè)的企業(yè)在發(fā)展中也很不平衡。

2、企業(yè)檔案信息化的基礎(chǔ)條件薄弱，技術(shù)、資金不足，人才缺乏。當(dāng)前，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的總體狀況是認(rèn)識(shí)不足，重視不夠，基礎(chǔ)條件薄弱，信息化程度低。缺乏應(yīng)有的設(shè)備和技術(shù)支撐，對(duì)企業(yè)檔案信息資源開發(fā)的深度不夠，數(shù)字化信息資源少，企業(yè)檔案網(wǎng)站建設(shè)良莠不齊，信息化管理人才短缺，對(duì)檔案信息資源數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化研究不夠。

3、企業(yè)檔案信息管理與其他信息管理沒有實(shí)現(xiàn)有效銜接。文檔一體化管理是企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的發(fā)展方向，它使生產(chǎn)活動(dòng)、文書處理與檔案管理工作實(shí)現(xiàn)有效銜接，進(jìn)而提高信息處理能力，實(shí)現(xiàn)檔案信息的無(wú)縫連接和有效管理。由于我國(guó)企業(yè)檔案信息化程度低和管理機(jī)制上的障礙，檔案工作很難在系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)與各生產(chǎn)、管理環(huán)節(jié)之間的連接，文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)困難重重。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

1、加快企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設(shè)的法律保障。因此，檔案信息化建設(shè)一定要著力解決“交通規(guī)則”方面的問題，這些“交規(guī)”就是我們所要構(gòu)建和遵循的關(guān)于檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，主要包括電子文件歸檔和電子檔案的管理，以及檔案信息的資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、管理和使用等，逐步形成關(guān)于企業(yè)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。

2、重視企業(yè)檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。信息技術(shù)應(yīng)用工作量大、涉及面廣，關(guān)系檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量，集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益。

3、加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。檔案信息是企業(yè)的核心資產(chǎn)，它的開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)取得實(shí)效的關(guān)鍵。檔案信息資源開發(fā)利用的程度是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。收集企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)形成的真實(shí)記錄，包括各種文檔、科研資料、合同等；并以此為基礎(chǔ)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)和電子信息資源中心庫(kù)，為企業(yè)檔案利用提供便利條件。

4、加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)。加強(qiáng)信息技術(shù)人才的引進(jìn)和檔案人員信息技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，提高檔案人員運(yùn)用信息技術(shù)的能力，引導(dǎo)檔案人員不斷滿足信息化要求。

5、加大檔案宣傳力度，培養(yǎng)企業(yè)員工的檔案意識(shí)。首先，檔案從形成至保存、利用，不僅僅是檔案人員的職責(zé)，而是企業(yè)全體員工的責(zé)任。企業(yè)的業(yè)務(wù)人員作為檔案的形成者，有義務(wù)將形成的文件歸檔保存。其次，通過檔案宣傳，提高企業(yè)人員的檔案意識(shí)，營(yíng)造良好的檔案輿論氛圍，提高檔案工作的地位，進(jìn)而提高檔案工作人員的工作積極性，最終實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的良性發(fā)展。