淺談高校檔案管理信息數(shù)字化

宗　麗

【摘要】 本文著力探討了建設(shè)檔案信息化理論體系的必然性、檔案信息化理論體系的建設(shè)現(xiàn)狀與存在問題，以及完善檔案信息化理論體系建設(shè)的內(nèi)容。

【關(guān)鍵詞】 檔案管理；信息化；數(shù)字化

檔案信息化包括檔案信息的數(shù)字化，檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，是檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)向以檔案數(shù)字化和向社會(huì)提供服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過程。但由于我國信息化管理工作起步比較晚,基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對(duì)比較落后，信息資源的開發(fā)和利用仍處于初始階段。

一、概述

檔案信息數(shù)字化建設(shè)是“一個(gè)高度整和的概念，是各種綜合性的數(shù)字信息的完整集合”。它是指運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)加強(qiáng)高校檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)、利用，它的建設(shè)過程是一個(gè)信息數(shù)字化建設(shè)的過程，同時(shí)也是同一種信息的存貯、檢索、管理形式和載體變化的過程，是以現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的實(shí)際運(yùn)用為基礎(chǔ)，以檔案信息的資源為主導(dǎo)，以實(shí)現(xiàn)資源共享為目的，利用數(shù)字化手段，以網(wǎng)絡(luò)化的方式為技術(shù)，將分散的電子檔案信息資源進(jìn)行連接，建立分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。

高校作為人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和社會(huì)服務(wù)的重要基地，加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)，為高校的教學(xué)、科研、管理和決策提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)，從而推動(dòng)高校檔案工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，是高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇，是檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高高校檔案管理和服務(wù)水平的必由之路。

檔案信息化要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。檔案信息數(shù)字化是信息化的核心，在檔案信息化建設(shè)中，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是條件、人才是保障、自動(dòng)化和文檔一體化是方向、數(shù)字化是信息化的核心和根本。無論是傳統(tǒng)載體的紙質(zhì)、聲像檔案，還是現(xiàn)代電子文件檔案，其信息都是以計(jì)算機(jī)所能識(shí)別的數(shù)字化方式存在，利用各種先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。信息數(shù)字化建設(shè)的最終目的是將數(shù)字化的檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、信息存儲(chǔ)數(shù)字化、檔案服務(wù)利用時(shí)空化。

二、高校檔案信息數(shù)字化的必然性

檔案信息化給高校傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了新的發(fā)展和研究課題?！度珖鴻n案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確提出了全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)：本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)建設(shè)、安全保密的原則，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)字庫建設(shè)，開展公眾檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和信息化建設(shè)。因此，檔案信息化建設(shè)是高校檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

1．高校校務(wù)辦公透明化的需要

高校檔案信息化管理是高校檔案工作服務(wù)手段的需要。高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)功能的開發(fā)，為高校的辦公實(shí)現(xiàn)透明服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)開辟了新天地。高校在校園網(wǎng)上建立檔案室主頁，公布相關(guān)信息和決策，如高校的辦學(xué)方針，領(lǐng)導(dǎo)干部廉潔自律情況，干部聘任、職稱評(píng)聘、工資晉級(jí)、招生、就業(yè)、住房、出國、采購、項(xiàng)目招標(biāo)等。信息使用者只需通過任何一臺(tái)聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)，就可以檢索查詢到高校的一系列相關(guān)信息。高校檔案信息管理信息網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)，為高校校務(wù)辦公的透明化起到積極作用，并在一定程度鼓勵(lì)了老師、學(xué)生對(duì)學(xué)校建設(shè)發(fā)展的熱情。

2．信息資源社會(huì)共享的需要

隨著計(jì)算機(jī)的高速發(fā)展,人們對(duì)各種信息的需求表現(xiàn)出高層次、綜合性地利用傾向。在中國教育和科研計(jì)算機(jī)網(wǎng)等互聯(lián)信息網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展和完善的技術(shù)支持下，高校的檔案管理工作通過計(jì)算機(jī)終端和校園網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)庫與校內(nèi)各單位數(shù)據(jù)的資源共享。同時(shí)，各高校檔案館之間和區(qū)域、行業(yè)、系統(tǒng)之間也聯(lián)合起來建立互通、互補(bǔ)的檔案信息新型關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共建、共享，以最小的投資建設(shè)最佳的館藏，逐步做到信息資源服務(wù)整體化、網(wǎng)絡(luò)化,形成區(qū)域性全國性的聯(lián)機(jī)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。

通過建設(shè)數(shù)字檔案館和計(jì)算機(jī)管理，對(duì)檔案信息資源加以分類、提取、分析、加工，并進(jìn)行連接與共享，從而準(zhǔn)確、及時(shí)、簡捷、實(shí)用地滿足社會(huì)各界對(duì)檔案信息的不同需求，從而實(shí)現(xiàn)最大范圍的檔案信息資源共享，這樣為著校內(nèi)外教職工及科研人員的教學(xué)科研工作提供了極大的便利。

3．學(xué)校辦公管理效率提高的需要

在信息發(fā)達(dá)的當(dāng)今社會(huì)，高校領(lǐng)導(dǎo)為了正確貫徹實(shí)施黨和國家的教育方針，順利地開展工作,維護(hù)正常的教學(xué)、科研、工作秩序，及時(shí)糾正和合理調(diào)整工作中出現(xiàn)的偏差，就要掌握足夠的、準(zhǔn)確的信息作為決策依據(jù)。

通過檔案信息化，檔案的日常管理、分類、查詢等工作都可以由信息系統(tǒng)來完成，從而改變了原有的浪費(fèi)大量人力、物力的檔案立卷裝訂保管制度，把過去的案卷目錄、全引目錄、專題目錄等眾多的檔案目錄，統(tǒng)一到計(jì)算機(jī)編目的方法上，建立科學(xué)的機(jī)讀檔案目錄檢索體系，實(shí)現(xiàn)了手工檢索向計(jì)算機(jī)檢索的過渡，從而大大提高了檔案檢索的效率對(duì)檔案進(jìn)行收集、儲(chǔ)存、加工，使檔案信息的處理、報(bào)送、傳遞的時(shí)間大大縮短。

高校檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化的建立，將實(shí)現(xiàn)檔案信息的適時(shí)更新，快速解決檔案信息的收集、處理和傳輸，使得學(xué)校各個(gè)層面可隨時(shí)了解、掌握、監(jiān)督和配合學(xué)校的工作，有助于學(xué)校工作的順利開展和工作效率提高。

三、檔案信息數(shù)字化在接收管理上存在的問題

對(duì)于紙質(zhì)文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，人們可以借助形式的原始性來證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性，紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一；但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。

電子檔案的存儲(chǔ)載體的保護(hù)技術(shù)問題電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因，它極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁等；光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的。目前光盤常用的記介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。電子檔案的載體材料的這些特點(diǎn)，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。

四、高校檔案信息數(shù)字化的建設(shè)的內(nèi)容

1．信息數(shù)字化的基礎(chǔ)建設(shè)

檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)首先指的是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，這是一項(xiàng)十分重要的工作，關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的成敗和整體水平?；A(chǔ)設(shè)施主要包括計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、存儲(chǔ)器、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等。

檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的整體規(guī)劃包括了檔案信息化的整個(gè)硬件平臺(tái)和網(wǎng)絡(luò)。系統(tǒng)軟件是利用計(jì)算機(jī)本身的邏輯功能，管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的各種資源，便于用戶使用和管理。包括計(jì)算機(jī)的監(jiān)控管理程序、調(diào)試程序、語言翻譯程序、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、存儲(chǔ)和安全管理系統(tǒng)以及操作系統(tǒng)。應(yīng)用軟件則是解決某些具體應(yīng)用問題的程序，如檔案信息管理軟件、電子文件管理系統(tǒng)軟件等。

紙質(zhì)檔案是檔案館信息資源建設(shè)的基礎(chǔ)。首先，鑒于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普及，檔案部門全面應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理方式將是大勢所趨，但由于檔案本身的特殊性，在應(yīng)用新技術(shù)方面必將存在一定的滯后性；另外，紙質(zhì)檔案對(duì)庫房的壓力是可以通過加強(qiáng)鑒定銷毀工作來解決的，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、微機(jī)管理在檔案部門的應(yīng)用則應(yīng)以檢索利用為主，目前應(yīng)該主要作為檔案利用手段的補(bǔ)充和完善。其次，考慮到我國的國情及紙質(zhì)檔案所具有的法律效力及原始憑證性、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的安全保密性等諸多因素，至少在較長的時(shí)期,紙質(zhì)檔案仍是人們獲得信息的主要途徑。

2．檔案信息化的實(shí)現(xiàn)C

就高校而言，檔案信息的數(shù)字化應(yīng)包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：紙質(zhì)檔案的數(shù)字化；照片、底片、圖紙等檔案的數(shù)字化；錄音檔案的數(shù)字化以及錄像檔案的數(shù)字化等。這些內(nèi)容的實(shí)現(xiàn)是利用數(shù)字圖像技術(shù)、多媒體技術(shù)和數(shù)據(jù)庫等信息技術(shù)手段對(duì)這些檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并借助于數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大數(shù)據(jù)處理與傳輸能力。

檔案信息數(shù)字化只是檔案信息化的一部分，重要的是要將這些數(shù)字化的檔案信息科學(xué)有效地管理起來。具體地說，檔案信息的管理主要包括：信息著錄、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)保管等，而信息著錄和信息利用是檔案信息管理系統(tǒng)的核心功能。一個(gè)完整的檔案信息管理系統(tǒng)大致包括：目錄信息管理、全文、圖像、視頻、音頻信息的管理，而檔案信息的管理利用就是針對(duì)這幾方面而言的。一個(gè)成熟的檔案信息管理系統(tǒng)，就是要實(shí)現(xiàn)檔案信息管理和提供利用的一體化。

建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的檔案整理軟件，由檔案館建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類型統(tǒng)的文件使用同一種文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便檔案館的接收和管理。

編制一套完整全面的電子檔案收集、整理保存方式，并在各個(gè)使用單位中全面推廣。對(duì)所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應(yīng)每年一次，先對(duì)外觀進(jìn)行檢查，確認(rèn)載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現(xiàn)等，然后采用專用或自行編制檢測軟件對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)有問題的載體，及時(shí)進(jìn)行有效的修復(fù)。定期拷貝是當(dāng)前延長電子檔案載體壽命的有效措施，磁盤每２年應(yīng)拷貝一次，光盤每５年應(yīng)拷貝一次，拷貝后的載體與原載體同樣編號(hào)保存。

將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭人為或自然因素的破壞。

3．建立高校檔案新型信息服務(wù)中心

檔案信息化的主要目的之一就是要使信息資源得到共享，因而只有為廣大用戶提供便捷、靈活的檔案信息服務(wù)，才能達(dá)到檔案信息化的目的。檔案信息的共享是檔案管理信息系統(tǒng)核心功能之一，與檔案信息的管理、利用以及安全都是息息相關(guān)的，并貫穿于檔案信息化的整個(gè)過程。

高校檔案信息服務(wù)中心是高校與社會(huì)對(duì)接的主要服務(wù)機(jī)構(gòu)，是架起高校與社會(huì)的橋梁與紐帶，是為高校檔案提供最富有生命力的新型服務(wù)的專業(yè)化機(jī)構(gòu)。為了加快高校檔案信息服務(wù)的改革步伐，我們必須變傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理為現(xiàn)代化信息乃至知識(shí)的管理。因此，盡快建立起開放型的社會(huì)化新型服務(wù)機(jī)構(gòu)，面向高校教學(xué)科研及管理的同時(shí)，開展全方位的檔案信息服務(wù)，具有重要而深遠(yuǎn)的意義。

高校檔案信息服務(wù)是兼具檔案保管、檔案整理、處置和提供檔案查詢、利用等功能的管理結(jié)構(gòu)，迎合了檔案事業(yè)管理的要求和時(shí)代發(fā)展的需求，具有經(jīng)濟(jì)高效的優(yōu)點(diǎn)。其工作的重點(diǎn)就在于處置中心和利用中心，將潛藏的檔案資源的使用價(jià)值充分挖掘出來，使檔案信息資源增值，以此來滿足社會(huì)公眾用戶和校內(nèi)用戶的利用需求。

4．檔案信息安全的保證

信息安全包括保密、身份認(rèn)證、完整性、不可否認(rèn)性幾方面的內(nèi)容。其中保密是最基本的要求，檔案信息安全首先要求檔案數(shù)據(jù)不能被非法用戶獲取，如果這都不能保證的話，那么檔案信息的安全也就無從談起。身份認(rèn)證是由于通訊各方不在一起，于是在提供敏感信息或進(jìn)行網(wǎng)上交易之前需要確認(rèn)對(duì)方的身份是可信的。完整性是指用戶獲得的信息沒有被篡改過。另外網(wǎng)上信息交互，如何防止雙方否認(rèn)或抵賴也成為必須考慮的問題，不同的檔案管理系統(tǒng)都有不同的解決方案，但目的都是一致的。目前比較科學(xué)和切實(shí)可行的信息安全技術(shù)主要包括數(shù)據(jù)加密、訪問控制、身份認(rèn)證和安全通信等。