運用電算化會計進行會計集中核算的財務(wù)管理

楊 芳

會計電算化現(xiàn)已廣泛被應(yīng)用于大中型企業(yè)當(dāng)中,由于使用了計算機,使會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了,會計核算的準(zhǔn)確性和可靠性得到了極大的提高,減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯。會計集中核算現(xiàn)行常見做法是取消各基層單位的會計核算,只設(shè)置報賬員,報賬員負(fù)責(zé)本單位財務(wù)資料的收集、傳遞和報銷。運用會計電算化來實行會計集中核算,即成立核算中心,可以有效的加強會計核算管理、預(yù)算執(zhí)行情況和資金的有效使用。此核算方式與原來的會計核算方式相比,使會計核算變得集中變得更利于管理。會計集中核算后,如何加強會計核算、提高財務(wù)管理水平,提出一些粗淺看法。

一、建立、健全會計核算中心的內(nèi)部控制制度和管理制度。

內(nèi)部控制關(guān)系到企業(yè)財產(chǎn)物資的安全完整、關(guān)系到會計系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟活動反映的正確性和可靠性。企業(yè)為實現(xiàn)既定的管理目標(biāo),必需建立起了一整套內(nèi)部控制制度,以保證企業(yè)有序、健康地發(fā)展。

(一)職責(zé)劃分

核算中心可以按會計崗位和工作職責(zé)劃分為計算機會計主管、軟件操作、審核記賬、系統(tǒng)維護等崗位。內(nèi)部控制的關(guān)鍵之點就在于不相容職務(wù)的分離,對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務(wù),都不能由一個人經(jīng)手到底,必須分別由兩個或兩個以上人員來經(jīng)辦。數(shù)據(jù)維護管理職務(wù)與電算審核職務(wù);數(shù)據(jù)錄入職務(wù)與審核記帳職務(wù);系統(tǒng)操作的職務(wù)與系統(tǒng)檔案管理職務(wù)等都應(yīng)由不同的人員分別擔(dān)任。同時,還應(yīng)建立起職務(wù)輪換制度。

(二)上機管理

核算中心用于會計系統(tǒng)的計算機應(yīng)盡可能是專用的,應(yīng)對計算機的使用建立一整套管理制度,包括上機記錄制度、完善的操作手冊等,此外,會計軟件也應(yīng)該有完備的操作日志文件。

(三)檔案管理

核算中心應(yīng)規(guī)范會計檔案管理。計算機會計系統(tǒng)有關(guān)的資料應(yīng)及時存檔,企業(yè)應(yīng)建立起完善的檔案制度,有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續(xù)、安全可靠的檔案保管設(shè)備等。除此之外,還應(yīng)定期對所有檔案進行備份的措施,并保管好這些備份。以保證會計檔案安全、完整。

二、明確會計核算中心的職責(zé),負(fù)責(zé)單位預(yù)算資金的收支核算,即按照年初核定的單位經(jīng)費收支預(yù)算和設(shè)備采購等計劃,實行基層單位審批,會計核算中心核查,集中核算。保證各單位經(jīng)費合理、合規(guī)、合法使用。具體如下:

(一)會計核算中心根據(jù)《會計電算化管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定,按部門設(shè)立明細(xì)賬,集中核算,正確合理地使用會計處理方法,嚴(yán)格按賬務(wù)處理流程操作,根據(jù)國家統(tǒng)一規(guī)定的會計制度對報銷憑證進行審核,對不真實、不合法和不合理的憑證或支出項目及違反預(yù)算使用資金等情況,會計核算中心有權(quán)拒絕辦理,著重強化事前監(jiān)督,嚴(yán)把票據(jù)關(guān),嚴(yán)把資金使用關(guān),保證資金合規(guī)、高效使用,保證會計信息真實可靠。

(二)資金收入管理。有收入的單位,不得發(fā)生“坐支”現(xiàn)象,必須執(zhí)行“收支兩條線”原則,先將收到的款項上繳,核算中心再根據(jù)預(yù)算安排資金使用。

(三)款項支付程序。各單位日常發(fā)生的小額部分,按備用金規(guī)定管理。大額購買性支出,會計核算中心依據(jù)單位用款申請,經(jīng)審核批準(zhǔn)后,將款項匯入采購單位賬戶或其他對方單位。會計核算中心定期向單位發(fā)送財務(wù)報告,以便單位領(lǐng)導(dǎo)及時了解本單位的財務(wù)收支和資金使用情況。

(四)加強報賬員的管理和培訓(xùn)。單位報賬員具體負(fù)責(zé)各單位報賬資料的收集整理、會計信息的傳遞、備用金管理等工作,報賬員作為單位財務(wù)管理人員,具有經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的財務(wù)管理職能,其工作態(tài)度和工作質(zhì)量以及業(yè)務(wù)素質(zhì)的好壞,直接影響會計核算中心的工作效率,所以加強報賬員的管理及業(yè)務(wù)培訓(xùn)是十分必要而有效的。

三、實行會計集中核算后,各單位的資金結(jié)算和會計核算等業(yè)務(wù)雖然集中在“中心”辦理,但各單位必須對自己的經(jīng)濟活動是否合法,會計憑證的實際內(nèi)容是否真實、合法負(fù)責(zé)。各單位按業(yè)務(wù)量大小設(shè)置專職或兼職報賬員,報賬員要按有關(guān)規(guī)定審核各種報銷憑證和票據(jù),保證憑證和票據(jù)合法、合規(guī)、合理后將相關(guān)資料傳遞給核算中心辦理。