ERP環(huán)境下內(nèi)部控制制度建設(shè)

鄒新平

摘要:2006年4月中石化江漢油田四機(jī)廠ERP系統(tǒng)正式上線,同年根據(jù)集團(tuán)公司和管理局的統(tǒng)一部署,正式建立企業(yè)內(nèi)部控制體系。隨著ERP系統(tǒng)和內(nèi)部控制體系在四機(jī)廠的實(shí)施與應(yīng)用,為了在ERP環(huán)境中建立完善有效的內(nèi)部控制體系,需要認(rèn)識(shí)到ERP內(nèi)部控制與傳統(tǒng)內(nèi)部控制存在差異,并需要從理論上選定適用于企業(yè)ERP環(huán)境的內(nèi)部控制框架,并依據(jù)該框架建立企業(yè)自己的內(nèi)部控制制度,設(shè)計(jì)內(nèi)部控制流程、內(nèi)部控制點(diǎn)。

關(guān)鍵詞:ERP內(nèi)部控制

ERP系統(tǒng)的核心是企業(yè)運(yùn)作的流程化管理與定量化管理,通過系統(tǒng)的集成來化繁為簡,將各部門、各環(huán)節(jié)之間大部分的信息傳遞工作集中到一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)上來,消除了流程和信息處理的隨意性和不同概念的歧義。四機(jī)廠ERP系統(tǒng)上線以來,一直圍繞企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略,以信息系統(tǒng)為依托,在全廠范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一規(guī)范集成,實(shí)現(xiàn)全廠的信息共享,實(shí)現(xiàn)信息流轉(zhuǎn)和處理的自動(dòng)化,逐步實(shí)現(xiàn)BOM數(shù)據(jù)的聯(lián)動(dòng),實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的一體化管理,實(shí)現(xiàn)內(nèi)部供應(yīng)鏈計(jì)劃的協(xié)同,全面提高質(zhì)量管理水平,實(shí)施全面預(yù)算管理和績效管理,為企業(yè)決策和管理提供有效的決策支持。對(duì)于確保企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、國家法規(guī)制度的貫徹、財(cái)會(huì)信息質(zhì)量的保證、以及財(cái)產(chǎn)物資的安全與審計(jì)工作的開展等諸多方面都有著非常重要的作用。因而,在ERP環(huán)境下建立內(nèi)部控制系統(tǒng)是ERP項(xiàng)目實(shí)施中不可缺少的一部分。

一、ERP環(huán)境下實(shí)施內(nèi)部控制的意義

內(nèi)部控制制度作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的自我調(diào)節(jié)和自我制約的內(nèi)在機(jī)制,處于企業(yè)中樞神經(jīng)系統(tǒng)的重要位置。企業(yè)規(guī)模越大,其重要性越顯著。可以說,健全的內(nèi)部控制制度可以保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性、有效地防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)財(cái)產(chǎn)和資源的安全完整、促進(jìn)企業(yè)的有效經(jīng)營。正如COSO對(duì)界定內(nèi)部控制概念時(shí)所說,內(nèi)部控制環(huán)境是構(gòu)建內(nèi)部控制其他要素的基礎(chǔ),如果基礎(chǔ)存在極大的缺陷,其他要素即便是構(gòu)建得再完美,內(nèi)部控制也只能起到事倍功半的效果。ERP信息技術(shù)廣泛深入的應(yīng)用給企業(yè)內(nèi)部控制帶來了新的挑戰(zhàn),企業(yè)如果能夠充分利用ERP信息技術(shù)改善內(nèi)部控制程序、增強(qiáng)內(nèi)部控制手段,將信息技術(shù)有效地集成到業(yè)務(wù)和信息處理過程中,借助于信息技術(shù)來完善內(nèi)部控制措施,提高內(nèi)部控制水平,防范與控制經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn),將使企業(yè)會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下的內(nèi)部控制問題得到妥善處理。利用ERP系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)控可以達(dá)到以下效果:

1、業(yè)務(wù)操作程序化ERP系統(tǒng)通過項(xiàng)目準(zhǔn)備,現(xiàn)狀調(diào)研,藍(lán)圖設(shè)計(jì)等過程,確定適合企業(yè)所謂業(yè)務(wù)流程,在系統(tǒng)中將計(jì)劃、財(cái)務(wù)、物資等經(jīng)常性業(yè)務(wù)的流程通過環(huán)境設(shè)置、條件選擇、事項(xiàng)驅(qū)動(dòng)等軟件技術(shù)體現(xiàn)在系統(tǒng)中。在日常經(jīng)營活動(dòng)中,系統(tǒng)將自動(dòng)拒絕不符合規(guī)范的操作步驟。

2、系統(tǒng)高度集成

ERP系統(tǒng)是個(gè)完整的集成化管理信息系統(tǒng),包括分銷、制造、會(huì)計(jì)、質(zhì)量控制、售后服務(wù)、人力資源等子系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)了從采購到付款、訂單的獲取到發(fā)票的開出等業(yè)務(wù)集成,實(shí)現(xiàn)了跨職能部門的業(yè)務(wù)處理,能夠達(dá)到降低庫存、提高資金利用率、控制產(chǎn)品生產(chǎn)成本、縮短產(chǎn)品生產(chǎn)周期、提高工作效率等目的。

3、會(huì)計(jì)工作前移

在ERP環(huán)境下,很多會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的錄入和生成工作已經(jīng)前移至業(yè)務(wù)部門,在財(cái)務(wù)人員對(duì)后臺(tái)配置相應(yīng)會(huì)計(jì)科目后,大部分經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)只需業(yè)務(wù)部門的人員錄入原始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),由授權(quán)部門進(jìn)行審核、確認(rèn)、計(jì)量,并登錄ERP系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)操作,系統(tǒng)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證,自動(dòng)完成財(cái)務(wù)賬薄登記和報(bào)表生成等。ERP系統(tǒng)中會(huì)計(jì)的范圍大大擴(kuò)展,形成了自成體系的FI、CO會(huì)計(jì)模塊,滲透到業(yè)務(wù)流程和核算的全過程,核算方式的變化使會(huì)計(jì)工作向前延伸。

4、員工職責(zé)清晰

根據(jù)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)及員工的崗位責(zé)任,設(shè)置每個(gè)員工對(duì)系統(tǒng)的操作權(quán)限以及對(duì)信息的查詢范圍,權(quán)限的劃分可以劃分得很細(xì)致。ERP系統(tǒng)將保證企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)均是由被批準(zhǔn)或被授權(quán)的員工執(zhí)行。

二、ERP環(huán)境下實(shí)施內(nèi)控措施的主要做法

1、全方位貫徹內(nèi)控制度,營造良好的內(nèi)控環(huán)境(1)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子,尤其是重視內(nèi)控工作。帶頭貫徹執(zhí)行內(nèi)控制度,幫助中基層領(lǐng)導(dǎo)干部端正認(rèn)識(shí),把內(nèi)控制度的建設(shè)作為一項(xiàng)日常性工作來做,而不是作表面文章。(2)從培訓(xùn)入手,深入領(lǐng)會(huì)內(nèi)控制度精髓,嚴(yán)格落實(shí)工作責(zé)任制。(3)利用ERP將內(nèi)控制度中的控制點(diǎn)引入系統(tǒng)中。(4)認(rèn)真完善和修訂管理制度,為內(nèi)控制度提供支撐。(5)加大監(jiān)督檢查評(píng)價(jià)力度,保證內(nèi)控制度執(zhí)行。

2、結(jié)合ERP系統(tǒng),細(xì)化控制點(diǎn),制定實(shí)施細(xì)則根據(jù)ERP系統(tǒng)已經(jīng)運(yùn)行的實(shí)際情況,把內(nèi)控制度、實(shí)施細(xì)則與ERP項(xiàng)目有效結(jié)合起來,固化操作程序,變?nèi)藶榭刂茷橄到y(tǒng)控制,實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制規(guī)范化、信息化。

(1)細(xì)化業(yè)務(wù)流程和控制點(diǎn)。按“事前計(jì)劃、事中控制、事后分析”原則,結(jié)合ERP系統(tǒng)已有的流程,在產(chǎn)品收入、其他收入、采購、預(yù)算、成本、費(fèi)用、應(yīng)收款項(xiàng)、合同管理等流程方面將控制點(diǎn)與ERP系統(tǒng)結(jié)合,如產(chǎn)品收入方面:建立報(bào)價(jià)體系,通過ERP系統(tǒng)中各種物料最新價(jià)格信息,結(jié)合合理期間費(fèi)用和利潤水平快速確定合同價(jià)格。采購管理流程方面:采購計(jì)劃的制定,根據(jù)已下達(dá)的銷售訂單,系統(tǒng)運(yùn)行MRP,自動(dòng)生成物料需求計(jì)劃,通過主計(jì)劃員、生管員、主管領(lǐng)導(dǎo)的審核,生成采購計(jì)劃,提高了計(jì)劃的準(zhǔn)確性;采購價(jià)格的確定,在正常執(zhí)行招議標(biāo)、詢比價(jià)工作的基礎(chǔ)上,分設(shè)價(jià)格員和采購員崗位,價(jià)格員負(fù)責(zé)維護(hù)價(jià)格信息記錄,專門針對(duì)不同供應(yīng)商、不同階段物料進(jìn)行價(jià)格審核;采購員僅負(fù)責(zé)采辦工作,不允許在采購訂單中修改價(jià)格。預(yù)算管理方面:年初將確定的預(yù)算指標(biāo)錄入到ERP系統(tǒng)中,通過系統(tǒng)控制各項(xiàng)指標(biāo)的支出,當(dāng)超出預(yù)算時(shí),系統(tǒng)可以自動(dòng)鎖定;非生產(chǎn)性物料只有在有預(yù)算,和在預(yù)算指標(biāo)內(nèi)才能啟動(dòng)采購程序。成本管理方面:加大材料成本的控制,所有材料的領(lǐng)用必須根據(jù)BOM的數(shù)量確定,補(bǔ)料須經(jīng)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)部門的認(rèn)可,且在系統(tǒng)中留下記錄才能發(fā)料。應(yīng)收款項(xiàng)方面:加大過程控制,要求財(cái)務(wù)、銷售、生產(chǎn)、物流等部門針對(duì)合同簽訂、生產(chǎn)、發(fā)運(yùn)、客戶驗(yàn)收、發(fā)票開具、回款等各個(gè)關(guān)鍵時(shí)間點(diǎn)分別負(fù)責(zé),并將信息反饋到同一平臺(tái),及時(shí)了解各個(gè)環(huán)節(jié)的狀態(tài);每月按片區(qū)下達(dá)應(yīng)收、預(yù)收款項(xiàng)指標(biāo),確保貨款及時(shí)回收。合同方面:在ERP系統(tǒng)中建立共享信息平臺(tái),反映技術(shù)協(xié)議、商務(wù)合同、采購、生產(chǎn)、發(fā)運(yùn)、開票、收款等所有信息,掌握合同的執(zhí)行情況。

(2)細(xì)化管理控制要件。控制要件是執(zhí)行過程中,內(nèi)控制度留下“痕跡”的最有效的依據(jù),沒有控制要件,內(nèi)控制度執(zhí)行效果就沒有辦法得到保證?？梢詫⒉糠挚刂埔苯釉贓RP系統(tǒng)中反映,如采購訂單、生產(chǎn)訂單、銷售訂單、交貨單、發(fā)料單、收料單等,這些單據(jù)的生成必須要有前端業(yè)務(wù)的完畢,或條件的具備才能產(chǎn)生,這樣就有力地保證了各項(xiàng)業(yè)務(wù)控制點(diǎn)的執(zhí)行效果。

3、在ERP系統(tǒng)通過設(shè)置一套內(nèi)容完整、歸類繁簡適度的會(huì)計(jì)科目,規(guī)范會(huì)計(jì)核算過程,方便監(jiān)管信息的提取;由系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn),自動(dòng)完成折舊計(jì)提、費(fèi)用攤銷等工作,杜絕利用相關(guān)政策人為調(diào)節(jié)會(huì)計(jì)利潤的現(xiàn)象;利用取數(shù)公式,直接根據(jù)會(huì)計(jì)賬簿生成會(huì)計(jì)報(bào)表,保證報(bào)表數(shù)據(jù)真實(shí)、完整。

三、ERP環(huán)境下實(shí)施內(nèi)部控制需注意的方面

1、ERP系統(tǒng)一般包括財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、物料、銷售等模塊。然而ERP系統(tǒng)還是無法涵蓋企業(yè)內(nèi)控管理的各項(xiàng)內(nèi)容。很多標(biāo)準(zhǔn)的ERP功能配置并不符合企業(yè)原有獨(dú)特的業(yè)務(wù)流程。如果完全照搬行業(yè)的規(guī)范來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一,那只能束縛手腳。所以要適應(yīng)企業(yè)個(gè)性特點(diǎn),則要堅(jiān)持兩條腿走路,即在使用ERP系統(tǒng)的同時(shí),針對(duì)企業(yè)內(nèi)控的要求,對(duì)部分模塊進(jìn)行二次或自主開發(fā)。

2、職責(zé)分離是企業(yè)內(nèi)部控制的基礎(chǔ)控制手段,其主要目標(biāo)是預(yù)防因內(nèi)部人員的舞弊行為而使企業(yè)遭受損失。在ERP系統(tǒng)環(huán)境下,如果一個(gè)企業(yè)沒有對(duì)相關(guān)職位進(jìn)行職責(zé)分離或者沒有嚴(yán)格分離,這些職位的責(zé)任人就都有可能隨便查看系統(tǒng)甚至修改系統(tǒng),盜取系統(tǒng)數(shù)據(jù),這對(duì)企業(yè)會(huì)造成很大的損失。

3、在ERP中各財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息也由前端工作人員導(dǎo)入ERP系統(tǒng)中,由系統(tǒng)進(jìn)行處理,形成可識(shí)別文件類型。這些都要在保證輸入正確的基礎(chǔ)上進(jìn)行。在這一過程中,風(fēng)險(xiǎn)存在各個(gè)方面,如在輸入的過程中,可能產(chǎn)生輸入數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤,有時(shí)一個(gè)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)無法對(duì)上,再次錄入或者檢查又會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間,大大降低工作效率。各個(gè)系統(tǒng)的連接,也可能出現(xiàn)問題,導(dǎo)致ERP系統(tǒng)的運(yùn)用出現(xiàn)一系列差錯(cuò),等等。

4、在ERP環(huán)境下的內(nèi)控系統(tǒng)建立及運(yùn)行,還需要非常重視相關(guān)人才的培養(yǎng)。企業(yè)在實(shí)施ERP系統(tǒng)時(shí)會(huì)普遍遇到人才缺乏的問題。因?yàn)槠髽I(yè)此時(shí)所需的人才必須精通本企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程,特別是財(cái)務(wù)方面的各項(xiàng)業(yè)務(wù),最好掌握一定的計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù),還應(yīng)當(dāng)具有系統(tǒng)分析員的某些素質(zhì),能關(guān)注諸如數(shù)據(jù)環(huán)境、數(shù)據(jù)處理和最新的信息技術(shù)等問題,具備了這些專業(yè)條件的人才比較容易與ERP系統(tǒng)開發(fā)人員溝通,能夠精確地表述企業(yè)的意圖和需要。

5、在內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)的設(shè)置上。應(yīng)克服重眼前成本輕專職機(jī)構(gòu)建立的偏向。內(nèi)控監(jiān)督機(jī)構(gòu)要對(duì)每個(gè)崗位、每個(gè)部門和各項(xiàng)業(yè)務(wù)實(shí)施全面監(jiān)督反饋制度。實(shí)現(xiàn)與行政管理交叉控制;內(nèi)控監(jiān)督機(jī)構(gòu)必須在形式和實(shí)質(zhì)上保持獨(dú)立,稽核工作要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的監(jiān)督審計(jì)程序。涵蓋主要業(yè)務(wù)和重要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),內(nèi)控監(jiān)督機(jī)構(gòu)人員應(yīng)由熟悉業(yè)務(wù)、有責(zé)任心、作風(fēng)正派的人員構(gòu)成。

總之,ERP系統(tǒng)在企業(yè)的應(yīng)用將會(huì)對(duì)其內(nèi)部控制體系產(chǎn)生廣泛而深遠(yuǎn)的影響。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用并不僅僅是簡單的軟件系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)的使用,還應(yīng)該配合企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化,企業(yè)內(nèi)部管理體系、特別是內(nèi)部控制體系質(zhì)量的提升才能體現(xiàn)其應(yīng)用價(jià)值。在ERP環(huán)境下,企業(yè)的內(nèi)部控制體系仍然將是企業(yè)管理活動(dòng)關(guān)注的焦點(diǎn),是企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值、實(shí)現(xiàn)效益的基礎(chǔ)。