會計電算化工作中存在的問題及對策研究

譚洪艷

摘要:近年來,隨著計算機技術(shù)的突飛猛進,會計電算化也得到了前所未有的發(fā)展。許多單位要么微機記賬,要么微機出報表,或二者兼而有之,初步實現(xiàn)了會計工作電算化,取得了較好的效果。但由于這項工作剛剛啟步,尚處于探索階段,加之缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和組織協(xié)調(diào),仍存在許多問題。本文將對這些問題加以分析,并給出相應(yīng)對策。

關(guān)鍵詞:電算化;問題;對策

1會計電算化存在的問題

1.1重視機的因素,忽視人的因素

電算化會計取代傳統(tǒng)型會計,即可取代會計人員的算賬、報賬等工作,會計人員的工作就是簡單地輸入信息。因此,會計電算化的關(guān)鍵是計算機的運行速度和功能,而非會計人員的素質(zhì)。在會計電算化中,計算機是主要因素,財會人員是次要因素。外部環(huán)境也促成了這一現(xiàn)象,名目繁多的達標(biāo)、檢查都是以機型的好壞作為評價標(biāo)準(zhǔn)的,為了對付這樣的達標(biāo)和檢查,各單位不斷地提高計算機檔次,不斷翻新機型,但卻缺乏對財會人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

1.2重視會計電算化自身因素,忽視會計電算化環(huán)境因素

會計電算化自身因素是指直接維持計算機運行的各因素之和。它包括計算機硬件系統(tǒng)及其配套設(shè)施、會計電算化軟件、會計電算化工作人員以及賴以輸入信息的原始憑證。會計電算化環(huán)境因素是指對會計電算化產(chǎn)生促進和制約作用的社會環(huán)境總和。包括經(jīng)濟環(huán)境、政治環(huán)境、法律環(huán)境、管理環(huán)境、以及意識環(huán)境等。這些環(huán)境因素對電算化會計具有極大的制約作用。會計電算化的正常運轉(zhuǎn)必須具備相應(yīng)的環(huán)境條件,如電算化會計管理制度、內(nèi)部控制制度以及單位領(lǐng)導(dǎo)對電算化會計優(yōu)越性的充分認(rèn)識和重視。只有具備上述條件,電算化會計才能在財務(wù)管理中有效地發(fā)揮作用。

某些單位存在著只重視會計電算化自身因素,而忽視環(huán)境因素的現(xiàn)象。如已開展會計電算化工作的單位,大多都沒有建立和制定相應(yīng)的電算化會計管理制度及內(nèi)部控制制度,單位領(lǐng)導(dǎo)也沒有足夠重視,認(rèn)為微機記賬只是手工記賬的重復(fù),從而缺乏有效的管理。

1.3重視計算機專業(yè)人員,忽視財會專業(yè)人員

在傳統(tǒng)會計核算形式下,從對原始憑證的分析處理開始,一直到財務(wù)報表的生成和財務(wù)數(shù)據(jù)的分析,都由財務(wù)會計人員完成。整個財務(wù)會計工作始終離不開財會人員,財會人員顯得至關(guān)重要。在電算化會計方式下,只是原始憑證的分析和輸入由會計人員直接處理,會計報表的生成以及一部分財務(wù)數(shù)據(jù)的分析都由計算機自動生成。財會人員的工作顯得較機械、簡單,而維護計算機運轉(zhuǎn)的計算機人員的工作卻顯得相對重要。因此,這些單位更多地依賴計算機專業(yè)人才,造成重視計算機專業(yè)人員,忽視會計人員的現(xiàn)象。

1.4 重視報賬功能,忽視管理功能

長期以來,我國會計工作主要從事事后核算,很少進行事前的分析和事中的控制。會計電算化的運用和發(fā)展可以極大地發(fā)揮電子計算機卓越的計算功能,將財會人員從繁重的算賬、報賬工作中解脫出來,把精力放在加強財會管理方面。然而,我國實行會計電算化的單位中卻存在著重視報賬功能,忽視管理功能的現(xiàn)象。采用的財會軟件的材料核算、工資核算、固定資產(chǎn)核算等功能較強,而具備管理型功能的成本核算、財務(wù)指標(biāo)分析體系以及資金供求預(yù)測等模塊,或根本沒有設(shè)計,或內(nèi)容過于簡單、功能不全。并且查詢功能也不很強,限制了其管理功能,失去了會計電算化對加強財務(wù)管理的積極意義。

1.5 重視電算化會計系統(tǒng)建設(shè),忽視電算化會計制約機制

有些單位將計算機系統(tǒng)的維護、數(shù)據(jù)的輸入與修改、軟件的輸入與修改交給同一個人完成,大大增加了差錯和舞弊的可能性。有些單位為了加強控制,不是從會計電算化入手建立相應(yīng)的內(nèi)部控制制度,而是保留了傳統(tǒng)會計核算方式下的大部分會計資料,甩賬率始終難以提高,沒有充分發(fā)揮電算化會計的優(yōu)越性。而且長期計算機和手工雙軌運行,增加了財會人員工作量,會使財務(wù)人員產(chǎn)生厭煩情緒。

2相應(yīng)對策

針對會計電算化進程中存在的問題,我們認(rèn)為應(yīng)采取以下對策:

2.1更新認(rèn)識,轉(zhuǎn)變觀念

單位領(lǐng)導(dǎo)要重視會計電算化工作,要認(rèn)識開展會計電算化工作的意義,并且樹立以財會人員為核心的“人本主義思想”。具體而言,即在會計電算化過程中,強調(diào)人的作用,特別是財會人員的作用,牢固樹立人是會計電算化工作的決定因素的觀點。

它包括三層含義:一是計算機是人們引入會計工作的先進工具,而不是會計工作的全部; 二是會計電算化運行環(huán)境是由財務(wù)會計人員、計算機專業(yè)人員以及廣大的職員營造和構(gòu)建的,會計電算化系統(tǒng)離不開運行環(huán)境;三是會計制度的設(shè)計、財務(wù)數(shù)據(jù)的分析和解釋以及各種預(yù)測和規(guī)劃工作主要是由財會人員完成,會計專業(yè)人員在會計電算化工作中處于核心地位。

計算機專業(yè)人員固然必不可少,但會計人員的作用更加重要。報賬型會計是以程序化工作為主,但管理型會計則以非程序化工作為主(如財務(wù)會計信息的分析、財務(wù)監(jiān)督的實施等)。會計電算化的巨大作用是將廣大的財會人員從繁重的算賬、結(jié)賬工作中解放出來,并提供及時有用的信息,以供分析決策之用。針對瞬息萬變、競爭激烈的市場,計算機無法取代財會人員非程序化的分析、預(yù)測和控制工作,而只能是財會人員的工具。會計電算化的發(fā)展為會計人員將其精力主要投向財務(wù)會計管理工作,以降低成本和風(fēng)險,提高資金使用效益提供了充分的條件。

2.2加強基礎(chǔ)工作的建設(shè),改善會計電算化運行環(huán)境

要充分發(fā)揮電算化會計運算速度快、存儲容量大的特點,使其在財務(wù)管理中發(fā)揮應(yīng)有的作用,還需從以下方面加強基礎(chǔ)工作的建設(shè),改善會計電算化的運行環(huán)境。

第一,加強預(yù)算收支和憑證審核制度。電算化會計只能迅速、準(zhǔn)確地處理數(shù)據(jù),及時提供有關(guān)信息,但并不能預(yù)知將要發(fā)生的費用及支出情況,也不能審核支出的真實性和合法性。

要使電算化會計輸出數(shù)據(jù)真實可靠,首先必須保證輸入的數(shù)據(jù)真實合法。因此,必須健全預(yù)算收支和原始憑證審核等制度。否則,就會導(dǎo)致假賬真算現(xiàn)象的產(chǎn)生。

第二,完善電算化會計的內(nèi)部控制制度。內(nèi)部控制的目標(biāo)及其對財務(wù)管理的重要性并不因計算機的采用而改變或削弱。除手工操作下的內(nèi)部控制同樣適用外,電算化會計系統(tǒng)還必須從系統(tǒng)控制方面給予加強。它應(yīng)做到以下幾點:①系統(tǒng)用戶只負(fù)責(zé)提供待處理數(shù)據(jù),而不應(yīng)介入系統(tǒng)部門的日常業(yè)務(wù);②系統(tǒng)部門只負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)處理,不經(jīng)管系統(tǒng)部門以外的財產(chǎn)物資;③除非差錯產(chǎn)生于系統(tǒng)內(nèi)部,系統(tǒng)內(nèi)部不得擅自更改差錯,而應(yīng)將數(shù)據(jù)退還責(zé)任部門按規(guī)定手續(xù)更改后,再送職能部門處理;④系統(tǒng)內(nèi)部系統(tǒng)分析、程序設(shè)計與計算機的操作等職責(zé)應(yīng)予以分離。

第三,改變財務(wù)管理的形式和方法。計算機是一種先進工具,將這種工具成功地運用于財務(wù)管理之中,必須改變財務(wù)管理的形式與方法。如引入經(jīng)費自給率等財務(wù)分析指標(biāo),充分利用計算機運行速度快、存儲容量大的特點,對數(shù)據(jù)進行及時迅速的處理,為財務(wù)管理決策服務(wù)。

2.3培養(yǎng)復(fù)合型的會計人才,適應(yīng)會計電算化的要求

會計電算化要求財務(wù)人員不僅應(yīng)掌握扎實的會計知識和技能,還應(yīng)對計算機和財務(wù)管理知識有比較深刻的了解。只有掌握了比較扎實的管理知識,才能根據(jù)單位自身特點,設(shè)計最為適用的會計制度,利用電算化會計的特點,為單位預(yù)測、決策和控制等管理工作服務(wù)。因此在會計電算化進程中,應(yīng)注意培養(yǎng)“會計-計算機-管理”型的復(fù)合型人才,以促進會計電算化的正常發(fā)展。

2.4改善和提高會計軟件功能,將會計電算化引入單位財務(wù)管理活動

現(xiàn)行單位會計軟件雖然開始從核算型向管理型過渡,但總體上講,模塊內(nèi)容簡單,功能不強,不能適應(yīng)單位財務(wù)管理的需要。要真正充分發(fā)揮會計電算化的優(yōu)點,為財務(wù)管理服務(wù),必須將其納入管理信息系統(tǒng),提高會計軟件功能,增加具有管理性功能的模塊,如設(shè)計比較分析、因素分析、差額分析、圖表分析等財務(wù)分析模塊,資金需求供給預(yù)測模塊等等。