試論創(chuàng)檔案管理品牌

王洪偉 李冬梅

近年來,鶴崗市人民醫(yī)院結(jié)合新時(shí)期檔案工作的特點(diǎn),從抓基礎(chǔ)、抓管理、抓編研、抓利用入手,強(qiáng)化制度約束,注重規(guī)范管理,形成了系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的檔案工作管理體系,檔案目標(biāo)管理一年上一個(gè)臺(tái)階。

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),確保四個(gè)到位

近幾年,鶴崗市人民醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子雖然幾經(jīng)調(diào)整和新老交替,但是對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)卻始終如一,這對(duì)統(tǒng)一

職工思想,增強(qiáng)檔案管理意識(shí)起到了很好的推動(dòng)作用。

1.組織機(jī)構(gòu)到位。鶴崗市人民醫(yī)院成立了由院長(zhǎng)任組長(zhǎng),分管院長(zhǎng)任副組長(zhǎng),職能部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案目標(biāo)管理領(lǐng)導(dǎo)小組,做到有陣地、有專班、有計(jì)劃、有考核,基本形成了由院長(zhǎng)親自抓,分管院長(zhǎng)負(fù)責(zé)抓,檔案部門具體抓,各職能部門配合抓的整體聯(lián)動(dòng)檔案目標(biāo)管理組織體系。

2.人員配備到位。鶴崗市人民醫(yī)院嚴(yán)格按照“五性”要求認(rèn)真選拔和配備檔案工作人員。長(zhǎng)期以來,我院不僅配備了一名專職檔案人員,而且每個(gè)職能部門還配備了一名兼職檔案人員。形成了以檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組為領(lǐng)導(dǎo)、以專職檔案員為主體、兼職檔案員協(xié)調(diào)配合的齊抓共管檔案工作目標(biāo)管理網(wǎng)絡(luò)。

3.宣傳教育到位。鶴崗市人民醫(yī)院堅(jiān)持把開展檔案宣傳教育作為做好新時(shí)期檔案工作的重要環(huán)節(jié),他們把檔案知識(shí)學(xué)習(xí)列入黨組中心組學(xué)習(xí)的重要內(nèi)容;把《檔案法》等資料編印成冊(cè),印發(fā)到各科室,經(jīng)常性組織學(xué)習(xí);堅(jiān)持每半年組織一期“檔案知識(shí)宣傳櫥窗”,每年舉辦一次檔案知識(shí)有獎(jiǎng)答題競(jìng)賽活動(dòng),以漫畫、問答、娛樂等生動(dòng)活潑的形式,讓干部職工在活動(dòng)中受到教育,在教育中得到提高。

4.資金投入到位。為提高檔案管理水平,鶴崗市人民醫(yī)院千方百計(jì)增加檔案投入。他們針對(duì)檔案庫房面積狹小、容量不夠的現(xiàn)狀,對(duì)檔案庫房進(jìn)行了全面改造,使檔案庫房面積逐步擴(kuò)大,并設(shè)置了閱文室和微機(jī)室,還投資建起了榮譽(yù)檔案室和圖書資料室。同時(shí),我院又先后購置了空調(diào)、滅火器等硬件設(shè)施,安裝了防盜門窗和防光窗簾,檔案管理完全達(dá)到了“八防”要求。

二、整章建制,健全四個(gè)體系

1.崗位職責(zé)體系。鶴崗市人民醫(yī)院制訂了《檔案目標(biāo)管理領(lǐng)導(dǎo)小組工作職責(zé)》和《檔案員工作職責(zé)》。檔案目標(biāo)管理領(lǐng)導(dǎo)小組具體負(fù)責(zé)全院檔案工作的組織、管理和指導(dǎo),制訂長(zhǎng)期和年度檔案工作規(guī)劃,并負(fù)責(zé)組織實(shí)施。這些崗位目標(biāo)責(zé)任制的制訂和落實(shí),切實(shí)增強(qiáng)了干部職工做好檔案工作的責(zé)任感和主動(dòng)性,檔案工作事事有人抓,項(xiàng)項(xiàng)有人管。

2.檔案管理體系。每年初,鶴崗市人民醫(yī)院都要組織召開座談會(huì),根據(jù)機(jī)構(gòu)調(diào)整和業(yè)務(wù)發(fā)展,對(duì)我院檔案歸檔制度進(jìn)行討論、修改、充實(shí)和完善,經(jīng)過不斷的摸索和完善,已初步形成了一套規(guī)范的業(yè)務(wù)操作流程。

3.檢查監(jiān)督體系。在長(zhǎng)期的工作實(shí)踐中,鶴崗市人民醫(yī)院總結(jié)出這么一條經(jīng)驗(yàn):檔案管理僅僅依靠健全的規(guī)章制度和檔案人員的高度自覺是肯定不行的,還必須加強(qiáng)檢查監(jiān)督。每年,鶴崗市人民醫(yī)院都要組織開展兩次以上檔案管理制度執(zhí)行情況檢查,主要采取兼職檔案員自查和專職檔案員檢查相結(jié)合,全面檢查和重要檢查相結(jié)合,年終考核與日常考查相結(jié)合的方式,全方位排查安全隱患,找出工作中存在的容易忽視、不夠嚴(yán)謹(jǐn)、制度真空可能導(dǎo)致責(zé)任事故發(fā)生的環(huán)節(jié)和部位,制訂相應(yīng)的防范措施,做到排查細(xì)、羅列全、研究透,同時(shí)把風(fēng)險(xiǎn)防范責(zé)任落實(shí)到部門、崗位和個(gè)人頭上,做到職責(zé)清楚、措施清楚、責(zé)任清楚。

4.目標(biāo)考核體系。鶴崗市人民醫(yī)院把機(jī)關(guān)檔案目標(biāo)管理作為一項(xiàng)重要工作與業(yè)務(wù)工作同計(jì)劃、同安排、同考核,制訂了《鶴崗市人民醫(yī)院機(jī)關(guān)檔案目標(biāo)管理考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》,開展目標(biāo)考核,真正把機(jī)關(guān)檔案目標(biāo)管理的各項(xiàng)措施落到了實(shí)處。

三、求實(shí)創(chuàng)新,突出四性

鶴崗市人民醫(yī)院始終把求優(yōu)、求新、求高的標(biāo)準(zhǔn)貫穿于檔案工作的每一環(huán)節(jié),為檔案管理不斷取得新的成績(jī),實(shí)現(xiàn)新的跨越打造了一個(gè)堅(jiān)實(shí)的平臺(tái)。

1.夯實(shí)基礎(chǔ),突出了代表性。一是檔案門類齊全。鶴崗市人民醫(yī)院在做好文書檔案和會(huì)計(jì)檔案歸檔工作的同時(shí),還建立了榮譽(yù)檔案、科技檔案、基建檔案、聲像檔案和電子檔案,門類齊全。二是編研成果豐碩。近年來,鶴崗市人民醫(yī)院不斷提高檔案編研工作水平,形成了《病例檔案》、《信用檔案》、《科技檔案》、《財(cái)務(wù)檔案》、《審計(jì)檔案》和《影像檔案》等,編寫了檔案管理方面的有關(guān)論文達(dá)500多萬字。

2.個(gè)性鮮明,突出了典型性。一是建立了醫(yī)療數(shù)據(jù)庫。我們把近5年來的醫(yī)療統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行了集中匯總,為我院開展調(diào)查研究、制訂工作規(guī)劃、研究醫(yī)療發(fā)展提供了歷史資料。二是建立了監(jiān)管信息庫,他們按照監(jiān)管內(nèi)容,分別建立了病例檔案管理、影像管理、財(cái)務(wù)管理、科技管理、信用管理和高管人員管理等六個(gè)監(jiān)管資料庫,為我院加強(qiáng)醫(yī)療監(jiān)管架設(shè)了一條信息高速公路,有效地防范和化解了醫(yī)療風(fēng)險(xiǎn)。三是建立信用檔案資料庫。

3.注重科教,突出了先進(jìn)性。鶴崗市人民醫(yī)院堅(jiān)持把科技和教育作為提高檔案工作管理水平的重中之重來抓。他們始終注重提高檔案人員的綜合素質(zhì),率先在全院實(shí)行持證上崗制。近年來,鶴崗市人民醫(yī)院更是把科技開發(fā)納入了年度重要議事日程,著力提高檔案管理現(xiàn)代化水平。目前鶴崗市人民醫(yī)院檔案室配置了電腦,安裝了全省最先進(jìn)的檔案目標(biāo)管理系統(tǒng)軟件,購置了打印機(jī)、掃描儀、攝像機(jī)等科技設(shè)施,是全市醫(yī)療系統(tǒng)唯一一家實(shí)行微機(jī)管理的市級(jí)醫(yī)院。

4.開發(fā)利用,突出了實(shí)用性。開發(fā)利用是鶴崗市人民醫(yī)院加強(qiáng)檔案管理的出發(fā)點(diǎn)和落足點(diǎn),在我們看來,檔案不是一種陳列檔案柜里的裝飾品,而是一筆可以開發(fā)利用的寶貴財(cái)富。近年來,隨著檔案管理現(xiàn)代化水平的不斷提高,特別是醫(yī)療數(shù)據(jù)庫、監(jiān)管信息庫、信用資料庫的建立,為檔案利用搭建一個(gè)服務(wù)平臺(tái),檔案管理在維護(hù)醫(yī)院權(quán)益、加強(qiáng)醫(yī)療監(jiān)管、整治信用環(huán)境、支持經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用日益明顯。□(編輯/穆楊)