談對流動人員檔案管理問題的探討

劉淑芹

摘要：市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，給傳統(tǒng)的就業(yè)觀念帶來了很大的沖擊，人員流動趨于頻繁，形式更加多樣化。如何管理好流動人員的人事檔案，促進(jìn)人才合理流動，是人事部門為社會主義市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)的重要課題。本文結(jié)合工作實(shí)踐對流動人員檔案管理存在的問題和對策進(jìn)行粗淺地探討。

關(guān)鍵詞：流動人員檔案管理對策

1流動人員人事檔案管理存在的主要問題

1.1檔案管理混亂，管理方法、手段滯后。近年來，受經(jīng)濟(jì)利益驅(qū)動或?qū)φ呷狈α私?，一些中介機(jī)構(gòu)、個體私營企業(yè)等不具備管理檔案資格的單位擅自接收和管理流動人員人事檔案，有的甚至隨意涂改檔案，造成流動人員人事檔案管理秩序的混亂，在社會上造成惡劣的影響。有些檔案管理部門手段落后，沒有相應(yīng)的硬件設(shè)備，檔案的庫房設(shè)施配備達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，“六防”設(shè)施不齊備，有的還停留在手工操作的階段，仍沿用老的方法，滿足于裝好袋、鎖好柜子的低水平上。

1.2檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范，移交不及時或不移交。有的單位因改制清退、辭退人員后，單位沒有按規(guī)定將人事檔案轉(zhuǎn)交人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理：有的單位以聘用制、合同制或其他形式自行招聘人員，對其中的專業(yè)技術(shù)人員或管理人員，沒有按規(guī)定到人才服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理鑒證及人事勞動代理手續(xù)；有的單位違反政策規(guī)定將檔案直接交給本人保管、轉(zhuǎn)遞，或不通過正常的機(jī)要轉(zhuǎn)遞，在郵寄轉(zhuǎn)遞過程中丟失、損壞：有的流動人員特別是大中專畢業(yè)生在求職過程中，私自攜帶檔案，或認(rèn)為檔案無用并將檔案遺棄，造成檔案違規(guī)拆封、失真、丟失等等。

1.3檔案材料殘缺不全，內(nèi)容不完整、不真實(shí)。流動人員人事檔案中大多只有姓名、性別、民族、參加工作時間、入黨入團(tuán)時間、文化程度i本人經(jīng)歷等簡單材料，而反映本人動態(tài)業(yè)績的材料不夠，如缺乏經(jīng)常性工作實(shí)績以及專業(yè)技術(shù)等方面的考察和記載，在評價政治態(tài)度和思想品質(zhì)時，大多是千篇一律的政治術(shù)語或套話，千人一面，幾年一貫制，不能客觀全面地反映本人的情況，檔案利用價值低。

1.4檔案材料難以收集補(bǔ)充、續(xù)寫。用人單位大多重視流動人員的使用價值，一味強(qiáng)調(diào)為本單位創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益。而忽視了他們在生產(chǎn)、科研等工作的動態(tài)管理，沒有將形成的材料收集、歸檔，有的用人單位甚至拒絕提供有關(guān)材料，流動人員檔案材料的收集、補(bǔ)充和續(xù)寫困難較大，致使組織人事部門考核任免干部時缺乏事實(shí)依據(jù)。

出現(xiàn)上述問題的原因是多方面的，主要表現(xiàn)在：體制不健全，機(jī)構(gòu)不完善，管理不到位，行政干預(yù)無手段，人事檔案觀念淡化，流動人員人事檔案管理有關(guān)政策的宣傳缺乏力度，代管人事檔案收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，經(jīng)費(fèi)不足等。

2流動人員檔案管理的對策

面對流動人員人事檔案管理中存在的問題，我們磐須采取有效措施，切實(shí)加強(qiáng)流動人員人事檔案的管理：

2.1強(qiáng)化制度建設(shè)，加強(qiáng)對流動人員檔案的規(guī)范化管理。首先，要明確檔案管理的職責(zé)。按照流動人員人事檔案管理“集中統(tǒng)一，歸口管理”的原則，縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)為流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)，其它任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案；嚴(yán)禁個人保管他人人事檔案。對不具備檔案管理資格的單位要采取行政命令與經(jīng)濟(jì)手段相結(jié)合的方法進(jìn)行清理，有效地解決流動人員人事檔案管理存在的有令不行，有禁不止的現(xiàn)象；認(rèn)真貫徹執(zhí)行中組部、人事部《關(guān)于加強(qiáng)流動人員人事檔案管理工作的通知》、《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定>等政策法規(guī)，采取得力措施，加強(qiáng)對流動人員人事檔案的監(jiān)督和控制，制定相應(yīng)的制度，理順關(guān)系，依法管理；對不具備管理檔案資格的中介機(jī)構(gòu)、民營集體、個體私營企業(yè)等單位進(jìn)行清理，徹底解決流動人員人事檔案管理秩序混亂的現(xiàn)象。其次，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要建立健全各項規(guī)章制度。一是嚴(yán)格歸檔制度。收集的材料必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，要突出“準(zhǔn)”字，嚴(yán)格審查把關(guān)。二是嚴(yán)格保管保護(hù)制度。根據(jù)安全保密，便于查找的原則要求，對檔案進(jìn)行嚴(yán)密、科學(xué)的保管，采取“六防”措施，不斷研究和改進(jìn)檔案的保管方法和保護(hù)技術(shù)，確保檔案安全無損，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。三是嚴(yán)格查閱、借閱制度。嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)，防止檔案材料丟失和泄密。四是嚴(yán)格檔案轉(zhuǎn)遞制度。建立檔案機(jī)要轉(zhuǎn)遞制度，嚴(yán)禁流動人員“自帶檔案”，對不按規(guī)定程序轉(zhuǎn)遞的人事檔案。拒絕接收。

2.2強(qiáng)化宣傳力度，增強(qiáng)流動人員檔案意識。組織人事部門及人事檔案管理工作者，應(yīng)在提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的基礎(chǔ)上，利用多種形式和多條渠道，積極宣傳<檔案法)、<干部檔案工作條例)、(流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》及有關(guān)配套政策法規(guī)，尤其是加強(qiáng)對流動人員的宣傳教育，增強(qiáng)其檔案意識，提高貫徹執(zhí)行黨和國家人事政策和檔案法規(guī)的自覺性。同時，加強(qiáng)指導(dǎo)，嚴(yán)格監(jiān)督。定期舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班或召開流動人員人事檔案管理專題會，加強(qiáng)流動人員人事檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是強(qiáng)化對非國有單位和流動人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行分類指導(dǎo)，使他們熟悉掌握人事檔案管理工作的基本知識和政策法規(guī)，提高他們的整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。同時，還要進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，使流動人員人事檔案工作步入制度化、規(guī)范化、法制化軌道。

2.3強(qiáng)化硬件和人才市場建設(shè)，加強(qiáng)人事代理工作力度；隨著人事人才工作的開展和各項改革的不斷深入，流動人員檔案數(shù)量逐年增加，工作量也越來越大：為切實(shí)提高檔案管理水平和利用效能，應(yīng)抓好三個環(huán)節(jié)的工作。一是要不斷加大投入，加強(qiáng)硬件建設(shè)，完善基礎(chǔ)設(shè)施；二是人才市場要建立專門的干部和專業(yè)技術(shù)人員人事檔案庫，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，使流動人員檔案管理工作更趨科學(xué)化、信息化、法制化，更好地發(fā)揮人事檔案的職能作用和服務(wù)功能，以及人才市場的管理和服務(wù)功能。三是要大力推行人事代理，為企業(yè)改制、事業(yè)單位配套改革服務(wù)，為人才合理流動服務(wù)，及時1薛除單位和個人推行各項改革中出現(xiàn)的疑難問題和后顧之憂。人才市場要嚴(yán)格執(zhí)行《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定>，及時檢查清理企業(yè)和個人以及非檔案管理部門管理干部人事檔案的違紀(jì)違法行為，確保人事檔案安全。

2.4強(qiáng)化隊伍自身建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案隊伍管理。要從政治上、理論上、專業(yè)上、現(xiàn)代辦公手段上加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員綜合素質(zhì)和工作水平。檔案管理工作人員要深入學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論以及江澤民“三個代表”重要思想。牢固樹立為人民服務(wù)，為用人單位服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的思想。同時，要把那些政治素質(zhì)強(qiáng)。理論水平高，堅持原則、認(rèn)真負(fù)責(zé)、工作細(xì)致、有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感的同志選到檔案管理崗位，不斷提高檔案管理水平，為檔案管理工作的健康開展提供有力的組織保證。