一卡通系統(tǒng)在大型寫字樓的應(yīng)用研究

鄭扶正

【摘要】：大型寫字樓在具備很多優(yōu)勢(shì)的同時(shí)也面臨嚴(yán)重而復(fù)雜的問題，因?yàn)槿藛T機(jī)構(gòu)眾多，進(jìn)出人員和設(shè)備多且雜，而各個(gè)機(jī)構(gòu)同時(shí)對(duì)自身又有一定的保密要求，這些都給大型寫字樓的管理和運(yùn)作帶來了很大的挑戰(zhàn)。近年來，一卡通系統(tǒng)開始在大型寫字樓的管理工作中逐漸推廣并且在實(shí)際總發(fā)揮了重大的作用，被普遍認(rèn)為是解決大型寫字樓管理問題的有效措施，所以關(guān)于大型寫字樓一卡通系統(tǒng)的研究成為當(dāng)下的一個(gè)熱點(diǎn)，對(duì)相關(guān)問題的分析討論對(duì)于我們進(jìn)一步打造一卡通管理體系具有十分重要的理論和現(xiàn)實(shí)意義。

【關(guān)鍵字】：一卡通系統(tǒng) 大型寫字樓 管理

進(jìn)入新世紀(jì)以來，我國(guó)經(jīng)濟(jì)持續(xù)高速穩(wěn)定發(fā)展，在較為良好的經(jīng)濟(jì)環(huán)境和商業(yè)模式逐漸與國(guó)際接軌的情況之下，大型寫字樓在我國(guó)正以前所未有的速度急劇發(fā)展。大型寫字樓方便公司、政府的集中化管理，各個(gè)公司的信息共享和資源互助，同時(shí)對(duì)城市來說也有利于商業(yè)中心的形成和CBD的平臺(tái)搭建，在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)模式下具有很強(qiáng)的優(yōu)越性。因而大型寫字樓得到了全球大小公司的青睞。

大型寫字樓在具備很多優(yōu)勢(shì)的同時(shí)也面臨嚴(yán)重而復(fù)雜的問題，因?yàn)槿藛T機(jī)構(gòu)眾多，進(jìn)出人員和設(shè)備多且雜，而各個(gè)機(jī)構(gòu)同時(shí)對(duì)自身又有一定的保密要求，這些都給大型寫字樓的管理和運(yùn)作帶來了很大的挑戰(zhàn)。近年來，一卡通系統(tǒng)開始在大型寫字樓的管理工作中逐漸推廣并且在實(shí)際總發(fā)揮了重大的作用，被普遍認(rèn)為是解決大型寫字樓管理問題的有效措施，所以關(guān)于大型寫字樓一卡通系統(tǒng)的研究成為當(dāng)下的一個(gè)熱點(diǎn)，對(duì)相關(guān)問題的分析討論對(duì)于我們進(jìn)一步打造一卡通管理體系具有十分重要的理論和現(xiàn)實(shí)意義。

一卡通系統(tǒng)在國(guó)外被稱為““COM-ID”，就是指所有相關(guān)人員通過憑借一張智能卡，代表自己的身份，在指定的區(qū)域范圍內(nèi)，為自己工作、生活有關(guān)社會(huì)活動(dòng)，例如安全區(qū)出入、驗(yàn)證、內(nèi)部消費(fèi)等過

程中，快速有效地完成人員身份的統(tǒng)一識(shí)別，為持卡人自身帶來便利和舒適，同時(shí)為管理者帶來準(zhǔn)確、高效，并減少摩擦。

一卡通系統(tǒng)在大型寫字樓的管理中優(yōu)勢(shì)是非常明顯的，大體上有以下幾點(diǎn)：

1.快速識(shí)別人員身份

誠(chéng)如前文所言，大型寫字樓進(jìn)出人員非常之多，管理混亂且不利。傳統(tǒng)方式下由安保人員核對(duì)身份，不僅效率低下、準(zhǔn)確性差，而且容易激起人員的不滿甚至引發(fā)事端。采用一卡通系統(tǒng)后，只需在各個(gè)入口安裝刷卡器，寫字樓人員配備的卡片里面裝有相關(guān)的個(gè)人信息，刷卡配對(duì)后門禁系統(tǒng)會(huì)解除，門會(huì)打開，人員便可進(jìn)入。而如果不是寫字樓人員，刷卡器終端沒有相關(guān)數(shù)據(jù)，那么門禁系統(tǒng)不會(huì)解除，人員無法進(jìn)入。這樣效率很高，而且對(duì)人員識(shí)別非常精確。

2.使管理效率化、人性化

公司人員的考勤、外出等等歷來是公司管理的重點(diǎn)，傳統(tǒng)的打卡機(jī)不僅范圍太窄小，只能管理上下班時(shí)間而且漏洞很多，替打、多打等現(xiàn)象十分普遍，同時(shí)其固定的模式也不夠人性化。而一卡通系統(tǒng)必須使用本人唯一的卡刷卡進(jìn)出，免去了排隊(duì)打卡的煩躁，也使得替打，多打等現(xiàn)象得到有效控制。系統(tǒng)將指定讀卡器采集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾處理，只保留每天有用的考勤記錄，然后按員工姓名、部門、日期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，自動(dòng)生成各種報(bào)表。這使公司對(duì)人員的管理效率化。人性化。

3.使服務(wù)完善化

當(dāng)下的大型寫字樓除了辦公場(chǎng)地之外，娛樂體育、飲食休閑等配套措施也在不斷完善以求給辦公人員提供更好的服務(wù)。而傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)對(duì)入駐的商家缺乏管理，采用一卡通系統(tǒng)后寫字樓建設(shè)單位可以和物理管理公司配合，事先確定好配套服務(wù)區(qū)域，安裝一卡通系統(tǒng)，寫字樓人員不使用現(xiàn)金而采用一卡通電子錢包功能刷卡消費(fèi)，如此一來管理機(jī)構(gòu)對(duì)配套服務(wù)區(qū)域的運(yùn)行得到有力監(jiān)管。

目前一卡通系統(tǒng)在越來越多的大型寫字樓中被推廣運(yùn)用，隨著廣度和深度的不斷推進(jìn)，當(dāng)中也暴露出一些問題。

1.一卡通專業(yè)運(yùn)營(yíng)機(jī)構(gòu)缺失

目前應(yīng)用一卡通系統(tǒng)的大型寫字樓雖然很多，但是一卡通專業(yè)運(yùn)營(yíng)機(jī)構(gòu)在我國(guó)卻屈指可數(shù)，這使得一卡通系統(tǒng)質(zhì)量得不到有力保證，事實(shí)上大型寫字樓一卡通系統(tǒng)故障當(dāng)下正向著高頻化發(fā)展。

2.缺乏監(jiān)管

由于一卡通系統(tǒng)在大型寫字樓的應(yīng)用在我國(guó)還處于起步階段，相關(guān)的法律法規(guī)很不完善，再加上機(jī)會(huì)沒有大型專業(yè)的一卡通運(yùn)營(yíng)機(jī)構(gòu)，使得國(guó)家監(jiān)管難度很大。

3.寫字樓內(nèi)部信息共享有待加強(qiáng)

寫字樓內(nèi)部的大量機(jī)構(gòu)其一卡通系統(tǒng)往往各自為陣，信息得不到共享，在發(fā)生安全事故后降低了信息采集的效率。

4.安全性能有待提高

一卡通對(duì)人員識(shí)別是通過對(duì)“卡”的信息讀取完成的，換言之，只要我們有“卡”，理論上就可以隨意進(jìn)出寫字樓的相應(yīng)區(qū)域。而當(dāng)下一卡通所采用的基于IC卡的卡片技術(shù)安全系數(shù)并不高，很容易復(fù)制和仿制，這是當(dāng)下大型寫字樓一卡通系統(tǒng)面臨的最為嚴(yán)峻的問題。

為了有力解決上述問題，有一些元素在我們的工作中是應(yīng)該引起高度重視的：

1.搭建完善的一卡通終端系統(tǒng)

為了提高安全系數(shù)，一卡通系統(tǒng)應(yīng)該結(jié)合各個(gè)寫字樓的實(shí)際將信息采集，終端監(jiān)控等系統(tǒng)加強(qiáng)更新研發(fā)，提高“卡片”科技含量，同時(shí)將卡與人結(jié)合起來，增加掃描系統(tǒng)等。其具體體統(tǒng)結(jié)構(gòu)如下圖所示：

2.加強(qiáng)寫字樓內(nèi)部信息聯(lián)網(wǎng)與共享

對(duì)于各個(gè)機(jī)構(gòu)自身的一卡通系統(tǒng)，寫字樓應(yīng)該進(jìn)行有機(jī)整合，建立后臺(tái)控制系統(tǒng)，對(duì)不涉及各機(jī)構(gòu)機(jī)密的信息進(jìn)行備份和共享，在發(fā)生安全事故后才能很快地從信息庫(kù)中提取到相關(guān)信息。

其信息共享模式課參照下圖：

3.建立規(guī)范化市場(chǎng)和監(jiān)管體系

政府應(yīng)該加快推進(jìn)大型一卡通系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)機(jī)構(gòu)的建立，解決一卡通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中存在的投資、建設(shè)、管理、使用等體制的弊端。與此同時(shí),完善相關(guān)法律法規(guī)的建設(shè)，加快政府機(jī)構(gòu)及其職能的調(diào)整,規(guī)范職能,健全管理體制,準(zhǔn)確把握政府的角色定位,強(qiáng)化公共服務(wù)水平,特別是制定科學(xué)的公共政策和保證預(yù)期的施行質(zhì)量。

【參考文獻(xiàn)】：

1.李麗賓.寫字樓一卡通系統(tǒng).管理情報(bào)學(xué)刊,2002(4)

2.王林.“一卡通”—大型寫字樓自動(dòng)化的新領(lǐng)域.作家出版社 2003