淺論學生檔案管理的問題及動態(tài)管理模式的設想

胡 嘯

摘要:學生檔案是個人檔案的重要部分,是學生一生中不可或缺的重要資訊。但是,有眾多學校的學生檔案管理工作仍然存在許多問題,使檔案的真實性和準確性得不到很好的保障,也給將來的人才審核帶來諸多麻煩。如何良好的管理學生檔案,成為了目前熱門的話題之一。

關(guān)鍵詞:學生 檔案管理

學生檔案是學生在校期間,對其學習成績、生活情況以及各種社會實踐的詳細記錄,是各個學校培育、養(yǎng)成準人才的第一手資料。在步入知識經(jīng)濟時代后中國學生數(shù)量逐年遞增的情況之下,學生檔案管理工作出現(xiàn)了不少新的情況和新的問題。 因此,詳細研究學生檔案管理中所存在的急需解決的一些問題,對于準確完整地展示人才信息,詳細的記錄學生的人生成就,甚至于對完善國家人事檔案管理都有著不可小覷的現(xiàn)實意義。

一、剖析學生檔案管理工作中所存在的主要問題

我國的學生檔案管理,至今仍缺少相關(guān)的法律法規(guī),設立專門針對學生檔案管理方面的法規(guī)是非常有必要的。正是由于缺少了相關(guān)的條文規(guī)定,于是沒有一個統(tǒng)一的建檔標準,致使各個學校對學生檔案管理的體制不盡相同。大部分學校的學生檔案管理工作都非常不專業(yè),既無明確正式的定員編制,也沒有具體的工作量考核標準,導致人員的松散,不愿意投入大量的精力實行細致管理。所以,學生檔案管理工作的不規(guī)范運行,直接導致學生檔案的雜亂無序。

學生檔案管理囫圇吞棗,缺乏標準化和規(guī)范化的約束力,也是重要問題之一。例如入檔材料手續(xù)不完整,缺三落四,這直接影響學生檔案的完整性。缺少了標準化的規(guī)范,學生檔案頁面設置隨心所欲,各不相同的紙張大小和頁邊距設置,檔案產(chǎn)生過程中多人的書寫,隨心所欲的取舍與發(fā)揮,致使學生檔案五花八門。招聘單位在對人事檔案整理時,頁面參差不齊,裁剪時候就有可能裁掉超出邊距的文字,嚴重影響了檔案質(zhì)量和整理工作。還有就是書寫時墨水的顏色和筆跡的清晰程度問題。缺少了規(guī)范化的約束,就導致藍色黑色甚至紅色檔案倍出,從側(cè)面影響了檔案所記錄人的形象。

其實,我們現(xiàn)在對學生檔案管理的模式已經(jīng)過時,技術(shù)非常陳舊。從某個角度來看,學生在校時形成的檔案記錄是其一生中的起點。在這個信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代,電子化的管理勢必取代古老的紙張檔案,但是目前仍然缺少完整的、完善的檔案管理程序,即使有,其推廣程度也微乎其微,根本無法做到普及使用。對原始的手工操作管理模式,應該盡早淘汰,從而完成向高科技高效率管理的蛻變。

二、學生檔案管理法規(guī)的完善可保障管理工作的順利進行

加強學生檔案管理的法規(guī)建設,是管理工作有序進行的基礎保障。政府有關(guān)部門已經(jīng)頒布了多部規(guī)范檔案管理工作的法規(guī),但是缺少專門針對學生檔案管理的法規(guī)。這一法律缺失,使得學生檔案管理五花八門。只有盡快出臺學生檔案管理的相關(guān)法規(guī),才能確保學生檔案管理工作有法可依、有章可循。隨著中國教育普及化步伐的加快,學生數(shù)量大幅度提升,對學生個人來講,學生時期的檔案是其全部檔案的基礎,也是人生的重要組成部分。如此重要的學生檔案,非常有必要專門立法的。用法規(guī)的約束力來強化人們的檔案管理意識,保障正確的檔案管理方式的運作,是對學生以及對社會負責。

三、動態(tài)的學生檔案需要動態(tài)的管理模式

學生檔案記錄的是他們學習生涯數(shù)年的成長歷程,檔案材料在學生就業(yè)中有著不可忽視的重要作用。今天,部分學校的就業(yè)推薦和很多用人單位校內(nèi)直接招聘給學生檔案的使用帶來超前性,學生檔案管理方法不能像曾經(jīng)一樣等到學生面臨畢業(yè)時再整理歸檔了,而是要從學生入校一天起就做好建檔工作。目前,我國關(guān)于學生的各類考核和各種等級證書層出不窮,加入各種組織和各類評優(yōu)獲獎屢見不鮮,每一次突破、每一份證書都是學生們能力的見證與成長的記錄。檔案管理者應該及時向有關(guān)職能部門索取、征集其管轄范圍內(nèi)學生的每一次榮譽,或者由學生申報后檢驗錄入。學生檔案更像是一種動態(tài)的記錄,那么,就需要一種動態(tài)的管理模式來與之對應。除了有規(guī)律地及時收集學生在校各個時間階段所形成的檔案資料外,還要盡量建立完善的學生檔案收集制度,形成一個系統(tǒng)的網(wǎng)絡。資訊搜集網(wǎng)絡的形成,標志著動態(tài)學生檔案管理模式的進步,也只有這種跟隨學生變化而變化的檔案管理方法,才能及時、準確、完整地把學生檔案有效歸檔。

四、對學生檔案記錄范圍擴大的設想

全面推進素質(zhì)教育是中國教育事業(yè)一場深刻的變革,是一項事關(guān)人才素質(zhì)、影響深遠和涉及社會各個方面的系統(tǒng)工程。學生檔案應該詳細真實的反映出在這種教育變革背景下,學生的成長歷程。現(xiàn)在的當然記錄只涉及到簡單的好與壞,是完全不夠的,擴大學生檔案歸檔范圍,全面記錄其成長歷程,才是客觀全面的歸檔方法。原有的歸檔范圍既不能涵蓋其全貌,也就無法讓將來面對的招聘單位對其有全面準確的了解。所以,檔案管理者應該根據(jù)學生在學習以及生活中的特點,補充、擴大學生檔案錄入范圍。通過這些檔案材料真實全面地反映出其個性化的發(fā)展歷程和獨特性格特征,為學生將來的就業(yè)打下扎實基礎。主要可以從學生的誠信、創(chuàng)造力、思維方式、情商、心理狀態(tài)等方面入手,做出有效客觀的評價記錄,為招聘單位和其他各組織提供有益的全面了解人才的窗口。

五、結(jié)語

身為檔案管理人,首先要抱著客觀公正的態(tài)度,去完成這神圣的工作。學生檔案的管理,更像是一個旁觀者對學生學習生涯的記錄撰寫,任何一點瑕疵都足以影響一個人的一生。所以,克服修正現(xiàn)管理中的問題,以科學有效的方法管理學生檔案,是勢在必行的重要任務。