試論企業(yè)檔案與企業(yè)文化

毛金山 亢玉才

企業(yè)檔案作為企業(yè)活動(dòng)原始資料,它一方面記錄和反映了企業(yè)文化的建設(shè)歷史,為新時(shí)期企業(yè)文化建設(shè)提供借鑒和依據(jù);另一方面對企業(yè)檔案加強(qiáng)管理的本身就是企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分。企業(yè)檔案管理與企業(yè)文化建設(shè)已經(jīng)相互融合,相互作用了。

一、企業(yè)文化是指企業(yè)在長期的科研、生產(chǎn)、管理文明建設(shè)等方面中形成的,能為全體職工普遍接受和共同遵循的理想信念、價(jià)值觀念和行為規(guī)則。企業(yè)文化的內(nèi)容主要包括:第一,企業(yè)的價(jià)值觀和道德觀;第二,企業(yè)精神;第三,企業(yè)形象。具體地講,企業(yè)的價(jià)值觀和道德觀是企業(yè)文化的基石,是企業(yè)追求的方向和目標(biāo);企業(yè)精神是企業(yè)文化的本質(zhì)特征和核心組成,是企業(yè)的發(fā)展之魂,企業(yè)形象是企業(yè)文化的綜合反映和外在表現(xiàn),是企業(yè)的無形資產(chǎn)。企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分,是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益,記錄企業(yè)文化和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。

二、從核心的精神層次分析,許多企業(yè)缺乏服務(wù)社會(huì)和公眾并被全體員工認(rèn)同的企業(yè)價(jià)值觀,削弱了檔案工作發(fā)展的基礎(chǔ)。總體上看,目前我國企業(yè)文化的發(fā)展水平仍較為滯后,企業(yè)文化的層級(jí)和企業(yè)發(fā)展的速度存在著不相協(xié)調(diào)的現(xiàn)象。企業(yè)文化作為一種組織文化,反映了企業(yè)整體的共同追求、共同價(jià)值觀和共同利益,規(guī)定著企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略方向,引導(dǎo)著員工的行為選擇。然而,目前我國的許多企業(yè)在狹隘的價(jià)值觀念的支配和引導(dǎo)下,管理者和廣大員工的精神、作風(fēng)及其他方面的行為,都受到消極的影響和制約。在他們的觀念里,檔案工作至多只是一種資料整理工作,并不直接參與企業(yè)的利潤創(chuàng)造過程,也沒有直接為企業(yè)核心競爭力的培育提供資源,純粹是只投入不產(chǎn)出的賠本買賣。因此,很多企業(yè)管理者缺乏基本的檔案意識(shí),本能地排斥檔案工作,沒有建檔的自覺性和動(dòng)力。即使在外界的宣傳和推動(dòng)下做了一些工作,但還是虛與委蛇,流于形式,仍堅(jiān)持認(rèn)為檔案工作并不能為企業(yè)帶來直接的效益,不應(yīng)包含在企業(yè)的管理流程之內(nèi),屬于可有可無的附屬行為。概而言之,我國企業(yè)檔案工作先天基礎(chǔ)薄弱,缺乏原動(dòng)力和主體積極性,極大地制約和束縛了檔案工作的順利發(fā)展。

三、從中間行為層分析,由于長期缺乏積極穩(wěn)定的企業(yè)價(jià)值觀,許多企業(yè)制度層的建設(shè)難以達(dá)到規(guī)范和統(tǒng)一,使得管理結(jié)構(gòu)不堪一擊,最終殃及檔案機(jī)構(gòu)的生存。目前,許多企業(yè)管理者只注重財(cái)務(wù)目標(biāo)和企業(yè)的贏利能力,要求任何企業(yè)行為都能跟企業(yè)的利潤直接掛鉤。而企業(yè)生存空間的艱險(xiǎn)往往使企業(yè)疲于應(yīng)對內(nèi)部糾紛和外部挑戰(zhàn),發(fā)展缺乏連續(xù)性和穩(wěn)定性,無法形成積極穩(wěn)定的企業(yè)價(jià)值觀。因而,許多企業(yè)在發(fā)展過程中,經(jīng)常屈從于外部壓力,頻繁改組企業(yè)的內(nèi)部管理機(jī)構(gòu),導(dǎo)致企業(yè)的管理結(jié)構(gòu)缺乏穩(wěn)定性和規(guī)范化。在這種情況下,檔案工作由于它的投入與產(chǎn)出傾向于一種隱性和長時(shí)段的狀態(tài),效益的產(chǎn)生又具有潛在性,難以具體量化,更難以進(jìn)入企業(yè)管理者的視野,容易被忽視,本能地被剔除于企業(yè)的管理框架之外。有的企業(yè)即使配備了檔案人員,也還是屬于兼職性質(zhì),在企業(yè)的管理架構(gòu)中處于邊緣位置,缺乏足夠的權(quán)力和資源,無穩(wěn)定性可言。有些企業(yè)雖然建立了檔案機(jī)構(gòu),但一旦面臨所謂的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)優(yōu)化和管理體制重新安排,在利潤杠桿面前,檔案機(jī)構(gòu)也經(jīng)常成為重組的犧牲品,不是被裁撤就是被合并到其他部門。在這種環(huán)境當(dāng)中,企業(yè)檔案工作難以得到企業(yè)管理者的重視,缺乏包容的企業(yè)文化和穩(wěn)定的組織基礎(chǔ),檔案機(jī)構(gòu)也自然無法在企業(yè)的管理架構(gòu)中穩(wěn)固立足和強(qiáng)化發(fā)展。

四、從表面的物質(zhì)層分析,許多企業(yè)過于強(qiáng)調(diào)物質(zhì)層建設(shè),忽視精神層建設(shè),未能深入理解檔案工作的本質(zhì)要求。目前,許多企業(yè)偏于強(qiáng)調(diào)物質(zhì)層建設(shè),追求表面效應(yīng),企業(yè)文化培育度膚淺,內(nèi)容單一,往往陷入各種誤區(qū),將企業(yè)文化口號(hào)化、文體化和表象化。企業(yè)文化最常見的培育方式就是宣講和培訓(xùn):喊幾句口號(hào),掛幾幅標(biāo)語,開幾次晨會(huì),編幾本手冊,譜一首企業(yè)歌曲和統(tǒng)一員工制服,或者舉行幾次員工素質(zhì)拓展活動(dòng)等,而不是認(rèn)真落實(shí)企業(yè)的日常行為。至于企業(yè)精神、企業(yè)理念、企業(yè)價(jià)值觀以及創(chuàng)新精神等更是無人問津,結(jié)果只是形式上熱鬧,內(nèi)涵上空洞,根本達(dá)不到實(shí)際效果,忽視了對企業(yè)文化內(nèi)涵的挖掘和體現(xiàn)。因此,看起來好像企業(yè)的文化建設(shè)搞得轟轟烈烈,有模有樣,但其實(shí)很多都是徒有其表。企業(yè)的這種“實(shí)用主義”作風(fēng)和浮躁的心態(tài)對檔案工作產(chǎn)生了很不利的影響。譬如,有些企業(yè)雖然意識(shí)到企業(yè)檔案有一定的利用價(jià)值,有必要開展檔案工作,依樣畫葫蘆地建立了檔案室,購置了設(shè)備,安排了相應(yīng)的工作人員,但結(jié)果卻往往走形變樣,蜻蜓點(diǎn)水走個(gè)形式,檔案工作并沒有制度化、經(jīng)?；亻_展起來,僅僅成了企業(yè)文化建設(shè)的道具和裝飾品。企業(yè)管理者沒有真正理解檔案工作的本質(zhì)要求,也缺乏落實(shí)和完善檔案工作的誠意和決心,導(dǎo)致企業(yè)員工也錯(cuò)誤地理解檔案工作,認(rèn)為檔案工作只是“作秀”而已,純粹是應(yīng)景之事,沒有必要真抓實(shí)干?？梢?在許多企業(yè)里,上至決策層,下至普通員工,一開始就沒能深入理解開展檔案工作的必要性和重要性,純粹是一種功用和應(yīng)付的心態(tài),致使企業(yè)檔案工作處于一種尷尬的位置。

企業(yè)的檔案管理工作就是要善于去發(fā)現(xiàn)企業(yè)每個(gè)方面的每一個(gè)瞬間及點(diǎn)點(diǎn)滴滴。通過真實(shí)的記錄,精心的保存,把企業(yè)文化這種無形的東西歸化為有形,把平?？床坏?、摸不著的東西以文字、圖片、影音資料、實(shí)物的形式展現(xiàn)出來,直觀而明了。企業(yè)檔案管理對于企業(yè)文化建設(shè)的重要性表現(xiàn)在對企業(yè)文化的歸納、梳理?！耙允窞殍b,可以知興衰”,企業(yè)檔案管理對于企業(yè)文化的記錄不是一種簡單的記錄,而是通過分類與分析使員工和領(lǐng)導(dǎo)能更好地認(rèn)清企業(yè)文化建設(shè)成就與不足。同時(shí),通過檔案管理員的梳理和價(jià)值判斷,可以“留其精華,去其糟粕”,從而更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略?！?編輯/丹桔)