淺析信息時(shí)代檔案管理模式新趨勢

張艷春

信息時(shí)代為學(xué)校檔案的快速發(fā)展提供了難得的契機(jī),作為對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄的學(xué)校檔案,要珍惜這一契機(jī),利用這一契機(jī),自主創(chuàng)新,自主研發(fā),不斷創(chuàng)新高校檔案管理的新模式,適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求,為學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮自身不可替代的作用。

一、改進(jìn)高校檔案管理模式的必要性

首先,信息時(shí)代現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,加快了社會數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程,越來越多的電子文檔應(yīng)運(yùn)而生,高校的館藏模式由傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化,檔案管理正在逐步實(shí)現(xiàn)信息化,檔案從實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變,管理范圍更加擴(kuò)大,管理方法也更加智能化。改革高校檔案管理模式是信息時(shí)代對高校檔案管理的客觀需要,是檔案事業(yè)發(fā)展的動力。隨著高校自身改革的不斷深化,檔案管理也出現(xiàn)了許多前所未有的新模式、新問題、新動向和新內(nèi)容,檔案信息利用主體越來越多,對檔案的管理要求也越來越高,面對這些變化,要更好地體現(xiàn)檔案所具有的價(jià)值,就必須大膽改革創(chuàng)新。

其次,改革高校檔案管理模式不僅是高校檔案管理服務(wù)手段的發(fā)展需要,同時(shí)也是服務(wù)方式的現(xiàn)實(shí)需要。傳統(tǒng)高校檔案管理服務(wù)手段是以手工檢索為主,難以跟上信息化社會的發(fā)展步伐,檔案的信息化著錄和檢索是時(shí)代賦予我們的發(fā)展要求,而這些又直接關(guān)系著檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新。而傳統(tǒng)高校檔案管理服務(wù)方式往往是單一式和被動式的,已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足信息化的現(xiàn)實(shí)需求。信息時(shí)代變革高校檔案管理服務(wù)方式就必須改革創(chuàng)新高校檔案管理模式。

二、實(shí)現(xiàn)改革高校檔案管理模式的具體設(shè)想

第一,以人為本,提高檔案工作者的自身素質(zhì)。檔案工作人員的自身素質(zhì)高低直接決定了其創(chuàng)新精神的強(qiáng)弱。首先,檔案工作人員要在思想意識上更新服務(wù)理念,也就是,檔案工作人員要跟上社會發(fā)展的步伐,樹立競爭參與意識,以創(chuàng)業(yè)取代守業(yè),以經(jīng)營取代“看攤”,把握時(shí)代脈搏,為學(xué)校教學(xué)、科研工作保駕護(hù)航。其次,要不斷提高檔案工作者的業(yè)務(wù)技能。培養(yǎng)和造就一支高素質(zhì)的創(chuàng)新型檔案工作隊(duì)伍,就是要努力培養(yǎng)適合檔案館數(shù)字化和現(xiàn)代化需要的復(fù)合型人才,使他們既掌握信息理論與信息知識,又能熟練地應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)、信息存儲技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、多媒體技術(shù)及檔案專業(yè)技能。這是檔案干部隊(duì)伍建設(shè)的時(shí)代之需,當(dāng)務(wù)之急。

第二,創(chuàng)新工作方式,健全工作規(guī)范。新形勢下,校園網(wǎng)、局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為信息交換最便捷、快速的途徑,人們迫切要求能夠在網(wǎng)絡(luò)中尋找到自己需要的數(shù)字化檔案信息,以往適用于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的管理方式已不再適用數(shù)字化檔案管理,必須創(chuàng)新工作方式,建設(shè)工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化的進(jìn)程。這個(gè)過程要分幾步走,首先在引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件的基礎(chǔ)上,將所藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理,這里包括的檔案內(nèi)容是整個(gè)學(xué)校建立檔案歸檔制度始就形成的珍貴資料,尤其是對那些年代久遠(yuǎn)的已經(jīng)受損,或者是容易受損的利用率較高的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化數(shù)據(jù)庫,這是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作,也是一項(xiàng)會出現(xiàn)各種問題和遇到各種困難的比較艱巨的工作。與此同時(shí),要構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)實(shí)體,建立檔案部門內(nèi)部局域網(wǎng),并接入外部網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng),制定相關(guān)的、適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行特點(diǎn)的規(guī)章制度,以便在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理,具有可操作性和跨平臺運(yùn)行能力,對電子文件管理規(guī)范,有章可循,這是檔案信息化得以進(jìn)行的基本條件,做到檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化,檔案信息管理法制化。其次,我們還要堅(jiān)持文檔一體化、紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌制原則,檔案信息化建設(shè)必須以文檔一體化為前提,文檔一體化也是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化校園對檔案管理提出的必然要求,學(xué)校在規(guī)劃和組織實(shí)施辦公自動化時(shí),要將檔案管理現(xiàn)代化納入其中,統(tǒng)籌考慮,統(tǒng)籌安排,使檔案管理與高校辦公自動化同步發(fā)展。

第三、創(chuàng)新服務(wù)手段,提供便捷服務(wù)。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步,人們對檔案信息的單一需求必然將被檔案、文件、圖書、情報(bào)檢索資料的綜合需求所代替,這就要求檔案工作者要轉(zhuǎn)變觀念,轉(zhuǎn)變檔案管理服務(wù)的重心,檔案工作人員不再是單純的檔案保管員,檔案室也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu),檔案部門就是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。而這一切的基礎(chǔ)條件就要加強(qiáng)檔案資源建設(shè),提高檔案藏量,也才能更廣泛地服務(wù)廣大師生。大幅度地提高檔案室藏量,就要多項(xiàng)措施并舉,多種途徑征集,建立起以教學(xué)、科研檔案為主體,兼顧其他類別檔案的內(nèi)容結(jié)構(gòu)體系,以網(wǎng)站為基礎(chǔ),積極開展網(wǎng)上服務(wù)。進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè),尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè),在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用,建立電子檔案(文件)數(shù)據(jù)庫管理中心,該中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位歸檔的電子文件,并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密性電子文件查詢、利用服務(wù),實(shí)現(xiàn)電子文件資源共享,極大地提高了辦公效率。做好這項(xiàng)工作的關(guān)鍵,就是要做好電子文件的自動上傳收集。網(wǎng)絡(luò)版形成的電子文件的收集工作,與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的收集有很大的不同,許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了,所以,可以在第一時(shí)間收集到電子文件的歸檔,然后即可開展在線查詢和利用服務(wù)。學(xué)校的檔案服務(wù)還可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式,讓利用者與檔案室利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通信,進(jìn)行信息交流,回答服務(wù)對象對檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢,提供查詢和咨詢服務(wù),從而更好地發(fā)揮檔案的作用。

信息時(shí)代各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展為學(xué)校檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供了可為空間,也加快了學(xué)校檔案管理信息化、數(shù)字化的進(jìn)程,高校檔案必將以其獨(dú)特的歷史性、直觀性和原始性,在學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展中獨(dú)具魅力。