淺析物資電子采購

劉 鑫 吳先飛

隨著經(jīng)濟全球化步伐的加快,面對地域遼闊、區(qū)域差異甚大、經(jīng)營環(huán)境復(fù)雜、競爭日益激烈的中國市場,供應(yīng)商建立的龐大營銷網(wǎng)絡(luò)體系在傳統(tǒng)的管理模式下日漸僵化,費用攀升,效率下降。傳統(tǒng)的采購模式弊端不斷顯現(xiàn),如供需雙方不能進行有效的信息溝通,采購很容易發(fā)展成為一種盲目行為,無法對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期進行事前控制。與之相比,電子采購為采購提供了一個全天候、超時空的采購環(huán)境,即365×24小時的采購環(huán)境。該方式降低了采購費用,簡化了采購過程,大大降低供應(yīng)鏈庫存,使采購交易雙方易于形成戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。從某種角度來說,電子采購是采購方的戰(zhàn)略管理創(chuàng)新。

一、電子采購的主要方式

電子采購是在Internet上創(chuàng)建專業(yè)供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。基于Web的方式,它能夠使采購方通過網(wǎng)絡(luò),尋找管理合格的供貨商和物品,隨時了解市場行情和庫存情況,編制銷售計劃,在線采購所需的物品,并對采購訂單和采購的物品進行在途管理、臺賬管理和庫存管理,實現(xiàn)采購的自動統(tǒng)計分析。其方式主要有以下幾種。

1.網(wǎng)上競價采購

網(wǎng)上競價采購又稱為逆拍賣,是以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為平臺,把招標方式和拍賣技術(shù)有機地結(jié)合起來。網(wǎng)上競價采購為采購方和供應(yīng)商提供了一個交互的平臺,即供應(yīng)商通過競標壓低價格而獲得采購方的采購合同,是B2B電子商務(wù)發(fā)展中的一大熱點。網(wǎng)上競價采購的整個運行過程在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下展開,改變了以往采購過程中信息不充分、不透明帶來的種種問題。相比傳統(tǒng)的競爭報價方式,網(wǎng)上競價采購在保證實時競爭現(xiàn)場的同時,又能保證參與各供應(yīng)商間的背對背,從而有條件創(chuàng)造出一個充分競爭的環(huán)境,保證采購方的利益。

2.利用網(wǎng)絡(luò)尋找貨源和供應(yīng)商

據(jù)統(tǒng)計,從1998年3月我國第一筆互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)上交易成功,到2004年完成4975億元交易額,我國的電子商務(wù)進入了務(wù)實發(fā)展階段。目前,我國登記在冊的大部分企業(yè)建立了宣傳網(wǎng)站、提供廣告發(fā)布、電子目錄、電子查詢等服務(wù),為采購方的采購提供了很大的選擇空間。

3.電子招標采購方式

電子招標采購方式,就是以信息技術(shù)為平臺,使傳統(tǒng)的招標過程電子化管理和運作。電子招標采購使供應(yīng)商之間的競爭更加公開、公正、公平,大量地節(jié)省了工作時間和精力,提高了工作效率。利用電子招標平臺在線的可導(dǎo)出數(shù)據(jù)表單,可隨需自動生成各種統(tǒng)計表格以供查閱,幫助采購方從全方位、多角度加強對招標業(yè)務(wù)的宏觀監(jiān)控和科學管理,為采購方的管理提供科學的依據(jù)。

二、電子采購的優(yōu)勢

相比于一般的電子商務(wù)和一般性的采購,電子采購在本質(zhì)上有了更多的概念延伸,它不僅僅完成采購行為,而且利用信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對采購全程的各個環(huán)節(jié)進行管理,有效地整合了企業(yè)的資源,幫助供求雙方降低了成本,提高了企業(yè)的核心競爭力。在這一全新的商業(yè)模式下,隨著買主和賣主通過電子網(wǎng)絡(luò)而聯(lián)結(jié),商業(yè)交易開始變得具有無縫性,其自身的優(yōu)勢是十分顯著的。

總體而言,電子采購有以下優(yōu)勢:第一,提高了采購效率,縮短了采購周期。采購方企業(yè)通過電子采購交易平臺進行競價采購,可以根據(jù)采購方企業(yè)的要求自由設(shè)定交易時間和交易方式,大大地縮短了采購周期。第二,節(jié)約了大量的采購成本。據(jù)美國全國采購管理協(xié)會調(diào)查顯示,使用電子采購系統(tǒng)可以為采購方節(jié)省大量成本,采購商品的價格平均降幅為10%左右,最高時可達到40%多。第三,優(yōu)化采購流程。采購流程的電子化,不是用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)簡單替換原有的方式方法,而是要依據(jù)更科學的方法重新設(shè)計采購流程。這個過程中,摒棄了傳統(tǒng)采購模式中不適應(yīng)社會生產(chǎn)發(fā)展的落后因素。第四,減少過量的安全庫存,提高庫存資金周轉(zhuǎn)率。第五,信息共享。通過電子采購可以隨時了解當時采購、競標的詳細信息,查詢以往交易活動的記錄,這些記錄包括中標、交貨、履約等情況,幫助買方全面了解供應(yīng)商,幫助賣方更清楚地把握市場需求及企業(yè)本身在交易活動中的成敗得失,積累經(jīng)驗。這使供求雙方之間的信息更加透明。第六,電子采購能幫助采購方改善客戶服務(wù)和客戶滿意度,促進供應(yīng)鏈績效,以及改善與供應(yīng)商關(guān)系。第七,電子采購不僅使采購方大大獲益,而且讓供應(yīng)商獲益。對于供應(yīng)商,電子采購可以更及時地掌握市場需求,降低銷售成本,增進與采購商之間的關(guān)系,獲得更多的貿(mào)易機會。

國內(nèi)外眾多企業(yè)實施電子采購的成功經(jīng)驗證明,電子采購在降低成本、提高商業(yè)效率方面,比在線零售、企業(yè)資源計劃(ERP)更具潛力。電子采購促進了采供雙方的良性合作,創(chuàng)造了一個共享、共贏的市場環(huán)境。

(作者單位:青島警備區(qū)第二干休所)