信息時(shí)代的檔案管理工作探析

董　霞　薛海洋

摘要：檔案信息數(shù)字化是信息化時(shí)代對(duì)檔案管理工作的特殊挑戰(zhàn)，也給檔案工作者和社會(huì)帶來(lái)巨大的機(jī)遇，檔案信息化不能取代傳統(tǒng)的檔案管理方式。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 探析

0 引言

數(shù)字檔案管理的建設(shè)要做好前期調(diào)研工作，包括對(duì)數(shù)字檔案管理的硬件、軟件、存儲(chǔ)格式與檢索標(biāo)準(zhǔn)、工作路徑的選擇，還包括對(duì)數(shù)字化及數(shù)字化對(duì)象系統(tǒng)數(shù)字化加工與商品化的數(shù)字化產(chǎn)品的系統(tǒng)建設(shè)問(wèn)題。后者就是一種數(shù)字檔案管理的本身定位與數(shù)字化資源選題確定問(wèn)題。

1 檔案管理的定位

檔案管理作為我國(guó)科學(xué)文化事業(yè)的重要組成部分，是廣大檔案用戶開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的基地。檔案用戶廣泛分布在社會(huì)的方方面面，形成一個(gè)主體部分各自獨(dú)立、邊緣部分相互交叉的特定用戶群。這些不同的用戶群，構(gòu)成需求多元化、多層次、多變量的用戶市場(chǎng)。面對(duì)這樣的市場(chǎng)，檔案管理應(yīng)該明確自己的定位。定位是一種限制，是一種特色的體現(xiàn)。特色來(lái)于限制，體現(xiàn)有所為有所不為的本質(zhì)。為此，檔案管理數(shù)字化資源建設(shè)定位的思路應(yīng)包括：第一，個(gè)性多元、交流便捷、平易包容、豐富而不同于別家的內(nèi)容。獨(dú)特性與交互性是互聯(lián)網(wǎng)的最大特色之所在。我們提倡柔性溝通，講究品位與格調(diào)，形成獨(dú)立的風(fēng)格。第二，不張揚(yáng)，不顯赫。因?yàn)樗慕ㄔO(shè)成果主要是在于它的真實(shí)性，而不是藝術(shù)性與技巧性。第三，受眾面廣還是受眾準(zhǔn)確——分眾化，成為新世紀(jì)最值得注意的傳媒發(fā)展趨勢(shì)，我認(rèn)為受眾面準(zhǔn)確更易討好用戶。第四，注重休閑文化，淡化學(xué)術(shù)性，注重地方檔案特色。

2 檔案管理工作的宗旨

以檔案用戶需求為原則，為檔案用戶服務(wù)，是檔案管理工作的根本宗旨。為此，檔案管理數(shù)字化資源建設(shè)應(yīng)做到：

2.1 以滿足用戶需求為出發(fā)點(diǎn) 要認(rèn)真了解、研究檔案用戶的需要、興趣和接受能力，以便有針對(duì)性、有目的地考慮選題和進(jìn)行選題策劃，滿足用戶在學(xué)習(xí)、工作、研究和精神生活等方面的利用需要。檔案用戶是復(fù)雜的社會(huì)群體，有年齡、職業(yè)和地域等方面的區(qū)別。年齡、職業(yè)、地域相同的用戶，因思想文化素質(zhì)不同，又分為不同的層次。這些檔案用戶的工作需要、學(xué)術(shù)興趣是各不相同的，設(shè)計(jì)選題、進(jìn)行選題策劃時(shí)，要根據(jù)具體的檔案用戶的實(shí)際情況，研究、決定所選檔案的內(nèi)容、層次級(jí)別、載體形態(tài)、文獻(xiàn)類型、數(shù)字化成品的類型等。

2.2 注重發(fā)揮檔案的特殊功能 與其他網(wǎng)站不同，檔案網(wǎng)站不僅要傳播檔案信息，還要積累檔案信息。各個(gè)民族、各個(gè)時(shí)代的檔案信息載入網(wǎng)絡(luò)后，便能成為人類共同的精神財(cái)富，可以超越時(shí)代、民族、地域的界限，長(zhǎng)期流傳，造福后代，這是檔案的特殊功能。檔案數(shù)字化的選題，要注意發(fā)揮檔案的這種特殊功能，多安排一些具有重大文化、學(xué)術(shù)價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)生命力的選題，即使這類檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)上暫時(shí)績(jī)效不明顯，也要從社會(huì)文化建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)需要出發(fā)，在財(cái)力允許的條件下盡量保證。數(shù)字檔案管理能及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)提供科技知識(shí)，它比一般數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)提供的檢索服務(wù)方式更方便自然，也就更貼近用戶。

2.3 檔案管理應(yīng)體現(xiàn)個(gè)性化 個(gè)性化就是選題的獨(dú)創(chuàng)性和開(kāi)拓性。獨(dú)創(chuàng)性是指在數(shù)字化檔案的內(nèi)容、形式、編撰體例等方面的創(chuàng)新。開(kāi)拓性指開(kāi)發(fā)新的選題領(lǐng)域或者在原有的選題領(lǐng)域中拾遺補(bǔ)闕。每一個(gè)選題都應(yīng)該有新的構(gòu)思，形成鮮明的個(gè)性特色，避免和已經(jīng)成型的網(wǎng)站重復(fù)雷同。檔案管理的數(shù)字化選題策劃也應(yīng)該有自己的個(gè)性，有自己的編輯思路、數(shù)字化文獻(xiàn)的風(fēng)格，不能一味模仿別人。

2.4 檔案管理應(yīng)滿足市場(chǎng)需求 在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制、供求規(guī)律、價(jià)值規(guī)律不以人們意志為轉(zhuǎn)移地起作用，檔案文獻(xiàn)數(shù)字化工作與網(wǎng)站建設(shè)必然受到市場(chǎng)的制約。因此，選題要充分重視市場(chǎng)作用。設(shè)計(jì)選題要考慮市場(chǎng)需要和檔案信息的供需情況，沒(méi)有市場(chǎng)需要，一般不宜采用，如果采用，就要使選題有比同類信息更高的質(zhì)量和鮮明的特色，并要預(yù)先策劃推銷的策略和手段。 我們?cè)谡J(rèn)識(shí)與實(shí)踐中不能陷入一個(gè)誤區(qū)：把市場(chǎng)潮流等同于利用者需求，因而盲目隨大流，忽視了利用者的真正需求。

2.5 檔案管理的要以可行性為前提 選題策劃要有相對(duì)的穩(wěn)定性和可行性。列人數(shù)字化計(jì)劃的選題要力爭(zhēng)能夠成功并上網(wǎng)發(fā)布，否則就會(huì)造成工作的被動(dòng)局面和人力、物力的浪費(fèi)。為了達(dá)到上述目的，需要注意兩個(gè)方面的問(wèn)題：一是研究分析完成數(shù)字化工作應(yīng)該具備的主觀條件，如網(wǎng)站編輯力量、數(shù)字化與元數(shù)據(jù)力量、數(shù)字化工作及上傳的設(shè)備條件和啟動(dòng)及后續(xù)資金等，都是完成策劃方案應(yīng)該具備的條件；二是充分估計(jì)客觀情況可能發(fā)生的變化，如利用者興趣轉(zhuǎn)移、市場(chǎng)供求關(guān)系發(fā)生變化，都會(huì)影響計(jì)劃的穩(wěn)定性和可行性，在策劃時(shí)應(yīng)該對(duì)未來(lái)情況的變化有充分的思想準(zhǔn)備，在策劃指標(biāo)、完成時(shí)間等方面注意留有余地，同時(shí)保留一部分機(jī)動(dòng)力量，以便根據(jù)新的情況提出新的選題，完成新的任務(wù)。

任何戰(zhàn)略目標(biāo)的制定，都要考慮它的可行性。就是必須維持最低生存線。如經(jīng)濟(jì)學(xué)上所說(shuō)的“短邊效應(yīng)”所言。應(yīng)以我們最薄弱的環(huán)節(jié)來(lái)制定我們的計(jì)劃，這就是為什么必須強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案管理，講特色比講規(guī)模更重要。

3 檔案管理的要素分析

數(shù)字檔案管理與網(wǎng)站建設(shè)需要有四個(gè)要素：①深厚的行業(yè)背景?；跈n案管理有文化行政系列的有力支持與對(duì)各門(mén)類檔案、多信息與形式有序的行業(yè)技能為基礎(chǔ)，它一直都有對(duì)利用需求研究滿足的傳統(tǒng)，且已初步配備現(xiàn)代化、自動(dòng)化的裝備。②充分的檔案背景。它不僅對(duì)檔案信息資源的系統(tǒng)性、現(xiàn)實(shí)性、獨(dú)特性提出了要求，而且還對(duì)進(jìn)行數(shù)字化的人才能力提出了更高的要求，即對(duì)文獻(xiàn)信息的整序能力、數(shù)據(jù)庫(kù)尤其是全文數(shù)據(jù)庫(kù)的認(rèn)知能力、計(jì)算機(jī)應(yīng)用與外語(yǔ)能力以及對(duì)新的知識(shí)的學(xué)習(xí)與轉(zhuǎn)化能力等等。檔案管理要想在未來(lái)有所作為，現(xiàn)在就必須在較少的館藏中“活化”出一些具有特色的東西，在原有的館藏上調(diào)整與充實(shí)出一些較為強(qiáng)勁的特色館藏，引進(jìn)與留住對(duì)檔案與計(jì)算機(jī)都很在行的人才。③資金支持。能否保證檔案經(jīng)費(fèi)中有固定的比例來(lái)購(gòu)買(mǎi)現(xiàn)成的數(shù)字化產(chǎn)品和將要被數(shù)字化的檔案信息；能否從ICP的角度從電信部門(mén)那里得到設(shè)備與技術(shù)方面的支持；能否通過(guò)承擔(dān)地方政府網(wǎng)站建設(shè)中獲得項(xiàng)目與資金支持，都是必須解決的問(wèn)題。④協(xié)作與協(xié)調(diào)。CISCO公司總裁說(shuō)過(guò)：你將會(huì)看到那些高科技公司，誰(shuí)懂得如何協(xié)作，誰(shuí)就會(huì)成為未來(lái)十年的領(lǐng)袖，因?yàn)榻窈鬀](méi)有人能獨(dú)自獲得成功。數(shù)字檔案管理的如果沒(méi)有協(xié)作的精神，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的多方合作的話，那么這種數(shù)字檔案管理具有的分布式的跨庫(kù)檢索方式就難以體現(xiàn)。

4 小結(jié)

總之，檔案信息數(shù)字化是信息化時(shí)代對(duì)檔案管理工作的特殊挑戰(zhàn)，也給檔案工作者和社會(huì)帶來(lái)巨大的機(jī)遇，檔案信息化不能取代傳統(tǒng)的檔案管理方式。因?yàn)?，檔案除了檔案信息外，檔案媒介也是人類和社會(huì)記憶的重要一部分，這些信息可以用來(lái)判斷檔案信息的真實(shí)性及其他方面的價(jià)值。此外，檔案信息要保存很長(zhǎng)的歷史時(shí)期，紙質(zhì)的檔案已經(jīng)經(jīng)歷了上千年的考驗(yàn)，而目前數(shù)字化的檔案保存媒介還沒(méi)有經(jīng)歷百年以上的考驗(yàn)。數(shù)字化檔案的安全性問(wèn)題還沒(méi)有經(jīng)過(guò)時(shí)間的驗(yàn)證。數(shù)字化的檔案只有和傳統(tǒng)的檔案信息保存方法相結(jié)合，才能使檔案事業(yè)更好地服務(wù)于社會(huì)。