淺談水泥生產(chǎn)線建設(shè)項(xiàng)目科技檔案管理

莫　凱

摘要：企業(yè)要在激烈競爭中提高生存質(zhì)量與空間，關(guān)鍵在于不斷完善和加強(qiáng)企業(yè)管理機(jī)制以及產(chǎn)品的質(zhì)量，而這一運(yùn)行的過程則需要科技檔案管理技術(shù)作為重要的輔助手段來實(shí)現(xiàn)，最大限度地開發(fā)和利用科技檔案資源以提高企業(yè)的競爭力和經(jīng)濟(jì)效益。隨著西部大開發(fā)戰(zhàn)略的實(shí)施，國家增加對基礎(chǔ)設(shè)施的投入，對水泥的需求明顯增加。因此水泥生產(chǎn)線建設(shè)項(xiàng)目檔案工作全過程的管理，提高水泥生產(chǎn)線建設(shè)項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞：科技檔案管理；水泥生產(chǎn)線；建設(shè)項(xiàng)目檔案

中圖分類號：F062.9文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號：1674-1145（2009）08-0147-02

一、思想上重視科技檔案管理

科技檔案是一個(gè)企業(yè)的重要資源，科技檔案管理工作直接影響著企業(yè)的生存與發(fā)展。隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，科技檔案管理工作的作用越來越重要。由于科技檔案具有專業(yè)技術(shù)性、成套性、現(xiàn)實(shí)性、復(fù)用性及共享性的特點(diǎn)，所以它可以節(jié)省大量的設(shè)計(jì)費(fèi)用和時(shí)間，對科技檔案的有效利用具有十分重要的意義。例如，一個(gè)完整、準(zhǔn)確的圖紙和數(shù)據(jù)記錄，可以使設(shè)計(jì)者在原有的基礎(chǔ)上避免重復(fù)錯(cuò)誤和在技術(shù)進(jìn)步上得到快速和有效的提高，使企業(yè)產(chǎn)品得到不斷的完善和更新；反之，圖紙和數(shù)據(jù)記錄的不完整則會(huì)造成不斷的重復(fù)設(shè)計(jì)和錯(cuò)誤，造成企業(yè)產(chǎn)品的停滯不前，以至于被社會(huì)淘汰。

水泥生產(chǎn)線建設(shè)項(xiàng)目科技檔案是整個(gè)水泥生產(chǎn)工程項(xiàng)目的縮影，真實(shí)地記錄了企業(yè)在科技活動(dòng)中的科技過程和科研成果，它既是企業(yè)消化、吸收科學(xué)技術(shù)的重要來源，又是制定、改進(jìn)生產(chǎn)工藝、改造技術(shù)設(shè)備的第一手資料和基本依據(jù)。將項(xiàng)目建設(shè)檔案工作全過程管理模式滲透于水泥生產(chǎn)線建設(shè)項(xiàng)目的每個(gè)階段、每道程序、每個(gè)工作環(huán)節(jié)之中，將檔案工作貫穿于水泥生產(chǎn)線建設(shè)項(xiàng)目的全過程，使水泥生產(chǎn)線建設(shè)項(xiàng)目中形成的每一份文件都處于受控狀態(tài)，有利于及時(shí)了解水泥生產(chǎn)線項(xiàng)目的詳細(xì)情況，對工程質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護(hù)，以及對新建項(xiàng)目工程的籌備等，都具有重大利用價(jià)值。同時(shí)通過檔案積累有利于對其研究，提高管理理論水平。為了使其更好地服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，就必須重視信息資源的開發(fā)，使科技檔案在技術(shù)成果轉(zhuǎn)化過程中發(fā)揮作用。

二、水泥生產(chǎn)線建設(shè)項(xiàng)目檔案工作全過程管理

筆者曾參與三個(gè)大型水泥生產(chǎn)線項(xiàng)目建設(shè)在科技擋案方面的收集、整理、歸檔的全過程，認(rèn)為水泥生產(chǎn)線建設(shè)項(xiàng)目檔案工作全過程管理模式是合理的，且有效的，不失為一個(gè)很好的舉措。然而，在具體的應(yīng)用過程中，應(yīng)根據(jù)具體的實(shí)際情況，靈活采取管理方法，以取得更好的效果。水泥生產(chǎn)線建設(shè)項(xiàng)目檔案工作全過程管理的實(shí)施，由“項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段事前介入”，“項(xiàng)目實(shí)施階段實(shí)時(shí)監(jiān)控”，“項(xiàng)目交工、竣工階段核查、驗(yàn)收”三部分組成。

自項(xiàng)目工程立項(xiàng)開始，水泥生產(chǎn)線建設(shè)項(xiàng)目主管部門必須將檔案管理工作作為工程建設(shè)項(xiàng)目的重要組成部分列入議事日程，著手開展文件材料的收集、積累和整理工作；制定檔案工作的初步計(jì)劃，明確檔案工作的管理體制和工作職責(zé)；派專業(yè)科技檔案管理人員專項(xiàng)負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的全程管理；同時(shí)要求各參建單位明確檔案人員，通過覆蓋全項(xiàng)目的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將有關(guān)項(xiàng)目建設(shè)文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范及時(shí)發(fā)到企業(yè)各主管部門、各施工、監(jiān)理單位，以保證企業(yè)各部門、各施工單位、監(jiān)理單位在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過程中有法可依，為項(xiàng)目實(shí)施階段大量的文件歸檔管理打好基礎(chǔ)。

在項(xiàng)目的實(shí)施過程中，將檔案工作融入項(xiàng)目建設(shè)工程全過程，與工程實(shí)體同等重視。工程項(xiàng)目檔案管理文件材料質(zhì)量監(jiān)控重點(diǎn)在施工圖設(shè)計(jì)文件（含變更）、廠家資料和現(xiàn)場施工文件三個(gè)方面。檔案管理員在收集、整理、歸檔過程中每個(gè)階段、每道程序、每個(gè)工作環(huán)節(jié)都可借助檔案管理網(wǎng)絡(luò)快速反饋至企業(yè)主管部門、各參建單位、監(jiān)理單位。企業(yè)主管部門在檢查工程質(zhì)量、進(jìn)度時(shí)，同步檢查檔案資料的形成管理情況。還可同時(shí)驗(yàn)收應(yīng)歸檔的文件材料的完整程度與管理質(zhì)量。同時(shí)檔案管理員還可根據(jù)文件材料的收集、積累、整理情況進(jìn)行預(yù)立卷。由于科技文件材料歸檔時(shí)間上靈活性，大部分不必等項(xiàng)目的結(jié)束就可歸檔，其形成的科技文件可按工作階段、子項(xiàng)結(jié)束時(shí)間逐步歸檔。既保證了科技檔案的完整與安全，也為今后科技檔案的正式立卷工作節(jié)省了大量的時(shí)間。

竣工驗(yàn)收工作是對項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量的一次全面的檢驗(yàn)和考核，是項(xiàng)目建設(shè)的最后一道關(guān)口。項(xiàng)目文件材料驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中的重要環(huán)節(jié)。檔案管理人員此時(shí)應(yīng)將平時(shí)同步歸檔的項(xiàng)目文件材料系統(tǒng)匯總，全面梳理進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，把住最后一道關(guān)口，將有關(guān)的問題解決在正項(xiàng)目檔案工作正式移交之前，這是保證項(xiàng)目文件材料質(zhì)量的有效措施。

三、加強(qiáng)科技檔案管理

管理科技檔案時(shí)，既要遵循檔案管理總原則，又要結(jié)合科技檔案自身特點(diǎn)，通過有效途徑，提高科技檔案的管理水平，建立科技檔案管理體系，使其在水泥生產(chǎn)線建設(shè)項(xiàng)目中發(fā)揮更大的作用。

（一）科技檔案管理的基礎(chǔ)

科技檔案的收集和正確分類是管好科技檔案管理的基礎(chǔ)。要做好檔案的收集工作，檔案人員必須做好正確的指導(dǎo)及嚴(yán)格的驗(yàn)收。首先，要求檔案人員按照歸檔明細(xì)表對應(yīng)歸檔項(xiàng)目逐一核對，指導(dǎo)設(shè)計(jì)人員對文件進(jìn)行篩選；其次，要把好文件材料歸檔的質(zhì)量關(guān)。歸檔后的材料要進(jìn)行分類，如：水泥生產(chǎn)線建設(shè)項(xiàng)目的生產(chǎn)知識(shí)、技術(shù)資料文件、設(shè)備資料等可以根據(jù)時(shí)間來歸檔，再根據(jù)資料性質(zhì)分類。

（二）檔案部門實(shí)行全面質(zhì)量管理

企業(yè)檔案室是所有文件和資料的歸口管理部門，也是運(yùn)行質(zhì)量體系的重要組成部分。按照全面質(zhì)量管理工作的標(biāo)準(zhǔn)要求，深入廣泛地開展全面質(zhì)量管理教育，增強(qiáng)了全體從事檔案工作人員的質(zhì)量意識(shí)，把全面質(zhì)量管理引入檔案管理工作中，借鑒全面質(zhì)量管理的方法、步驟、措施，建立檔案工作的質(zhì)量保證體系，以科學(xué)完善的管理思想和方法，對檔案工作進(jìn)行全面有效的管理，提高檔案的質(zhì)量和利用效益。建立健全各種水泥生產(chǎn)線建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度，使檔案管理人員在工作中有章可循，有規(guī)可依，從而使水泥生產(chǎn)線建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化。

（三）利用計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)管理檔案

為提高檔案管理水平，可以根據(jù)需要建立滿足檔案管理需求的數(shù)據(jù)庫，包括各種資料目錄、資料的接收目錄等。利用時(shí)輸入需查找的資料名稱（圖號、明細(xì)表及標(biāo)準(zhǔn)號等），計(jì)算機(jī)就能在很短的時(shí)間內(nèi)給出答復(fù)，為檔案資料的查找提供了方便，提高了查閱的速度。還可以通過局域網(wǎng)的建立，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，同時(shí)還可以將一些重要的資料刻成光盤進(jìn)行備份，使檔案的載體不只是紙質(zhì)文件，打破傳統(tǒng)檔案利用的時(shí)空界限。

（四）科技檔案的保密與利用

科技檔案的保密與利用是當(dāng)前檔案管理工作中較為突出的問題。只有加強(qiáng)對科技檔案的管理，正確劃定密級，安全妥善保管，正確處理好服務(wù)與保密的關(guān)系，防止科技檔案竊密、失密及流失事件的發(fā)生，才能使本單位在競爭中處于有利地位。所以企業(yè)要制定嚴(yán)格的保密制度、借閱制度及復(fù)印制度，對不同檔案劃分不同的保管期限和密級，依據(jù)各崗位的規(guī)范和權(quán)限進(jìn)行借閱。

日常做好電子檔案的保密工作還需注意在加強(qiáng)檔案系統(tǒng)的硬件建設(shè)基礎(chǔ)上，還要重視內(nèi)部的泄密問題，加強(qiáng)內(nèi)部管理體制的建設(shè)，關(guān)注計(jì)算機(jī)病毒的新變化。檔案的利用體現(xiàn)出檔案的價(jià)值，檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)依靠有效的保密措施，它們之間的工作是并重的、是相輔相成的及辯證統(tǒng)一的。因此，只有充分認(rèn)識(shí)到利用和保密的關(guān)系，認(rèn)識(shí)到檔案利用和保密的重要性，才能在搞好檔案開發(fā)利用工作的同時(shí)搞好保密工作。

四、結(jié)論

筆者根據(jù)多年工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為水泥生產(chǎn)線建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)行“三過程”模式是可行的，是提高水泥生產(chǎn)線建設(shè)項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量和效率的有效手段。水泥生產(chǎn)線建設(shè)項(xiàng)目要取得社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益雙豐收，必須要應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)，不斷進(jìn)行科技開發(fā)，不斷地提高科技檔案管理水平，使產(chǎn)品質(zhì)量始終滿足客戶需要。如果一個(gè)企業(yè)有一套完整的科技檔案管理體系，那么這個(gè)企業(yè)在開發(fā)產(chǎn)品時(shí)就擁有了良好的技術(shù)基礎(chǔ)，就能搶先占領(lǐng)市場，占據(jù)市場競爭的有利地位，全面提高和保持企業(yè)市場競爭能力。

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