實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

郭江偉

【摘 要】 工作實(shí)踐表明，公文規(guī)范的制發(fā)是檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的前提。在此基礎(chǔ)上，檔案管理要實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則。一是要改變傳統(tǒng)的立卷方法，由以“卷”為單位改為以“件”為單位；二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工；三是推進(jìn)以計(jì)算機(jī)為現(xiàn)代科技手段在檔案部門的有效利用，促進(jìn)文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】 檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

檔案代表著一個(gè)單位的歷史沿革，它能真實(shí)地反映一個(gè)單位職能活動的整體面貌，同時(shí)也方便日后的查找和利用。因此，做好檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，在檔案管理搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，規(guī)范地做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。多年的工作實(shí)踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，它們具有相對的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，文書處理和檔案管理是相互銜接的兩個(gè)流程，具有許多共同之處，文檔一體化的目的，是理順文書處理和檔案管理兩個(gè)環(huán)節(jié)之間的關(guān)系。因此，要強(qiáng)化文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作意識和指導(dǎo)思想，在實(shí)際操作中，嚴(yán)格把住文書處理工作規(guī)范

化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

一、公文規(guī)范的制發(fā)是檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的前提

公文的形成不是任意的，而是伴隨著各行政機(jī)關(guān)、團(tuán)體和社會組織的職能活動產(chǎn)生，有其自身的規(guī)律和特點(diǎn)。行政機(jī)關(guān)公文是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。一個(gè)行政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文是否規(guī)范，也是這個(gè)行政機(jī)關(guān)綜合素質(zhì)的體現(xiàn)。我們應(yīng)以《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》為標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步規(guī)范公文格式，努力提高公文質(zhì)量，可以說公文制發(fā)的是否規(guī)范，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的歸檔質(zhì)量，也決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量問題。因此，在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙、排版和幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。二要注意制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題的擬制、抄送單位是否準(zhǔn)確，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。

二、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則，推進(jìn)檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化

實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，主要是體現(xiàn)檔案的來源，即“以我為主”。而“以我為主”的立卷歸檔原則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。機(jī)關(guān)工作中形成的文件一部分是本機(jī)關(guān)的內(nèi)部文件，一部分是本機(jī)關(guān)的收文。整理歸檔后本機(jī)關(guān)的文件是工作考察和歷史研究的一手材料，也是檔案工作的基礎(chǔ)，在確定歸檔范圍和保管期限時(shí)，本機(jī)關(guān)形成的文件材料是收集的重點(diǎn)，歸檔是否齊全，整理是否規(guī)范，直接關(guān)系到檔案的完整和檔案工作質(zhì)量。因而提高檔案歸檔的工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，一是要改變傳統(tǒng)的立卷方法，在實(shí)際檔案工作操作中，由以“卷”為單位改為以“件”為單位，雖然這種整理的方法簡化了，但在整理時(shí)，要把握好，不是所有的文件材料都需要?dú)w檔，而是要正確分析，區(qū)別對待，在確定機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍時(shí)，既要保證該歸檔的文件材料收集齊全，完整歸檔，防止“有檔不歸”，又要注意不該歸檔的文件材料不能歸檔，防止“有文必檔”。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，在實(shí)現(xiàn)文件級管理后，需歸檔文件可以在處理完畢后隨即歸檔，使文書檔案工作化整為零，減輕歸檔工作的壓力，提高檔案利用的效率。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，對歸檔文件進(jìn)行合理的分類，不但能有效地揭示出歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使全宗成為一個(gè)有機(jī)整體，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

三、改革文書檔案的立卷方法，實(shí)現(xiàn)文件級檔案管理

工作實(shí)踐證明，做好檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，必須要注意解決好以“件”為單位整理歸檔文件的立卷方法問題，首先，推進(jìn)以計(jì)算機(jī)為現(xiàn)代科技手段在檔案部門的有效利用，促進(jìn)文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)，為檔案信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的組卷模式是按照“六個(gè)特征”相結(jié)合使用的原則，將歸檔文件組成不同的保管單位（案卷），對文件實(shí)體進(jìn)行相對集中和系統(tǒng)化，編制必要的檢索工具，實(shí)現(xiàn)對文件的檢索利用?！稓w檔文件整理規(guī)則》提出的文件級整理思路，與文件形成的特點(diǎn)相一致，充分利用文書處理取得的成果，借助計(jì)算機(jī)具有的強(qiáng)大的隨機(jī)、多途徑檢索能力，滿足檢索的需要，從而提高工作效率，促進(jìn)文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)，為檔案信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)。其次，簡化整理程序，提高工作效率。傳統(tǒng)的立卷方法注重“六個(gè)特征”，標(biāo)準(zhǔn)的可操作性差，受人為因素限制較大，隨意性較強(qiáng)。按卷整理檔案，過程繁瑣復(fù)雜，如編目，每一卷抄一個(gè)卷內(nèi)目錄、每一卷擬寫案卷標(biāo)題，之后還要抄寫案卷目錄、全引目錄，手工工作量大、效率低?！稓w檔文件整理規(guī)則》實(shí)施后，取消了立卷過程中一系列繁瑣的工作，簡化編目要求，文件歸檔隨辦隨歸，減輕集中整理的壓力，整理程序簡化易操作，緩解了檔案工作人員的工作壓力。文書立卷方法的改革，使檔案整理工作得到了解放，也為做好檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化打下了良好的基礎(chǔ)，檔案管理人員可以將精力更多地投向建立科學(xué)便捷的檢索體系、豐富檢索途徑和完善服務(wù)利用上，編制實(shí)用的有價(jià)值的檔案編研資料，發(fā)揮檔案信息資源的作用。