醫(yī)院藥庫盤點(diǎn)計(jì)算機(jī)帳物不符原因探討

梁宇鋒

【摘要】 目的 分析藥庫計(jì)算機(jī)管理藥品庫存賬物不符的原因,提出解決辦法。方法 通過藥庫計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行各個(gè)環(huán)節(jié)查找原因,并對(duì)應(yīng)采取措施加以解決。結(jié)果 采取嚴(yán)把盤點(diǎn)、出庫、入庫關(guān)等,帳物相符率大幅提高。結(jié)論 加強(qiáng)管理可實(shí)現(xiàn)帳物相符。

【關(guān)鍵詞】 藥庫;計(jì)算機(jī)管理;藥品盤點(diǎn);賬物不符;原因

21世紀(jì)是科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展、計(jì)算機(jī)普及的信息時(shí)代,利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建的醫(yī)院信息系統(tǒng)已成為醫(yī)院現(xiàn)代化管理的有效手段之一, 計(jì)算機(jī)在藥庫的應(yīng)用,極大方便藥庫各項(xiàng)工作,同時(shí)要求藥庫管理更加細(xì)化、嚴(yán)密、科學(xué)。定期對(duì)藥品進(jìn)行盤點(diǎn),是醫(yī)院藥庫藥品管理中的重要工作之一。藥庫要求的是100%的準(zhǔn)確度，但盤點(diǎn)中會(huì)出現(xiàn)一些問題使藥品實(shí)物數(shù)量和計(jì)算機(jī)上記錄數(shù)量不符,影響藥庫工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。因此有必要探究影響帳物相符的因素,分析產(chǎn)生帳物不符的原因,然后有針對(duì)性尋求解決辦法，為提高藥品管理水平提供參考。

1 影響因素

1.1 盤點(diǎn)不準(zhǔn)確。

1.1.1 盤點(diǎn)前清庫不徹底,仍有公司送貨單沒入庫,有退貨單、報(bào)損單、藥房借藥單沒有出庫,而造成賬物不符。

1.1.2 盤點(diǎn)數(shù)據(jù)輸入不準(zhǔn)確 在數(shù)據(jù)錄入時(shí),有時(shí)因疏忽出現(xiàn)輸入數(shù)量錯(cuò)誤，出現(xiàn)差錯(cuò)。

1.1.3 漏盤、誤盤 是由于盤點(diǎn)人員對(duì)于藥品的單位規(guī)格、包裝規(guī)格、擺放位置不熟悉、不了解而引起的。漏盤會(huì)使盤點(diǎn)到的實(shí)有庫存量減少,誤盤則會(huì)導(dǎo)致2個(gè)或多個(gè)品種的賬物不符。

1.2 入庫誤差

1.2.1 藥品入庫時(shí)錄入數(shù)據(jù)可能把1支錄成1盒,或把10片錄成10瓶而沒被發(fā)現(xiàn)。

1.2.2 入庫時(shí)驗(yàn)收不準(zhǔn)確 送藥時(shí)間多集中在藥品采購計(jì)劃發(fā)送后的兩天,倉管人員同時(shí)要進(jìn)行藥房發(fā)放藥品的工作和藥品質(zhì)量和數(shù)量驗(yàn)收,疏忽時(shí)可能出現(xiàn)入庫差錯(cuò)。

1.2.3 藥品借入 臨時(shí)從醫(yī)藥公司或其他醫(yī)院借入的藥品未及時(shí)入賬。

1.3 出庫誤差

1.3.1 計(jì)算機(jī)賬出庫與實(shí)物出庫未同時(shí)進(jìn)行計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)時(shí)刻因自動(dòng)記賬將庫存進(jìn)行扣減,而藥房進(jìn)行電腦領(lǐng)藥出庫時(shí),藥庫當(dāng)時(shí)未將藥品實(shí)物調(diào)劑發(fā)放,造成實(shí)際庫存量大于應(yīng)有庫存量。

1.3.2 發(fā)藥差錯(cuò) 在藥房打單領(lǐng)藥時(shí),可能會(huì)發(fā)生發(fā)錯(cuò)、漏藥現(xiàn)象。

1.3.3 藥品借出 醫(yī)藥公司或其他醫(yī)院臨時(shí)借出的藥品未及時(shí)銷賬。

1.4 電腦系統(tǒng)原因

1.4.1 系統(tǒng)漏藥 盤點(diǎn)時(shí),有時(shí)盤點(diǎn)表會(huì)出現(xiàn)漏藥情況。

1.4.2 系統(tǒng)在盤點(diǎn)時(shí)取出的庫存有誤。

1.4.3 系統(tǒng)在藥房做退藥后未增加庫存,造成賬物不符。

1.4.4 系統(tǒng)在藥品分裝時(shí)價(jià)格產(chǎn)生變化,造成藥品入庫調(diào)價(jià)盈虧。

2 解決措施

2.1 提高盤點(diǎn)準(zhǔn)確度

2.1.1 重視盤點(diǎn)工作 盤點(diǎn)數(shù)據(jù)是盤點(diǎn)后電腦運(yùn)行的原始數(shù)據(jù),應(yīng)重視盤點(diǎn)工作,認(rèn)真組織，建立專人負(fù)責(zé)制度,提高責(zé)任心,將賬物的查對(duì)工作分類分柜責(zé)任到人,藥劑科建立抽查、巡查相結(jié)合的監(jiān)督機(jī)制^[1]。

2.1.2 科學(xué)安排盤點(diǎn)時(shí)間 盤點(diǎn)時(shí)間應(yīng)選擇在每月的最后1 d,與醫(yī)院財(cái)務(wù)部門的財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)同步; 與藥房盤點(diǎn)時(shí)間同步，將盤點(diǎn)安排在月底最后1周“大領(lǐng)藥日”后1晚進(jìn)行,因此時(shí)貨架和庫存的藥品最少,可大大減輕藥品盤點(diǎn)的難度,有利于下月工作的開展。

2.1.3 對(duì)所有藥品按表擺放 在平時(shí)工作中,庫管員應(yīng)按照盤點(diǎn)表上的藥品順序設(shè)置藥品的擺放位置，并設(shè)置編號(hào)。若有遺漏應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充,以免盤點(diǎn)過程中出現(xiàn)藥品漏盤現(xiàn)象。不同廠家同一藥品的,應(yīng)設(shè)置不同編號(hào)，并避免使其出現(xiàn)在同一張盤點(diǎn)單上,以免造成信息混亂,影響盤點(diǎn)結(jié)果。

2.1.4 檢查所有單據(jù)上帳情況 在打印盤點(diǎn)單前, 做好清庫工作,該入庫入庫,該出庫出庫,確保盤點(diǎn)前帳目清楚、準(zhǔn)確無后遺癥。同時(shí),應(yīng)將藥庫微機(jī)退出“藥庫藥品發(fā)藥程序”和“藥庫藥品入藥程序”,并刷新桌面,以免因后臺(tái)數(shù)據(jù)未及時(shí)更新而影響盤點(diǎn)的準(zhǔn)確性^[2]。

2.1.5 盤點(diǎn)過程中,采取兩人負(fù)責(zé)制盤點(diǎn)人員要認(rèn)真清點(diǎn)每一種藥品,防止錯(cuò)點(diǎn)、誤點(diǎn)、漏點(diǎn)。每次盤點(diǎn)后,盤點(diǎn)數(shù)據(jù)應(yīng)由另一人嚴(yán)格核對(duì)(包括編碼、規(guī)格、數(shù)量、單位、效期),確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。藥品盤點(diǎn)結(jié)束后,庫管員應(yīng)復(fù)核盤點(diǎn)單。對(duì)數(shù)量差別較大的藥品品種,可與藥房對(duì)帳,以彌補(bǔ)漏發(fā)藥或錯(cuò)發(fā)藥等差錯(cuò)。

2.1.6 輸入電腦的盤點(diǎn)數(shù)據(jù)采取兩人負(fù)責(zé)制。一人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)輸入，另一人進(jìn)行嚴(yán)格校對(duì)(包括規(guī)格、數(shù)量、單位),保證數(shù)據(jù)全部無誤。

2.2 藥品出入庫建立專人負(fù)責(zé)制。藥劑科指定專人負(fù)責(zé)藥品出入庫的一切清單,包括入庫、記賬、科室領(lǐng)藥、報(bào)損、報(bào)廢、退藥、借入借出。

2.3 藥品入庫所用的憑據(jù)采用四聯(lián)單 一份倉管員留底、一份采購員做發(fā)票、一份藥劑科會(huì)計(jì)核對(duì)、最后一份財(cái)務(wù)科保留掛帳。藥品出庫所用的憑據(jù)采用三聯(lián)單。一份倉管員核對(duì)、一份領(lǐng)藥員留底、最后一份藥劑科會(huì)計(jì)保留對(duì)帳。環(huán)環(huán)相扣，層層核對(duì)，確保做到帳物相符。

2. 4 堅(jiān)持按實(shí)物數(shù)入庫的入庫制度,嚴(yán)格實(shí)物入庫驗(yàn)收制度,做到貨到電腦上也確認(rèn)到帳,保證藥品入庫的帳物相符。藥房退回的藥品包裝破損或無法辨認(rèn)影響正常使用的藥品,計(jì)算機(jī)上退藥入庫后還需及時(shí)與醫(yī)藥公司聯(lián)系外退出庫。

2.5 出庫準(zhǔn)確及時(shí) 嚴(yán)格環(huán)節(jié)核對(duì),嚴(yán)格核對(duì)計(jì)算機(jī)記賬、發(fā)藥與實(shí)際發(fā)放藥品的一致性,一人發(fā)藥,另一人復(fù)核,藥房領(lǐng)藥時(shí)再核對(duì),杜絕發(fā)藥差錯(cuò)。

2.6 建立核對(duì)請(qǐng)領(lǐng)單制度 為了消滅藥品請(qǐng)領(lǐng)過程中的差錯(cuò)，我們建立二級(jí)庫庫管員核對(duì)出庫單與請(qǐng)領(lǐng)單制度，及時(shí)改正尚存的差錯(cuò)。一般差錯(cuò)系請(qǐng)領(lǐng)單上下聯(lián)不一致或出庫員錯(cuò)將不同規(guī)格、不同劑型的藥品出庫。

2.7 對(duì)各種各樣的藥品外借,須經(jīng)藥劑科批準(zhǔn)方可借出。并且設(shè)置專人負(fù)責(zé)、專用借藥本,使藥品外借能夠規(guī)范化。盤點(diǎn)前及時(shí)督促借藥方還藥，使盤點(diǎn)時(shí)能夠帳物相符。

2.8 經(jīng)常和電腦信息系統(tǒng)軟件供應(yīng)商保持密切的聯(lián)系，對(duì)一些電腦系統(tǒng)上的問題、缺陷及時(shí)反映，及時(shí)更正，保證盤點(diǎn)的準(zhǔn)確性。

3 結(jié)語

藥品盤點(diǎn)結(jié)果是衡量藥劑科藥品管理水平的一個(gè)重要指標(biāo),藥品管理的好壞可由賬物相符率來反映。經(jīng)過大家的努力,我院藥庫帳物相符率一直保持著100%,藥品管理嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范,往來賬目清晰明了，標(biāo)志著我院藥庫藥品管理工作邁上一個(gè)新臺(tái)階。

參 考 文 獻(xiàn)

［1］ 黃炳川,黃金標(biāo).影響藥房計(jì)算機(jī)賬物相符的原因及對(duì)策.海峽藥學(xué),2003,15(5):152.

［2］ 彭?，?季波.我院門診西藥房藥品盤點(diǎn)方法的實(shí)施及討論.中國藥房,2004,15(12):728.