建立有效的數(shù)據(jù)組織和制訂嚴(yán)密的數(shù)據(jù)計(jì)劃

馬 磊

工欲善其事,必先利其器。企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中,需要大量的數(shù)據(jù)信息來(lái)以支撐其管理和決策,信息系統(tǒng)就應(yīng)需而生,通過(guò)數(shù)據(jù)收集、整合和加工,實(shí)現(xiàn)信息的快捷流通和共享,成為企業(yè)決策支持和日常管理的依據(jù)。任何一個(gè)信息系統(tǒng)的上線,不論大小都是針對(duì)數(shù)據(jù)的加工、整理、分析,數(shù)據(jù)自然成為這一切最本質(zhì)的核心。在整個(gè)系統(tǒng)上線過(guò)程中,上線前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備尤為重要,如果不能很好地組織協(xié)調(diào)將造成系統(tǒng)投資的極大浪費(fèi),致使信息化建設(shè)無(wú)法跨上新臺(tái)階,甚至失敗。

一般來(lái)說(shuō),一個(gè)ERP項(xiàng)目的數(shù)據(jù)工作計(jì)劃主要包含以下幾方面內(nèi)容:

·建立數(shù)據(jù)的組織和管理規(guī)范、工作流程;

·依據(jù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的功能需求提煉出主數(shù)據(jù),做好數(shù)據(jù)字典的設(shè)計(jì)和定義;

·根據(jù)企業(yè)特性,對(duì)提煉出的主數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)編碼設(shè)計(jì);

·做好數(shù)據(jù)收集的模板,并培訓(xùn)到位;

·從企業(yè)的業(yè)務(wù)部門收集相關(guān)的數(shù)據(jù),做好數(shù)據(jù)清洗、檢查和校驗(yàn);

·數(shù)據(jù)的導(dǎo)入和系統(tǒng)測(cè)試;

· 數(shù)據(jù)關(guān)系的確認(rèn)和調(diào)整。

通過(guò)上述數(shù)據(jù)工作計(jì)劃的內(nèi)容,我們可以看到,它與整個(gè)項(xiàng)目的計(jì)劃是息息相關(guān)的,并隨著項(xiàng)目工作的開展而逐步展開。

為了更好地完成數(shù)據(jù)計(jì)劃中的相關(guān)任務(wù),在項(xiàng)目組織中需要設(shè)立負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)工作的組織,包括數(shù)據(jù)管理組、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)組和數(shù)據(jù)導(dǎo)入組。

數(shù)據(jù)管理組 制定數(shù)據(jù)計(jì)劃,并協(xié)調(diào)相關(guān)資源來(lái)完成數(shù)據(jù)工作,其目標(biāo)是在完成信息系統(tǒng)的上線前數(shù)據(jù)相關(guān)工作,確保順利上線,并在此基礎(chǔ)上最大限度地考慮今后企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)化流程的工作。

數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)組對(duì)提煉出的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)編碼的定義和數(shù)據(jù)模板的制定。數(shù)據(jù)編碼要根據(jù)企業(yè)的具體情況來(lái)制定,制定好這個(gè)規(guī)則后,所有的數(shù)據(jù)都沿著這個(gè)軌道流轉(zhuǎn)。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)組還要制定數(shù)據(jù)的收集模板和校驗(yàn)規(guī)則。這就是統(tǒng)一的數(shù)據(jù)采集模板,制定和編碼統(tǒng)一的數(shù)據(jù)模板,并通過(guò)培訓(xùn)和不斷的講解,使得大家搞定一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)完成。

數(shù)據(jù)收集組根據(jù)系統(tǒng)上線的要求,針對(duì)靜態(tài)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和清洗,使得原有系統(tǒng)或業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),按數(shù)據(jù)模板和數(shù)據(jù)字典要求進(jìn)行相關(guān)工作。這組成員一般包括實(shí)施顧問(wèn)、關(guān)鍵用戶和業(yè)務(wù)人員。其原則是以業(yè)務(wù)為準(zhǔn),從實(shí)際出發(fā)。深入到企業(yè)業(yè)務(wù)的最前線,將原來(lái)的離散數(shù)據(jù)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)從不同部門集中,以某一對(duì)象在企業(yè)中的流程先后收集數(shù)據(jù),既可以保證收集到的數(shù)據(jù)的真實(shí)性,又能做到數(shù)據(jù)收集的完整性,而不至于落下某一環(huán)節(jié),從而影響數(shù)據(jù)流向和數(shù)據(jù)關(guān)系的整理。

數(shù)據(jù)導(dǎo)入組在數(shù)據(jù)收集后,數(shù)據(jù)導(dǎo)入組要進(jìn)行數(shù)據(jù)測(cè)試、導(dǎo)入和關(guān)系調(diào)整。這里主要是實(shí)施顧問(wèn)和關(guān)鍵用戶以及終端用戶來(lái)做。

一般說(shuō)來(lái)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)多以導(dǎo)入為主,在某些情況下考慮到系統(tǒng)更好的實(shí)施效果和更有效的推廣使用,需要終端用戶手工錄入數(shù)據(jù)。例如我們?cè)谧罱M(jìn)行的一次CRM項(xiàng)目實(shí)施中,銷售部門的客戶資料我要求他們必須自己輸入進(jìn)去,這樣錄入數(shù)據(jù)的優(yōu)點(diǎn)除上面所述外,還可以較好地避免數(shù)據(jù)錯(cuò)誤和異常。

通過(guò)周密的數(shù)據(jù)計(jì)劃,再建立一支配合協(xié)作的數(shù)據(jù)工作組織,信息系統(tǒng)上線的數(shù)據(jù)工作就有了保障,信息系統(tǒng)的上線也就有了堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。