如何加強石油物流企業(yè)的信息管理

楊　碧　周益沖

中圖分類號：F27文獻標識碼：A文章編號：1671－7597（2009）0320177－01

一、前言

21世紀，人類社會正進入一個信息化社會，信息成為比物質(zhì)、能源更為重要的資源。發(fā)達國家正從傳統(tǒng)的經(jīng)濟發(fā)展模式轉(zhuǎn)向信息經(jīng)濟發(fā)展模式，信息化程度已成為衡量國家發(fā)展水平的重要標志，可以說沒有信息化便沒有現(xiàn)代化。

同時隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，信息為全人類所共享，誰掌握了信息，誰就會在競爭激烈的社會占領(lǐng)一席之地。為此，企業(yè)的經(jīng)營管理必須樹立強烈的信息意識，搞好企業(yè)的信息工作，增強企業(yè)的信息能力。

二、信息在物流企業(yè)中的作用

信息是現(xiàn)代企業(yè)的重要資源，已和人、財、物、技術(shù)并列，統(tǒng)稱為企業(yè)的五大資源。物流企業(yè)可以利用所掌握的供求信息、供需雙方情況及運輸狀況等信息，以減少中間環(huán)節(jié)和避免迂回流通，從而最經(jīng)濟地實現(xiàn)商品的流通和分配，使物流各環(huán)節(jié)的工作更加協(xié)調(diào)，達到信息共享，提高服務(wù)質(zhì)量，改善客戶關(guān)系。

三、我石油物資企業(yè)的信息現(xiàn)狀及不足

信息在我國的分布是不均衡的：從信息的地域分布來說，東部優(yōu)于西部、南部優(yōu)于北部。從企業(yè)來說，外資企業(yè)、中外合資企業(yè)、新興民營企業(yè)等優(yōu)于國企。

我石油物資企業(yè)在地域上處于西部信息比較落后的地區(qū)，屬于老牌國有企業(yè)，外部信息不靈，內(nèi)部信息彼此傳遞不暢，還沿襲著原來的生產(chǎn)經(jīng)營模式，嚴格來說，只能算作一個物資存儲企業(yè)，不是真正意義上的物流企業(yè)。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：

1．企業(yè)獲取信息的方式落。目前，大部分石油物資企業(yè)獲取產(chǎn)品生產(chǎn)廠商的信息仍然以石油行業(yè)內(nèi)部三級網(wǎng)絡(luò)為主，仍沿襲老式的洽商方法，部分部門不能主動地獲取所需信息。

2．對所收集到的信息缺乏組織能力。我們廣泛收集到的信息開始都是零散且五花八門的原始信息，并不能立即為我們所用。

3．信息利用率不高。這主要體現(xiàn)在我們企業(yè)管理部門和管理人員對信息的吸收程度和經(jīng)營管理的信息效果等方面。我們往往只利用了信息的某一個方面，沒能充分發(fā)揮信息的功能。

4．信息的保密工作不到位。有些本屬于內(nèi)部保密的信息，對外到處傳；內(nèi)部資料在辦公桌上隨處可見，也不回避外來人員。

四、如何加強企業(yè)的信息管理工作

我們要解決以上問題，增強企業(yè)的信息能力，就必須增加信息工作的投入，注意搞好企業(yè)信息工作的各個方面：

1．要強化企業(yè)內(nèi)部信息的收集和傳遞。

對物資企業(yè)來說，生產(chǎn)部門應(yīng)為公司的生產(chǎn)提供資源市場價格、供求情勢；調(diào)度室應(yīng)為公司提供運力、運距等信息，合理安排運力；庫房應(yīng)定期為公司提供缺貨與積壓物資的品種、數(shù)量、及庫存等重要信息；財務(wù)室應(yīng)為公司提供各類成本數(shù)據(jù)、采購與存貨變動額情況、等各種具體信息；經(jīng)營管理部門應(yīng)為公司提供庫存物資的周轉(zhuǎn)、公司各種生產(chǎn)指標的完成情況，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持。

2．搞好企業(yè)外部信息的收集與利用。

物資企業(yè)要隨時掌握生產(chǎn)資料的市場動態(tài)、所訂購合同的產(chǎn)品與當?shù)厥袌鰞r格的差異、產(chǎn)品的質(zhì)量問題、運距、運力、運費問題等。

3．采取有效措施，解決信息在傳遞過程中出現(xiàn)的障礙和失真問題。

要克服這一障礙：（1）建立規(guī)范的信息傳遞制度：如文件傳遞制度等。（2）根據(jù)信息的重要性和時限性分等級進行傳遞，規(guī)定文件傳遞所需的最長時間、超時傳遞的處罰措施等。

信息傳遞失真包括以下幾個方面：（1）信息傳遞者為隱瞞真相而故意傳遞失真。為此企業(yè)應(yīng)對收集到的信息進行分析，去偽存真；另外也要建立并完善各種制度，如統(tǒng)計報告制度。（2）傳遞者和接收者對信息理解上不一致所造成的誤解。它的解決之道是要公司員工注重語言的規(guī)范性，熟悉不同專業(yè)業(yè)務(wù)語言，如倉儲語言等。（3）由于信息傳遞者詞不達意、筆誤等原因而出現(xiàn)的信息失真，解決辦法是定期對員工進行寫作和業(yè)務(wù)等方面的培訓(xùn)，提高員工表達能力。

4．建立電子商務(wù)。

目前，外國物流企業(yè)的進入以及新型物流企業(yè)的興起，給我們傳統(tǒng)的物資企業(yè)帶來了活力和變革。我們石油物資企業(yè)也應(yīng)采用計算機系統(tǒng)與通信網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、貨物動態(tài)跟蹤術(shù)等先進物流信息技術(shù)，建立起自己的電子商務(wù)，為傳統(tǒng)商務(wù)提供高水平的物流管理技術(shù)，向全世界展示本企業(yè)文化，介紹本企業(yè)產(chǎn)品信息，實行網(wǎng)絡(luò)招投標、網(wǎng)絡(luò)采購，溝通與客戶之間的關(guān)系，了解本行業(yè)的各種信息等，變物資企業(yè)為真正意義上的物流企業(yè)。

5．抓好信息管理的基礎(chǔ)工作。

公司有了大量的信息后，不能雜亂無章，需要進一步進行規(guī)范。這主要做好以下幾個方面的基礎(chǔ)工作：

（1）要有相應(yīng)的信息工作組織機構(gòu)。在企業(yè)中，文書檔案管理機構(gòu)是信息工作的專業(yè)性組織機構(gòu)。

（2）要制定完善的信息工作計劃。

（3）制定信息工作的規(guī)章制度。如：制度、文件檔案管理制度、對外信息交流與保密制度等。

五、結(jié)束語

綜上所述，我們要充分利用現(xiàn)有的信息管理渠道，克服企業(yè)在收集、利用信息時存在的問題，積極主動地收集企業(yè)所需的各種信息，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。同時我們要在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，加大信息設(shè)施、設(shè)備等的添置與更新，加強信息基礎(chǔ)工作的管理，強化員工的信息培訓(xùn)，使企業(yè)在現(xiàn)代化的信息社會之中處于不敗之地。