電算化會計信息系統(tǒng)中存在的問題及處理

劉明飛

電算化會計信息系統(tǒng)是以電子計算機為主的當(dāng)代電子信息處理技術(shù)為手段的會計信息系統(tǒng)。電算化會計信息系統(tǒng)與手工會計信息系統(tǒng)在運算工具、信息存儲介質(zhì)、簿記規(guī)則、賬務(wù)處理程序,在人員、組織體系及內(nèi)部控制方式上存在顯著區(qū)別,這些區(qū)別集中體現(xiàn)在電算化會計信息系統(tǒng)的五個“化”上,即運算工具的現(xiàn)代化、信息存儲介質(zhì)的電子化、簿記形式的共性化、賬務(wù)處理程序的簡單化以及會計人員業(yè)務(wù)能力的復(fù)合化。電算化會計信息系統(tǒng)減少了會計人員抄寫、計算等手工勞動,加快了數(shù)據(jù)處理速度,提高了會計工作效率,也提高了數(shù)據(jù)處理精度,擴展了數(shù)據(jù)處理廣度,為更好地發(fā)揮會計人員的職能作用創(chuàng)造了條件。然則,萬事有其利也必有其弊,電算化會計信息系統(tǒng)實施過程中,在會計工作環(huán)境、會計信息安全、會計處理個性化與共性化、會計人才培養(yǎng)等方面也存在一些問題,只有處理好這些問題才能完全實現(xiàn)會計信息系統(tǒng)的功能,充分發(fā)揮會計信息系統(tǒng)的作用。

一、運算工具的現(xiàn)代化對會計工作環(huán)境提出了較高要求

電算化會計信息系統(tǒng)大量使用電子計算機和計算機網(wǎng)絡(luò),提高了會計人員的工作效率,也對會計工作環(huán)境提出了較高要求。

1.管理者的意識環(huán)境。電算化會計信息系統(tǒng)的最終目標(biāo)是加強經(jīng)營管理、提供會計信息、參與經(jīng)營決策、提高會計單位的經(jīng)濟效益,與手工會計信息系統(tǒng)一樣,都具備信息的采集輸入、存儲、加工處理、輸出和傳輸功能。從長遠(yuǎn)看,電算化會計信息系統(tǒng)必定要取代手工會計信息系統(tǒng)。

2.規(guī)章制度環(huán)境。電算化會計信息系統(tǒng)的規(guī)章制度包括電算化崗位責(zé)任制、電算化操作管理制度、計算機硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度、電算化會計檔案管理制度和會計電算化內(nèi)部管理制度,用于保證電算化會計信息系統(tǒng)的正常運行。

3.計算機硬件環(huán)境。會計單位應(yīng)根據(jù)實際情況和財力狀況,選擇與本單位電算化會計信息系統(tǒng)工作規(guī)劃相適應(yīng)的計算機機種、機型和系統(tǒng)軟件及有關(guān)配套設(shè)備。實行垂直領(lǐng)導(dǎo)的行業(yè)、大型企業(yè)集團,在選擇計算機機種、機型和系統(tǒng)軟件及有關(guān)配套設(shè)備時,應(yīng)盡量做到統(tǒng)一,為實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化打好基礎(chǔ)。具備一定硬件基礎(chǔ)和技術(shù)力量的單位,可充分利用現(xiàn)有的計算機設(shè)備建立計算機網(wǎng)絡(luò),做到信息資源共享和會計數(shù)據(jù)實時處理。為保證會計數(shù)據(jù)處理的完整正確,電算化會計信息系統(tǒng)所使用的計算機(尤其是服務(wù)器),必須配備不間斷電源。

4.計算機軟件環(huán)境。電算化會計信息系統(tǒng)使用的計算機軟件分為基礎(chǔ)軟件(如操作系統(tǒng)、辦公軟件)和專業(yè)軟件(如金蝶用友等財務(wù)軟件)。

會計軟件是電算化會計信息系統(tǒng)的核心,選擇會計軟件的好壞對電算化會計信息系統(tǒng)的成敗起著關(guān)鍵性的作用。各單位應(yīng)根據(jù)實際需要和自身的技術(shù)力量選擇會計軟件,選擇會計軟件時應(yīng)注意軟件的合法性、安全性、正確性、可擴充性和滿足審計要求等方面的問題,以及軟件服務(wù)的便利,軟件的功能應(yīng)該滿足本單位當(dāng)前的實際需要,并考慮到今后工作發(fā)展的要求;選擇會計軟件后,要根據(jù)會計軟件運行要求配置計算機硬件和計算機操作系統(tǒng)等基礎(chǔ)軟件,應(yīng)達(dá)到財政部《會計核算軟件基本功能規(guī)范》的要求,滿足本單位的實際工作需要。

5.會計數(shù)據(jù)。會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)等數(shù)據(jù)。采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計帳簿、報表,作為會計檔案保存的單位,可定期打印輸出會計帳簿、報表;及時打印輸出記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款帳日記賬;盡量少采用軟盤存儲會計檔案。

6.會計人員。電算化會計信息系統(tǒng)需要設(shè)置工作崗位及其工作職責(zé):

系統(tǒng)管理:負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作,要求具備會計和計算機知識,以及相關(guān)的會計電算化組織管理的經(jīng)驗。系統(tǒng)管理通常由會計主管兼任。軟件操作:負(fù)責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù),輸出記賬憑證、會計帳簿、報表,和進(jìn)行部分會計數(shù)據(jù)處理工作,要求具備會計軟件操作知識。通常由基本會計崗位的會計人員兼任。審核記賬:負(fù)責(zé)對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證等)進(jìn)行審核,操作會計軟件登記機內(nèi)帳簿,對打印輸出的帳簿、報表進(jìn)行確認(rèn);此崗要求具備會計和計算機知識,可由主管會計兼任。電算維護(hù):負(fù)責(zé)保證計算機硬件、軟件的正常運行,管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù);此崗要求具備計算機和會計知識,大中型企業(yè)中應(yīng)由專職人員擔(dān)任。電算審查:負(fù)責(zé)監(jiān)督計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行,防止利用計算機進(jìn)行舞弊;要求具備會計和計算機知識,此崗可由會計稽核人員兼任。數(shù)據(jù)分析:負(fù)責(zé)對計算機內(nèi)的會計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,要求具備計算機和會計知識,由主管會計兼任。

二、信息存儲介質(zhì)的電子化給會計信息生成、儲存、傳遞帶來安全隱患

電算化會計信息系統(tǒng)存儲介質(zhì)電子化使得會計信息占用空間小,查詢檢索、復(fù)制方便,同時也給會計信息生成、儲存和傳遞帶來安全隱患。

1.用戶的建立和管理。實施電算化會計信息系統(tǒng)的單位明確規(guī)定上機操作人員對會計軟件的操作內(nèi)容和權(quán)限,嚴(yán)格管理操作密碼,并由專人定期更換密碼,杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計軟件;輸入計算機的原始憑證、記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核不得登入機內(nèi)帳簿;操作人員離開機房時,應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會計軟件以保存操作數(shù)據(jù),不能用直接切斷電源的方式關(guān)閉計算機。

2.上機日志的記錄與會計信息的備份存檔。根據(jù)單位實際情況,由專人保存必要的上機操作記錄,記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容,明確計算機操作人員的責(zé)任。要充分利用會計軟件的備份功能及時備份會計數(shù)據(jù)。對備份的會計數(shù)據(jù)最好進(jìn)行壓縮、加密后交由專人保管。

3.計算機病毒的防查解。計算機病毒的防治要從防毒、查毒、解毒三方面來進(jìn)行。“防毒”是指根據(jù)系統(tǒng)特性,采取相應(yīng)的系統(tǒng)安全措施預(yù)防病毒侵入計算機。“查毒”是指對于確定的環(huán)境,能夠準(zhǔn)確地報出病毒名稱,該環(huán)境包括內(nèi)存、文件、引導(dǎo)區(qū)(含主導(dǎo)區(qū))、網(wǎng)絡(luò)等?！敖舛尽笔侵父鶕?jù)不同類型病毒對感染對象的修改,并按照病毒的感染特性所進(jìn)行的恢復(fù)。該恢復(fù)過程不能破壞未被病毒修改的內(nèi)容。電算化會計信息系統(tǒng)最好安裝一套信產(chǎn)部推薦的殺毒軟件,對系統(tǒng)進(jìn)行定期和不定期的病毒查殺。

三、簿記、報表的標(biāo)準(zhǔn)化凸顯了簿記的共性化,淡化了簿記的個性特征

電算化會計信息系統(tǒng)的賬頁由會計軟件根據(jù)使用者的設(shè)置生成,使用打印機打印輸出后裝訂成賬簿。賬簿數(shù)據(jù)記錄發(fā)生錯誤,不能采用劃線法或紅字法更正,只能通過輸入“更正憑證”修改,以便留下改動痕跡。用計算機打印輸出的標(biāo)準(zhǔn)化賬證表,不再因人而異,淡化了簿記的個性特征。單從會計人員遞交的賬表,難以衡量會計人員的工作態(tài)度、業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)。

四、賬務(wù)處理程序的簡單化消弱了多人員、多環(huán)節(jié)的內(nèi)部牽制,把查錯和杜絕舞弊的重任較多地壓在會計軟件上

電算化會計信息系統(tǒng)對數(shù)據(jù)采集采取集中收集、統(tǒng)一處理、數(shù)據(jù)共享的操作方法,賬務(wù)處理無需根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)營方式和管理形式的區(qū)別而采用不同的會計核算形式。電算化會計信息系統(tǒng)一般均采用最簡單的記賬憑證賬務(wù)處理程序,即根據(jù)記賬憑證登記日記賬、明細(xì)賬,通過匯總登記總賬,編制會計報表。憑證與憑證、憑證與賬務(wù)、賬務(wù)與報表、報表與報表以及賬實之間的勾對稽核均由計算機自動完成,消弱了多人員、多環(huán)節(jié)的內(nèi)部牽制,把查錯和杜絕舞弊的重任較多地壓在會計軟件上。電算化會計信息系統(tǒng)中除會計人員外,還有計算機軟、硬件技術(shù)人員和操作人員,內(nèi)部控制必須擴大到對人員、計算機設(shè)備、數(shù)據(jù)和程序等多個方面。

五、會計人員業(yè)務(wù)技能的復(fù)合化對會計人才培養(yǎng)提出了新的要求

合格的會計人才應(yīng)該是“精通業(yè)務(wù)、善于管理、熟悉國際慣例、具有國際視野的高素質(zhì)、復(fù)合型人才”;電算化會計信息系統(tǒng)中,會計人員要用到大量的計算機、互聯(lián)網(wǎng)、辦公軟件等現(xiàn)代化技術(shù);會計作為國際通用的商業(yè)語言,在促進(jìn)國際貿(mào)易、國際資本流動和國際經(jīng)濟交流方面的作用越來越突出。社會對會計人才的需求不再僅僅局限于會計知識本身,而是同時對人才的職業(yè)素質(zhì)、職業(yè)判斷、駕馭信息技術(shù)能力、創(chuàng)新意識、職業(yè)技術(shù)能力和崗位能力等提出了更高的要求。

(作者單位:廣東白云學(xué)院)