山東省市級檔案網(wǎng)站調(diào)查報告

曾凡斌

摘要：文章從檔案網(wǎng)站基本信息、內(nèi)容和功能三方面入手，對山東省部分市級檔案網(wǎng)站建設(shè)進行調(diào)查，以掌握其建設(shè)的基本狀況，從而便于提出具有針對性的對策。提高檔案網(wǎng)站質(zhì)量。充分發(fā)揮檔案網(wǎng)站效用。

關(guān)鍵詞：山東檔案網(wǎng)站調(diào)查報告

調(diào)查城市：濟南、青島、菏澤、臨沂、威海、濰坊、日照、泰安、東營、煙臺。調(diào)查方式：網(wǎng)站瀏覽：電話咨詢。調(diào)查時間：2007年9月25日——2008年4月30日。

1、檔案網(wǎng)站基本信息

1.1網(wǎng)站名稱及域名。在調(diào)查的城市中。檔案網(wǎng)站的名稱呈一定的規(guī)律性。主要包括以下四種：①**檔案網(wǎng)，如中國煙臺檔案網(wǎng)、菏澤檔案網(wǎng)。②**市檔案信息網(wǎng)，如日照市檔案信息網(wǎng)。③**市檔案局(館)，如林沂市檔案局(館)。④**檔案信息網(wǎng)。多數(shù)檔案局(館)采用此模式，如青島檔案信息網(wǎng)等。由此可以看出，檔案網(wǎng)站的命名較為突出檔案和信息兩詞，既體現(xiàn)了其獨特專業(yè)性，同時也反映出檔案是信息大家族中重要的成員之一，檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢，檔案工作者都極為重視檔案信息資源的開發(fā)。

域名是internet網(wǎng)絡(luò)上的一個單位、組織、機構(gòu)或個人提供服務(wù)的站點名稱，它是一種高于邏輯、便于記憶的internet地址。一般而言，網(wǎng)站的域名能夠反映網(wǎng)站的性質(zhì)或特征。從所調(diào)查檔案網(wǎng)站中的域名分析看。主要特征如下：①有3個網(wǎng)站的域名中沒有www。這說明它們不是自己獨立注冊的域名，而是地方政府、地區(qū)門戶網(wǎng)站分配的子域名。如臨沂市檔案局等。②申請政府域名的有9個檔案局(館)，即二級域名為gov,只有菏澤檔案網(wǎng)二級域名為com。

1.2網(wǎng)站導(dǎo)航系統(tǒng)。網(wǎng)站導(dǎo)航系統(tǒng)能為瀏覽者提供便捷，方便其在最短時間內(nèi)了解網(wǎng)站的布局及主要內(nèi)容，以最快的速度找到欲搜尋的信息，達到節(jié)省利用時間、提高利用效率的目的。在所調(diào)查的10個檔案網(wǎng)站中。只有濟南、青島、威海檔案信息網(wǎng)提供了導(dǎo)航系統(tǒng)。其中青島檔案信息網(wǎng)稱網(wǎng)絡(luò)地圖，威海檔案信息網(wǎng)稱快速導(dǎo)航通道，均設(shè)置在一級欄目下的醒目位置中，并提供了詳細的資源布局；濟南檔案信息網(wǎng)導(dǎo)航系統(tǒng)則位于其網(wǎng)頁的最底端，利用者不易察覺。

1.3訪問率。網(wǎng)站訪問率的統(tǒng)計是基于各網(wǎng)站提供的訪問人數(shù)，從訪問率可看出各網(wǎng)站的運行情況，促使其加強管理、完善結(jié)構(gòu)和內(nèi)容。在所調(diào)查的10個網(wǎng)站中，有6個網(wǎng)站提供了訪問人數(shù)統(tǒng)計，其中威海檔案信息網(wǎng)底端有訪問統(tǒng)計字樣，但沒有任何數(shù)據(jù)。按訪問率(人／天)=(訪問人數(shù)2-訪問人數(shù)1)／兩次訪問間隔天數(shù)計算。各網(wǎng)站訪問統(tǒng)計見表一：

1.4版本設(shè)置。在所調(diào)查的所有網(wǎng)站中。均無繁體、外文版本的設(shè)置。檔案信息化是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，各國間的檔案學(xué)術(shù)交流必將得到進一步加強。檔案資源同樣得實施走出去戰(zhàn)略，在保守國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私的前提下，應(yīng)最大限度地提供檔案信息的開發(fā)利用，其中同樣包括國外人員的合理利用。在我國。北京、上海、南京等檔案信息網(wǎng)已經(jīng)領(lǐng)先一步，均設(shè)置了檔案信息網(wǎng)的英文版本。因此各檔案局(館)應(yīng)充分認清檔案信息化的形勢，加快檔案網(wǎng)站外文版本的設(shè)置。豐富其內(nèi)容。

1.5更新速度。網(wǎng)站內(nèi)容更新速度和維護頻率能夠一定程度地反映檔案局(館)對網(wǎng)站建設(shè)的重視程度，也一定程度地說明網(wǎng)站建設(shè)的質(zhì)量。檔案網(wǎng)站內(nèi)容的更新應(yīng)以事件為契機，不定期進行。調(diào)查的網(wǎng)站更新時存有不在首頁標(biāo)注日期問題，讓人無法立即了解更新的是何時的新聞，如臨沂、東營檔案信息網(wǎng)。在所調(diào)查的10個檔案網(wǎng)站中，更新比較迅速的有濟南和青島。如表二所示。

1.6響應(yīng)速度。響應(yīng)速度是計算機專業(yè)術(shù)語，指從瀏覽器發(fā)出請求至網(wǎng)站服務(wù)器響應(yīng)的時間差，是衡量網(wǎng)站建設(shè)質(zhì)量的重要指標(biāo)。受計算機配件、網(wǎng)絡(luò)等因素影響。響應(yīng)速度越短，能節(jié)省利用者時間，提高利用效率。調(diào)查的檔案網(wǎng)站中，總體響應(yīng)速度較快，其中青島、威海、日照、濰坊較為突出，但也有臨沂、泰山等反映較慢，有待于進一步提高和完善。

2、檔案網(wǎng)站主要內(nèi)容

2.1機構(gòu)和部門職能信息。在調(diào)查的所有網(wǎng)站中，均設(shè)立了局館簡介用于介紹本館資源及組織機構(gòu)職能，有館藏介紹、本館指南、局館概況等名稱之分。其中除濟南的綜合概述、內(nèi)設(shè)機構(gòu)設(shè)立在一級欄目政務(wù)公開的二級類目外，其余的均設(shè)立在一級欄目中，可見對這一欄目的必要性和重要性的充分認識，特別在建立檔案網(wǎng)站的初期，以文字說明為主，用于介紹組織機構(gòu)及館藏資源的局館概況是必不可少的項目。

2.2一級類目設(shè)置。任何網(wǎng)站都通過一級類目來反映它的主要內(nèi)容及方便利用者使用，檔案網(wǎng)站也不例外。一級類目的數(shù)量可一定程度上體現(xiàn)出網(wǎng)站內(nèi)容的翔實程度。

從調(diào)查結(jié)果看，各網(wǎng)站的一級類目數(shù)量不一，總體來說。類目設(shè)置數(shù)量偏低。同時在一級類目的設(shè)置中存在諸多的不合理，有些網(wǎng)站設(shè)置得較為樊籠而顯得不系統(tǒng)，不少類目可以歸為一類，如青島檔案信息網(wǎng)中照片銀行、琴島風(fēng)情、島城覽勝都是照片展示，完全可以歸納為照片檔案。相反，有些網(wǎng)站一級類目設(shè)置得過于簡單。致使二級類目繁瑣，如濟南檔案信息網(wǎng)。多數(shù)一級類目中都有四五個二級類目。

2.3檔案政策法規(guī)。檔案政策法規(guī)是檔案事業(yè)的指南，依法治檔是法制社會發(fā)展的必然要求。在所調(diào)查的檔案網(wǎng)站中，均設(shè)立了檔案政策法規(guī)，但部分設(shè)置在一級類目。部分設(shè)置在二級類目。并且名稱不一，如設(shè)置在一級欄目中的東營稱法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，日照稱檔案法規(guī)，臨沂稱政策法規(guī)；設(shè)置在二級欄目中的濟南稱檔案法規(guī)，青島稱政策法規(guī)等。我們從中可以看出，檔案法規(guī)的設(shè)置缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，帶有較大的隨意性，同時還有不可忽略的一點就是檔案政策法規(guī)的內(nèi)容普遍單一，如臨沂的政策法規(guī)中只有檔案法一項內(nèi)容，青島的檔案政策法規(guī)只包含青島市一級制定的法規(guī)，像威海一樣具有國家、省、市三級檔案政策法規(guī)的還只是少數(shù)。

2.4特色檔案。特色檔案一般是指檔案館所藏的具有很高的歷史文化價值的獨一無二的檔案材料，如有關(guān)地區(qū)歷史史實的介紹，有關(guān)自然、地理、人文、社會等諸多特色的展示，有關(guān)當(dāng)?shù)刂麣v史人物和當(dāng)代名人的檔案等。它反映了當(dāng)?shù)氐拿袼罪L(fēng)情和歷史地理，具有極高的歷史文化價值。但由于各種原因，各地的特色檔案并未為廣大市民所了解，其價值也沒有得到實現(xiàn)，因此利用檔案網(wǎng)絡(luò)加強特色檔案的宣傳就顯得極其必要。特別是在市一級的檔案中，應(yīng)發(fā)揮擁有得天獨厚的特色檔案來吸引利用者，要求檔案部門做好特色檔案的宣傳。打出品牌，提升知名度；同時特色檔案還可以提升檔案部門地位，樹立檔案部門親民的形象，讓市民了解城市的歷史，游歷于歷史當(dāng)中。在所調(diào)查的檔案網(wǎng)站中，除東營檔案信息網(wǎng)沒有任何特色檔案的內(nèi)容外，其余的均或多或少設(shè)置了特色檔案的內(nèi)容。

2.5利用服務(wù)信息。檔案網(wǎng)站是檔案館的外在形象，是宣傳檔案及檔案工作的窗口。利用服務(wù)信息一

般包括聯(lián)系方式、查檔指南、查檔時間、查檔手續(xù)、利用收費等事項。在所調(diào)查的10個檔案網(wǎng)站中，利用服務(wù)信息名目不一，如濟南稱查檔指南。臨沂稱檔案服務(wù)，但仍有菏澤檔案網(wǎng)沒有提供任何服務(wù)信息，濰坊檔案信息網(wǎng)只在網(wǎng)站不顯眼位置設(shè)立“聯(lián)系我們”，并沒有實質(zhì)性的相關(guān)內(nèi)容。而且從設(shè)置的內(nèi)容看，大多比較單一、簡單，如威海檔案信息網(wǎng)雖設(shè)置了服務(wù)中心，但內(nèi)容是有關(guān)威海檔案技術(shù)服務(wù)中心檔案中介的介紹，并沒有相關(guān)的檔案利用服務(wù)信息。因此，各檔案網(wǎng)站有必要加強檔案服務(wù)信息的宣傳，提升檔案形象，方便利用者了解查閱檔案信息。

2.6網(wǎng)上展廳。在調(diào)查的10個網(wǎng)站中。菏澤、威海、東營、臨沂四市檔案網(wǎng)站沒有任何有關(guān)網(wǎng)上展覽的設(shè)置，濰坊雖在館藏介紹中有檔案展覽，但并沒有任何內(nèi)容，煙臺則在正文中有全國勞動模范圖片展少數(shù)內(nèi)容，其中網(wǎng)上展覽辦得較好的有濟南和青島檔案信息網(wǎng)，它們內(nèi)容翔實豐富，形式多樣。從調(diào)查分析看，很多檔案館對網(wǎng)上檔案展覽缺乏充分的認識，同時也從一側(cè)面反映出檔案館對檔案展覽的重視程度，而檔案展覽恰恰是提高市民檔案意識的重要途徑，這要求我們必須轉(zhuǎn)變觀念，增強宣傳和自我推銷意識。

2.7其他信息。檔案網(wǎng)站信息的充實度是衡量其質(zhì)量的重要指標(biāo)。所調(diào)查的10個網(wǎng)站中，有些欄目的設(shè)置增添了網(wǎng)站的可瀏覽性，值得推薦。如青島、日照、煙臺檔案網(wǎng)中的“檔案征集”，其中煙臺檔案網(wǎng)詳細規(guī)定了征集的范圍、方法、相關(guān)政策、權(quán)益保護、價格標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。還有不少檔案網(wǎng)站設(shè)立的“檔案學(xué)會”用于檔案學(xué)術(shù)交流。特別值得一提的是，在青島和濟南檔案信息網(wǎng)中設(shè)立有“視頻青島”、“視頻點播”等聲像檔案欄目，值得各網(wǎng)站借鑒。

3、檔案網(wǎng)站功能

3.1文件檢索。檔案館提供利用包括歷史檔案和現(xiàn)行文件資料，檔案網(wǎng)站的提供利用則體現(xiàn)在檔案的檢索功能上。將已開放的歷史檔案數(shù)字化是檔案信息化的重要內(nèi)容之一，也是檔案提供利用的發(fā)展趨勢，我國民主政治建設(shè)和社會進步迫切要求政府信息公開，在檔案館設(shè)立現(xiàn)行文件中心是檔案館緊跟信息化步伐的重要舉措。也是新時期檔案館功能擴展的必然要求。所調(diào)查的檔案信息網(wǎng)站中，除菏澤檔案網(wǎng)外，都設(shè)立了開放檔案和現(xiàn)行資料查閱欄目，但欄目質(zhì)量不一，特別是跟北京、上海、南京檔案信息網(wǎng)相比存在較大差距，只有青島檔案信息網(wǎng)現(xiàn)行文件資料提供全文檢索，余的都只提供目錄檢索，具體調(diào)查情況如表三所示。

3.2友情鏈接。作為評價網(wǎng)站質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)，友情鏈接為廣大網(wǎng)站所重視，是網(wǎng)站提高點擊率的重要舉措，在調(diào)查的10個檔案網(wǎng)站中，均設(shè)立了鏈接。但設(shè)立的數(shù)量和質(zhì)量有較大區(qū)別。有些網(wǎng)站對鏈接進行了分類，大類中分了檔案類、便民熱線等，同時又將檔案類分為國外、國內(nèi)省級、市級，如濟南、臨沂檔案信息網(wǎng)。還有如威海和濰坊信息網(wǎng)中添加了部分大學(xué)檔案館，在威海信息網(wǎng)中還有兩個城建檔案館鏈接，這些都值得借鑒和推廣。但也有部分鏈接不理想，如何澤檔案網(wǎng)中的省內(nèi)鏈接的部分網(wǎng)站是山東省檔案信息網(wǎng)中提供的檔案館介紹，并不是真正意義上的有效鏈接，另外從總體看。鏈接個數(shù)及鏈接有效率都較低，有待于進一步提高。

3.3信息反饋。檔案網(wǎng)站應(yīng)該是交流信息的互動平臺，網(wǎng)站信息反饋包括檔案論壇、在線答疑、留言板、電子郵件、局長信箱等。通過與用戶的交流溝通，可以為用戶答疑解惑、解決實際問題；還可以了解用戶的需求、及時發(fā)現(xiàn)問題，使網(wǎng)站和服務(wù)的質(zhì)量得以完善，為檔案網(wǎng)站注入新的活力，提高網(wǎng)站點擊率。在調(diào)查的10個檔案網(wǎng)站中，均設(shè)置了一定的信息反饋機制，一般都為局長信箱、檔案論壇。其中檔案論壇作為當(dāng)今主要交流平臺。作用發(fā)揮得并不強，在設(shè)立了檔案論壇的青島、濰坊、泰安檔案信息網(wǎng)中，濰坊與泰安的論壇無法打開，青島檔案論壇的人氣也并不旺盛。因此在設(shè)立了這些機制后，應(yīng)該發(fā)揮機制的作用，使其成為檔案館與利用者的鏈接紐帶。其中煙臺檔案網(wǎng)除設(shè)置了局長信箱外。還有咨詢投訴、請你獻策兩欄目，值得同行借鑒。

4、總結(jié)

4.1 強化檔案信息化意識，緊跟時代步伐。山東是我國的經(jīng)濟強省，但我省檔案網(wǎng)站建設(shè)狀況跟其經(jīng)濟地位不符，還有部分檔案局(館)的檔案網(wǎng)站尚未建設(shè)。特別是檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，各級檔案部門都必須堅持統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施的原則，強化檔案信息化意識。實現(xiàn)館藏信息網(wǎng)絡(luò)化、社會化，方便廣大利用者。

4.2加強對檔案網(wǎng)站的管理，制定切實可行的管理制度。大部分檔案網(wǎng)站普遍存在點擊率低、更新速度慢、視覺效果不理想等問題，因此網(wǎng)站建設(shè)必須實行“制度先行”，在大量調(diào)研的基礎(chǔ)上制定完善切實可行的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、制度；還要求配備專門技術(shù)管理人員負責(zé)網(wǎng)站維護，從而提高網(wǎng)站利用率。

4.3國家和省級檔案主管部門加強宏觀指導(dǎo)，明確檔案網(wǎng)站定位。目前各網(wǎng)站各自為政、名目不一、目標(biāo)不夠明確，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃。不利于檔案網(wǎng)站的健康發(fā)展。各檔案部門應(yīng)建立強有力的組織機構(gòu)，實施強有力的組織領(lǐng)導(dǎo)，政府部門應(yīng)將其納入政府規(guī)劃。對檔案網(wǎng)站建設(shè)進行督促檢查指導(dǎo)。

4.4完善網(wǎng)站結(jié)構(gòu)，豐富網(wǎng)站內(nèi)容。目前不少網(wǎng)站欄目單一、內(nèi)容簡單、結(jié)構(gòu)設(shè)置不科學(xué)，應(yīng)逐步豐富上網(wǎng)信息，強化網(wǎng)站功能，使網(wǎng)站真正成為檔案局(館)的代言人。