管理效率提高10%

很多企業(yè)在10年前就開始使用企業(yè)郵箱系統(tǒng),但傳統(tǒng)的企業(yè)郵箱系統(tǒng)中存在著一個(gè)致命性問(wèn)題,即它的功能僅僅體現(xiàn)在收發(fā)郵件和傳遞信息兩個(gè)方面。這已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)移動(dòng)辦公的需要?！邦｀]”產(chǎn)品的出現(xiàn)為企業(yè)搭建了順暢溝通的平臺(tái),為用戶提供更方便的服務(wù)。

——講述東南融通和上?，F(xiàn)代物流通過(guò)睿郵打造溝通平臺(tái)的故事

■ 本報(bào)記者 那罡

隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大、信息量的迅速膨脹以及人員的增多,企業(yè)需要銷售、市場(chǎng)、后勤等多個(gè)部門協(xié)同作戰(zhàn),才能實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶的快速響應(yīng)。東南融通和上?，F(xiàn)代物流資訊有限公司(以下簡(jiǎn)稱上海現(xiàn)代物流)已經(jīng)意識(shí)到,企業(yè)的信息交流與共享已經(jīng)很難再簡(jiǎn)單地通過(guò)一部電話、一份傳真、一封電子郵件來(lái)實(shí)現(xiàn),必須有一個(gè)統(tǒng)一的溝通平臺(tái),便于隨時(shí)隨地分享與交流。因此,他們采用了基于微軟Hosted Exchange技術(shù)的企業(yè)郵箱產(chǎn)品——睿郵(Ray Mail)。這使他們的信息交流更加通暢,企業(yè)運(yùn)作效率顯著提高。

微軟公司電信及媒體事業(yè)部業(yè)務(wù)拓展經(jīng)理許曉魯表示,“基于微軟Hosted Exchange的睿郵產(chǎn)品可以整合前端和后端,從而提供更強(qiáng)大的服務(wù),主要解決三個(gè)問(wèn)題:提高個(gè)人工作效率;提高人與人之間交流溝通的效率以及提升企業(yè)管理水平?！?/p>

溝通障礙癥

東南融通是一家做金融信息化的IT公司。其員工大部分工作時(shí)間處于為全國(guó)各地提供支持和服務(wù)中。“我們一直在考慮,如何為3000多名海內(nèi)外員工及30多個(gè)分支機(jī)構(gòu)提供一種較為便捷的辦法,通過(guò)一套協(xié)同辦公系統(tǒng)將電腦、網(wǎng)絡(luò)和人串起來(lái)。”東南融通運(yùn)營(yíng)總監(jiān)張偉杰說(shuō),“比如,我們到某個(gè)平臺(tái)或機(jī)構(gòu)出差,到達(dá)機(jī)場(chǎng)的第一件事情,便是打開電腦的無(wú)線網(wǎng)絡(luò)收發(fā)郵件,以免錯(cuò)過(guò)重要的郵件信息。若部分機(jī)場(chǎng)或區(qū)域無(wú)法提供網(wǎng)絡(luò)支持,則給工作和行程帶來(lái)了極大的不便?！?/p>

上海現(xiàn)代物流與東南融通相比,雖然業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)不同,但面臨的企業(yè)溝通問(wèn)題的本質(zhì)是相同的。由于供應(yīng)鏈時(shí)代的到來(lái),上?，F(xiàn)代物流需要在理念上尋求突破,改變以往“大而全、小而全”的運(yùn)作模式。

上?，F(xiàn)代物流資訊有限公司副總經(jīng)理李昌浩說(shuō),其實(shí)我們工作中大部分的時(shí)間都在溝通。溝通中存在三個(gè)需要解決的問(wèn)題:第一是提高個(gè)人的工作效率,第二是提高人與人之間交流溝通的效率,第三是提升企業(yè)的管理水平。

在上?，F(xiàn)代物流的企業(yè)管理架構(gòu)中,第一層是企業(yè)決策層,第二層是協(xié)作管理層,第三層是企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)運(yùn)作層。李昌浩說(shuō),我特別希望決策層的信息能夠不打折扣地直接傳遞到管理層運(yùn)作起來(lái)。我不需要員工自己再做出相關(guān)決斷,這往往會(huì)產(chǎn)生差錯(cuò)。

然而對(duì)于員工來(lái)講,一種不間斷的聯(lián)系方式是非常重要的,尤其是在銀行系統(tǒng)提供支持的員工。由于銀行的互聯(lián)網(wǎng)是保密的,不可以連接外網(wǎng),即使在工作場(chǎng)所里面也只能接收到網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的信息,不可以訪問(wèn)外部網(wǎng)絡(luò)。

在這個(gè)時(shí)候,張偉杰也在思考,如何讓企業(yè)的員工獲取到公司的信息或郵件?曾經(jīng)有人提議過(guò)使用短信平臺(tái)。但畢竟短信的信息量是有限的,很多時(shí)候無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息的全面?zhèn)鬟f。

提升管理效率

在亟待解決溝通問(wèn)題,實(shí)現(xiàn)信息完整傳遞的前提條件下,東南融通和上?，F(xiàn)代物流在2008年5月幾乎同步采用睿郵產(chǎn)品。

“沒有使用睿郵的時(shí)候,我們到一個(gè)地方,首先要在機(jī)場(chǎng)打開無(wú)線網(wǎng)絡(luò)收發(fā)郵件,然后再上路,很麻煩,而且不一定每個(gè)機(jī)場(chǎng)都能提供這樣的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)?，F(xiàn)在我們出去就不一定用電腦了,在手機(jī)上就可以解決大部分的工作?，F(xiàn)在我真的有了“手機(jī)依賴癥”。而且,我們也不需要銀行的網(wǎng)絡(luò)就可以接入外網(wǎng)。只要到有手機(jī)信號(hào)的地方就可以收到郵件,解決了我們?cè)谌粘＾k公中上傳下達(dá)的信息溝通工作?！睆垈ソ苷f(shuō)。

張偉杰粗略統(tǒng)計(jì),現(xiàn)在東方融通在線業(yè)務(wù)單元使用睿郵功能的普及率超過(guò)了90%。其中,經(jīng)常出差的員工基本上都使用了Pushmail的功能,顯著地提高了整體管理的效率。

上?，F(xiàn)代物流作為提供供應(yīng)鏈集成服務(wù)的服務(wù)商,特別強(qiáng)調(diào)現(xiàn)場(chǎng)管理,這也是客戶對(duì)于上?，F(xiàn)代物流服務(wù)質(zhì)量最為看重的一點(diǎn)。“當(dāng)我們做物流或者是采購(gòu)等現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)作的過(guò)程中,總是會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的小問(wèn)題。如果能通過(guò)郵件系統(tǒng)將信息直接發(fā)到手機(jī)上,我就可以馬上知道現(xiàn)在可能發(fā)生的事情,然后再打電話或者是通過(guò)郵件了解發(fā)生的事情,這個(gè)信息來(lái)得要快一點(diǎn)。另外,現(xiàn)在我直接用睿郵把決策推出去,就很容易知道員工完成某項(xiàng)工作用了多少時(shí)間,了解到他是不是按照要求真的把任務(wù)完成了。保守估計(jì),使用睿郵后,管理效率的提升至少在10%以上,時(shí)間節(jié)約相比以前達(dá)到了20%?！崩畈普f(shuō)。

很多人認(rèn)為,在企業(yè)管理的方法中,開會(huì)是一項(xiàng)很浪費(fèi)時(shí)間,降低工作效率的不實(shí)際的行動(dòng)。張偉杰回憶說(shuō),以前在會(huì)議安排方面,首先要把會(huì)議材料先遞過(guò)去,經(jīng)過(guò)一系列的流程才能開會(huì)。而現(xiàn)在,我們將把會(huì)議中需要討論和落實(shí)的工作一項(xiàng)項(xiàng)列出來(lái),直接嵌到睿郵系統(tǒng)里面就可以了。每個(gè)人前往會(huì)議地點(diǎn)之前就已經(jīng)明確今天要討論內(nèi)容與需要達(dá)成的目標(biāo)。

另一方面,每次會(huì)議結(jié)束之后都要對(duì)會(huì)議進(jìn)行跟蹤管理。在開會(huì)的時(shí)候,達(dá)成一個(gè)共識(shí)之后,現(xiàn)場(chǎng)布置各自的任務(wù),由負(fù)責(zé)人發(fā)到指定人的郵箱,包括實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的要求與方法,需要實(shí)現(xiàn)的結(jié)果,或者是下一次的會(huì)議安排等內(nèi)容,這樣就十分清楚明了?，F(xiàn)在我們開會(huì)的習(xí)慣是根據(jù)會(huì)議安排逐項(xiàng)討論,這對(duì)于我們提高管理效率有很大的幫助。

規(guī)劃中的平臺(tái)對(duì)接

當(dāng)今世界供應(yīng)鏈產(chǎn)業(yè)發(fā)展存在三個(gè)重要特性:現(xiàn)代協(xié)作、合作分享和業(yè)務(wù)急速處理。李昌浩認(rèn)為這三點(diǎn)和睿郵的產(chǎn)品在設(shè)計(jì)方面存在不謀而合之處。所以,上?，F(xiàn)代物流比較迅速地接受了這個(gè)理念,并且加快公司相關(guān)的部署,把它運(yùn)用到公司的物流和供應(yīng)鏈的管理系統(tǒng)中,而且這種系統(tǒng)也可以和客戶分享。

“對(duì)此,我們對(duì)自身的系統(tǒng)進(jìn)行了一些優(yōu)化。第一個(gè)是在技術(shù)層面,睿郵給我們提供了更多應(yīng)用的解決方法,不管是對(duì)于決策的管理或者是時(shí)間的管控都有很好的作用;第二個(gè)層面主要是在產(chǎn)業(yè)鏈的整合層面,這樣一個(gè)產(chǎn)品可以使我們和客戶更好地溝通,使我們與客戶的溝通變得更加靈活,降低了溝通的成本,同時(shí)提高了管理的效率?！?李昌浩說(shuō)。

另外,張偉杰說(shuō),東南融通很重視團(tuán)隊(duì)的協(xié)同合作,所以特別看重睿郵的協(xié)同辦公功能?，F(xiàn)在對(duì)于睿郵的基本功能用得比較理想了,大家使用睿郵已經(jīng)成為一種工作習(xí)慣。如何將這種良好的工作習(xí)慣與我們內(nèi)部的OA系統(tǒng)做更好的結(jié)合,這是我們正在思考的問(wèn)題。

記者了解到,為上海現(xiàn)代物流和東方融通實(shí)施睿郵產(chǎn)品的上海和辰信息技術(shù)有限公司,正在搭建一個(gè)整合平臺(tái)。這個(gè)平臺(tái)將為企業(yè)提供易用、好用的解決方案和服務(wù)。

上海和辰信息技術(shù)有限公司副總裁錢蔚說(shuō),我們會(huì)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候開放我們的技術(shù)接口,保證其他企業(yè)在用的信息系統(tǒng)能夠和我們現(xiàn)有的郵件或者是溝通服務(wù)無(wú)縫對(duì)接起來(lái)。同時(shí),我們也會(huì)在這個(gè)SaaS平臺(tái)上提供一些類似于CRM或者是ERP的服務(wù)。應(yīng)該說(shuō),我們現(xiàn)在做了兩手的準(zhǔn)備:一個(gè)是與客戶現(xiàn)有的平臺(tái)對(duì)接;第二個(gè)是與還沒有使用這套系統(tǒng)的客戶進(jìn)行對(duì)接。

東方融通在線業(yè)務(wù)單元使用睿郵功能的普及率已超過(guò)了90%。同時(shí),上?，F(xiàn)代物流也把睿郵運(yùn)用到公司的物流和供應(yīng)鏈的管理系統(tǒng)中,并將這種系統(tǒng)和客戶分享。