淺談高校系資料室的發(fā)展與管理

[摘要]本文就高校資料室的發(fā)展現(xiàn)狀進行了分析，提出了在新形勢下高校資料室建設(shè)的必要性以及高校資料室建設(shè)的構(gòu)思與發(fā)展對策。

[關(guān)鍵詞]高校資料室；現(xiàn)代化；信息

過去幾十年來，高校圖書館與系資料室在不同的范圍內(nèi)，不同程度地發(fā)揮了它的功能和優(yōu)勢，為各系、各專業(yè)的教學和科研提供了大量的文獻資料。但隨著電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的廣泛應用，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展及其對文獻資源的加工處理，傳統(tǒng)意義上的資料室已經(jīng)不能適應信息時代的要求，它迫使資料室向?qū)I(yè)化、數(shù)據(jù)化、信息化方向發(fā)展。

1、高校資料室的發(fā)展現(xiàn)狀

高校系資料室是專為各系教學和科研提供信息資源的機構(gòu)，它收集保管的文獻信息資源與本學科緊密結(jié)合，在本系的教學科研中發(fā)揮了很好的作用。但是資料室也存在以下幾個方面的問題：

（1）高校資料室的管理人員不專業(yè) 。有的不設(shè)編讓人代管，文獻資料管理普遍存在不規(guī)范情況，如分類加工的深度不同。

(2)絕大部分資料室的現(xiàn)代化管理水平不高。有的還處于手工管理階段,網(wǎng)絡(luò)服務意識不強,計算機技術(shù)欠缺，不能熟練地掌握和運用計算機技術(shù)來進行網(wǎng)絡(luò)信息的檢索和利用。

(3)運轉(zhuǎn)機制不夠靈活。僅有流通和閱覽功能，強調(diào)的是對內(nèi)服務，讀者相對固定在本系的教師和本系的學生，它只對本系開放，一般雙休日和晚上不開放，文獻資料的利用率大大降低。

(4)經(jīng)費緊張。使系資料室規(guī)模發(fā)展與讀者需求之間產(chǎn)生了很大的矛盾，一方面資金投入不足，急需的文獻資料滿足不了讀者的要求，另一方面各系之間的文獻資料的購買出現(xiàn)重復現(xiàn)象，這樣對整個學校而言,是一種資源的浪費。

2、資料室的作用

高校資料室與圖書館都是為教學和科研服務的，但資料室專業(yè)性強、專業(yè)服務要求比較深，所以抓好資料室的建設(shè)，就能對學校的教學、科研及學科建設(shè)起到與圖書館優(yōu)勢互補的作用。

（1）服務對象較為特殊。資料室的專業(yè)性是它的特定本質(zhì)屬性，是直接為教學、科研提供有效服務的場所。在特定的讀者群中，他們主要是從事科研和教學的教師以及部分在校學生，具有一定的專業(yè)特長和研究能力，資料室為教師提供學習和科研服務，為畢業(yè)生做論文提供參考文獻、信息資料等。

（2）文獻資料的收藏具有鮮明的專業(yè)特色。由于高校圖書館文獻資料的收集大多注意廣泛性和多樣化，對各系所需的專業(yè)資料以及研究生論文等資料，其收藏的數(shù)量不一定能滿足讀者的需要。而作為系資料室則可以彌補圖書館在這方面的不足。

（3）信息知識服務的導航作用。資料室發(fā)揮了對本系師生比較了解的優(yōu)勢，拓寬服務項目與內(nèi)容，充分利用現(xiàn)代最新信息技術(shù)，系統(tǒng)地對信息加以組織、分類、編目，使之有序化，形成本院系需要的各類科研課題的專題知識信息庫、教學專題知識信息庫等，定期向院系師生公布，做好了知識信息導航作用。

3、關(guān)于加強院系資料室建設(shè)的思考

（1）技術(shù)現(xiàn)代化，提高信息意識及網(wǎng)絡(luò)服務的能力。為教學科研提供高質(zhì)量信息服務。加大計算機的應用，使文獻的收集、加工整理、咨詢檢索等都能實現(xiàn)現(xiàn)代化。促進聲像技術(shù)的發(fā)展，直接利用錄音帶、錄像帶、幻燈片等，用聲音和圖像傳播知識，使資料視聽化。利用現(xiàn)代通訊技術(shù)，使資料室實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。

（2）加強人才隊伍的培養(yǎng)。資料室現(xiàn)代化管理主要體現(xiàn)在信息處理技術(shù)和通訊技術(shù)在資料室管理工作的應用，無論多么完善、理想的管理系統(tǒng)，都需要工作人員去維護、操作和應用。因此，資料室現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展必須要有一支過硬的專業(yè)技術(shù)隊伍。首先要提高管理人員的整體素質(zhì)，要培養(yǎng)他們積極服務的態(tài)度，做到工作細致、作風嚴謹、鉆研業(yè)務、不計得失、態(tài)度和藹、舉止端莊、談吐文雅，對讀者的態(tài)度不僅熱情而且要主動，使讀者感到愉快、受到教育。其次，要進行崗位培訓，著重在實際工作中提高工作人員的操作能力。在網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境下，無論是著書、還是流通、情報服務等都要注重加強工作人員的技術(shù)水平培訓。另外，工作人員還要了解各種網(wǎng)絡(luò)軟件工具的使用方法，了解各學科領(lǐng)域的最新動態(tài)，使自己的知識在縱深方面不斷拓寬和發(fā)展。

（3）加強資料室專業(yè)文獻的館藏建設(shè)。一是資料室要結(jié)合本專業(yè)的特點，以本學院的重點學科和重點專業(yè)為中心，根據(jù)自身的資料優(yōu)勢，建立具有專業(yè)特設(shè)的數(shù)據(jù)庫。建立具有本專業(yè)特色內(nèi)容新穎且目錄清晰的網(wǎng)頁，與圖書館的信息資料在校園網(wǎng)上一起運行，這樣全院師生都能利用網(wǎng)絡(luò)查詢自己所需要的資料，使學院內(nèi)實現(xiàn)資源共享，提高資源的利用率。二是建設(shè)數(shù)字化資料室，要購買或研制適合本資料室使用的管理系統(tǒng)，在此基礎(chǔ)上建立館藏文獻資料數(shù)據(jù)庫，購買電子文獻，給讀者提供方便查詢的多媒體導讀系統(tǒng)，把隨書光盤做鏡像存入光盤庫，不斷的豐富資料室的數(shù)字化資源。

總之，資料室的建設(shè)發(fā)展要不斷跟上科學技術(shù)的迅速發(fā)展，要更新觀念提高認識，要認識到高校資料室存在的必要性和不可替代性，抓好資料室的建設(shè)，就能對學校的教學、科研建設(shè)起到與圖書館相互協(xié)作、優(yōu)勢互補的作用。

作者簡介：孫東菊，女，山東濟寧市委黨校圖書館館長，副研究館員。