淺議化肥企業(yè)原料采購(gòu)結(jié)算的內(nèi)部控制

張佳興

摘要：某公司是四川省的化肥生產(chǎn)企業(yè)，主要從事工業(yè)硫酸、磷酸氫鈣和磷一銨等系列磷化工產(chǎn)品的生產(chǎn)和銷售，生產(chǎn)能力為年產(chǎn)磷化工產(chǎn)品20多萬(wàn)噸。年需采購(gòu)磷礦石、無(wú)煙煤、石灰等大綜原材料40多萬(wàn)噸。筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，該企業(yè)在原料采購(gòu)、結(jié)算等環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問(wèn)題，幾乎都與內(nèi)部控制系統(tǒng)不健全或失控有關(guān)。因此重視內(nèi)部控制與管理，建立內(nèi)部控制制度是實(shí)現(xiàn)從人治到法治，保證企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的重要措施，為此筆者針對(duì)該企業(yè)在原料采購(gòu)、結(jié)算等環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問(wèn)題，提出了具體的應(yīng)對(duì)措施。旨在完善企業(yè)內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)原料采購(gòu)、結(jié)算管理，降低產(chǎn)品成本，提高企業(yè)效益。

關(guān)鍵詞：化肥企業(yè)；原料采購(gòu)；內(nèi)部控制的缺陷；對(duì)策

內(nèi)部控制，是指一個(gè)單位為了實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，保護(hù)資產(chǎn)的安全完整，保證會(huì)計(jì)信息資料的正確可靠，確保經(jīng)營(yíng)方針的貫徹執(zhí)行，保證經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)性、效率性和效果性而在單位內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評(píng)價(jià)和控制的一系列方法、手續(xù)與措施。因此只有建立完善原料采購(gòu)、結(jié)算管理的內(nèi)部控制制度，將其落到實(shí)處。并強(qiáng)化會(huì)計(jì)監(jiān)督，才能提高原料采購(gòu)、結(jié)算的可控性，保證會(huì)計(jì)資料的正確性和可靠性，防止錯(cuò)誤和舞弊，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力，確保企業(yè)資產(chǎn)的安全、完整。

一、某化肥企業(yè)原料采購(gòu)、結(jié)算內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

1對(duì)內(nèi)部控制的重要性認(rèn)識(shí)不足

主要表現(xiàn)為企業(yè)部分員工認(rèn)為，采購(gòu)結(jié)算的內(nèi)部控制制度束縛了自己的手腳和辦事效率，是對(duì)自己的不信任，如果嚴(yán)格執(zhí)行容易得罪人，相關(guān)部門容易發(fā)生沖突，況且內(nèi)部控制制度執(zhí)行得好壞，與自己的經(jīng)濟(jì)利益無(wú)多大關(guān)系，所以很多人抱著事不關(guān)己高高掛起的思想。

2采購(gòu)合同不規(guī)范、缺乏統(tǒng)一的采購(gòu)結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)

由于缺乏統(tǒng)一的采購(gòu)、結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)，在原料采購(gòu)合同的簽訂上，存在較大的隨意性，同一原料，對(duì)不同的供貨商在合同上對(duì)質(zhì)量的要求不一至，而相同質(zhì)量的原料價(jià)格不相同，即同質(zhì)不同價(jià)的現(xiàn)象較為嚴(yán)重。如有的采購(gòu)合同規(guī)定：磷礦石按五氧化二磷30％計(jì)算、雜質(zhì)按7％計(jì)算，到廠價(jià)300元/噸，以含磷30％為基數(shù)，磷每上升1％，每噸磷礦石獎(jiǎng)10元，磷每下降1％，每噸磷礦石扣8元，雜質(zhì)每上升1％，每噸磷礦石扣15元……，而有的采購(gòu)合同規(guī)定：磷礦石按五氧化二磷29％計(jì)算、雜質(zhì)按8％計(jì)算，到廠價(jià)310元/噸，以含磷29％為基數(shù)，磷每上升1％，每噸磷礦石獎(jiǎng)11元，磷每下降1％，每噸磷礦石扣6元，雜質(zhì)每上升1％，每噸磷礦石扣13元……，由于多種結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)并存，不但供應(yīng)商怨聲載道，反映合同不公平，造成供應(yīng)商的經(jīng)常變動(dòng)，因而增加企業(yè)采購(gòu)成本，更為嚴(yán)重的是一但某種原料供應(yīng)緊張，采購(gòu)部門往往找出各種理由要求生產(chǎn)單位降低采購(gòu)原料質(zhì)量指標(biāo)，而影響產(chǎn)品質(zhì)量的事時(shí)有發(fā)生。

3原材料采購(gòu)、結(jié)算的內(nèi)部控制失控

主要表現(xiàn)為，有章不循、執(zhí)法不嚴(yán)的現(xiàn)象較為突出。使原材料采購(gòu)、結(jié)算內(nèi)部控制制度失去了應(yīng)有的剛性和嚴(yán)肅性。收貨、計(jì)量、質(zhì)量檢驗(yàn)、結(jié)算等環(huán)節(jié)基礎(chǔ)工作不規(guī)范，相關(guān)部門之間缺少制衡，部份從業(yè)人員法制觀念淡薄，實(shí)際工作中存在隨意性和舞弊行為。如：公司規(guī)定對(duì)購(gòu)進(jìn)原料必須車車除皮計(jì)量，而有的汽車衡計(jì)量人員為了圖方便，對(duì)當(dāng)天所運(yùn)同種原料的同一車輛，只對(duì)其空車進(jìn)行一次計(jì)量，全天，有時(shí)幾天都用這個(gè)數(shù)據(jù)去計(jì)算該空車重量。嚴(yán)重違反公司內(nèi)部控制度規(guī)定，給不法人員損害公司利益造成可乘之機(jī)，有的從業(yè)人員與不法商人內(nèi)外勾結(jié)，采取重復(fù)過(guò)磅計(jì)量、重復(fù)收貨、質(zhì)檢作假等手段損害公司利益的事時(shí)有發(fā)生。又如：按合同規(guī)定質(zhì)量不合格不能結(jié)算的貨款的磷礦石，有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)一紙批條，會(huì)計(jì)便給予結(jié)算。

二、完善企業(yè)采購(gòu)、結(jié)算內(nèi)部控制制度的對(duì)策

為了讓原材料采購(gòu)內(nèi)部控制制度的實(shí)施達(dá)到預(yù)期的內(nèi)控效果，實(shí)現(xiàn)內(nèi)控制度的目標(biāo)，真正起到保證企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的有序進(jìn)行、確保資產(chǎn)的安全完整、會(huì)計(jì)信息真實(shí)可靠、防止欺詐和舞弊行為、實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)的作用，就必須在堅(jiān)持實(shí)事求是，“因企制宜”，的基本原則下，進(jìn)一步完善企業(yè)內(nèi)部控制制度：

1規(guī)范采購(gòu)結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)

針對(duì)采購(gòu)合同不規(guī)范，缺乏統(tǒng)一的采購(gòu)、結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題，制定統(tǒng)一的采購(gòu)結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)，具體做法為設(shè)立一個(gè)由技術(shù)、生產(chǎn)、質(zhì)量檢驗(yàn)、財(cái)務(wù)、采購(gòu)等部門人員組的公司標(biāo)準(zhǔn)化委員會(huì)，由其統(tǒng)一制定企業(yè)原料采購(gòu)的質(zhì)量和結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)，采購(gòu)、結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)一經(jīng)標(biāo)準(zhǔn)化委員會(huì)批準(zhǔn)，采購(gòu)部門必須按此標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行招標(biāo)。如：對(duì)磷礦石的采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)為：五氧化二磷>30％，每增加0.1％，加價(jià)1.00元/噸磷礦石；28≤五氧化二磷<30％，以30％為期準(zhǔn)每降0.1％；降0.6元，同時(shí)考核雜質(zhì)……

2完善原料采購(gòu)、結(jié)算內(nèi)部控制制度

內(nèi)部控制制度要嚴(yán)密具體，有可操作性。使人一看就明白。主要完善以下內(nèi)部控制制度

(1)過(guò)磅計(jì)量?jī)?nèi)部控制制度

過(guò)磅計(jì)量?jī)?nèi)控制度，主要應(yīng)采用建立崗位責(zé)任制的辦法進(jìn)行內(nèi)部控制。主內(nèi)容應(yīng)包括：“計(jì)量過(guò)磅時(shí)，計(jì)量人員不得少于2人，計(jì)量監(jiān)控設(shè)備必須打開，過(guò)磅單必須聯(lián)號(hào)，所有貨物必須過(guò)磅計(jì)量、空車必須車車除皮計(jì)量……”。

(2)收貨(存貨)內(nèi)部控制制度

收貨(存貨)內(nèi)部控制制度，主內(nèi)容應(yīng)包括：“收貨時(shí)保管人員必須根據(jù)原材料過(guò)磅單上載明的供貨名稱，供貨數(shù)量、供貨單位等要素作好記錄，并與實(shí)物進(jìn)行核對(duì)，在每天交班時(shí)與過(guò)磅人員、質(zhì)檢取樣人員對(duì)帳，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)及時(shí)查明原因進(jìn)行處理。并應(yīng)規(guī)定每十天與財(cái)務(wù)部對(duì)賬一次，每季進(jìn)行一次盤存。對(duì)于盤(盈)虧的部份，應(yīng)查明原因，如是人為因素造成的虧損應(yīng)由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償……”。從而有效地保證存貨的安全完整。

(3)原材料采購(gòu)質(zhì)量檢驗(yàn)內(nèi)部控制制度

原材料采購(gòu)質(zhì)量檢驗(yàn)內(nèi)控制度，主要內(nèi)容應(yīng)包括：“質(zhì)量檢驗(yàn)人員取樣時(shí)，必須多人一組，采用等距布點(diǎn)取樣并有收貨人員、供貨人員在現(xiàn)場(chǎng)方能進(jìn)行，所采樣品必須現(xiàn)場(chǎng)制取，一式三份，分裝密封，供應(yīng)商、公司分析人員各一份，并留一份作仲裁樣備查。采樣人員應(yīng)每天臨時(shí)分組，以防止舞弊的發(fā)生……”。

(4)會(huì)計(jì)結(jié)算和應(yīng)付款項(xiàng)的內(nèi)部控制制度

會(huì)計(jì)結(jié)算和應(yīng)付款項(xiàng)的內(nèi)部控制制度，主要內(nèi)容應(yīng)包括：“結(jié)算會(huì)計(jì)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同、收貨單據(jù)、質(zhì)檢分析報(bào)告單等結(jié)算所必須的單據(jù)進(jìn)行結(jié)算。結(jié)算后，經(jīng)專人復(fù)核會(huì)計(jì)方能作帳，預(yù)付帳款的支付必須要有合同，應(yīng)付、預(yù)付款的支付須有付款申請(qǐng)單，申請(qǐng)單上必須要有經(jīng)辦人、主管會(huì)計(jì)人員和財(cái)務(wù)主管人員的審核簽名以及公司授權(quán)的付款審批人的簽名，出納人員才能付款。如違反規(guī)定進(jìn)行結(jié)算或付款的，要追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，造成損失的要由相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償。同時(shí)建立應(yīng)付款、預(yù)付款項(xiàng)的定期分析制度，每月一次報(bào)告，進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，保證資金的全安完整”。

(5)完善內(nèi)部審計(jì)制度

為了，保證企業(yè)原材料采購(gòu)、結(jié)算的內(nèi)部控制制度能有效地發(fā)揮作用，應(yīng)成立一個(gè)直接歸董事會(huì)管理并獨(dú)立于審計(jì)對(duì)象的審計(jì)部門，審計(jì)部門定期對(duì)原材料采購(gòu)、結(jié)算內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查與考核，檢查企業(yè)原材料采購(gòu)、結(jié)算的內(nèi)部控制制度是否得到有效遵守，執(zhí)行中有什么問(wèn)題，估計(jì)可能產(chǎn)生或已經(jīng)造成什么后果。對(duì)于嚴(yán)格執(zhí)采購(gòu)、結(jié)算內(nèi)部控制制度的要給予精神鼓勵(lì)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于違規(guī)違章的，給予處罰。

三、結(jié)束語(yǔ)

以上，是筆者通過(guò)對(duì)某企業(yè)在原料采購(gòu)、結(jié)算等環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問(wèn)題的調(diào)查，并針對(duì)該企業(yè)在原料采購(gòu)、結(jié)算等環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問(wèn)題，提出的自己的見(jiàn)解，試圖為企業(yè)在加強(qiáng)原料采購(gòu)、結(jié)算等環(huán)節(jié)加強(qiáng)內(nèi)部控制提供參考。