逆境中更應(yīng)利用好外貿(mào)軟件

王　沛　高曉欣

在金融危機(jī)造成的惡劣影響下，我國(guó)很多外貿(mào)企業(yè)面臨著巨大的困境。從2008年7月開(kāi)始，許多出口企業(yè)感覺(jué)接單困難，利潤(rùn)異常單薄，甚至許多企業(yè)出現(xiàn)了無(wú)單可接的情況，一批企業(yè)倒閉或歇業(yè)。面對(duì)復(fù)雜的外貿(mào)形勢(shì)，企業(yè)應(yīng)該如何來(lái)應(yīng)對(duì)?

宏觀因素不利，外貿(mào)企業(yè)就更應(yīng)該通過(guò)加強(qiáng)自身管理、苦練內(nèi)功來(lái)提升企業(yè)素質(zhì)，而外貿(mào)軟件的使用不失為提升企業(yè)信息化水平、提高企業(yè)管理水平的一條重要途徑。外貿(mào)管理軟件究竟能從哪些方面來(lái)提高企業(yè)的內(nèi)部管理，讓企業(yè)管理層能得心應(yīng)手地了解和掌握公司的運(yùn)營(yíng)情況呢?帶著這一問(wèn)題，本刊記者專(zhuān)訪了上海孚盟軟件有限公司總經(jīng)理郭彥榮。

使用外貿(mào)軟件

亟待解決的問(wèn)題

對(duì)于企業(yè)如何使用外貿(mào)軟件，郭彥榮對(duì)記者說(shuō)：“企業(yè)要首先明確使用外貿(mào)軟件真正的目的是什么，通過(guò)使用軟件要達(dá)到怎樣的目標(biāo)?！痹谕赓Q(mào)業(yè)務(wù)中，企業(yè)經(jīng)常遇到的問(wèn)題是隨著某個(gè)外貿(mào)業(yè)務(wù)員的流失，其掌握的客戶資料也隨之被帶走，因此，企業(yè)可能最先需要的是一套監(jiān)控軟件。一旦這個(gè)問(wèn)題被解決，企業(yè)又會(huì)遇到一系列隨之而來(lái)的問(wèn)題，如：客戶很多，也很雜，無(wú)法有效地統(tǒng)計(jì)客戶的詳細(xì)資料；無(wú)法及時(shí)跟蹤客戶，大批客戶的詢(xún)盤(pán)因?yàn)樘幚聿患皶r(shí)而丟失訂單，對(duì)具體訂單的狀態(tài)更無(wú)法及時(shí)了解；與客戶之間來(lái)往記錄雜亂無(wú)章，無(wú)法成為公司發(fā)展客戶的決策工具，無(wú)法掌握業(yè)務(wù)人員的工作情況和工作效率；業(yè)務(wù)人員因每天通過(guò)EXECL等簡(jiǎn)易工具處理訂單、合同、單證，造成重復(fù)工作、效率低下的情況出現(xiàn)；業(yè)務(wù)費(fèi)用和成本不清，應(yīng)收應(yīng)付查詢(xún)麻煩等。

郭彥榮告誡說(shuō)，面對(duì)外貿(mào)企業(yè)在管理中遇到的接踵而至的問(wèn)題，“頭疼醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳”的辦法是行不通的，有時(shí)候“頭痛”是由于身體其他部位的病變所引起的。因此，在外貿(mào)軟件的使用上，企業(yè)應(yīng)該首先解決其最核心的問(wèn)題，然后再考慮進(jìn)一步擴(kuò)充軟件的使用范圍，要具備前瞻性眼光，使之能全面提升企業(yè)的管理能力。

另一方面，企業(yè)在選購(gòu)?fù)赓Q(mào)軟件的時(shí)候，往往會(huì)被軟件的部分功能所吸引，但是，在真正購(gòu)買(mǎi)并投入使用后，企業(yè)卻往往會(huì)發(fā)現(xiàn)軟件中有很大一部分功能是處于閑置或不適用的狀態(tài)。因此，企業(yè)在選購(gòu)軟件的時(shí)候，不僅要考慮其功能是否適用于本企業(yè)，更要考慮軟件本身是否具有了較好的、先進(jìn)的理念。

保護(hù)企業(yè)核心資源和核心競(jìng)爭(zhēng)力

郭彥榮告訴記者：“外貿(mào)軟件的使用，首先要考慮的是解決企業(yè)最為迫切的問(wèn)題?！睂?duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)的客戶資源、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)信息、核心技術(shù)資料是公司的核心資源，企業(yè)必須確保這些信息的安全才能有長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展的機(jī)會(huì)。一種良好的外貿(mào)軟件，應(yīng)該從多方面來(lái)確保這些信息的安全。孚盟軟件具備強(qiáng)大的穩(wěn)定性和安全性，并具有全面多方位的權(quán)限設(shè)置，企業(yè)中的人員角色清楚，在什么崗位獲取什么信息，管理非常清晰；自動(dòng)和手動(dòng)備份等一系列的數(shù)據(jù)安全保護(hù)功能，將守護(hù)外貿(mào)企業(yè)用戶的客戶信息、客戶郵件、傳真、業(yè)務(wù)等核心數(shù)據(jù)安全，也必將守護(hù)著外貿(mào)企業(yè)用戶穩(wěn)固健康發(fā)展。

以客戶為中心進(jìn)行管理

管理客戶的能力是外貿(mào)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的表現(xiàn)。在外貿(mào)業(yè)務(wù)中，業(yè)務(wù)員對(duì)于客戶的郵件詢(xún)盤(pán)往往不能及時(shí)處理，這時(shí)，如果是新客戶的詢(xún)盤(pán)，則往往意味著新客戶的流失，如果一個(gè)企業(yè)中多個(gè)外貿(mào)業(yè)務(wù)員都存在不能及時(shí)回復(fù)客戶郵件詢(xún)盤(pán)的情況，就會(huì)使企業(yè)錯(cuò)失很多訂單機(jī)會(huì)。一種優(yōu)良的外貿(mào)軟件，應(yīng)該擁有完善的客戶管理模塊，能對(duì)客戶的往來(lái)郵件、傳真、電話等信息進(jìn)行記錄，并能自動(dòng)歸檔客戶信息，自動(dòng)定義跟蹤客戶、提醒郵件回復(fù)等全方位的管理。外貿(mào)業(yè)務(wù)員可以通過(guò)查詢(xún)來(lái)了解與任何客戶所有的來(lái)往交流記錄、樣品、報(bào)價(jià)歷史、訂單合同情況、利潤(rùn)情況等。有了這樣的軟件系統(tǒng)，可以有效地抓住每一個(gè)客戶，將客戶資源真正變成企業(yè)資源。

提高外貿(mào)業(yè)務(wù)員的工作效率

郭彥榮強(qiáng)調(diào)，使用外貿(mào)管理軟件，可以非常有效地提升業(yè)務(wù)員的工作效率。在使用外貿(mào)管理軟件以前，企業(yè)對(duì)業(yè)務(wù)員的成績(jī)?cè)u(píng)估往往不是客觀的，管理階層難以判斷哪些業(yè)務(wù)員的工作效率比較高。但是，如果企業(yè)管理層一開(kāi)始就能憑借客觀數(shù)據(jù)來(lái)判斷業(yè)務(wù)員的工作效率，并通過(guò)這些數(shù)據(jù)來(lái)促使和提高業(yè)務(wù)員的工作成績(jī)，就會(huì)提高他們的銷(xiāo)售額和出貨金額。現(xiàn)在的外貿(mào)形勢(shì)已不是“只要結(jié)果好，過(guò)程無(wú)所謂”的時(shí)候了。有位制造企業(yè)的老總說(shuō)得好：“通過(guò)軟件，我可以了解一個(gè)業(yè)務(wù)員每天有多少時(shí)間在回復(fù)客戶詢(xún)盤(pán)、客戶來(lái)源是哪里的、處理了幾個(gè)訂單等情況，這樣，我就了解了這個(gè)業(yè)務(wù)員的工作效率，我還能通過(guò)軟件提醒大家應(yīng)該怎么來(lái)提高工作效率?！?/p>

準(zhǔn)確報(bào)價(jià)控制成本

面對(duì)外貿(mào)企業(yè)越來(lái)越薄的利潤(rùn)空間，企業(yè)不得不在開(kāi)源節(jié)流、控制企業(yè)成本上做文章。郭彥榮說(shuō)：“在當(dāng)前的外貿(mào)形勢(shì)下，利用外貿(mào)管理軟件來(lái)控制企業(yè)成本顯得尤為重要?！痹阪诿说能浖到y(tǒng)中，通過(guò)系統(tǒng)的成本和利潤(rùn)預(yù)測(cè)功能，準(zhǔn)確預(yù)測(cè)利潤(rùn)，確保合理利潤(rùn)。企業(yè)的采購(gòu)價(jià)是多少、報(bào)價(jià)應(yīng)該是多少、企業(yè)有多少利潤(rùn)空間，都可以通過(guò)軟件系統(tǒng)來(lái)清楚地表達(dá)出來(lái)。同時(shí)，企業(yè)可以根據(jù)不同的客戶群體來(lái)設(shè)置不同的報(bào)價(jià)，例如，企業(yè)可以針對(duì)美國(guó)客戶設(shè)置5％的利潤(rùn)的報(bào)價(jià)，而對(duì)于歐洲客戶，則可以設(shè)置2％的利潤(rùn)的報(bào)價(jià)，這對(duì)于企業(yè)應(yīng)對(duì)當(dāng)前的形勢(shì)是大有裨益的。

另外，在訂單處理過(guò)程中，系統(tǒng)可以對(duì)采購(gòu)生產(chǎn)、出運(yùn)、報(bào)關(guān)結(jié)匯環(huán)節(jié)中的成本和費(fèi)用進(jìn)行監(jiān)管和控制；還可通過(guò)系統(tǒng)強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)查詢(xún)功能查詢(xún)統(tǒng)計(jì)出總的及每一筆業(yè)務(wù)的費(fèi)用、成本、利潤(rùn)情況。這樣，企業(yè)就可以有效地控制成本，從而確保一定的利潤(rùn)空間。

提高風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力和產(chǎn)品推廣能力

在金融危機(jī)的形勢(shì)下，歐美市場(chǎng)面臨萎縮，出口就必然受到影響，因此，企業(yè)就要考慮開(kāi)拓新興的海外市場(chǎng)。但是，企業(yè)在開(kāi)拓新興市場(chǎng)的時(shí)候，又不能放棄固有區(qū)域市場(chǎng)，這樣一來(lái)，勢(shì)必就要增加企業(yè)人力資本的投入力度?！霸谶@種情況下，外貿(mào)軟件可以大大提高用戶的效率，使得企業(yè)節(jié)約了單位人力成本，彌補(bǔ)了擴(kuò)大投入的需求，使得外貿(mào)企業(yè)在開(kāi)拓企業(yè)藍(lán)海時(shí)取得豐碩成果。”郭彥榮對(duì)記者說(shuō)如是。

另外，企業(yè)在尋找新的海外客戶的時(shí)候，守株待兔式的營(yíng)銷(xiāo)模式是不可取的。郭彥榮介紹說(shuō)，孚盟軟件具備的樣品發(fā)布、專(zhuān)業(yè)群發(fā)功能，可以便捷地對(duì)老客戶、目標(biāo)新客戶群體正確快速地發(fā)布產(chǎn)品信息，并跟蹤發(fā)布效果。系統(tǒng)還克服了國(guó)外郵件系統(tǒng)對(duì)中國(guó)郵件的屏蔽等問(wèn)題，保障了產(chǎn)品發(fā)布中的信息安全，系統(tǒng)還能對(duì)推廣獲得的客戶信息進(jìn)行自動(dòng)的分配和有效的跟蹤。