我國綜合檔案館檔案開放與利用情況綜述

楊　霞

改革開放以來，各級國家綜合檔案館工作水平的不斷提升有力地推動了我國檔案事業(yè)的快速發(fā)展。截至2007年底，全國共有各級綜合檔案館3161個，占我國各級各類檔案館①總數(shù)的79.3%；共保存檔案2.3億卷(件、冊)，占各級各類檔案館館藏總量的92%；2007年檔案利用量為1244.9萬卷件次，占各級各類檔案館全年檔案利用總量的80%②?？梢姡瑖揖C合檔案館是我國檔案事業(yè)的主體，是國家檔案資源管理與提供利用服務(wù)的主力軍。

一、綜合檔案館的檔案開放情況

首先，檔案開放范圍不斷擴(kuò)大。

20世紀(jì)80年代初，隨著全黨工作重心向經(jīng)濟(jì)建設(shè)的轉(zhuǎn)移，為更好滿足機(jī)關(guān)工作查考、史學(xué)界歷史研究及國際文化交流的需要，中央確定了開放歷史檔案的方針。1985年國家檔案局又決定擴(kuò)大檔案開放的范圍——從“歷史檔案”擴(kuò)大到“自形成之日起滿30年的檔案”；1987年《中華人民共和國檔案法》頒布后，這一政策成了法律條文。90年代，隨著改革開放的不斷深入，社會公眾對檔案利用需求從歷史檔案逐漸向近現(xiàn)代以及當(dāng)代檔案轉(zhuǎn)移,為此，各級綜合檔案館根據(jù)1991年國家檔案局發(fā)布的《各級國家檔案館開放檔案辦法》的規(guī)定，進(jìn)一步開放了新中國建國前各個歷史時期的檔案，同時還加大了建國后檔案的開放力度，使檔案開放范圍逐步從歷史檔案擴(kuò)大到近現(xiàn)代國家政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化和宗教等各個領(lǐng)域。

近年來，一些省市地方政府相繼出臺了政府信息公開的規(guī)章，國務(wù)院也于2007年4月5日頒布了《政府信息公開條例》并已于2008年5月1日正式實(shí)施。這些行政法規(guī)規(guī)章的實(shí)施對綜合檔案館開放檔案起到了積極的推動作用。這是因?yàn)檎畔v史信息和現(xiàn)行信息，而政府的歷史信息主要保存于各級國家檔案館，因而各地綜合檔案館在開放檔案時除要遵守檔案、保密和知識產(chǎn)權(quán)等方面的法律法規(guī)外，還要依據(jù)政府信息公開法規(guī)中的有關(guān)規(guī)定，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案開放的范圍。③

隨著檔案開放政策的實(shí)施，綜合檔案館開放檔案的范圍逐步拓寬，從開放各朝各代的歷史檔案逐漸延伸到建國后各個時期的檔案，從政治領(lǐng)域不斷深入到經(jīng)濟(jì)、科技、文化以及社會公共事業(yè)領(lǐng)域，從黨政機(jī)關(guān)的管理檔案擴(kuò)展到涉及人民群眾利益的民生檔案。檔案開放范圍的不斷擴(kuò)大，意味著可利用檔案的范圍更寬廣、信息更豐富，有助于更好地滿足各級各類社會組織以及廣大人民群眾的檔案信息需求。

其次，檔案開放方式更加多樣。

20世紀(jì)八九十年代，我國各級綜合檔案館主要通過設(shè)立檔案閱覽室，出版發(fā)行報紙、刊物、圖書、檔案史料全文或者摘錄匯編、檔案館指南，開放檔案目錄，舉辦檔案展覽等形式公開檔案。新世紀(jì)以來，政府網(wǎng)站的建設(shè)催生了各級綜合檔案館網(wǎng)站的創(chuàng)建，于是檔案網(wǎng)站正逐步成為開放檔案的一種重要形式。例如在檔案網(wǎng)站上公開檔案館案卷級、文件級開放檔案的目錄，提供開放檔案的全文查閱，舉辦有聲有色的網(wǎng)上檔案展覽等。國家檔案局網(wǎng)站從2009年1月1日起推出了系列專題視頻“共和國腳步——1949年檔案”，一周一專題，全年共52個專題，每個專題圍繞一個重大事件公布若干份文件、照片、錄音、錄像、報刊資料等，圖文聲像并茂，真實(shí)生動，得到了社會的極大關(guān)注。

綜合檔案館從開放檔案目錄到開放檔案全文信息，從提供開放檔案的原件到提供開放檔案的二次、三次文獻(xiàn)，從開放檔案的館內(nèi)查閱到館外遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)查閱，從利用平面媒體向利用多媒體公布開放檔案，檔案開放方式不斷豐富，并正在形成多層次多形式的格局，為利用者自主查詢、獲取、使用、傳播已開放的檔案信息提供了便利。

第三，檔案開放數(shù)量不斷增長。

20世紀(jì)80年代，為適應(yīng)開放檔案的要求，各級檔案館采取各種措施對館藏檔案進(jìn)行調(diào)查分析,熟悉館藏內(nèi)容與成分,開展館藏檔案整理,編制各種檢索工具。以編研工作為例,1984年全國各檔案館編輯的各種專題檔案史料和叢編就達(dá)500多種30多億字,④不少檔案史料還公開出版發(fā)行。也正是這一階段大量開放檔案，推動了80年代檔案利用高峰期的形成。90年代檔案開放數(shù)量繼續(xù)增加，1991年全國各級綜合檔案館檔案開放數(shù)量達(dá)到2094.3萬卷件。以1991年為基點(diǎn)，1992年～2000年各級綜合檔案館開放檔案數(shù)量分別增長了-3.6%、2.2%、17.2%、33.2%、40.3%、57.8%、69.8%、81.8%、94.4%。2000年以來，隨著我國政治民主、政務(wù)公開建設(shè)的不斷深入，尤其是政府信息公開制度的實(shí)施，進(jìn)一步推動了綜合檔案館開放檔案的步伐。2001年我國各級綜合檔案館檔案開放數(shù)量達(dá)到4129.7萬卷件，將近1991年檔案開放量的兩倍。以2001年為基點(diǎn)，2002年～2007年全國綜合檔案館檔案開放數(shù)量分別增長了4%、11.8%、17.9%、24.3%、39.1%、42.3%，呈逐年上升趨勢。

綜合檔案館檔案開放數(shù)量的增長，使更多古老的、珍貴的、重要的檔案文獻(xiàn)可以向社會公眾提供利用服務(wù)，這不僅僅是一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)數(shù)量的增長，而且也是當(dāng)前我國加強(qiáng)民主政治建設(shè)與推行公開、公正、透明行政的政治理念在檔案工作中的具體體現(xiàn)，是依法治國、尊重維護(hù)公民信息權(quán)利的一項(xiàng)重要舉措。

二、綜合檔案館的檔案利用情況

首先，館藏檔案利用主體走向多元化。

改革開放以前，我國各級檔案館主要服務(wù)于黨政機(jī)關(guān)及其工作人員，為其工作查考提供利用；而改革開放以來，除了黨政機(jī)關(guān)及其工作人員，其他社會組織、學(xué)術(shù)研究者、公民個人等利用者也紛紛加入到檔案利用的隊(duì)伍中來。利用者群體不斷壯大，大體可分為三類：一是編史修志的利用者。1987年各級各類檔案館提供檔案利用服務(wù)達(dá)23380328卷件次，其中有15569800卷件次是為編史修志提供的，占利用總量的66.6%。二是開展科學(xué)研究的利用者，利用大量檔案資料撰寫學(xué)術(shù)論文或著書立說。新世紀(jì)以來，隨著我國教育、文化與科學(xué)研究等領(lǐng)域的不斷發(fā)展，學(xué)術(shù)研究者對檔案文獻(xiàn)的利用需求也在不斷增加。2002年，全國綜合檔案館為學(xué)術(shù)研究提供檔案利用249429卷件次，2007年則達(dá)到767850卷件次，5年時間增長了207.8%。三是個人利用者不斷增加。為平反“文革”中造成的冤假錯案、解決下鄉(xiāng)知青返城和其他歷史遺留問題、維護(hù)個人合法權(quán)益、管理與處理自身事務(wù)，個人利用者走進(jìn)了檔案館。2000年以來，隨著政務(wù)公開的不斷推進(jìn)，社會公眾知情權(quán)意識的不斷增強(qiáng)，以維護(hù)自身權(quán)利、個人利益為目的而到檔案館查閱招工、知青、婚姻、占地、房產(chǎn)、個人任免等檔案的個人利用者不斷增加。以北京市檔案館為例，2003年以前，社會組織利用者數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于個人利用者數(shù)量。2003年，社會組織和個人利用檔案分別為50.6%和49.4%，二者大體持平。2004年以后，個人利用者開始超過社會組織利用者。2004年至2006年，個人利用者利用檔案人次占利用總量的比例分別是62.3%、73.6%和66.3%。⑤

其次，提供利用的檔案內(nèi)容日益廣泛。

改革開放以前，各級綜合檔案館主要是為黨政機(jī)關(guān)提供政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科技、文化、司法、人事等各方面檔案，旨在為決策者提供解決各種問題的依據(jù)、思路和方法。20世紀(jì)80年代，檔案利用的內(nèi)容主要集中在建國前各歷史時期及建國初期的歷史檔案文獻(xiàn)；90年代，綜合檔案館不斷探索檔案社會化服務(wù)的途徑，注重提供經(jīng)濟(jì)、科研、技術(shù)改造等方面的檔案；2000年以來，圍繞實(shí)現(xiàn)黨和政府提出的加快推進(jìn)以改善民生為重點(diǎn)的社會建設(shè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，綜合檔案館以社會服務(wù)為導(dǎo)向，切實(shí)落實(shí)“科學(xué)發(fā)展觀”、“和諧社會”、“以人為本”、“服務(wù)民生”等理念，大膽創(chuàng)新服務(wù)方式，主動整合開發(fā)檔案資源，積極提供與人民群眾切身利益密切相關(guān)（如婚姻、公證、房地產(chǎn)、城市拆遷、招工、獨(dú)生子女、社會保障、醫(yī)療、失業(yè)保險、戶籍、個人任免、出國等等）內(nèi)容的檔案。2007年10月，國家檔案局局長楊冬權(quán)在中國共產(chǎn)黨第十七次全國代表大會的分組討論會上明確提出要在全國檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)“兩個轉(zhuǎn)變”，建立“兩個體系”⑥。2008年12月在全國檔案局長館長會議上楊冬權(quán)局長又強(qiáng)調(diào)指出全國檔案系統(tǒng)要繼續(xù)充分利用各種網(wǎng)絡(luò)平臺，上傳更多檔案內(nèi)容，或發(fā)布各種利用指南，加快建立和完善方便人民群眾的檔案資源體系與檔案利用體系，豐富檔案利用服務(wù)的內(nèi)容。

第三，檔案利用方式更趨便捷。

20世紀(jì)80年代，我國大多數(shù)綜合檔案館主要以手工檢索、提供檔案實(shí)體服務(wù)為主的利用模式提供檔案的利用服務(wù)。由于受檔案實(shí)體管理、檔案目錄卡片檢索等因素的制約，利用行為難以擺脫“檔案館”這個物理環(huán)境。80年代末中央和地方黨政機(jī)關(guān)推行的辦公自動化工程以及90年代末政府實(shí)施的上網(wǎng)工程推動了綜合檔案館的信息化工作。當(dāng)前，各級綜合檔案館基于網(wǎng)絡(luò)平臺積極探索檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)采集、在線閱讀、異地查詢和檔案傳遞等在線服務(wù)，如一些綜合檔案館網(wǎng)站開始推出“館藏介紹”、“查檔指南”、“檔案目錄檢索”、“檔案全文檢索閱覽”、“檔案網(wǎng)上展覽”、“檔案編研網(wǎng)上公布與出版”、“珍檔薈萃”、“預(yù)約調(diào)卷”、“檔案網(wǎng)上咨詢”等服務(wù)項(xiàng)目。長春市檔案館把與民眾生活有關(guān)檔案的信息化放到了優(yōu)先位置，其網(wǎng)上運(yùn)行的數(shù)據(jù)庫包含了350萬條目錄數(shù)據(jù)，其中有150萬條目錄數(shù)據(jù)、20萬頁檔案全文供利用者在互聯(lián)網(wǎng)上查閱。這些檔案雖然只占其館藏總量的10%，但其利用卻占到總利用量的90%。⑦

檔案利用方式不斷出新，越來越多樣化。利用者既可到檔案館查閱感受其濃郁的文化氛圍，也可在辦公室、家庭或其他任何地點(diǎn)的任何時間利用檔案網(wǎng)站獲取所需的檔案信息，還可借助其他方式如電話、傳真、電子郵件等查閱利用檔案。這樣有利于利用者根據(jù)自身特點(diǎn)選擇更豐富的、更人性化的、更高效的檔案信息服務(wù)方式。

第四，檔案利用數(shù)量呈波浪式增長。

改革開放以來，我國各級綜合檔案館館藏檔案利用數(shù)量經(jīng)歷了“增長—降低—增長”三個階段的變化。

1983年～1987年，為編史修志、解決“文革”中各種歷史問題及開展學(xué)術(shù)研究等，大量組織與個人利用者涌入檔案館查找利用檔案資料。1983年綜合檔案館利用檔案總量為662.7萬卷件次，1987年達(dá)到2337.1萬卷件次，4年時間檔案利用量增長了252.7%，1987年也成為改革開放以來綜合檔案館檔案利用的一個高峰。

1988年～1998年，由于地方編史修志工作陸續(xù)完成，“文革”中各種歷史遺留問題基本解決，檔案利用者從1987年的利用高峰點(diǎn)開始逐年下降。至1998年，檔案利用總量降為446.5萬卷件次，比1987年下降了80.9%。

1999年～2007年，各級綜合檔案館圍繞黨和政府的中心工作，不斷改善館藏結(jié)構(gòu)，擴(kuò)大檔案開放范圍，加強(qiáng)民生檔案的整理和提供利用，較好地滿足了利用者的需求，檔案利用數(shù)量也逐步回升。1999年各級綜合檔案館檔案利用數(shù)量為508.5萬卷件次，2003年、2005年、2007年檔案利用數(shù)量在1999年的基礎(chǔ)上分別增長了18.5%、70.7%、144.8%。2002年各級綜合檔案館檔案利用達(dá)到1465454人次，2003年、2005年、2007年檔案利用人次在2002年基礎(chǔ)上分別增長了15.6%、48.6%、120.9%。可見，這一階段綜合檔案館的提供利用工作富有成效。

綜上所述，改革開放以來，我國綜合檔案館檔案利用服務(wù)的對象更加廣泛，檔案利用與開放的內(nèi)容不斷擴(kuò)展，數(shù)量不斷增長，方式也更加多樣。但是，在信息時代的宏大背景下，我們應(yīng)當(dāng)以更加開闊的視野和清醒的頭腦正視工作中的不足和潛在的問題。例如開放率偏低問題，1991年～2007年各級綜合檔案館館藏檔案年均開放率僅為27.9%，與國外一些公共檔案開放與利用程度比較高的國家相比（歐美多數(shù)國家檔案開放率已達(dá)到或超過60%，美國檔案開放率達(dá)90%以上，俄羅斯檔案開放率大約在80%～90%之間⑧）我國檔案開放率還相對較低。此外，館藏檔案資源結(jié)構(gòu)多樣化發(fā)展問題、期滿檔案開放的及時性等問題均需給予高度重視和盡快解決，以最大限度地滿足利用者不斷提高的檔案利用要求，從而推動綜合檔案館檔案開放與利用工作的進(jìn)一步發(fā)展。

注釋：

①“檔案館”包括綜合檔案館、專門檔案館、部門檔案館、企業(yè)檔案館、文化事業(yè)單位檔案館、科技事業(yè)單位檔案館。

②文中各種數(shù)據(jù)來源于國家檔案局網(wǎng)站、國家統(tǒng)計(jì)局網(wǎng)站、中國檔案資訊網(wǎng)，或者根據(jù)這些網(wǎng)站提供的有關(guān)數(shù)據(jù)資料計(jì)算得出。后文不再注釋。

③馬素萍：《論檔案館開放檔案的原則》，《檔案學(xué)通訊》，2005年第2期。

④中國檔案學(xué)會檔案館學(xué)術(shù)委員會：《論檔案館開放檔案》，《檔案學(xué)研究》，1989年第3期。

⑤⑦傅華：《檔案服務(wù)范圍越來越廣》，《中國檔案報》，2008年11月26日。

⑥“兩個轉(zhuǎn)變”、“兩個體系”是指轉(zhuǎn)變重事輕人、重物輕人、重典型人物輕普通人物的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識，重視所有涉及人的檔案的價值，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系；轉(zhuǎn)變檔案工作中重機(jī)關(guān)團(tuán)體利用、輕個人利用，重為機(jī)關(guān)團(tuán)體服務(wù)、輕為群眾服務(wù)的傳統(tǒng)觀念和認(rèn)識，像重視機(jī)關(guān)團(tuán)體利用那樣重視人民群眾利用，建立方便人民群眾的檔案利用體系。落腳點(diǎn)是建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和建立方便人民群眾的檔案利用體系。

⑧黃項(xiàng)飛：《檔案館走向開放》，《北京檔案》，2005年第5期。

作者單位：首都師范大學(xué)文學(xué)院